模块二--信息收集与整理

模块二信息收集与整理项目一信息收集【学习目标】知识目标了解信息收集概念、范围。掌握企业信息收集的。能力目标能够正确地选择收集信息的方法。能够完成上司交代的信息收集任务。能做好日常信息收集工作。案例几年前，浙江省有一个电信计费的项目，某公司志在必得，成立了由公司副总戴英俊为组长的项目小组。秘书嘉欢受戴总指派，到浙江拜访客户并收集信息。她第一次来浙江，谁也不认识，就分别拜访局里的每一个部门，拜访到局长的时候，发现局长不在。到办公室一问，办公室的人告诉她局长出差了。她就又问局长去哪儿了，住在哪个宾馆。马上就给那个宾馆打了个电话说：我有一个非常重要的客户住在你们宾馆里，能不能帮我订一个果篮，再订一个花盆，写上我的名字，送到房间里去。然后又打一个电话给戴总，说这个局长非常重要，已经去北京出差了，无论如何要在北京把他的工作做通。局长当然很高兴，第二天她又找一辆车把局长送到飞机场，然后对局长说：我们谈得非常愉快，一周之后我们能不能到您那儿做技术交流？局长很痛快就答应了这个要求。一周之后，戴总带队到浙江做了个技术交流，她当时因为有事没去。老总后来对她说，局长很给面子，亲自将所有相关部门的有关人员都请来，一起参加了技术交流，在交流的过程中，大家都感到了局长的倾向性，所以这个订单很顺利地拿了下来。事后，项目组的小李感叹说：“我们可真幸运，刚好局长到北京开会。”戴总却说：“不是什么幸运，是嘉欢工作踏实，不信你们看看她的笔记本。”说着从抽屉拿出一个小本子，打开一看，里面密密麻麻地记了很多名字、时间和航班，还包括客户的爱好是什么，客户的家乡是哪里，这一周在哪里，下一周去哪儿出差。所有的客户的情况都记在上面。提示：1.嘉欢的成功给你什么启示？2.假如你是嘉欢，你会怎么样收集信息？【任务描述】夏婷应聘远利股份有限公司市场部商务秘书成功。她的上司是市场部经理黄益明。这天黄益明打电话告诉夏婷，公司董事长决定利用本公司在制衣行业的人脉和信息优势进入服装行业。但到底生产什么品种，需要多少投资，他还没有完全定下来。董事长让市场部先收集服装行业的相关信息，写一个介绍我国服装行业基本情况的调查报告，交公司董事会讨论，先给公司董事会吹吹风。如果大家的意见基本统一，那就再委托专门的咨询公司作详细的可行性研究报告。黄经理要求夏婷尽快完成这份调查报告。放下电话后，夏婷打开电脑开始寻找资料。信息收集是指通过各种方式获取所需要的信息过程。信息收集是秘书信息工作的基本内容，也是信息工作的关键的一步。在一些商场，有时我们可以看到有人煞有介事地在翻看吊牌，但从来不见他买，其实，这就有可能是竞争对手派出的人，在了解你的产品价格、新品情况和销售情况。这些人员，就是信息收集者。在市场经济条件下，竞争成为企业生存的常态。知己知彼，方能百战不殆。信息成为了我们展开市场竞争的基础。信息的收集更是重中之重。作为企业员工，要清晰认识到信息的重要性，树立起主动收集信息的意识。秘书更是要肩负起收集信息的重任。秘书收集信息的多少、质量的高低等都直接影响到信息工作的质量，进而影响企业决策。一个企业只有收集了大量正确、全面的信息，领导层才能做出科学的企业发展决策。案例日本政府和企业对信息工作非常重视，有人形容日本人在收集信息方面像梭子鱼一样什么都不放过。的确如此，日本一些大的公司和企业在世界各地都有自己的外派机构，这些机构既是营业点，又是信息收集点。日本最大的企业之一———日本三菱公司就十分重视信息的收集与研究，雇佣了许多人包括外国人，在国内外专门从事商业信息的收集。该公司的信条是：企业的成败在于经营，而经营的关键在于信息和预测。任务一确定信息收集的方法和范围市场经济环境下，任何企业每天都要面对生存、发展所带来的种种问题。在今天的商业竞争中，谁掌握了充分的信息，谁就能在商战中掌握主动权。日本企业在世界范围内都有重要影响力和竞争力，与其重视信息工作是紧密相关的。一、确定信息收集的范围在现代市场经济条件下，企业所面临的生存环境越来越复杂多变。面对企业周围存在的各类信息，秘书只有明确信息收集的范围和收集重点，才能做好信息工作。从宏观角度分析，秘书收集信息的范围包括：（一）企业信息企业基础资料：企业历史、基本状况简介、规章制度、经营业绩、科研成果、各项荣誉等。企业概括：包括企业名称、性质、地址、电话及传真、网址、业务范围、主要产品、近年业绩情况。企业财务状况：包括企业注册资本、负债、盈利状况等。企业信誉与信用等级情况。企业背景：企业历史、企业组织结构、股东情况及股东变化、企业领导层及主要领导人情况。（二）合作伙伴信息企业的合作伙伴主要包括：为公司提供原材料、技术、能源、生产设备的供应商。从事公司产品或服务代理、批发、零售业务的销售商。为公司经营管理提供物流、金融、咨询、市场推广、研发等各项服务的服务商。秘书应收集企业所有合作伙伴的信息，包括：合作伙伴的企业或组织概括，财务状况、信誉与资信、企业经营状况、企业背景等。（三）市场信息企业市场信息包括：行业信息：公司主要业务或产品所处行业的市场消费动态、供需趋势、各种会展机会、技术发展趋势、价格趋势、产品功能发展趋势等。本公司产品信息：公司产品基本情况、生产销售情况、市场占有率、消费者满意情况、与同类产品比较等。客户及消费者信息：客户的资信、经营方式与范围、经营能力、市场营销特点、市场占有率及客户有关背景方面的信息。消费群体基本情况、主要特征、消费时尚、消费趋势等。竞争对手信息：竞争对手企业基本信息、产品与技术信息、新产品研发、营销战略与特点、重要公关活动等。案例上海万兴生物制药有限公司的企业信息上海万兴生物制药有限公司创建于1996年，是香港万兴企业有限公司和北京国安电气总公司共同控股的合资企业。公司坐落于浦东新区金桥出口加工开发区，占地2万多平方米，注册资金3000万美元，总投资6000万美元。公司拥有通过国家食品药品监督管理局认证的GMP生产车间3000平方米，全面实行GMP规范管理。是一家以科研为基础，集开发、生产和销售为一体的新型生物制药企业。公司地址：上海市浦东新区杨高北路4705弄58号邮编：201206办公电话：传真：网址：http：//www.wanxing-bio.com.cnE-mail：wanxingbio_hr@yahoo.com.cn（行政人事部）主要产品：艾夫吉夫、来氟米特、重组人干扰素α-2a、α-2b发展战略：紧紧围绕基因重组蛋白药物筛选开发，依托高校（复旦———万兴生物医药研究中心）这一研究平台，借助其雄厚的科研力量发挥企业本身“中试研究”平台优势，不断开发出具有一定市场前景的创新（一类）药物。根据计划，每年至少要有2耀3个创新药物进入临床研究，使企业发展成为一个强大的生物制药“中试研究基地”，并以“酵母”表达系统（重组蛋白药物）为主，基因治疗药物为辅的生物制药企业。营销策略：综合利用传媒工具，采取针对性营销手段，迅速提升企业形象及品牌名度。整合营销传播推广计划：（1）企业产品推广—FAB法则F—feature（因为）特性—万复洛（罗）是酵母分泌型新一代干扰素。A—advantage（具有）优势—生物活性高、低素、低热原的优点。B—benefit（产生）利益—疗效好，副作用小，质优价低。（2）企业广告语：万兴生物，关心您一生的健康！（3）媒体宣传包括电视、广播、报刊的专题科普教育。（4）面向患者的防病治病手册；面向医生的用药治疗手册。研发战略：上海万兴生物制药有限公司作为一个以生物技术新药研究、开发为主的高新技术企业，通过企业化的科研管理，系列化的产品研发，全方位的科研项目技术合作、技术转让、技术服务，实现社会效益和经济效益。①以知识产权为根本；②以市场为导向；③技术的先进性与可行性相结合；④短期利益与长期发展相结合。企业文化战略：目标—世界一流的生物技术企业创新—我们的灵魂真诚—我们的作风卓越—我们的追求（四）法律政策信息任何一个公司都必须在国家有关法律和政策下开展经营管理活动。正确理解和执行国家法律法规，充分利用国家政策，既能够保障企业利益不受侵害，又能改善企业与政府公共关系。秘书不仅要收集我国现有的法律、政策、规定，还应注意收集与公司有业务往来的公司所在地的法律政策。（五）宏观经济金融信息随着我国外向型经济不断发展，我国企业参与国际商务活动日益频繁，我国经济与世界经济关系日趋紧密。2008年因美国次贷危机导致的世界金融危机也严重影响我国经济发展。在长三角、珠三角等区域，很多从事对外贸易的中小型企业纷纷破产。10月，一些大型公司也出现企业破产、老板出逃的情况。现代企业发展与世界经济局势已经密不可分，因此秘书应收集国内外宏观经济信息和金融信息。经济信息包括宏观经济动态、国家经济政策、经济发展导向等。金融信息包括国内外金融动态、外汇汇率变化、国际国内证券市场行情、贸易对象国利息汇率、投资、信贷信息等。（六）交际活动信息凡是企业领导要参加的各种交际活动，秘书都要及时掌握有关方面的信息。要迅速掌握会见活动的内容、时间、地点、具体要求等情况；设法掌握对方背景材料、生活习惯、饮食特点、嗜好、忌讳等情况，明确上司对这次会见的指示或批示。案例丽莎是某制药公司总经理秘书。公司这几年抓住机遇，发展迅速，年营业额已超过2亿元。这天上午总经理正在召开人力资源专题办公会议，公司市场部经理林平给丽莎来电话了：“丽莎，你好！我是市场部林平。”“林经理，您好！”“老板这几天能有时间吗？砺剑广告公司的余总想过来拜访他，一起吃顿饭。”“老板开完会后，我问一下老板的意思，回头给你电话。你看可以吗？”“谢谢！”对方放下电话。总经理散会后，丽莎马上把林平的意思告诉总经理。总经理想了一会后反问丽莎：“你看我有必要见这位余总吗？”“？”丽莎不知如何回答是好。请思考：丽莎的问题出在哪里？丽莎应该怎么做才比较适当？二、秘书信息收集的重点秘书的信息收集范围比较广泛，因此在实际工作中，秘书必须根据自身所处企业的组织规范程度、规模大小、岗位职责等来确定信息收集的重点。秘书在把握信息收集重点时，必须围绕服务上司展开信息收集。（一）与上司业务有关的信息秘书应围绕上司中心业务工作（即上司所分管的工作）收集信息，服务上司决策。对于组织管理比较规范、结构健全的企业，信息收集的任务会分解到具体的部门。比如发展战略部负责收集与公司发展相关的政策信息、行业信息等；市场部负责收集市场信息、消费者调查等；研发部收集有关新技术的信息。因此，秘书根据所服务上司的中心工作开展信息收集，重点突出，能提高信息收集的效率和质量。（二）上司交际活动信息秘书收集信息的另一个重点是上司交际活动信息。为上司安排交际活动是秘书工作的一个重要内容。在“人情即商情”的现代社会，老板的人脉范围将直接影响到其“财脉”的发展，而作为老板或上司的左膀右臂的秘书，当之无愧地应为老板安排商务宴请、大小活动。在安排上司交际活动中，为上司收集相关信息，能提高交际活动的针对性、有效性。秘书要做好为上司交际活动收集信息工作，必须在日常生活中做有心人，注意积累诸如各类餐厅位置、特色、环境特点等日常信息。【职场吹风】2007年4月7日中午11点，咕嘟妈咪“e流秘书会所”开通典礼———首届秘书试吃暨秘书会员推荐餐厅发布会在环境幽雅、颇具古典欧洲风格的申粤轩（中环广场店）正式揭幕。活动现场，10位不同行业的公司秘书会员齐聚一堂，亲历这个新兴的秘书会员活动。此外，出席本次活动的嘉宾还有餐饮店的经营者。在“人情即商情”的现代社会，老板的人脉范围将直接影响到其“财脉”的发展，而专门为老板安排商务宴请、大小活动的秘书们，也当之无愧地成为老板或上司的左膀右臂，当然，这同时也意味着他们要更多地为找餐厅、订位子等琐事而费心。基于这样的情势，咕嘟妈咪网站推出了全新的秘书会员俱乐部———“e流秘书会所”。通过聚集沪上优秀企业的秘书以及从事秘书工作的会员，为其提供关于商务宴请等信息收集、餐饮店介绍等服务，为秘书会员的工作带来诸多便利。可以说，“e流秘书会所”是一项为从事秘书行政工作的人员量身定制的服务。每个秘书原本对某一家餐厅见仁见智，如今，咕嘟妈咪通过“e流秘书会所”这个平台将他们汇集到一起，不定期地邀请他们对各家餐厅的菜品进行试吃活动。在试吃会上，秘书们可以畅所欲言，将自己对这家餐饮店的意见表达出来，咕嘟妈咪通过对这些宝贵的意见进行汇总，并提供给这些餐饮店。那么对餐饮店来说，这无疑是改善自我、提升自我的最佳意见指南，可以借此不断改进自己的菜品以及经营水平，为自己赢得更多的客源。三、秘书信息收集的方法案例小毛是巨州市移动公司总经理办公室秘书。今天上班，分管客户服务的余副总交给小毛一个任务。最近公司客服部接到的客户投诉比较多，余副总要求小毛收集一下客户对公司的意见，并根据客户意见提出整改，提交公司总经理办公会议讨论。请问秘书小毛可以用什么方法来收集客户对公司的意见呢？秘书在信息收集时，应根据所收集的信息的分布范围、流通渠道以及实际收集过程中人、事、地的不同采用不同的收集方法，主要包括：（一）观察法观察法是指人们直接用感官或借助其他工具认识客观事务，获取信息的方法。观察法是收集、获取信息的最基本方法。秘书在采用观察法收集信息时，往往要通过亲自到现场，借助听觉视觉或录音机、摄影机、摄像机等记录客观对象的活动。（1）观察法的优点：方法简单、灵活；获得较为客观的第一手信息材料；适用于对环境、人事、事件实际状况的了解。（2）观察法的缺点：不易收集到深层信息；获得信息量有限；观察效果受秘书观察能力的影响。它适用于新产品的宣传和促销及跟踪调查，有利于掌握客户对新品的第一感觉和评价，以便及时回馈相关信息。（二）阅读法通过阅读书刊、杂志等，从中获取信息。书刊、杂志等公开出版物是目前人们运用最普遍的信息载体，兼有宏观信息和微观信息，信息周转快。（1）阅读法的优点：获取信息方便；获得信息量大，适用性强；能全面提供工作需要的参考信息。（2）阅读法的缺点：书刊，杂志的信息来源多，信息可能失真，有杂质；需要筛选，判断信息的真实性。【职场经验】秘书每天都要传送、处理各种各类的文件和信函。一个公司有可能同时订阅所有定期发行的杂志、报纸。因此，秘书在办公室工作中要留心收集信息，一旦发现有用的资料，马上加以标记。在浏览杂志的时候，发现里面有感兴趣的东西，就用红铅笔在底下画上波浪线，或者把它剪下来，贴在没有保存价值的旧杂志上。如剪下来的很不规则，也可以贴在16开的复印纸上，一定要把杂志的名称和日期记下，如果杂志本身还有价值，不应随便剪坏，可以把其中所需要的内容复印下来。在这一过程中应该注意：1.不好剪贴就复印有些内容比较重要，想把它剪下来却又舍不得，因为这一版都有用，剪下这一篇会破坏整个版面。遇到这种不能剪的情况就复印。2.剪报要利于通读比如日本报纸的排版都习惯竖排，读的时候从右到左。这一段结束后，下一段又是右到左。如果在上一篇的分段处正好接着下篇的开头，稍不注意，在剪报时很容易就把一篇文章的结尾处丢掉。另外还要注意把那些附在旁边而又没有关联的文章剪掉，以便于阅读。3.摘记即利用手册或卡片，将欲保存的信息资料整理摘录下来。采用摘记的方法收集资料要注意摘抄准确、内容简要、妥善保存、便于查找。4.标记重点由于秘书从报纸杂志上收集的情报内容都是一般的，而老板看时并不一定都会那么仔细，在忙的时候，甚至用眼睛扫一下标题就过去了。所以秘书现在的责任就是把重要内容用记号笔画上重点线，以引起他的注意。5.说明和注释对于那些篇幅较长的文章，特别是国外杂志上与本公司有关的最新报道，一定要在文章旁边加几行提纲挈领的说明文字，遇到一些新名词和英文缩写，要加以必要的注释。6.记录秘书在日常的工作中有没有意识到会议上上司或有关人士的发言、指示、建议或意见都是很有代表性的，只要将这些东西记录下来，加以分析整理，就可提炼出有价值的信息。（三）询问法询问法是秘书通过提问请对方作答来获取信息的方法，是询问者意图完全公开的一种方式。询问的形式有人员询问、电信询问、书面询问。人员询问是进行面对面交谈获取信息；电信询问是借助于电话和传真等信息传递工具收集信息；书面询问是根据信息需求，制成有一定结构的大纲或统一格式的问答调查表收集信息。（1）询问法的优点：应用灵活、实用；直接交流、互动沟通；能获得大量有价值的信息；能获得语言信息和非语言信息。（2）询问法的缺点：要求秘书具有一定的素质和能力，能很好地运用询问技巧；书面询问较复杂、难掌握；费用较高、时间较长、规模小。（四）问卷法问卷法由收集者向被收集对象提供问卷（精心设计的问题及表格）并请其对问卷的问题作答而收集信息的方法。（1）问卷法的优点：避免主观偏见，减少人为误差；节省时间、人力和经费、效率较高；收集的信息便于定量处理和分析。（2）问卷法的缺点：问卷的回收难以保证；问卷的质量难以保证；要求被调查者具有一定文化水平。（3）问卷的结构：封面信：说明调查者身份及调查内容、目的、意义；说明选择调查对象的方法和对调查结果的保密措施。指导语：对填写问卷的要求、方法、注意事项等作总体说明，一般以填写说明的形式出现。问题和答案：是问卷的主体。包括一般问题、主要内容、敏感性或复杂性问题、个人基本状况。其他信息：调查者姓名；被调查者姓名、地址、电话号码、问卷发放及回收日期等。（4）问卷的类型：封闭式问卷，又称固定式问卷。它的答案是固定的，只能在规定的几个答案中进行选择，选定的答案打“√”。例如：您喜欢哪一方面的书籍？□政治理论□科学技术□文学艺术□企业管理□其他开放式问卷：又称自由式问卷。它没有固定答案，可自由回答问题。例如：您选购商品时考虑的因素是什么？您对家中使用的洗衣机哪些方面不太满意？（5）问卷法的步骤：问卷设计。试用和修改：问卷设计出来后，可进行小规模试用，从中发现问题，进行修改，以保证收集到高质量信息。选定问卷的调查方式：问卷制好后要确定调查形式。问卷调查的形式有：报刊问卷：在报纸和刊物上公布问卷；邮政问卷：通过邮局把问卷寄出，对方回答完后按指定地址寄回；发送问卷：把问卷直接分发，对方立即填写，调查者直接回收问卷。对信息进行统计分析案例巨州移动通信有限责任公司调查问卷同志：您好！为了解巨州移动公司服务工作中存在的不足，为客户提供更好的服务。我们拟定了旨在改进服务管理与提高服务质量的调查问卷，希望听取您对移动公司服务改进的意见和建议，敬请您给予配合并认真填写，非常感谢您的支持与合作！一、被调查者基本情况（请在与您对应的方框中打“√”）居住区域：□城市□县城□乡镇□农村年龄：□20岁以下□21～30岁□31～40岁□41～50岁□51～60岁□60岁以上性别：□男□女文化程度：□高中以下□高中□大专□本科□本科以上职业：□行政机□□企业□自由职业者□农民□学生□其他被访者是移动哪一类的用户？A.全球通VIP用户B.全球通普通用户C.神州行智能网用户D.神州行签约用户E.动感地带F.集团用户被访者平均每个月的话费支出：A.50元以下B.50～100元C.100～150元D.150～200元E.200元F.300元以上二、调查问题1.您对移动公司营业厅的服务感到满意吗？A.非常满意；B.比较满意；C.不太满意；D.不满意2.您对移动公司1860的服务感到满意吗？A.非常满意；B.比较满意；C.不太满意；D.不满意3.您对移动公司的投诉受理服务满意程度如何？A.非常满意；B.比较满意；C.不太满意；D.不满意4.您对移动公司的业务宣传资料满意程度如何？A.非常满意；B.比较满意；C.不太满意；D.不满意5.您对移动公司的网络质量感到满意吗？A.非常满意；B.比较满意；C.不太满意；D.不满意6.您对移动公司推出的业务内容感到满意吗？A.非常满意；B.比较满意；C.不太满意；D.不满意7.您对移动公司向您提供的缴费服务方式感到满意吗？A.非常满意；B.比较满意；C.不太满意；D.不满意8.您对移动公司推出的话费优惠措施感到满意吗？A.非常满意；B.比较满意；C.不太满意；D.不满意9.您对移动公司提交给您的话费账单感到满意吗？A.非常满意；B.比较满意；C.不太满意；D.不满意10.您觉得“移动公司发给您短信，提醒您尽快交话费”这种作法对于您及时缴费，保证手机顺畅使用帮助大不大？A.非常有帮助；B.比较有帮助；C.不太有帮助；D.一点帮助也没有11.对于移动公司的积分回馈活动，总的来说，您的满意程度如何呢？A.非常满意；B.比较满意；C.不太满意；D.不满意12.若您是VIP客户，您对移动的大客户服务感到满意吗？A.非常满意；B.比较满意；C.不太满意；D.不满意三、您对巨州移动公司服务工作还有哪些宝贵的建议和意见，请简要予以陈述。（五）网络法网络主要指以因特网为核心的计算机通信网络，它是以资源共享为目的，使用同一协议，通过数据通信信道将众多计算机互联而成的系统。网络所提供的信息服务有电子邮件服务、远程登录服务、文件传送服务、信息查询服务、信息研讨和公布服务等。（1）网络法的优点：信息时效性很强；最新信息补充及时；收集信息迅速、广泛；收集信息不受时间、地域的限制；能收集文字图表信息和声像信息。（2）网络法的缺点：信息来源复杂，有大量未经核实的信息和信息垃圾；需要掌握计算机知识。（六）交换法交换法就是将自己拥有的信息材料与其他单位的信息材料进行交换。秘书可通过交换信息的方式获得有关的信息，特别是与业务频繁的企业建立稳定的信息交换网络，在信息上互通有无。（1）交换法的优点：实现彼此间的信息共享；获得信息及时、适用；节省信息收集时间；可临时交换各自感兴趣的专题性信息；可根据需要，商定交换信息的方式、内容，期限。（2）交换法的缺点：信息交换建立在自愿、互惠的基础上；要注意信息保密问题；交换信息的范围窄。（七）购置法包括订购、限购、邮购、代购等。主要购买与收集信息目标有关的数据、报刊、专利文献、磁带磁盘。（1）购置法的优点：相关信息比较集中；许多出版机构和书店都有订购业务；获得大量系统化、专业化知识信息。（2）购置法的缺点：费用高，花费时间和人力；要从大量信息中筛选有价值信息；信息要经过真实性鉴别以后利用。四、秘书收集信息的技巧（一）熟悉上司作为助手，秘书必须熟悉自己的上司，这是做好秘书工作的前提，也是做好信息工作的前提。只有这样，你才能做到有的放矢。在日常工作中，秘书不仅要了解自己的上司主管哪些工作，分管哪些部门，而且要了解上司目前最关心的是哪些问题，工作中有哪些新的打算，等等。只有这样，秘书才能把握自己收集信息的重点，当上司需要的时候，就可以及时给上司提供相关信息。那么，秘书怎样才能知道上司当前工作的重点呢？对于这类问题上司一般都不会有明确的指示，只有靠秘书自己去观察，去琢磨。通过留心观察，大概掌握上司工作的重点，对于一个经验丰富的秘书来说，这应该是一种职业本能。（二）广闻博见要想做好收集信息工作，归根到底就是要勤奋工作，多听多看。由于秘书所处的地位特殊，因而很容易收集到各种各样的信息，不过，这些信息的可信度如何？有没有实际价值？这就要靠秘书的判断力来判断，而这种判断力实际上就是秘书水平和素质的表现，它扎根于秘书平日的多听多看。秘书做好信息工作的窍门就是平时多看、多听、多问，抱着“三人行，必有我师焉”的谦虚态度。（三）取得同事配合信息收集工作是一项复杂又庞大的工作，如果光靠秘书一个人，肯定很难做好。单就各种文字信息而言，秘书要将各种报纸杂志从头到尾看一遍都看不过来，何况还要对它们进行整理。所以，秘书从事收集信息工作，如果不与各部门同事配合，取得他们的帮助，那就很难满足上司的需要。为了取得各部门同事配合，秘书要有一种诚恳谦虚的态度。不管是谁，只要掌握了“信息”，秘书就要虚心向其请教，只有这样，才能得到他们的信赖，他们才会知无不言、言无不尽，且言之有物。当然，在收集信息过程中，秘书光有谦虚的态度还不行，如果不能互通有无，总让对方单方面为你提供“无偿服务”，那这种状况也不可能长期维持下去。因此，只要不违反保密规定，你也可将自己收集的信息提供（复印或用电子邮件的方式）给那些为你提供信息的部门或个人，并且将他们提供信息所产生的作用特别是上司对这些信息的评价告诉他们，使他们能对自己的工作成绩和工作意义有一个全面的评估。任务二了解信息收集的渠道和原则一、秘书收集信息的渠道在信息收集上，我们要消除两个误解。一种是畏难情绪，认为信息特别是重要信息是人家宝贝，被看管得很严，我们收集不到有价值的信息。另一种是间谍意识，认为信息的收集人员，要像那些政治或者军事间谍一样，不择手段，偷盗抢骗。这两种误解都是不可取的，信息收集的渠道有很多，而且都是合法、正当的。根据信息的扩散方式，可将信息的收集渠道分为正式渠道和非正式渠道。（一）正式收集渠道1.公共传播载体在当代，大量市场情况和动态的信息是通过出版发行系统、广播影视系统和互联网公开传播的。因而从图书、杂志、报纸、广播、电视、互联网、行业协会出版物、会议文献、技术报告、产品标准及样本及有关单位赠阅的资料信息中获得信息，是我们收集信息的极其重要的途径。公共传播物辐射面宽、信息含量大、时效性强。如电台、电视台多数都有经济节目，可供大量的商务信息，还有新闻、科技、广告等节目，通过收听、收看、录音便可从中收集有价值的信息。随着越来越多的企业建立网站、或是开展网上营销和促销活动，收集信息工作变得更为方便，更富成本效益。在竞争对手的网站上通常都有着丰富的信息内容，首先值得一读的是其新闻发布稿。一般企业的新闻发布稿内容详尽、丰富，若能接触到原始材料，会有助于你从中收集“可操作的信息”，从而得出可靠结论。利用搜索引擎，借助企业网站，你可以轻松获得有关企业的许多最新数据。随着互联网的发展，它已经积累了一个比较完整的信息链，利用互联网收集信息已成为企业信息工作的重要内容。随着新技术手段的不断发展，企业还可以从数据库，尤其是商情数据库得到所需要的信息。目前国内外有许多此类数据库，如：《中国企业、公司及产品数据库》、《中国百万商务通信数据库》、《中国经济信息数据库》、《中国科技经济新闻数据库》、《中国科技成果数据库》及国外DIALOG、ORBIT、ESAIRS等。案例丽娟是一家奶制品公司的办公室秘书，她定期会对本市其他牛奶企业的网站进行查询。一天，她在本市另一家大型牛奶企业的网站上看到一则该公司将在下周举行的本市农业博览会上举行促销活动和新产品发布。她立即将这一消息汇报给总经理。公司立即召开研发中心和市场部会议，决定调整自己的博览会的展览方案，并决定把原计划下月初举办的新产品发布会提前到博览会前一天晚上举行。2.各种社会活动参加企业相关的招商会、展览会、交流会、学术会议，以及企业举办的技术鉴定会、订货会、新闻发布会等，可能获得：工商会资料，交流会和学术会议资料，企业的广告、产品介绍、产品样本等。3.向有关单位索取资料有些信息并非都载于大众化的出版物上，需要通过派人磋商或发函联系等方式才能获取，这可以是无偿的，也可以是有偿的。如国内外企业的产品样本、产品说明书、产品介绍、企业内部刊物、实物样品等。有些企业为了宣传产品，推销产品，扩大企业影响，往往愿意免费赠送有关资料。许多单位之间建立了市场资料的相互交流制度，这样的交换可使双方互通有无。4.专利文献专利技术是一个国家、一个企业在竞争中取得技术优势、立于不败之地的有利武器，同时专利情报也是企业竞争情报中必不可少的一部分。当前，市场竞争的焦点既是技术和服务的竞争，也是专利的竞争。据统计，世界上发明创造成果的90%以上都能在专利文献中查到。因此，公开出版的专利文献已成为企业获取竞争情报的一个重要来源。企业既是市场竞争的主体，也是技术创新的主体。市场竞争归根结底是高新技术的竞争，谁拥有高新技术专利，谁就能占据市场竞争的优势，占领并赢得一方市场。而通过查找专利信息，企业可以了解某一项技术的市场前景和潜力，潜在的竞争对手及其市场地位、技术水平等信息，用来预测企业未来的研究方向及市场定位。因此，企业必须制定专利信息战略，借助专利信息，及早发现萌芽技术，尽快开发出优于现有技术产品的新产品、新工艺，抢先投放市场，争取竞争的主动权。同时，应注意分析竞争对手的专利保护范围，绕过或冲破竞争对手的技术垄断，取得自主专利权，从而保持市场竞争优势。据世界知识产权组织统计，如能充分利用专利文献，首先可以节约40%的研究开发经费，少花60%的研究开发时间。因此，企业在科研立项、新技术和新产品开发前，应该进行专利文献的查新检索，这样可以解决科研、生产过程中的技术难题，启迪科技研究和开发人员的创新思路，提高研究开发起点，避免低水平的重复研究，节约新产品的开发时间和经费；其次，可以作为技术引进的决策依据，积极开展专利许可贸易，走引进创新之路；另外，在开展对外技术贸易时，可以查清引进技术的法律背景，争取技术判断的主动权，避免技术引进的盲目性，节约技术引进的开支。【职场吹风】由于专利权具有时间性，在专利技术贸易中要特别注意卖方所拥有的专利权的法律状况，以免对过期失效的专利支付冤枉钱，吃亏上当。有时在一份专利许可合同中，可能包括多项专利，而每项专利的有效期又可能不相同，此时支付的使用费数额要根据有效期的长短分别计算，对专利权终止或无效的专利，应随时停止支付专利使用费，在这方面国内已有教训。某汽车企业和A国达成合资经营协议，对方以技术作价入股，其中有专利97项。5.竞争对手的公开资料竞争对手的许多公开资料，如企业广告、产品说明书、产品报价单、企业简介、企业刊物、企业年报、企业领导讲话等，表面上看没有什么机密可言，但认真分析与研究，同样能发现许多有价值的信息。以许多企业铺天盖地的招聘广告为例，这些广告在常人眼中可能一闪而过，但经过信息人员精心分析、提炼，有可能发现价值不小的信息。案例美国MC通信公司在开展电子邮件业务之前几个月，打出要招聘数名通信工程师和工人的广告。该公司的竞争对手在研究分析这一广告之后，确认这个公司招聘人员正是因为他们有拓展业务的计划，从而采取了先发制人的应对措施。因此，一些企业信息人员特别注重研究竞争对手的CI手册、员工手册、企业法规、内部刊物、公关文稿、互联网发布的信息、重要领导人讲话和文章等，从中收集到有价值的信息。（二）非正式收集渠道1.建立人际网络收集人际信息人际信息指通过人际交往获取的信息或别人告诉你的信息。当你的销售人员中的某人告诉你一家企业可能出售分公司，这是人际信息。你在聚会中听到你的竞争对手换了新经理，这也是人际信息。据对一些中小企业的经理的调查，了解他们获取信息的方法，结果显示绝大部分经理人把人际信息看作信息的重要来源之一。获取人际信息的方法包括交谈、询问、采访等方式。对竞争对手有利的信息泄露很大程度上是由企业员工无意中透露的，如他们在接受采访、参加会议、发表著作，甚至日常生活中皆有可能泄露企业的敏感信息。因此，建立人际网络，有意识地接触竞争对手的雇员，与竞争对手的经理、技术人员、职员交朋友，便能以非常自然、巧妙和令人舒服的方式从对方口中获取更多信息。通过人际网络获得的信息，许多细节往往具有重要的价值。案例李毓是一家藤器制品公司的总经理。最近几年公司业绩一直下滑，藤器家具市场空间越来越小，李总整天为此烦恼。一天，他去看望刚从国外回来探亲的老同学。在老同学家里，看到一幅老同学在国外的照片，照片里四方形的编织篮里铺着垫单和被子，一只狗正在睡觉。与老同学聊天，才知道西方一些国家很喜欢养宠物，但是人们却经常为如何在居室里安置宠物而烦恼。李毓突然意识到自己公司发展的出路了：发挥自己生产藤器制品的优势，生产宠物居具，既让宠物舒服，又使居室得到美化和整洁。他立即让人制作几款样品交给老同学带到国外。很快他收到了美元的订单。2.通过第三方获取信息所谓第三方是指与企业发生联系的组织和个人，包括广告商、供应商、经销商、企业主管部门、银行、咨询机构、证券商、行业协会等。由于业务上的联系，他们了解企业的发展战略、资本结构、产品结构、销售渠道乃至经营状况等各方面的情况。第三方通过发表谈话，参加各种活动，接受采访等能释放出大量与企业有关的数据。尤其是许多公司的大客商既买该公司的产品也买竞争对手的产品，随着利益统一体时代的到来，厂商之间是“肝胆相照，无话不说”，客商对厂家的底子了如指掌，尤其是在产品性能、价格、网络等方面更是一清二楚。因此，询问关键客商，建立客商信息交流反馈机制，是获取信息的重要捷径。客户是不可忽视的第三方。企业之间的竞争，就是市场竞争，归根结底是争夺用户。因此，企业往往将一些重要的信息让用户知道，如某些产品的技术关键、特性。客户成为了解竞争对手信息的重要渠道。3.收集权利人疏忽泄露的信息比如竞争对手的图纸、文件、软盘等涉及商业秘密的材料因保管不善而流失在外，含有商业秘密的工业垃圾、文字垃圾未经特别处理被你捡走，竞争对手在向顾客介绍产品或向参观访问者介绍信息时不慎泄露了自己的信息等。4.人才流动中的信息从现代企业发展的角度看，企业发展很大程度上是依赖知识、依赖人才的。然而，人才合理流动是市场经济发展的必然结果。因人才流动而发生企业信息丢失事件也是常有的。因此，从竞争对手那招聘人才是获取信息的一个重要方式。5.通过反求工程反求工程是指通过对市场上销售的产品或其他合法渠道取得的产品进行解剖分析，从而获得产品技术秘密的一种方法。在商品同质化愈来愈高、品牌模仿能力愈来愈强的今天，“各领风骚三五月”已成为中小品牌企业扎根市场、快速致富的普遍想法。他们通过拆卸、检查、化验、学习竞争品牌的产品、熟悉其材料、成本、工艺等经济、技术信息。这样的做法事半功倍，大受企业青睐。案例科罗拉多州的先进动力设备公司刚刚宣布一项新的专利产品———一种减速齿轮时，便接到50多份订单，每份只买一两件，订单大部分来自竞争对手；柯达公司的人员曾开玩笑，说至少有两家公司总是要买柯达公司昂贵的复印机，一是施乐，二是IBM。他们买复印机的目的是为了进行逆向分析。6.通过参观或学习获取情报最可靠最真实的信息来自最贴近、零距离式的参观或学习，以此知悉并掌握竞争对手的生产规模、制作程序等。参观主要以投资考察或寻求合作的方式进入竞争对手的防范区，获得敏感信息；学习则以技术交流或派“实习生”的方式，“交流学习”到一些重要技术或秘方。7.委托收集有些单位或部门的内部资料，通过交换或直接购买都不能得到，这时可以委托给一些咨询公司或个人。案例“麦氏咖啡”在进入中国市场之前，委托广州市场研究公司对其产品销售进行调查。调查报告指出：中美两国人饮咖啡的习惯不同，中国人即冲即饮，且喜欢加糖；美国人喜欢煮食，且不加配料。麦氏公司根据调查，迅速推出三合一的速溶咖啡，一炮打响。二、信息收集的原则信息是企业决策的基础和依据，是竞争的先导，是制胜的法宝。信息收集要有目的、有计划、有组织地进行，并遵循以下原则：（一）针对性原则在发达的商品经济条件下，信息存在的范围极广、内容复杂、形式多样，而企业在某一时期的信息需要总是特定的、有限的。如果信息收集工作没有明确的方向，毫无边际地漫天撒网，就会白白浪费人力、物力、财力，因此，我们的信息收集工作，应当从企业的实际需要出发，针对其当前和今后一段时间内的科研、生产、市场经营活动的需要，按照各种不同专业和课题特点，有目的、有选择地进行。只有这样，才能把有限的人力、物力、财力用在最需要的地方。（二）及时性原则市场情况瞬息万变，在市场竞争中开展经营活动的各个企业，耳目是否灵通，对市场的变化反应是否敏捷，能否及时地抓住各种有利机会并迅速地采取相应的措施，直接关系到竞争的成败和整个企业的兴衰。因此，开展企业信息收集工作要有高度的时间观念，一旦发现与企业有关的信息线索，就应立即追踪，迅速获取。只有这样，才能及时地满足企业的信息需要，使企业能适时地做出各种相应的决策，在竞争中立于不败之地。如果我们的市场信息反应迟钝，行动缓慢，经常提供一些过时的市场信息，就会使企业因决策落后于市场变化的形势而在竞争中失败，甚至遭遇到破产的命运。（三）可靠性原则可靠性是信息收集过程中必须严格遵循的一条基本原则，它要求收集各种数据、图表、描述性资料或是检索文献等，都必须确实有据，要坚决剔除捕风捉影的传闻或假信息，否则，将会使用户深受其害。这是因为收集市场信息是为了给企业的决策提供可靠依据，如果信息不准确，就可能导致企业决策失误，经营遭到失败。【职场吹风】有专家建议，对于信息的可靠性，可以从以下几个方面进行考察———提供信息的人。信息提供者是知名人士还是一般人？是熟人还是陌生人？是内行人还是外行人？在通常情况下，知名人士或权威人士提供的信息较一般人提供的信息准确，熟人比陌生人提供的信息准确，内行人比外行人提供的信息准确。获取信息的渠道。一般来说，通过正式的信息传递渠道得来的信息可靠性强，一些非正式渠道的小道信息的可靠性较差。提供信息的单位。一般来说，信誉较高的单位所提供的信息差错率较小，而信誉较低的单位所提供的信息差错率较大。信息资料的内容。凡是内容翔实有据、证明充分的信息资料，就是可靠的，反之，则是不可靠或可靠性较低的。信息资料的虚实度。就一般情况而言，各种信息的准确程度可排列为：标准文献!图纸!实验报告!科技!专利文献!图书!科普文献!新闻!广告!传闻信息反映对象的层次和程度。就是说要区分反映客观过程不同层次的各种情报。一般来说，论可靠程度，反映全过程综合结果的最终报告要比中间报告或阶段报告高一些。信息的密级。一般来说，信息的密级是与其可靠性和价值一致的，信息的密级越高，它的可靠性和价值就越高。但这只是相对而言，更不能反推，不能说公开的信息就不可靠或可靠性必然低。以上各条都只具有相对的意义，其中任何一条都不能单纯作为绝对的衡量依据，只有从这些方面进行综合的考察，才能对各种信息的可靠性做出正确的判断。在信息活动中，要特别注意坚持及时性与准确性的统一。这是信息自身价值的客观要求。因为在信息诸要素中，其价值因素占主导地位，而及时性和准确性是衡量信息价值的两个最基本条件。信息的及时性和准确性是不可分割的，必须并重兼备，既不能为抢时间而忽视准确性，也不能为求准确而延误时间。只有二者统一，既及时又准确，才能极大地发挥信息效能。当然，及时与准确又是相对的，因为信息的产生，要受到诸多因素的限制，所以绝对的及时和准确在通常情况下是较难实现的，一般情况下，应快准并重，在准的基础上尽量实现快速及时，力求既快又准，既准又快。（四）系统性原则系统性原则是指所搜集的情报不能是片面的、支离破碎的，而必须是比较全面的，具有内在联系的。一方面从信息收集的总体看，决不可孤立地去获取某一方面或片段的信息，而应当系统地收集企业决策所需要的不同方面、不同层次的信息，从而为企业进行各种决策提供比较充分的信息依据。另一方面，就每一种具体问题的信息来说，也应当避免片面性，只有系统地去收集有关这一问题的历史、现状和变化趋势的信息，才能比较全面地把握这一问题的本质和规律。（五）道德性原则信息工作是在一定的理论基础上进行的科学创造工作，不是商业间谍活动，在收集信息时应注意到不要违反道德准则。项目二信息整理【学习目标】知识目标了解信息分类、筛选和校核的程序。掌握信息分类、筛选和校核的方法。熟悉信息筛选的内容、校核的范围。能力目标能正确进行信息分类。能根据需要合理地筛选信息。能认真细致地做好信息校核。案例秘书丽娜信息收集意识特别强，凡是公司工作活动中产生、形成的信息材料都收集起来，存放了好几抽屉。一天，市场部经理要查阅一份市场调查报告，丽娜在几个抽屉里翻来翻去怎么也找不到，急得满头大汗，不知所措。提示：1.丽娜的经历对你有什么启示？2.你有什么好的建议或方法可以帮助丽娜？【任务描述】根据公司的发展状况，经过董事会同意，远利股份有限公司决定投资生产休闲服装产品——逸闲服装。市场部决定近日召开招商大会暨逸闲新品发布会以进一步开拓市场，占据市场份额，打响逸闲服饰品牌。为了确保招商大会活动顺利举行，提高活动效果，黄经理要求夏婷把报名参加会议的100余位客户基本信息整理好送给相关部门和领导审阅。办公室每天都会产生形成信息，实际上，有些信息在完成一项工作之后就失去了它的价值，可以销毁。秘书应根据工作性质或内容对信息材料进行选择，具有价值的、对日后工作活动有凭证参考作用的信息材料才保存；对信息进行分类，以便信息的查找利用，使信息发挥更大的作用。秘书丽娜注意了信息的收集，但忽视了对信息的整理。信息的整理包括：分类、筛选和校核。任务一对信息进行分类信息分类就是根据信息所反映的内容性质和其他特征的异同，分门别类地组织起来的一种科学方法。信息分类是为了对大量已掌握的信息进行梳理分析，掌握信息资料的总体情况，为信息鉴别、筛选和处理提供条件。一、信息分类的方法（一）字母分类法按照作者姓名、单位名称、信息标题等的字母顺序分类组合。字母分类一般以英文字母顺序进行排列。先按首字字母排列，首字字母相同看第二个字字母，以此类推。案例秘书小夏为上司整理的客户名片，她根据客户单位名称的字母进行排列。A艾莱衣有限公司总经理陈荣煌D达宏有限责任公司副总经理陶洁文H华杰股份有限公司董事会秘书周振开L利兴咨询机构高级合伙人郁知非S盛隆投资有限公司市场总监夏佳理X协客商贸（浙江）集团CEO杨天科雪利影视传媒公司艺术总监赖君丽它们的首字母顺序是：A—D—H—L—S—X，后两个公司由于首字母相同，就要看第二个字母，客是KE，利是LI，所以“客”在前，“利”在后。（二）地区分类法按信息产生形成所涉及的省、市、地、县等行政区划分特征，将信息分为各个类别。按地区分类可以使有关地区的所有信息集中存放，然后再按其他问题分别组合。运输和出口业务部门、计划部门和销售部门最适合用这种方法进行分类。例如快递公司价目表就可以用这一分类方法。案例以下就是中国木材网发布的按照地区分类的木材价格行情信息东莞兴业木材市场木材价格行情鱼珠国际木材市场木材价格行情绥芬河口岸木材市场木材价格行情山东德州木材市场木材价格行情上海福人木材市场木材价格行情嘉善国际木材市场木材价格行情（三）主题分类法按信息内容进行分类的方法。为了全面、准确地反映主题，便于利用，可以按多级主题分类。信息最主要的主题名称作为分类的首要因素，次要的主题作为第二个因素，以此类推。案例表2-1中国木材网木材价格信息表（四）数字分类法将信息以数字排列，每一通信者或每一专题给定一个数字，用索引卡标出数字所代表的类别。索引卡按所标类目名称的字母顺序排列，用分隔卡片显示每一个字母。索引卡一般用卡片式索引盒存储，占空间少，能放在桌子上，处理电话查询时容易找到信息。有的单位使用计算机数据库保存索引，当要查找某些信息时，先从索引卡中按字母顺序找出通信者名或专题名，得到信息的数字，在相应的文件柜中找出标有该数字的文档。（五）时间分类法按信息形成日期先后顺序分类的方法。案例随着时间的推移，办公室形成的信息材料越来越多，已有很长时间没有进行整理了。办公室主任吩咐钟苗抽时间对信息进行一下分类整理。钟苗决定立即着手这项工作。她想：“办公室的信息太多，还是采用时间分类法比较简单。”于是她将办公室这几年收集的信息，按照信息形成日期先后顺序分类、排列。过了几天，人力资源部的老张来到办公室要查一份关于奖惩办法的文件，钟苗问：“这份文件是什么时间形成的？”老张回答：“我也记不清了。”钟苗只好按照时间顺序一份一份地查找，费了很长时间才将这份文件找到。二、信息分类的程序（一）熟悉信息内容翻阅信息，从题目和内容中了解信息的总体构成情况。（二）选择分类方法信息分类的方法很多，要根据信息的来源、数量、内容和各种分类方法的特性，考虑单位业务工作的需要，从便于保管和利用出发，选定分类方法。下面将分述各主要分类的优、缺点（表2-2）。（三）辨类分类是对各种信息按照一定的标准进行类别划分，分类依据是信息的特征。特征相同的信息归为一类，成为母类。母类下再划分为不同的类别，叫子类。子类下还可根据具体情况细分，形成有秩序、有层次的分类体系。信息分类关键在于辨类，对信息资料进行主题分析，分辨其所属类别。（四）归类遵循特定的原则和方法，按照信息的不同内容、来源、时间、性质和作用，根据一定的规范、要求，对收集的信息分门别类地组织起来，使信息条理化。三、信息分类应注意的事项（一）遵循一定原则（1）在分类中注意科学性、系统性、逻辑性和实用性。（2）要确定分类体系，确定分类层次和各层次的分类标准。（3）要把信息归入最符合其实际内容的类别。（4）子类之间界限要清楚，不互相交叉或包容。（二）利用颜色、标签区分类别根据分类结果，将每个字母、地区、主题等的文档使用特定颜色文件夹或在文件夹外边加彩色标签；给索引卡涂上不同颜色，以便检索。（三）建立交叉参照卡有的信息能归类到两个位置，如公司更名信息、多主题信息。为了便于查找，可建立交叉参照卡。填写交叉参照卡片存储在归档系统的相关位置。查找到该位置，查看卡片就知道另一个查找线索。如图2-2所示。任务二筛选信息秘书每天要收到大量的信函、传真、电子邮件等，这些都是信息。但这些信息内容五花八门，有的是给上司的请柬，有的是上司的私人信件，也有的是推销产品的广告。秘书负责处理这些信息，就是要对它们进行筛选并分类：哪些要马上送交上司；哪些可以暂缓；哪些要送给上司过目；哪些可以直接转给有关业务部门等。筛选是对信息的再选择，表现为对收集到的大量信息进行鉴别和选择，去粗取精，去伪存真，摒弃虚假和无效的信息，提取真实、有价值的信息。一、信息筛选的主要内容信息的筛选包括信息鉴定和信息选择。（一）信息鉴定信息鉴定就是对搜集来的原始信息进行质量上的评价和核实。在鉴别信息过程中有两点是需要注意的。首先，要鉴别信息的真伪。因为信息不一定完全真实，而信息是否真实，直接关系到根据信息所作出的决策是否科学。如果用了不真实的信息进行决策，那么很可能就对企业发展带来不利影响，甚至是对企业发展带来灭顶之灾。要想鉴别真伪，就要鉴别信息的客观实在性和本质真实性，也就是弄清楚它是否真的发生、存在，是否在有条件的情况下才能发生；事物是偶然还是必然；是个别还是一般；是现象还是本质；是主流还是支流。我们要从事物的总体本质及其联系上挖掘事物本质的真实性，还要结合各方面的材料综合思考，分清真伪，进行比较分析，不要被局部或暂时现象迷惑。其次，要鉴别程度。同是真实信息，必定有深浅程度的区别。如果我们刚开始鉴定时，也可能难于一眼看透，但只要认真鉴别，多熟悉信息，你就能学会对信息的质量进行鉴别。常用的鉴别方法是比较法。比较法是通过对同一信息进行对比，以确定正误和优劣。例如，把信息本身的论点和论据相比较；把正在阅读的信息和已经确认可靠的信息相比较；把宣传性广告和产品目录相比较，等等。（二）信息选择经过鉴别的信息材料，要严格进行选择，以决定哪些可以采用，哪些可以储备。在对信息进行选择时，要围绕当前企业的中心工作，围绕上司负责的某一项工作进行，要选择那些新颖、突出的信息。二、信息筛选的方法（一）复印、裁剪对能满足需求的相关信息进行阅读，将阅读到的有价值的信息做记号、复印或剪裁。（二）摘记将有保存价值的信息摘录到手册或卡片上。（三）标记说明对筛选的信息标注、注释或说明，注明已被剪裁的信息的日期、出处。三、信息筛选的程序（一）看来源不同来源的信息，重要性不尽相同。上级形成的信息带有全局性、综合性和权威性，而同级和下级形成的信息主要起参考作用。秘书要从多种信息来源中把握重点单位、部门和人员的信息。（二）看标题信息的标题一般可以反映信息的内容和价值，秘书要认真分析标题，把握信息的主题，根据信息的标题确定信息价值的大小。（三）看正文浏览正文，了解其主要内容，初步确定是全部选用，还是部分选用，甚至不用，即初选。初选后，对拟用信息再认真阅读，判断是否有价值。如果可用，再看有无内容不准确、不完整和表述不清楚的问题。最后，对经过筛选的信息分别处理：选中的，分轻重缓急进行信息的加工处理；暂时不用但可以备查的信息，进行暂存；不用的信息，按有关规定进行暂存、移交或销毁。（四）决定取舍对信息进行严格的选择，从中挑出能满足需求的信息。最终决定取舍的时候要注意3个方面：（1）要突出主题思想。（2）要注意典型性。（3）要富有新意。案例林泽是一家生态研究机构的科研秘书，最近他根据主任的要求收集“世界濒临灭绝的生物物种的数量”相关信息。以下是他收集到的信息：1.新华网2002.3.21报道：“世界濒临灭绝的生物物种有4万多种”；2.人民教育出版社网2002.12.30报道：“世界濒