[精选]如何进行有效的工作汇报与计划

如何进行有效的工作汇报与机密此报告仅供客户内部使用。未经麦肯锡公司的书面许可，其它任何机构不得擅自传阅、引用或复制。DocumentDate*资料来源：Unitofmeasure有效工作汇报的基本要求1、内容有实质性、并且突出重点——假如每月都可以重复使用的语言、一定是缺乏实质意义的！！！2、表达工具选择准确（图表、数字、文本、图示）——简单的数字罗列不能反映任何问题！！！如果不能让外行人看出眉目，就不是一个成功的报告！！！3、问题与建议要具体、细致、深究，真正具有改善的意义和价值——不能让相关部门马上采取行动的建议绝对没有实践意义！！！1COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure工作报告技巧一——汇报框架/方式选择例：品管部主要职责例外事件成品质量原料质量专题报告体系运转产品质量客户投诉内务人员、预算、硬件变动状态典型事件状态按产品统计分析或专案专案按照问题的统计分析2COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure工作报告技巧二——善用数字例：“培训：制定了培训计划，培训的组织实施。”这句话是否可以每个月重复使用？？真正的问题：1应进行哪些培训、实际进行了哪些培训、受训人数、受训效果（包括各部门自行组织的、事业部组织的、集团组织的）2例外的培训组织了哪些3培训工作（下月）的调整与改进3COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure工作报告技巧三——改善建议要具体例：“目前部分采购物资(特别是A类B类)采购(验收)标准不明确不详细。改进建议:请物资验收部门牵头与使用单位、采购部制定书面的既符合市场的实际情况又符合企业需要的物资验收标准，采购按照该标准执行。”真正要解决的问题：哪些物料没有验收标准、为什么不能执行（标准过高？过低？不具体？不一致？执行硬件不足？标准执行不严格？）发现问题的办法：典型事件——————体系统计结果——————趋势、政策、体系4COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure工作报告技巧四——不同性质的数字不可混同5COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure例：玩具熊行业，1988-1998玩具熊生产企业净销售额；百万元19881989199019911992199319941995199619971998123456客户总额出生人数（百万）232.6256.6292.6269.4252.2248.7247.0204.2242.8278.4312.7134.1142.0163.6151.0204.6241.3270.4342.3422.8468.7524.861.065.669.061.682.589.793.2105.5137.1167.1170.259.364.571.452.089.397.1108.7114.8146.2158.3163.9394.8404.9430.1399.5510.4536.5589.6607.9761.2879.9957.5128.3134.7144.1130.0176.1194.0209.6212.2254.9281.6353.41409.41451.61564.71420.51781.71884.62012.12059.52586.92751.72997.4400.3386.3393.6357.4466.6477.3493.4472.9521.9517.7514.94.874.924.984.314.424.754.904.524.724.975.006COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure工作报告技巧之五——数据价值要体现利用所提供的数据可传递的信息玩具熊在一定时间内的销售增长客户在一定时间内市场份额的变化客户业绩的排名与竞争对手的对比情况出生人数与玩具熊销售的关系选择图表类型确定比较种类确定要表达的信息7COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure图表在商业沟通中扮演重要的角色文字沟通语言沟通图表多媒体沟通8COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure图表的作用迅速传达信息直接专注重点更明确地显示其相互关系使信息的表达鲜明生动9COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure成功的图表都具备以下几项关键要素每张图表都传达一个明确的信息销售额正稳步上升2000年销售额百万美元图表与标题相辅相成清晰易读格式简单明了并且前后连贯1月2月3月4月5月6月7月8月少而精10COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure1991年预测法19941.01.21.41.61.82.02.22.42.62.83.019911992199319941995199619971998199910亿美元19921993实际情况预测流程需要改进11COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure饼形图条形图柱形图线形图散点图表格销售额东部中部西部总计(-$000)$1.25.712.3$19.2数据类图表数值?地图Gantt流程图概念矩阵图组织架构非数据类图表地点?人员?时间?方式?CBA时间1月12月陈述信息·文字内容·文字内容·文字内容内容·文字内容文字内容图表类型12COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure如何成功的图表数据类图表概念类图表13COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure制作以数据为基础的图表分三个步骤数据确定要表达的信息确定比较类型选择图表类型14COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure第一步：分析图表并确定要表达的信息数据信息比较图表类型1993年-1998年销售额1993年4,2441994年4,3681995年6,2911996年6,9891997年8,4121998年9,213信息销售额在1993年至1998年间增长迅猛15COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure第二步：确定比较类型数据信息比较图表类型成分排序频率分布时间序列关联性16COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure五种基本比较类型比较类型成分各个部分占整体百分比的大小举例5月份，甲产品占销售总量的最大份额排序不同元素的排序（并列、高于/低于其它元素）5月份，甲产品的销售超出乙产品和丙产品时间序列一定时间内的变化（在几周、几个月或几年间的变化趋势；上升、下降或保持稳定）销量自1月份以来稳步上升频率分布在渐进数列中的数量分布5月份，大多数销售集中在1,000元和2,000元之间关联性两种可变因素之间的关系5月份的销售业绩显示销量与销售人员的经验并没有联系17COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure第三步：选择图表类型数据信息比较图表类型饼形图条形图线形图柱形图散点图18COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure通过不同的图表表达特定的比较图表类型比较类型成分排序时间序列频率分布关联性饼形图条形图柱形图线形图散点图19COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure麦肯锡制作的图表都遵循标准的格式19936109*1416零售商批发商1994199519961997对甲产品的需求在过去5年已经增长了2倍多甲产品的市场需求百万元初步*1995年2月在甲产品包装容器中发现有毒物质资料来源:甲公司；调研公司信息标题陈述对所列数据的理解脚注对图表中的某一元素进行评述图表标题介绍图表的主题资料来源(Source)赋于数据可信度，使我们可以用来作为参考标签(Sticker)对图表内容进行评述(随选项)图例(Legend)阴影部份进行说明(随选项)20COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure如何设计成功的图表数据类图表概念类图表21COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure饼形图条形图柱形图线形图散点图表格销售额东部中部西部总计(-$000)$1.25.712.3$19.2数据类图表数值?地图Gantt流程图概念矩阵图组织架构非数据类图表地点?人员?时间?方式?CBA时间1月12月陈述信息·文字内容·文字内容·文字内容内容·文字内容文字内容图表类型22COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure根据以下信息分别绘制概念草图影响企业发展的作用力包括系统组合的不断老化业务变化不断加速技术上的机会层出不穷这就需要管理层要以远景发展目标为推动力高绩效的组织应该以明确的目标作为推动力从员工中不断获得动力建立以业绩和客户为核心的组织架构通过由业绩驱动的核心流程进行组织整合以开放的沟通作为支持由于新招聘人员在行业和职能方面的经验不尽相同，我们的培训方案也必须因人而异项目通常经历五个阶段：1)初次接触2)项目启动3)制定解决方案4)提出建议5)实施改革123423COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure影响企业发展的作用力技术机会层出不穷业务变化不断加速系统组合不断老化技术机会层出不穷系统组合不断老化以目标为推力的管理业务变化不断加速公司24COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure高绩效组织（HPO）团队目的人员核心流程结构沟通HPO明确的目的富有活力的员工以客户为中心的组织架构以业绩为驱动的流程团队开放的沟通25COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure培训方案行业经验职能经验强化培训重要技能的介绍简单介绍，温故知新行业介绍26COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure项目的五个阶段I.初次接触II.项目启动III.制定解决方案IV.提出建议V.实施改革1.初次接触2.项目启动3.制定解决方案4.提出建议5.实施改革I.初次接触II.项目启动III.制定解决方案IV.提出建议V.实施改革27COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure如何设计成功的图表数据类图表概念类图表文本文件与演示文件28COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure文本文件与演示文件不尽相同演示文件文本文件全套数据通常包含大量的细节适合用于分发每图表表达一个明确的信息易于理解、记忆不适合用于分发甲产品的市场需求对甲产品的需求在过去5年已经增长了2倍多甲产品的市场需求百万元*1995年2月在甲产品包装容器中发现有毒物质资料来源:甲产品公司;调研公司29COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：UnitofmeasurePVC的现有成本相对其它材料具有竞争性材料高分子材料每磅成本(美分)每立方英寸成本(美分)金属材料PolypropyleneHighdensitypolyethyleneLowdensitypolyethylenePolystyrenePVCSANABSAcrylicPolyphenyleneoxidePolyesterNylon66CelluloseacetatebutyratePolycarbonatePolyacetalBasicpigironSteelHRsheetAluminumMagnesiumZincSteelCRalloy(strip)BrassCopper文本文件举例30COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：UnitofmeasurePolypropyleneHDpolyethyleneLDpolyethylenePolystyrenePVCSANABSAcrylicPolyphenylenePolyesterNylon66CellulosePolycarbonatePolyacetalPVC：在高分子材料中价格最低美分/磅PVCPVC：与金属材料相比具有成本优势美分/磅BasicpigironSteelHRsheetAluminumMagnesiumZincSteelCRalloyBrassCopper演示文件举例31COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure32COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure公司K.S.G和F净销售额所包含的因素直接人工成本百分比能源固定生产成本原材料折旧管理费用固定营销成本可变营销成本营运利润总计公司KSGF8.52.25.444.82.56.87.813.58.5100.04家公司的平均值7.87.06.41.51.82.09.710.57.946.638.637.83.05.03.78.58.86.513.511.07.86.77.58.52.79.819.4100.0100.0100.07.41.98.441.93.67.610.09.110.133COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure月度工作计划的基本要求1、必须要有时间概念（按旬、周、日提报）2、职责中的重点阶段性事项必须列出3、善用图表，尽可能简化4、结果导向的部门必须有数字化目标34COM/010308/SH-Charts(2000GB)*资料来源：Unitofmeasure演讲完毕，谢谢观看！*资料来源：Unitofmeasure