XXX基金会项目管理制度

                    XXXX基金会项目#管理#一、战略规划1.战略规划是项目管理的基本依据。2.项目管理应当依据战略规划中关于项目策略部分进行规划和实施。二、项目纲要1.项目纲要依据战略规划制定。2.项目纲要应当与战略规划相对应，并对项目年度计划起指导作用。三、年度项目计划1.年度项目计划应当与战略规划和项目纲要保持一致。2.年度项目计划为具体项目提供直接依据。四、具体项目管理1.具体项目由合作伙伴或基金会根据战略规划、项目纲要和年度项目计划而，按照项目周期管理规定进行管理。2.具体项目管理应当保证：3.基金会的项目年度计划和战略目标的实现；4.与项目纲要相一致，并针对、围绕目标收益人；5.项目产生的效果、收益是可以持续的；6.具体项目管理需要：7.使用逻辑框架方法进行；8.在项目周期的每一个步骤，有明确而关键的标准；9.在每一个步骤产出高质量的文件，以便进行良好的决策。项目审核与批准。五、项目的审核与批准权限参照《项目审核与批准权限参照表》规定。项目官员、秘书长和理事长各有权限。六、项目的审核与批准程序参照项目周期管理流程。七、其他项目文件批准权限及审核程序1.年度项目计划和预算及其变更文件由执行机构相关人员按授权批准。2.所有需要由执行机构审核和批准的文件变更的程序与文件本身的审阅程序一致。3.项目周期管理。八、合作伙伴执行项目周期管理（1）项目准备1.战略规划1.1为保证基金会发展的前瞻性和延续性，基金会应当制定战略规划。1.2在每个战略周期结束前，由秘书长负责起草下一个战略周期的战略规划。1.3战略规划的审核和批准权限参照“审核与批准权限参照表”规定。2.项目纲要2.1项目纲要由执行机构依据项目战略和规划制定。 2.2项目纲要的内容应符合附件1《项目纲要指导规范》的要求。3.年度项目计划3.1为充分保证基金会战略规划和年度项目计划的一致性，同时充分结合项目实际情况的发展和变化，由基金会执行机构负责制定基金会年度项目计划。年度项目计划应当作为年度内项目执行的基础，但并不因此而限制项目的实施和发展。如果在年度项目计划制定完成之后出现新的项目机会或项目关键因素发生重要变化，在充分论证的基础上可由执行机构对年度项目计划进行调整。3.2年度项目计划审核和批准权限参照“审核与批准权限参照表”规定。3.3年度项目计划的制定格式和内容参照附件2《年度项目计划表》。3.4年度项目计划的修订格式参照附件3《年度项目计划修改表》。4.项目邀约4.1为保证年度项目计划和项目纲要目标的实现，基金会应当在项目纲要确定后进行项目邀约，使合作伙伴了解基金会的项目纲要，并为项目申请做准备。4.2项目邀约的对象是原有合作伙伴、项目规划所显示的预期合作伙伴及其他一切潜在合作伙伴。4.3项目邀约通过网站发布、电子邮件、文件信函和电话沟通等方式进行。（2）项目立项1.项目建议书 1.1项目建议书应由（XXXX基金会以外的）项目执行方（如民间组织或其他合作伙伴）完成，项目建议书的审批权限依据审核和批准参照表执行。1.2项目建议书编写格式和内容应该按照附件4《项目建议书》的指导进行编写。1.3项目建议书应当保存在项目档案中。2.项目审核与批准2.1所有项目建议书都应当经过审核。2.2由项目官员对项目建议书进行审核和筛选，与潜在合作伙伴进行沟通、协商，并辅导潜在合作伙伴对项目建议书进行调整。2.3项目官员应当填写附件5《项目审核表》2.4项目官员/秘书长/项目审核委员会、理事长参照附件6《项目审核与批准权限参照表》规定批准项目。3.赠款3.1赠款协议应当在项目立项批准后，基金会应当与合作伙伴签订赠款协议。3.2赠款协议的格式和内容参照附件7《项目赠款与合作协议》进行编写。3.3赠款协议的审核与批准程序及权限参照“及协议”条款规定。3.4赠款协议应当保存在项目档案中。（3）赠款申请与拨付1.拨款申请1.1合作伙伴按照赠款协议所约定向负责本项目的项目官员提交拨款申请。1.2合作伙伴负责人申请拨款时须参照附件8提交《拨款申请书》。1.3拨款申请书的审核与批准权限参照附件6《项目审核与批准权限参照表》规定。2.付款申请2.1拨款申请书获得批准后，应当由负责本项目的项目官员参照附件9填写《付款申请书》。2.2付款申请书的审核程序及权限参照附件6《项目审核与批准权限参照表》规定。3.赠款拨付3.1财务官员收到批准后的付款申请书后，应当准备凭证，以签发支票或电汇方式拨付赠款。3.2赠款拨付后，财务官员在必要的情况下，应当参照附件10向负责本项目的项目官员提供《赠款拨付通知单》，并由项目官员通知合作伙伴。3.3合作伙伴负责人应当在确认赠款收到后，参照附件11向负责本项目的项目官员提交发票或者《赠款收据》，并由项目官员交至财务官员。（4）项目实施与监测1.项目实施1.1项目实施应当由合作伙伴进行。1.2合作伙伴与负责本项目的项目官员应当共同对项目实施过程进行监测。2.基金会的项目监测职责 2.1通过监测年度项目计划的执行状况对项目进行总体监测；2.2通过战略规划中期回顾对项目执行状况进行总体监测；2.3通过对合作伙伴执行的项目进行具体监测，了解具体项目的执行情况，并促进各合作伙伴间的相互学习和经验交流。2.4基金会员工将定期参与合作伙伴所执行项目，对具体项目进行监测。监测内容参照附件12《项目管理质量清单》进行。2.5具体监测结果将与合作伙伴相关负责人沟通和核实之后，发布正式通告。2.6基金会员工完成合作伙伴项目监测访问后，须按照附件13《项目访问报告》中的统一格式报告发现项目执行过程中的主要经验和问题，并根据问题明确建议改进措施。2.7同时，基金会员工每次前往合作伙伴进行项目监测访问工作结束时必须安排一次与合作伙伴相关人员之间的座谈，对合作伙伴进行反馈，并就发现的问题进行沟通和核实。2.8项目官员定期将核实后的项目监测访问报告报告项目部门负责人，并通告有关合作伙伴负责人进行跟踪处理。上述报告同时应当由有关各方保留在项目档案中。2.9项目部门须定期针对项目监测报告检查对建议改进措施的执行情况。并将结果通报相关合作伙伴。3.合作伙伴的项目监测职责3.1本制度所指合作伙伴，是指接受基金会赠款，并根据基金会赠款协议开展项目的政府部门、研究机构、民间非营利组织或其他相关组织。3.2合作伙伴层面的项目监测是指合作伙伴通过使用附件14《项目活动监测记录表》负责对所执行的所有项目进行监测。同时，合作伙伴应鼓励社区和其他项目参与方参与到项目监测过程，并逐步实现社区和其他项目参与方对项目的自我监测。3.3合作伙伴项目负责人在签署项目请款单之前，应首先向基金会负责项目官员提交附件15《项目进展报告》。（5）项目评估由基金会支持实施的所有项目都应该由执行机构中负责该项目的项目官员主持进行项目评估。1.基金会的项目评估职责 1.1本项目负责项目官员应当主持项目评估工作，对项目执行状况进行评估，并将其作为项目修订并形成新的发展项目的基础之一。项目评估应当由负责本项目的项目官员根据合作伙伴提交项目评估报告参照附件17使用《项目评估表》，并保留在项目档案中。1.2基金会项目部门负责人应当与合作伙伴协商，在每个财政年度对几个主要项目进行综合的、由社区充分参与的项目评估。2.合作伙伴的项目评估职责合作伙伴应当对年度项目计划中所负责实施项目进行评估。项目评估应当参照附件18使用《合作伙伴项目评估报告》。合作伙伴项目评估表应当在完成后提交执行机构项目官员，并由各方保留在项目档案中。（6）项目完成1.项目完成报告1.1项目实施和评估过程完成后，合作伙伴负责人应当参照附件19编写《项目完成报告》。1.2项目完成报告应当在完成后提交负责本项目的项目官员，并由各方保留在项目档案中。1.3项目完成报告的审核与批准权限参照附件6《项目审核与批准权限参照表》规定。2.项目清算报告2.1合作伙伴负责人应当在提交《项目完成报告》的同时提交《合作伙伴项目清算报告》。2.2《合作伙伴项目清算报告》应当在完成后提交基金会财务官员。2.3《合作伙伴项目清算报告》的审核与批准权限参照附件6《项目审核与批准权限参照表》规定。3.项目文件归档3.1所有项目过程中产生的正式文件，以及有必要保存的非正式文件，都应当妥善保存和归档。3.2需要归档的文件包括项目文件、财务文件及其它相关文件。3.3文件归档应当由行政官员在项目完成之后进行。项目文件在归档的同时应当参照附件20建立《项目文件归档表》3.4合作伙伴所保存的项目文件应按项目档案管理相关规定进行。九、基金会执行项目周期管理（1）基金会执行项目周期管理参照“基金会执行项目周期管理流程”（2）基金会执行项目管理周期与合作伙伴执行项目管理周期相同之处，参照合作伙伴执行项目周期管理相关规定。（3）基金会执行项目管理周期与合作伙伴执行项目管理周期不同之处，参照附件21《基金会执行项目周期管理指导规范北京万通公益基金会