档案服务外包工作规范第2部分档案数字化服务

ICS01.140.20A14中华人民共和国档案行业DA/T682—2020.档案服务外包工作规范第2部分档案数字化服务:Specificationsontheworkofarchivesserviceoutsourcing—Part2Archivesdiitizationservice:g2020-05-18发布2020-06-01实施国家档案局发布20DA/T682—2020.前言档案服务外包工作规范分为如下部分DA/T68《》:第部分总则———1:;第部分档案数字化服务———2:;第部分档案管理咨询服务———3:;第部分档案整理服务———4:;第部分档案保管服务———5:;第部分档案销毁服务———6:;……本部分为的第部分DA/T682。本部分按照给出的规则起草GB/T1.1—2009。本部分由国家档案局提出并归口。本部分起草单位国家档案局经科司中国中信集团有限公司:、。本部分主要起草人姜延溪姚维冰蔡盈芳王蕾沈琛郝华锋徐拥军韩承洁袁瑞张晶晶:、、、、、、、、、。21DA/T682—2020.档案服务外包工作规范第2部分档案数字化服务:1范围的本部分规定了档案数字化服务外包工作中的发包方工作规范承包方工作规范信用DA/T68、、评价与质量监督工作规范。本部分适用于机关企事业单位和其他社会组织开展的档案数字化服务外包工作、。本部分适用不涉及国家秘密的档案数字化服务外包档案缩微服务外包可参照本部分执行。。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的凡是注日期的引用文件仅注日期的版本适用于本文。,件凡是不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改单适用于本文件。,()。投诉处理指南GB/T17242纸质档案数字化规范DA/T31缩微胶片数字化技术规范DA/T43录音录像档案数字化规范DA/T62档案服务外包工作规范第部分总则DA/T68.11:纸质档案缩微数字一体化技术规范DA/T713术语和定义下列术语和定义适用于本文件。31.档案数字化服务archivesdigitizationservice承包方利用计算机技术将发包方的档案由模拟信号转化为数字信号的处理服务过程、。注本部分中档案数字化服务不包含档案数字化软件开发或实施:,。4发包方工作规范41总体要求.发包方应按照的规定坚持合法安全可控原则开展档案数字化服务外包工作DA/T68.1,、、。42发包前期准备工作.421明确工作要求..4211发包方应按照的要求确定档案数字...DA/T31、DA/T43、DA/T62、DA/T68.1、DA/T71,化服务外包的范围内容流程技术质量和安全等要求、、、、。22DA/T682—2020.4212发包方应对档案进行鉴定明确档案数字化服务外包的范围和优先顺序涉及商业秘密个...,。、人隐私的档案数字化服务外包应慎重利用率高的档案应作为数字化的重点对象价值珍贵的档案。。,面临字迹消褪载体脆化等危险的历史档案具有特色的档案以及与重要专题相关性高的档案应优先、,,数字化。4213发包方应根据的规定及实际工作需要明确档案数字化操作...DA/T31、DA/T43、DA/T62,规范验收标准及工期、。422选定承包方..4221发包方应按照的要求对承包方进行筛选列入政府采购范围的档案数字化服务...DA/T68.1。外包项目应遵循政府采购法律法规。4222发包方应对承包方的股权结构法定代表人身份实际控制人身份进行核实掌握承包方公司...、、,背景。4223发包方应将承包方的财务状况项目经验员工素质技术能力硬件条件#管理制度#实施方...、、、、、、案工期控制风险控制售后服务等纳入对承包方的评价体系、、、。4224发包方应对承包方的资质信用进行考察了解其是否存在不良记录...、,。423签订合同..确定承包方后发包方应与承包方签订合同合同的签订应符合的要求,。DA/T68.1。424选定场所..4241档案数字化加工场所一般应选择在发包方的办公地点...。4242档案数字化加工场所应设在相对独立的封闭的区间...、。4243档案数字化加工场所应满足防水防潮防日光及紫外线照射防尘防有害气体防有害生...、、、、、物防火防盗等要求、、。4244发包方应自行或要求承包方在档案数字化加工场所安装视频监控系统视频监控系统应覆...。盖档案数字化加工场所的出入口档案存放区信息存储区和工作区实施全方位监控视频监控系统、、,。一般应由发包方专人负责由承包方负责的应接受发包方监管档案数字化加工场所设于发包方办公,。地点之外的发包方应定期检查视频监控系统并要求承包方将视频监控数据及回放记录移交发包方保,,存视频监控数据自产生之日起保存不少于个月发包方应定期对视频进行回放检查在删除视频监。6;,控数据之前要留存视频回放记录,。425配置设备..4251发包方应根据档案数字化加工需要自行配置或要求承包方提供必要的硬件设备和软件...,系统。4252承包方提供的硬件设备和软件系统应经发包方或受发包方委托的第三方检查合格后方可...,使用。43档案数字化过程管理.431发包方应对承包方的档案数字化加工进行全过程全方位的管控..、。432发包方应要求承包方将直接参与本项目档案数字化加工过程的员工名单向发包方备案..。433发包方应对拟数字化的档案进行敏感性完整性有序性及档案实体与目录的一致性检查档..、、。案实体破损残缺的要进行登记与处理档案实体与文件目录不对应的要进行必要地记录或标记、,。434发包方应按照分批调档出库并根据工作完成情况分批接收归库调档出库与接收归..,。23DA/T682—2020.库时发包方应与承包方办理档案交接手续填写档案交接单一式两份,,。435对正在进行数字化加工的档案发包方应该或要求承包方安排专人保管每天入库柜不得..,(),(),在工位上留存过夜对于数字化加工完毕的档案发包方应及时与承包方办理交接手续接收入库保。,,存对于离库超过个月或有虫霉隐患的档案应进行消毒杀虫处理。1,。436发包方应禁止承包方工作人员擅自进入档案库房..。437发包方应要求承包方按照的规定制作工作流程单对档案数字化加工各个环节的工..DA/T31,作情况进行记录工作流程单应与档案实体同步流转。。438发包方应对档案数字化加工过程中使用的计算机硬盘移动硬盘盘光盘等各种存储介质..、、U、进行安全检查并登记造册统一保管严禁承包方擅自处理、,。439发生可能导致档案被损毁丢失或信息泄露的重大事件后发包方应及时向有关部门报告并..()、,,采取补救措施。44档案数字化成果管理.441数据检验..4411一般应采用计算机自动检验的方式进行检验检验合格率应为对于无法使用...100%,100%。计算机自动检验的项目可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验抽检率不得低于,,对于数据库条目与数据内容对应的准确性抽检合格率应为其他内容的抽检合格率应不5%。,100%,低于抽检合格才能通过项目验收抽检不合格则要求承包方返工直至抽检合格95%。,。4412发包方应要求承包方将档案数字化加工成果相关的各种工作文件日志记录元数据等一并...、、、移交给发包方。442安全确认..4421发包方应对承包方交付的档案数字化加工的各种存储介质视频监控数据及回放记录工作...、、人员变更记录等进行安全检查。4422发包方应对承包方自带的各种硬件设备和软件系统进行检查以确保其无信息留存凡存有...,。信息的在档案数字化外包服务验收后须作清除信息的安全处理发包方应将承包方自带设备的硬盘,,。予以拆除并将其与数字化加工过程中使用过的其他移动存储介质一并予以接收,。443验收总结..4431发包方应对档案数字化外包项目进行项目验收对不符合法规标准合同的交付成果应要...,、、,求承包方限期整改。4432经数据检验安全确认验收评估之后发包方应与承包方办理档案数据硬件设备软件系...、、,、、、统及其他相关记录的交接手续。4433发包方应将档案数字化服务外包工作中形成的重要文件归档保存并总结经验持续改进...,,。5承包方工作规范51总体要求.承包方应按照的要求在加强基本服务能力建设的同时提高档案数字化服务所需的DA/T68.1,,特殊服务能力。52制定工作.521在开展档案数字化加工之前承包方应对发包方的具体实际需求进行调查研究掌握拟数字化..,,24DA/T682—2020.加工的档案的数量质量和管理状况明确档案数字化服务的工作目标以及完成目标所需的条件、,,。522承包方应根据调查研究结果编制工作方案工作方案内容应包括但不限于工作目标工作内..。:、容服务范围操作流程软硬件配置人员组织和职责分工主要技术指标和方法验收依据、、、、、、、措施进度安排风险控制等、、。53人员管理.531承包方应保证参与档案数字化外包服务的工作人员已根据国家劳动法律法规与公司签订书面..,劳动合同并要求员工签订保密承诺书;。532承包方应根据项目需要配备具有相应知识水平和业务技能的项目经理和员工并保证项目团..,,队成员具有一定的稳定性。533承包方应对项目组成员进行不少于天的操作培训相关成员经考核合格后方可正式上岗..5,。534承包方应按发包方要求规范驻场人员的行为和着装..。54设备管理.541档案数字化加工所需的计算机各种硬件设备软件系统和档案装具等应符合国家相关法律法..、,规和标准的要求其中软件系统应为正版软件数据安全与网络监控软硬件须通过国家安全认证。,,。542除必要的计算机操作系统杀毒软件档案数字化加工软件数据库软件和第三方安全管理软件..、、、外禁止安装其他无关软件,。543档案数字化加工使用的计算机扫描仪等设备必须采用技术手段或物理设备封闭所有不必要..、,的信息输出装置或端口如接口红外线蓝牙接口光驱接口等封闭的装置或端口要定期,USB、、、SCSI、,进行检查。544档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离禁止使用无线网卡无线键盘无线鼠标等设备..,、、。545档案数字化加工网络及信息管理软件应建立身份鉴别访问权限设置等安全保密措施根据员..、,工类型及岗位职责赋予相应的访问权限。546档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理设备管理端口管理日志管理和安全审计等..、、、功能的安全保护系统准确记录授权用户的访问行为设备接入和档案数字化成果流向等信息,、。547用于档案数字化加工的设备存储介质严禁与其他设备存储介质交叉使用非数字化加工专用..、、,的设备存储介质严禁带入数字化加工场所、。548档案数字化加工设备和存储介质不得擅自送外维修必须送外维修的应经发包方同意并由发..,,包方工作人员现场监督。55现场管理.551非工作人员未经允许不得进入档案数字化加工场所工作人员完成作业之后不得在档案数字..。,化加工场所内停留。552档案数字化加工场所应设有储物箱柜供工作人员和访客存放物品并与工作区相隔离严禁..,,。将水杯等私人物品以及照相机摄像机手机电脑移动存储介质等电子设备带入工作区域、、、、。553档案数字化加工场所内严禁存放除档案和必备的工具器材设备之外的任何易燃易爆危险品..。严禁将火柴打火机饮料食品动物等带入档案数字化加工场所、、、、。554档案数字化加工场所内作业完毕后除必须开启的监控报警消防等电源外包括照明在内的..,、、,其他电源必须关闭。555承包方应建立现场上下班物品清点值班制度严禁任何人员擅自将档案数字化加工场所内的物..,品带离现场下班后移动存储设备应存放于专柜上锁指定专人负责保管。,、,。25DA/T682—2020.56访客管理.561发包方承包方因业务需要邀请或接受非工作人员进入档案数字化加工场所时应征得发包方..、,,的同意并对访客的身份来访事由进行审核和登记,、。562必要时访客在进入档案数字化加工场所前应签订保密承诺书承诺不泄露在参观过程中可能..,,接触的任何档案信息。563访客不得将手机电脑照相机录像机等具有拍照录音录像功能的设备带入档案数字化加工..、、、、、场所。564访客进入档案数字化加工场所应佩戴发放的标明访客身份的胸牌并由发包方或承包方工作..,,人员全程陪同。565访客应遵守档案数字化加工场所管理规定在指定区域内进行参观不得随意走动不得触碰..,,,物品。57流程与作业管理.571承包方应按照的规定设计档案数字化流程主要包括档案出库数字化前处理档案..DA/T31,:、、扫描图像音视频处理数据库建立数据挂接数字化成果验收与移交档案入库等每一环节均应填、/、、、、。表记录。572承包方应防止工作人员在档案数字化过程中尤其是对档案进行拆卷预整理复卷等过程中损..,、、坏档案载体篡改档案内容,。573承包方应根据档案具体情况使用合适的扫描仪器和方法进行数字化防止因不当扫描仪器和方..,法损害档案。574档案数字化加工的具体操作方法和质量要求应符合的相关..DA/T31、DA/T43、DA/T62规定。58成果管理.581对于尚未移交发包方的档案数字化成果承包方应做好备份管理以免数据丢失..,,。582承包方应将经数据检验的档案数字化成果包括档案数字化过程中形成的各种数字化工作文..,件日志记录元数据等以及使用的各种存储介质及时移交发包方并履行书面交接手续、、、,,,。583承包方应将各种工作人员名单访客名单保密承诺书档案交接单工作流程单项目验收报..、、、、、告以及工作过程中形成的其他记录归档保存两份其中一份提交发包方,,。59持续改进.承包方应及时总结档案数字化服务过程中的经验不断改进服务工作持续提升服务能力,,。6信用评价与质量监督61信用评价.611承包方应建立企业信用评价档案..。612承包方应配合档案行政管理部门保密行政管理部门及其他部门对业务安全保密等各项检查..、、、或调查。613发包方可对承包方的工作质量进行评价必要时出具评价..,。26DA/T682—2020.62服务质量监督.621发包方档案数字化服务外包工作应接受国家有关部门监督..。622承包方档案数字化外包服务工作应接受国家有关部门监督保证资质证书有效..,。623第三方机构应按照的有关要求开展服务质量监督工作..DA/T68.1。63服务质量投诉.631承包方应建立服务质量投诉机制对外公布投诉联系方式..,。632承包方应按照的要求建立投诉受理机构定期或不定期收集各方反馈意见和建议..GB/T17242,并建立反馈意见档案。633发包方和承包方发生服务质量争议时双方应协商处理协商不成的可申请调解仲裁或提请..,;,、诉讼。27DA/T682—2020.参考文献国家档案局档案工作突发事件应急处置管理办法年月日[1]..2008827.国家档案局档案数字化外包安全管理规范年月日[2]..2014128.28