第四章会展后勤方案策划

1第四章会展后勤策划会展筹建方案〔专业化分工、社会化效劳、特性化布置〕展区设计与布置1、展区全体规划2、展场全体笼统设计〔一〕展区设计与布置1、展区全体规划：展厅功用规划〔接待区、展览区、洽谈区、办公区、会议区〕及其配套设备、进出通道〔展品通道、人员通道、阅读通道〕、装卸设备、后勤设备〔水、电、通讯〕、效劳设备〔宾馆、餐饮、休息区〕等；外部配套设备〔交通、运输、宣传、广告、指示、展馆规划、停车设备〕和智能化系统〔楼宇自控、办公自动化、通讯自动化、消防与保安系统等〕。2、展场全体笼统设计：展场全体笼统设计主要表达在会标〔会旗、不祥物〕的设计与制造、任务人员制服设计、展馆总体特征、基调、颜色和作风设计。浙江世界贸易中心笼统标志引发争议争议一：笼统含义的争议争议二：标志近似的争议浙江世界贸易中心标志温州某KTV〔夜总会〕标志商标注册在先商标受理公告W的变体字意味五大洲酒杯外型意味话筒〔二〕展位设计与承建经过专业协作委托专业搭建公司停止搭建。主办方主要义务是物色搭建商而且搭建商能准确体会主办方或参展方的展会定位和办展理念，以契合展会的全体笼统。详细任务：1、信息搜集：为展位设计师提供基础资料；2、选择展位参建商：调查搭建商的资质，包括技术、阅历和报价等，拟定招标书；3、展位承建任务的管理：水电、消防等方面的配合、协谐和沟通任务。第一节指定展位承建商一、展会对展位承建商的基本要求1、技术能否片面室内设计与装潢技术、消防防火技术、工程结构知识、绘图绘画和模型方面的知识、照明知识、文图和图表知识、展架展具以及施工资料和施工方面的知识、供排水方面的知识、电子和机械方面的知识。2、阅历能否丰厚阅历丰厚的承建商能更好地处置以下这些效果：展位设计的目的性、展位设计的艺术性、展位设计的功用性、展位设计的主题性。3、价钱能否合理4、能否熟习展览场地及其设备5、能否能提供展位维护保养效劳二、指定展位承建商的方法对选择承建商数量有较大影响的展位种类主要有两类：一是空地展位和规范展位，二是室内展位和室外展位。可以经过招标、专家引荐等方式来详细选定展会的承建商。招标有三种详细操作方式：地下招标、选择招标、两阶段招标。招标单位依据办展机构的要求，需求提供以下基本资料：公司概略、规范展位搭建的价钱和基本配置、空地展位的搭建要求、可提供的租赁展具及价钱、可提供租赁的电器及价钱等。三、展区清洁和保安方案布展时的渣滓清算、展会开幕后展区的清洁。展会平安捍卫方案的主要包括：消防平安、人员平安、展品平安以及公共平安等。普通由展馆方依照主办方要求展开任务，特殊状况由办展方与专业机构〔如保安公司、保洁公司〕协作，雇佣暂时人员为展会提供必要支持。委托专业运输代理公司担任展会物质运输，包括海外运输代理和国际运输代理。会展物流第二节指定展会运输代理一、展会运输代理的效劳准那么来程运输和回程运输1、展会运输代理的任务准那么展会现场运输代理的任务很大水平上依赖于对三个方面的有效管理：联络、海关手续、搬运操作。国际展览运输协会对展会运输代理在联络方面提出了四方面的要求：第一，展会运输代理必需装备懂英语、法语、德语或许其客户大局部人员所熟习的言语的任务人员；第二，展会运输代理必需在展会现场设立办公设备，假设展会不具有条件，就要在离展集合理的距离内设立，但还要在会场设立支持设备，以便展出者在会场内就能联络到运输代理；第三，为了方便客户的联络，展会运输代理要装备国际、电传和；第四，展会运输代理必需提供详细、有效的邮政以方便客户联络和无机有关运输单据。国际展览运输协会对展会运输代理操持海关手续的要求主要有两点：第一，展会运输代理与办展机构共同为展会设立暂时免税出口手续。第二，展会运输代理要与海关有关人员商妥现场任务的期限和时间，要有足够的时间操持海关手续。对展览物品的搬运操作有以下几方面要求：第一，要熟习展览现场，并在展位施工和撤展时期能随时运用适宜的搬运设备和有阅历的搬运工；第二，要在展览现场布置仓储地，假设没有条件，要布置在尽能够近的中央；第三，空箱应寄存在离展会尽能够近的中央，并对空箱回运时间做详细规则；第四，卸车和卸车必需按事前商定的时间停止；第五，必需协调好一切参展商的搬运要求，并提早将相应的布置通知办展机构和参展商。2、报关代理的任务准那么国际展览运输协会对协会的报关代理的海关报关任务的要求主要表达在六个方面：联络、展前客户联络、单证操持及通知、最正确运输、现场支持、展后处置。二、国际运输代理1、来程运输展品集中与卸车、长途运输、接运和交接、掏箱和开箱2、回程运输办展机构在指定展会的国际运输代理时，要思索以下几个要素：有关时间布置〔交箱日期、操持手续日期、发运日期、抵达目的地日期、抵达展馆日期以及回运日期等〕。包装要求〔包装标志要注明展会称号、展位号、收货人称号和地址等〕。运输线路和运输方式费用效果保险现场效劳三、海外运输代理1、运输方式2、有关文件展览文件〔展品及相关物品清单、展品布置指示书、需送海关审查的特殊物品样本和清单、发票等〕。运输单证〔报关、报关单、清册、出口容许证、发票等〕。保险单证〔展品和道具险、第三者责任险、展出人员险等〕3、海关报关在实践操作中，关于来程运输时的货物出口报关普通有四种操持方式：ATA方式：是一种准许货物免税暂时出口的报关制度。保税方式：展会必需是保税性质的展会，物品不能带出保税现场。再出口方式：提供相当于展品等物资出口关税相反金额的保证金，再操持报关手续使货物通关展出。出口方式：将展品等货物当成普通货物操持出口手续。第三节指定展会旅游代理一、会展旅游与举行展会的关系1、商务调查商务调查的主要目的地有两种：一是商品专业市场或大型的商场；二是商品的主要消费地或某些企业的所在地。2、观光休闲二、展会旅游代理旅游代理除了要布置好旅游线路外，还要提供海关签证、交通指引、住宿选择、餐饮布置甚至言语翻译等多种效劳。三、展会接待酒店选择离展览场地较近，层次不能太低的宾馆酒店。第四节编制参展商手册一、参展商手册包括的主要内容1、前言对参展商参与本展会表示欢迎，说明本手册编制的原那么和目的，提示参展商在筹展、布展、展览和撤展等各环节要自觉遵守本手册的相关规则。2、展览场地基本状况包括展馆及展区平面图、至展馆的交通图、展览场地的基本技术数据等。3、展会基本信息包括展会的称号、举行地点、展览时间、办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。4、展会规那么包括展会有关证件运用和管理的规则、展会现场保安和保险的规则、展位清洁的规则、物品贮藏的规则、现场运用水电的本卷须知、现场展品销售的规则、消防规则、知识产权维护规则、现场展品演示的本卷须知等。5、展位搭装指南包括规范展位说明和空地展位搭装说明等。6、展品运输指南包括海外运输指南和国际运输指南等。7、会展旅游信息对处置参展商及观众等参与展会时期的交通、吃、住、行等需求和展会前后的旅游需求作出一些说明。要详细列出各指定接待酒店的层次、优惠价钱、地址、联络和以及联络人、与展馆的距离等，要列出海外观众和参展商出境的签证方法、会展时期及前后可供选择的商务调查和观光休闲旅游的线路和布置等。8、相关主要包括展览表格和展位搭装表格两种。展览表格主要有贵宾买家效劳表、延聘暂时效劳人员央求表、额外任务证和约请卡央求表、研讨会和技术交流会央求表、刊登会刊广告央求表、刊登会刊资料表、现场广告央求表、酒店住宿确认表等；展位搭装表格主要有展位楣板公司称号表、租用展位设备央求表、租用展具央求表、租用电器央求表、空地展位搭装央求表、照明用电央求表、机械动力水电央求表、央求表等。二、参展商手册的作用1、参展商手册对参展商的指引作用。2、参展商手册对展会现场管理的作用。3、参展商手册对观众的作用。三、编制参展商手册的基本原那么适用、繁复明了、详细片面、美观、专业、国际化。第五节树立展会专门网站一、展会专门网站的作用1、为展会营销和客户效劳拓展了市场范围。2、为展会提供了快速的市场应变才干。3、有利于展会特定信息的传达。4、有利于展会与有关企业和机构的协作。5、有利于展会招展招商活动的展开。6、有利于提高展会客户效劳水平。二、展会需求什么样的网站1、信息型网站2、效劳型网站3、在线销售型网站4、信息订阅型网站5、广告型网站6、综合型网站