内部邮箱管理办法

内部邮箱1.目的为***（以下简称“***”）和***（以下简称“***”）内部邮件系统的管理，为员工提供良好的邮件环境，特编制此管理办法。2.适用范围本管理办法适用于***和***电子邮件系统的使用和管理。3.名词定义电子邮件系统：根据***信息化发展规划，在***部署的唯一邮件系统，其建设、运行和维护属信息中心统一规划，自部署以来已经成为***主要的办公系统之一，能够实现***内部、外部的邮件收发，具备多种访问方式，目前已经覆盖***、***所有员工。电子邮件系统账户类型：根据邮箱使用用途不同分为个人邮箱、公共邮箱、群组邮箱三种类型。个人邮箱：用于个人对内、外部办公邮件收发，默认个人邮箱加入所属的部门。公共邮箱：用于部门（队）的公共办公邮件收发，具有较大的容量和较高的群发权限。原则上涉及到部门公共邮件的都需要经过此邮箱进行发送。为便于对公共邮箱的识别和管理，采用统一命名规则。群组邮箱：用于***内部快捷对收件人较多并且收件人具有共同性质（一般以部门（队）确定）一组人员的邮件发送，是虚拟邮箱，为便于对群组邮箱的识别和管理，采用统一命名规则。4.邮件系统账户管理随着***的发展邮件系统的用户数量和各种需求不断增加，为更好地满足***的办公需要和规范邮件管理工作，需要对邮件系统账户的管理和邮箱的使用进行规范。4.1账户申请4.1.1个人邮箱申请管理人员邮箱默认开通，非管理人员申请需按照《个人邮箱账户使用申请表》（见附录1）要求进行申请；4.1.2公共邮箱申请(1)***各部门（队）、***默认开通，部门内所辖各组根据工作需要，由该组根据需要按照《公共邮箱授权使用申请表》（见附录2）要求申请开通公共邮箱。(2)公共邮箱原则上不加入群发组。(3)公共邮箱由各部门（队）的员负责管理，公共邮箱需设置一个管理员，使用部门（队）可以根据需要申请多个管理员，为了保证公共邮箱的使用安全，管理员最多不超过3个。4.1.3群组账户申请***各部门（队）、***各组默认设置一个群组账户，每个群组账户中包含了该部门（队）中的所有人员。如有特殊需要，由所需部门（队）按照《群组账户建立/加入申请表》（见附录3）要求申请新群组，或将申请人员加入现有组。4.2存储设置邮箱默认大小设置 邮箱大小 序号 类型 大小 1 ***领导 2G 2 部门经理、文档管理人员、公共邮箱 1G 3 员工 200M备注：如人员属于多个类型，则按照就高原则进行配备。4.3邮件账户注销个人账户注销：正式员工离职根据员工离职会签单进行个人账户删除。非正式员工离职（包括外聘、返聘、借调）每季度进行一次人员核对，处理与正式员工一致。对严重违反邮件系统使用规定的邮箱账户对存在账户密码泄露、发送大量的垃圾邮件的、恶意传播不良信息和病毒等行为的邮箱进行注销。4.4邮箱账户管理4.4.1邮箱账户名规则邮箱账户具有账户名唯一性，规则如下(1)***所有个人用户采用姓名全拼（例：***）作为邮箱账户。如有重名，采用用户名名全拼的方式加阿拉伯数字进行区分（例：***）。(2)公共邮箱采用部门全拼（例：***）。(3)群组账户采用部门名称前两个字拼音首字母大写（例：***）。4.4.2个人邮箱管理原则上个人邮箱设置按照默认设置进行，对特殊需要的需要进行申请，由于相关功能受限于系统功能和系统资源限制，最终解释权由信息中心确定。4.4.2.1个人邮箱开通、配置、密码变更除管理人员默认开通的邮箱外，信息中心根据《个人邮箱账户使用申请表》（见附录1）为申请用户开通、配置个人邮箱和进行个人邮箱账户密码变更，并将相关信息反馈给申请人员。4.4.2.2密码设置原则为保证***信息安全，原则上要求用户的密码时效时间为6个月，同时***邮件系统密码的要求为：任选英文字母大写、英文字母小写、数字、字符中的三种，长度为7位以上，对于平时需要修改密码的时候，请登陆***网站查看相关教程。4.4.2.3密码过期密码到期后系统提示用户更改密码，此时用户可对密码进行相应修改。4.4.2.4密码丢失用户密码丢失，需由邮箱使用人通知信息中心相关人员进行重置密码处理。特殊限制变更a、转发功能用户在特殊情况（如出差或无法联网）下，可以提出申请，信息中心会利用转发功能，将该用户的邮箱设置为转发到其他人的邮箱代收。b、邮件传递限制这项功能针对于离职人员的邮箱，通过添加特定的发件人，限制其他人往该离职人员的邮箱里发送邮件。个人邮箱安全用户收到个人邮箱账户和密码后，需要立即更改密码，并妥善保管自己的账户和密码，禁止使用***邮箱发送与工作无关的信息，如由于个人原因导致个人邮箱被盗或***造成损失，***有权追究被盗人员的。4.4.3公共邮箱管理4.4.3.1管理员变更如离职人员监管有公共邮箱帐号，该部门将及时指定相关人员进行监管，并按照《公共邮箱授权使用申请表》（见附录2）进行办理，并修改账户密码。4.4.3.2密码变更(1)密码过期密码到期后系统提示用户更改密码，此时用户可对密码进行相应修改。(2)密码丢失如用户密码丢失，必须由公共邮箱责任监管人联系信息中心相关人员进行重置密码处理。4.4.4群组邮箱管理若发生人事变动，在接到综合办公室通知后，信息中心将会对相关邮箱账户进行群组调整。5.邮件群发规则电子邮箱是***应用的重要组成系统之一，为保证***邮件系统安全、降低服务器负担，满足***员工办公，邮件系统群发规则如下：5.1个人邮箱群发(1)发送邮件时收件人的数目最多为100个，附件大小为20M,超过20兆的资料请通过共享或内部飞秋等其他方式发送。(2)个人邮箱只允许使用对自己所属的一级部门（队）的群组邮箱进行邮件群发。5.2公共邮箱群发(1)发送邮件时收件人的数目最多为100个，附件大小为20M；；(2)公共邮箱能对***所有群组邮箱进行群发。5.3群发邮箱(1)***所有群发组只能由***领导、各部门经理和公共邮箱发送；(2)对于违反规定的，视情节轻重对其进行警告、通报批评、关闭邮箱等处理。6.附录附录1：个人邮箱账户申请表附录2：公共邮箱授权使用申请表附录3：群组邮箱建立/加入申请表附录1个人邮箱账户申请表信息中心：今申请下表中人员开通邮箱账户，并严格按照***《邮件系统管理办法》正确使用该邮箱。 申请部门 序号 姓名 职务 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 部门负责人意见：签字： 主管领导批准：签字： 信息中心处理结果：签字：附录2公共邮箱授权使用申请表信息中心：今申请使用公共邮箱，并授权下表中人员代为管理我部门（队）的公共邮箱，并严格按照***《邮件系统管理办法》正确使用相关管理规定正确使用该邮箱。 部门（队） 电子邮箱名 序号 邮箱管理员 管理员签字 备注 1 2 3 4 5 部门负责人意见：签字： 主管领导批准：签字： 信息中心处理结果：签字：附录3群组邮箱建立/加入申请表信息中心：今申请使用群组邮箱，并将下表中人员加入该群组，并严格按照***《邮件系统管理办法》正确使用该群组邮箱。 申请部门（队） 申请加入/建立群组名 序号 申请加入人员 职务 备注 1 2 3 4 5 6 部门负责人意见：签字： 主管领导批准：签字： 信息中心处理结果：签字：