中科院ARP系统财务管理办法

中科院ARP系统财务ARP系统综合财务#管理#第一章总则第1条根据中国科学院关于ARP系统建设的相关规定，为了各单位的财务行为，加强各单位的财务管理和会计核算，发挥财务在科研管理中的作用，提升管理水平，特制定本办法。第2条各单位应当建立本单位的ARP系统业务管理制度，严格执行系统操作规范，充分发挥财务管理和监督水平。第3条各单位应当根据ARP系统运行后所带来的变动，相应做好财务基础工作，做好各类业务的原始，严格根据系统要求，做到处理业务手续完备方可进行系统操作。第4条为发挥ARP系统的管理优势，要求各单位做到流程统一，如发现系统运行存在的问题应及时上报。第5条在ARP系统上线前各单位要界定相关用户的操作权限，以保证上线时的系统安全及操作流程的衔接。第6条本制度的解释权属中国科学院。第二章会计科目统一管理第1条为了充分发挥ARP系统的功能，中国科学院对会计科目(以下称“COA”)实行统一管理。第2条COA由单位段、部门段、科目段、子目段、课题段和备用段六个段值构成。按照统一的规则进行设置。统一的COA不仅可以保证各单位会计信息的一致性和可比性，而且增强了各级管理所需会计信息的可见度，加强了预算、统计和分析的可操作性、时效性以及准确性。第3条在项目会计模块里维护了课题、课题组、子课题之间的关系后由系统自动生成COA中课题段的信息，对于行政部门的虚拟课题部分由财务部门统一按照规则在COA中的课题段直接进行维护。第4条COA由各单位财务部门统一管理维护，下属单位在使用过程中，如有科目需要变更，必须报财务部门批准后统一执行。1第三章会计凭证录入、审核管理第1条为保证会计信息的时效性和真实性，各单位当天发生的业务应在当前工作日或下一工作日录入ARP系统，不得将大量业务累积到月底再进行录入。第2条总账凭证是ARP系统最终的记账凭证，分为两种:手工在总账模块录入的凭证，从子模块(应付、薪资、资产等模块)导入的凭证。从子模块导入的凭证如需要调整的，为了保证各子模块和总帐模块的一致性，应在各子模块进行调整，重新过帐到总帐模块。第3条凭证编号的生成:总帐模块手工录入凭证在第一次存盘时生成，应付模块在创建会计分录时生成，资产和工资在导入到总帐过帐后生成。各模块生成凭证的编号共用一套流水。凭证编号规则:单位(1)+年月(6)+流水(5)。第4条手工在总账录入凭证、过账、打印和保管的步骤如下:录入凭证时，新建一个批或查找到本日的批，并在该批中新建一张凭证(日记账)。批名按照录入人名缩写+年月日+流水。凭证保存时生成凭证编号，保存后就可以打印凭证，保存后的凭证不允许删除。3)未过帐的凭证系统允许调整，如凭证有修改要将原打印的凭证作废重新打印。过帐后的凭证不允许修改，要生成冲红凭证并重新录入新凭证，两张凭证都需打印归档。打印出的凭证贴附相关原始单据并进行归档保管。4)确认当前工作日凭证批的业务已经全部录入到ARP系统后，将该凭证批过账。第5条应付模块导入的凭证，在总帐可一直追溯到应付子模块的凭证和原始单据。1)在应付模块中录入发票，发票编号应采用以下原则:员工到财务部门报销的发票，系统内发票编号为“录入人姓名拼音缩写”+“年年月月日日”+“两位流水号”。员工借款的借款单在系统内录入预付款发票，发票编号处可填写核销号利于核销。4)需对外部供应商支付的采购发票，系统内发票编号即为真实的发票编号，在系统中对发票进行行分配时，要充分反映发票上的明细内容。资产采购报销时，在应付录入资产采购发票，要录入入库单号，便于与资产模块对帐。应付模块创建会计分录后生成凭证编号，与总帐模块手工录入的凭证共用一套流水2编号，此时可打印凭证，与过到总帐打印的凭证相同，可做为最后装订归档的凭证。第6条资产模块导入总帐，资产会计月末在资产模块运行日记帐分录导入，在总帐过帐后生成凭证编号，进行打印。第7条薪资模块导入总帐，工资核算会计月末在薪资模块运行导入，在总帐过帐后生成凭证编号，进行打印。第8条在ARP系统与原财务系统并行期间，会计凭证、报表与账簿的打印和归档等必须同时进行。第四章费用报销管理第1条各部门(实验室)没有报帐员岗位的，由财务部门会计将报销单在系统中录入发票，在发票号处录入报销单号。第2条各部门(实验室)有报帐员岗位的费用报销处理，其具体操作步骤规定如下:1)各部门(实验室)报账员、收集本部门(实验室)原始费用发票，完成对原始发票的整理、审核、计算、粘贴等工作。报账员在ARP系统中逐项录入费用报销单，选择正确的报销模板。发票编号应遵循“录入人姓名拼音缩写+年月日”的原则。根据报销的内容和性质详细填写说明。报账员在完成ARP系统的录入之后，应立即将原始单据送交财务部门。财务部门会计人员运行程序将费用报表生成发票，根据费用报销原始单据审核生成的发票。第3条对于来报销费用的员工和需要核销借款的员工不一致的情况，如果借款员工的借款确实要转移给其他员工，要在系统中做借款转移，如果来报销员工只是代替借款人报销，在系统中要录入原借款人，可以在经手人处注明来报销的人员。第4条各单位应制定本单位的部门费用报销管理办法，明确费用报销类型、报销时间，不允许费用单据长期滞留在业务部门，应监督各业务部门及时录入系统。第五章系统月底关账的规定第1条对于分院结构单位，由分院财务部门编制关账时间表，并下发到相关职能部门及下属各单位财务部门。3第2条财务部门负责执行薪资模块、应付模块、总账模块的具体关账工作。关账时间遵守关账时间表。第3条具体的关账顺序与执行步骤如下:应付模块关账各单位会计人员、出纳在规定的关账时间之前将本期发生的业务及时录入ARP系统;各单位会计人员运行相关过账程序，将应付模块期末尚未导入总账的业务信息导入总账形成会计凭证;财务部门会计运行应付月末关账检查报表，确认无误后，按照规定时间关闭应付会计期。项目会计关账各单位项目会计按照规定时间关闭项目会计模块会计期。固定资产模块各单位检查本月是否还有未完成的资产增加、调拨、调整、处置等工作。避免在当月运行折旧之后，在系统中进行资产增加、调拨、调整、处置等工作。最后，运行本月折旧的同时，关闭资产模块。关闭本月期间的同时，系统自动打开下一个资产期间。总账模块关账分院结构的单位，内部往来会计运行“公司间未审批事务处理”，审核是否尚有内部往来业务没有审批;无误后运行“公司间转账”程序，将期末尚未生成会计凭证的内部往来业务导入总账形成会计凭证;b)各单位会计人员在“日记账过账”界面对本期未过账的凭证进行过账;各单位会计人员提交“试算平衡表”，审核账户余额是否平衡，特别注意系统中转科目的余额应结清为零;各单位会计人员审核并打印“资产负债表”、“损益表”等;财务部门会计在规定的时间关闭总账会计期间。参考以下列表:关帐顺序责任人模块关闭后是否可以打开1应付超级用户应付是2科研项目超级用户项目会计是3固定资产超级用户固定资产否44总帐超级用户总帐是第六章报表日常管理工作第1条报表体系统一管理。ARP系统中财务报表和财务账簿的打印格式及内容由分院(所)集中管理和维护。第2条各所根据下发的关于会计基础工作规范化的相关文件的要求，进行会计报表的定期打印和归档工作。第七章ARP系统各模块处理业务总结第1条在总账模块处理的业务包括:1)提现、存现收入计提教育经费、计提工会经费银行手续费支出、银行利息支出分院内部各单位之间的资金调拨在其他子模块不做处理的其他业务第2条在应付模块处理的业务包括:采购发票、付款业务员工借款员工报销中科院内部所之间的资金调拨业务第3条在资产模块处理的业务包括:资产增加资产调整资产处置第4条在薪资模块处理的业务包括:1)工资计提5