五、会计档案整理

五、会计档案整理1、分类会计档案大类代字为kj，分四个属类：kj1：会计报表(永久或长期)；kj2：会计帐簿(25年)；kj3：会计凭证(15年)；kj4：其他(永久或长期)。2、组卷报表、其他类：一年或一套报表组一卷；帐簿、凭证类：一册或一本为一卷。3、排列按时间顺序排列。4、编页号凭证类不需编页码；报表、帐簿、其他类的编号方法与文书档案相同，如果原已有页码不用再编。5、装订帐簿、凭证类一般保留原装订；报表、其他类如已有封面则保留，无封面时，可以白纸加封面，并拟定案卷标题。案卷标题格式为：单位名称＋时间＋会计材料名称6、盖档号章、填档号 全宗号 类别 年度 案卷号 *** kj3.1 2009 1类别号＝大类代字+属类代号+帐套代号；案卷号：同类同年度案卷排列流水号。7、电脑著录利用电子档案馆系统进行著录。各著录项目应统一，一般要求按“一卷一条”的方式著录，由于会计凭证数量较多，著录时可按“一月一条”的方式著录。“标题”应按照“单位+时间+会计材料名称”的模式著录。8、编制目录会计帐簿、凭证类只需打印《会计档案目录》，会计报表和其他类需要另外打印《卷内文件目录》。9、装盒上架装盒：报表、帐簿、其他类装会计档案盒；凭证类装会计凭证盒。上架排列：一般先分属类，再按年度和案卷号顺序进行排架附表1：会计档案目录全宗号：×××类别：kj3.1年度：2009 案卷号 案卷标题 起止时间 保管期限 卷内张数 备考 001 ＊＊镇＊＊中学2009年1月会计凭证第1册 2009.01.01～10 15年 002 ＊＊镇＊＊中学2009年1月会计凭证第2册 2009.01.11～20 15年 003 ＊＊镇＊＊中学2009年1月会计凭证第3册 2009.01.21～31 15年 004 ＊＊镇＊＊中学2009年2月会计凭证第1册 2009.02.01～13 15年 … ………… …… … … 附表2：会计档案目录全宗号：×××类别：kj3.1年度：2009 案卷号 案卷标题 起止时间 保管期限 卷内张数 备考 001/004 ＊＊镇＊＊中学2009年1月会计凭证 2009.01.01/2009.01.31 15年 4册 005/007 ＊＊镇＊＊中学2009年2月会计凭证 2009.02.01/2009.02.28 15年 3册 008/012 ＊＊镇＊＊中学2009年3月会计凭证 2009.03.01/2009.03.31 15年 5册 013/014 ＊＊镇＊＊中学2009年4月会计凭证 2009.04.01/2009.04.30 15年 2册 … ………… …… … … 六、科技（基建）档案整理基建档案是各单位在基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表和声像载体材料等。成套性和阶段性是基建档案的基本特点。一、归档范围基建项目报建阶段：主要形成有任务书、可行性研究报告、选址报告、各种设计（初步设计、技术设计、施工图设计）的全套材料，以及审批文件和来往文件等。施工阶段：在施工准备中，主要形成有施工承包合同、工程协议书及图纸会审记录、施工总体规划及说明书、形式报告、施工预算书等；在中，主要形成施工任务书及工程更改书、材料试验单及预制件出厂证明书、各种技术会议记录、各种施工记录、质量事故报告、有关专家建议及施工经验总结材料等。竣工验收阶段：主要形成有全套竣工图、竣工验收报告及验收证明书、验收会议记录、竣工技术总结、工程决算书、收尾工程总结报告等。具体归档范围和保管期限参见《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》二、归档要求1、收集文件材料，及时齐全完整。基建档案的平时收集和管理工作由基建管理部门指定专人负责，要与项目建设进程同步，从项目申请立项起，即应开始进行基建档案材料的收集，并进行审查和初步整理，项目竣工后，要及时补充收集相关材料，确保文件材料的齐全完整。2、科学组卷。按照文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用，科学分类组卷。3、卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料；卷内文件按A4（297×210mm）规格折叠取齐，图纸折叠以减少折痕和突出图标为原则。4、归档时间：基建管理部门应在项目竣工验收后三个月内，将工程立项至竣工全过程的基建档案材料按要求立卷整理好后，向档案管理部门移交，移交时双方办理交接手续。三、整理方法与操作步骤基建档案案卷有以件为单位装订和整卷装订两种方法，我们分别进行介绍。（一）以件为单位装订整理方法1、组卷组卷，是对一个基建项目的文件材料进行分类、组合的过程，也就是把一个项目的全部文件材料，分成一个或多个案卷的过程。基建档案组卷整理时，一般根据其成套性和阶段性的特点，结合考虑文件材料的种类，来确定案卷，并拟写案卷题名。案卷题名应简明、准确的揭示出卷内文件材料的内容，基本格式为：项目名称＋阶段＋文件材料名称，如：×××镇政府办公楼项目报建、审批材料。2、案卷和卷内文件材料的排列（1）按项目依据性材料（项目报建、审批、红线图、拆迁协议等）、基础性材料（含地质勘探报告等）、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计等）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。（2）案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。（3）图文混合的案卷，要求文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。3、编档号档号一般由全宗号＋分类号＋项目号＋案卷号组成，具体由本单位档案分类编号确定。例如：xx镇政府基建档案的第一个工程项目的第一个案卷，它的档号可编为：134-B1-14、编页号每卷以件为单位编制页号，以有效内容的页面为一页；已有页号的文件可不再重新编写页号，卷内目录、卷内备案表不编写页号。文字材料的编页号位置：正面编于右下角，背面编于左下角；图纸的页号在图标的右上角编写。编页号时建议采用打码机。5、盖档号章在每份文件的首页空白处加盖科技档号章，图纸则盖于标题栏的右上角。档号章式样如下图，填写方法参见《卷内目录》中的相同项目。 档号 序号 6、目录及封面的填写（1）填写《卷内目录》《卷内目录》（见附表1）放在卷内科技文件材料之前，其主要项目的含义及填写要求如下：①档号：参见编档号部分。②序号：文件材料在案卷内排列件数的顺序号，每卷均从1开始，用阿拉伯数字依次标注。③文件编号：填写文件材料的文号或图样的图号等。④责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。⑤文件材料题名：填写文件材料的全称，如果原有标题不能反映材料内容（如“通知”、“报告”等），则应将文件内容归纳一个标题，用“[]”括起来，以便查找检索。⑥日期：填写文件材料的形成日期。⑦页数：应填写每件文件总页数。。⑧备注：文件材料如有需要特殊说明的情况可在此栏填写。（2）填写案卷封面案卷封面印制于档案盒的正表面（也可按照规定格式打印后粘帖），样式见附表2（虚线内为提示项，下同），其主要项目的含义及填写要求如下：①档号：与《卷内目录》上的档号相同。②案卷题名：即案卷标题，按照所拟好的案卷标题逐字抄录。③立卷单位：填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。编制单位有两个以上时，选择1—2个主要的编制单位填写。④起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。⑤保管期限：填写组卷时该卷档案所划定的保管期限。⑥密级：依据相关保密规定填写卷内文件材料的最高密级。（3）填写备考表备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及组卷提供使用过程中需要说明的问题。排列在卷内全部文件后，或直接印制在卷盒内底面，其主要项目及填写要求如下：①说明：用以说明卷内文件的件数、页数以及在组卷和案卷提供利用过程中需要说明的，以反映卷内文件的完整齐全程度及缺损、修改、补充等情况。②立卷人：应由立卷责任人签名。③立卷日期：填写完成立卷的日期。④检查人：应由案卷质量审核者签名。⑤检查日期：填写审核的日期。⑥互见号：填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起来。⑦档号：同上（4）填写《案卷目录》《案卷目录》其样式见附表3，各项目的含义及填写要求如下：①序号，应填写登录案卷的流水顺序号。②档号、案卷题名、保管期限，填写方法同上。③总页数、应填写案卷内全部文件的页数之和。④备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。注：使用档案管理软件的单位可将相关数据录入档案管理系统，自动生成相关档案目录和封面格式，并进行打印。7、装盒、填写档案盒背脊（1）装盒装盒前要求对卷内每份文件材料单独装订，单份文件装订时要求去除易锈金属物、塑胶封皮等，单份文件较薄时可采用衣车缝边、胶剂粘合、不锈钢钉等方法，单份文件较厚时可采用三孔一线的装订方法，具体可参见文书档案单件归档时的装订方法。成本成册本身已装订好的单份文件可保留原装订。案卷内图纸应按张折叠，以A4型大小为标准，折叠方法保持一致，折叠后标题栏露在右下角，尽量减少折痕，折好后依图号顺序排列。装盒时只能是一盒一卷，在案卷的最前面放置一份《科技档案卷内目录》。装盒时采用适当厚度的档案盒以节省和充分利用排架空间。（3）填写档案盒背脊档案盒背脊主要有三个项目：保管期限、档号、案卷题名，具体样式见附表4。三个项目的填写内容与案卷封面上相同。8、制作档案目录档案目录装订顺序为：案卷目录＋卷内目录。科技档案目录的封面和背脊均需制作标签，其样式可参见其他档案《档案目录》封面和背脊标签，各项目的填写方法参见案卷封面和档案盒背脊的填写。科技档案目录一般要求制作一式两份，一份用于日常检索（用硬皮夹装订），一份用于备份（可用软牛皮纸装订作封面）。（二）整卷装订方法具体步骤包括组卷、案卷和卷内文件材料的排列、编档号、编页号、目录及封面的填写、案卷装订、装盒和制作档案目录。其中组卷、案卷和卷内文件材料的排列、编档号、编页号、填写和制作档案目录等环节的要求同不装订方法相同，不再赘述，其余操作步骤的具体要求如下：1、填写案卷封面、备考表装卷装订的基建档案案卷可采用软牛皮纸印制的封面，其主要项目的含义及填写要求与以件装订方法相同。备考表一般印制在卷皮（封三），其主要项目及填写要求与以件装订方法相同。2、案卷的装订装订的案卷要求去除文件上原有的金属物；以A4大小为标准，向左和向下取齐，大张的文件要折叠，残破的文件要修补裱糊，未留装订线的要补贴加边，图纸应按张折叠并留出装订位置，折叠后标题栏露在右下角，图纸能完全打开，不影响阅读和利用。装订时的排列顺序为：案卷封面—科技档案卷内目录—科技文件材料—封底（含备考表）。装订时采用三孔一线的装订方法，装订文件左侧，要求装订后整齐、牢固、不影响阅读。3、装盒对于装订的案卷，装盒时依据案卷的厚度可一盒一卷，也可以一盒多卷，装满为止。但不同项目的案卷不能装在同一盒。4、填写档案盒背脊、封面。（1）一盒一卷背脊、封面填写内容与案卷封面上相同。（2）一盒多卷档案盒背脊“保管期限”填写盒内案卷的最长保管期限，“档号”则填写分类号加案卷起止号（如第一个项目的第一至第三卷装于同一盒可填写：B1／1—３），案卷题名项可不填写，但为了查找方便，可将盒内每个案卷题名分别列于其上，如本身案卷题名很长，可将其简化为“工程项目名称＋阶段名称＋材料”。档案盒封面除“档号”一栏之外，其他项目均可不填写。附表1：科技档案卷内目录卷内目录档号： 序号 文件编号 责任者 文件题目 日期 页数 备注 附表2：科技档案案卷封面 档号：立卷单位起止日期保管期限密级附表3：科技档案案卷目录案卷目录类别： 序号 档号 案卷题名 总页数 保管期限 备注 附表4：科技档案盒背脊 档号 案卷题名 七、计划生育档案归档整理办法一、定义计划生育档案是计划生育部门在办理计划生育业务过程中形成的具有查考、利用和保存价值的专门档案。具有成套性、具体性（具体计生业务、针对具体计生对象）的特点。计划生育管理部门形成的综合管理性文件、统计报表等归入文书档案。二、分类根据计划生育业务类别，计生档案分为：计生服务证申领、独生子女证申领、计生节育奖申领、二孩生育指标审批、社会抚养费征收、收养申请人计生审查等六个属类。三、归档范围及保管期限各类计划生育档案应归档材料包括各类、审批表、登记表、决定书及相关当事人身份证、结婚证等证件复印件。计划生育档案的保管期限为永久。四、归档要求（一）归档的计划生育材料必须齐全完整，规范、整齐，复印件一律使用A4规格的复印纸，复印件和照片应当图像清晰；（二）归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目，使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填写，也可进行打印；档案目录应当打印；备考表和档案目录一律使用A4规格纸张；（三）计划生育材料可随时归档，也可在计生年度终了归档，但必须要在次年上半年完成归档工作。＊在计生业务办理过程中形成的电子文件，应按照有关规定及时整理归档。五、整理方法和步骤计划生育档案以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒。（一）组“件”：每单业务形成的材料为一“件”，包括申请表（登记表、审批表、决定书）及相关证件复印件。件内文件按照先申请表（登记表、审批表、决定书）后相关证件复印件的顺序排列。（二）编页号：以件为单位，有效页面编连续页码，正面编于右上角，背面编于左上角。（三）装订：每“件”单独装订，以A4大小为标准，向左和向上取齐，大张的文件要折叠，残破的文件要修补裱糊，并去除易生锈的金属物。可采用白乳胶将文件左上角粘贴在一起，文件较厚时可采用三孔一线方法装订。（四）排序：按属类——年度，每年小流水号排列。（五）编号：计划生育档案编号模式为：类别号＋年度+件号。类别号：由大类代字＋属类代号组成。大类代字为“J”，各属类的类别号分别为：J1计生服务证申领、J2独生子女证申领、J3计生节育奖申领、J4二孩生育指标审批、J5社会抚养费征收、J6收养申请人计生审查。件号：每一属类年度内“件”的顺序编号，每一属类每个年度的文件均从“1”开始编件号，不允许出现重复的件号。例：J1／2007／1件号（第1件）年度属类代号（计生服务证申领）大类代字（计划生育档案）（六）盖档号章并填写各项目档号章的位置一般盖在文件首页左上方空白处，文件首页没有盖章位置的可加装A4纸封面。档号章样式如下图所示： 全宗号 类别号 期限 年度 件号 页数 （七）建立电子档案目录并打印《归档文件目录》首先将归档文件信息包括全宗号、类别、期限、年度、件号、文号、男女方姓名、所属村（社区）、日期、页数、备注等建立电子档案目录，然后按《归档文件目录》的格式（见附表1）将其打印四份，三份用于制作档案目录，一份装入档案盒。（八）制作档案目录装订方法：归档文件数量较多时，一个年度内每个类别的归档文件目录装订成一本；归档文件数量较少时，一个年度若干类别的归档文件目录集中装订成一本，册内按类别顺序排列，不同类别之间用彩色纸隔开，方便手工检索时区分。档案目录封面和背脊均需制作标签，其样式见附表2。《档案目录》要求制作一式三份，一份由计生部门保存，其余随档案一起移交给镇档案室。（九）装盒、排架将完成上述整理步骤的归档文件及相应归档文件目录装入档案盒，目录在前，文件在后，文件按件号顺序摆放，并填写档案盒背脊、盒内备考表。背脊样式见附表3，其主要项目有全宗号、分类号、期限、年度、起止件号。在装盒时，要求每一个档案盒只能装同一类别的归档文件，即分类号所填内容均只能唯一。如同一年度文件不能装满一盒时，可顺装下一年度同一类别文件。填写备考表：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件材料情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。排架：可按类别-年度排列。六、整理部门及移交计生管理部门应及时将办理完毕的计划生育专门材料收集、整理、归档；计划生育档案于本计生年度结束后在计划生育管理部门保存2年，保存期满后3个月内移交镇档案室保存，并办理交接手续。附表1：归档文件目录式样附表2：《档案目录》封面和背脊标签式样附表3：档案盒背脊式样附表1：《归档文件目录》式样归档文件目录全宗号：类别号：年度：期限： 件号 姓名 户口所在地 日期 页数 备注 男 女 男 女 男 女 男 女 男 女 男 女 男 女 男 女 男 女 男 女 附表2：《档案目录》封面标签式样附表3：档案盒背脊式样 全宗号 类别号 期限 年度 起止件号 / ××镇计划生育档案目录 全宗号 类别号 期限 年度 全宗号 类别号 期限 年度 《档案目录》背脊标签式样八、纪检案件档案归档整理办法一、定义纪检案件档案是指纪检监察机关在履行纪检监察职责，查处各种违纪案件工作中形成的、具有保存价值的、经过整理立卷系统保管的纪检监察案件材料。二、分类纪检案件档案分为检查（调查）类、审理类、信访类三个属类。三、归档范围和归档要求纪检案件材料的归档范围和归档要求参见《纪检监察机关案件档案管理办法》和《中共广东省纪委、广东省监察厅关于案件材料立卷归档的实施细则（试行）》相关规定。四、整理方法和步骤（一）案卷组成：以“案件”为立卷单位，即办理一个纪检案件所形成的材料为一卷。具体组卷要求、案卷题名的拟写、卷内材料的排列顺序参见《纪检监察机关案件档案管理办法》和《中共广东省纪委、广东省监察厅关于案件材料立卷归档的实施细则（试行）》相关规定。（二）案卷排列：按属类——年度排列，每年按案件结案顺序编小流水号。（三）案卷编号：纪检案件档案编号模式为：类别号＋年度＋案卷号。类别号：由大类代字＋属类代号组成。大类代字为“N”，检查（调查）类类别号为N1、审理类类别号为N2、信访类类别号为N3。案卷号：每一属类每个年度的案卷均从“1”开始编案卷号，不允许出现重复的案卷号。纪检案件档案编号模式举例：例：N1／2008／1案卷号（第1个案卷）年度（2008年，案件“结案”年度）属类代号（检查<调查>类）大类代字（纪检案件档案）（四）录入电子档案系统并打印目录和案卷封面如果使用电子档案系统的话，需要操作以下步骤：首先将归档材料相关信息（案卷信息包括全宗号、全宗名称、类别号、类别名称、年度、案卷号、案卷题名、期限、案卷件数、页数、案卷起止时间、备注等，卷内文件信息包括全宗号、类别、年度、案卷号、卷内顺序号、文件题名、文号、文件日期、页次（页号）、期限、备注等）输入电子档案系统相应著录界面，然后打印目录和案卷封面。卷内文件目录（见附表1）打印四份，一份装订时置于卷首，其余三份用来做《档案目录》；案卷目录（见附表2）打印三份用来做《档案目录》；案卷封面（见附表3）打印一份。（五）案卷装订案卷装订时的排列顺序为：案卷封面—卷内文件目录—文件—封底（含备考表）。具体要求参见《纪检监察机关案件档案管理办法》和《中共广东省纪委、广东省监察厅关于案件材料立卷归档的实施细则（试行）》相关规定。（六）案卷装盒、排架。按档案编号顺序将案卷装入档案盒中，并填写档案盒脊背项目（见附表4）。在排架时可按“年度-类别”排列，即先排年度，同一年度内按类别及案卷顺序排列。（七）制作《档案目录》案卷目录+卷内文件目录，并用档案目录夹装订起来。装订方法：案卷数量较多时，一个年度内每个类别的目录装订成一本；案卷数量较少时，一个年度若干类别的目录集中装订成一本，册内按类别分别排列，不同类别之间用彩色纸隔开，方便手工检索时区分。《档案目录》封面和背脊均需制作标签，其样式见附表5。《档案目录》要求制作一式三份，一份由纪检检查部门保存，其余随档案一起移交给镇档案馆（室）。六、整理部门及移交纪检监察案件档案由纪检监察部门负责及时收集、整理归档。纪检案件档案整理完成后，在纪检监察部门保存3年，保管期满后3个月内移交镇档案馆（室）保存，交接双方办理交接手续。附表1：卷内目录式样附表2：案卷目录式样附表3：案卷封面式样附表4：《档案目录》封面和背脊标签式样附表5：档案盒背脊式样案卷题名保管期限