现代药品生产企业的物料管理

现代药品生产企业的物料管理一、物料管理的定义物料：原料、辅料、包装材料等。物料管理是对物料的购入、储存、发放及使用的通用管理，内容涉及到供应商评估、物料购进、验收、取样检验、物料储存、物料代码与批号等，归纳起来为：规范购入、合理储存、控制放行与有效追溯。物料管理的对象包括：物料、中间产品、待包装产品和成品。物料管理的目标：（1）预防污染、混淆和差错；（2）确保储存条件，保证产品质量；（3）防止不合格物料投入使用或成品出厂；（4）控制物料及成品的：追溯性、数量、状态、效期。（5）优化仓储管理，节约生产和运营成本、提高经济效益。物料是产品实现过程中最复杂的关键要素之一，其复杂性主要来源于三个方面：物料对药品生产工艺影响的复杂性、物料性质的复杂性和供应链的复杂性。二、物料管理的重要性成品物料生产资金销售采购从左图可以看出，物料的质量直接决定最终产品的质量，为第一控制要素，所以GMP管理的核心是物料管理；而物料的采购库存，则影响着企业的资金流通。1、物料质量管理2、物料库存管理3、物料管理质量改进三、如何进行物料管理1、物料质量管理供应商选择物料使用初验取样检验物料储存运输物料暂存合格入库控制发放运输1.1供应商选择物料安全等级划分供应商审计再审查，审计确认定期回访，进行供应商年度质量回顾分析物料安全等级划分A类根据对物料风险分析的结果，及其对产品的质量的风险程度，确定物料的安全等级，并以此制定不同物料供应商的选择标准。直接影响产品质量安全性和有效性的物料。B类C类对产品质量安全性和有效性有一定影响的物料对产品内在质量没有影响的物料1.1.1物料安全等级划分初审供应单位的证照具有完善的质量保证体系，提供的物料能够满足我公司的质量要求生产能力能够满足我厂需求，并有持续发展的潜力保证准时、准地、准量供货在满足上述条件的同时，价格有竞争力在同行业中有良好的信誉和竞争优势向初选合格的供应商索取小样送质量管理部化验1.1.2供应商审计了解质量管理情况（人员、仪器、标准等）了解产品销售及运输了解生产管理、物料管理情况检查环境、厂房设施、设备、生产能力、技术水平了解人员情况了解供应商具体情况索取有关法律文件、证书等现场审计根据以上项目的考察结果，由质量审计小组对被考察供应商进行评估,并填写供应商质量体系评估表工艺验证批准采购从现场审计结果满意的单位采购少量，用它们制成1～3批成品，注意观察生产过程中可能出现的偏差，然后将成品和正常生产的产品进行对照检查，并比较结果，必要时进行产品贮藏稳定性的考察，符合质量要求者，可判为合格。由质量审计小组提交供应商质量审计结果报告，交质量管理部经理审核签字，报总经理批准，经批准的供货单位即成为本公司质量认可的供货单位，供应部应从质量管理部审计合格的供应商采购原辅料和包装材料。为保证货源稳定，或在质量、价格上有选择的余地，每一种原辅料、包装材料必须选择两家以上的供应商。当供应商发生以下重大变化或在供货质量出现不稳定趋势时需重新审计确认。 出现质量问题时； 产品质量出现不稳定趋势时； 原料、工艺、设备发生重大变化时； 生产场所变更时； 企业隶属关系、管理人员发生重大变化时。 其他危及本公司正常生产和产品质量的情况。1.1.3再审查，审计确认1.1.4定期回访，对供应商进行年度质量回顾分析供应商质量审计应定期进行，通常为1～2年走访一次，审计记录由质量管理部归档。同时执行供货产品质量回顾管理规程，对供应商进年度质量回顾。发生以下情况时，供应部即可向公司质量管理部提出供应商变更申请或质量管理部直接向供应部发出供应商变更通知。1.1.5变更供应商管理 供应商供应的物料不能满足本公司生产要求时。 供应商供应的物料质量不能符合本公司质量标准时。 供应商经营出现危机时。 供应商内部发生重大变化，未能通过本公司的再审计时。 其他危及本公司正常生产和产品质量的情况。1.2物料的运输管理采购方应与供应商签署相关，以适合并经过验证的方式，保证物料在运输途中的质量安全，初验发现有包装破损或异样的物料能及时退货。1.3初验管理 物料验收必须按批次验收； 物料进库前，验收人员必须核对送货凭证和订货上的相关信息，且供货单位是公司批准的的合格供应商； 验收人员应对包装容器的密封性和完整性进行检查； 原、辅包装材料必须随货附有生产厂家出厂检验报告书； 物料经过清洁、初验合格后，由验收人员填写物料验收记录，入库暂存； 初验不合格的物料必须放在不合格区内，按不合格原辅料、包装材料管理规程进行管理。1.3.1初验不合格物料管理 外包装标签信息和报告单不一致或包装规格不符合预定要求 厂家不是合格供应商或没有检验报告单 提取原药材真伪、水分或霉杂不符合要求的有以下情形之一的，仓库管理员应及时与供应部联系，直接退回厂家。对于计量不合格的物料，仓库保管员应及时通知供应部做补退手续。对于包装材料破损的物料，按包装破损物料管理规程进行管理。仓库管理员将破损物料隔离存放，填写物料包装破损检查记录包装破损物料管理QA检查员检查后确定破损程度，填写包装破损物料的处理意见质量管理部经理审核确认仓库保管员，根据包装破损物料的处理指做相应处理 轻微破损处理——在质量管理部QA检查员的监督下，去掉破损的包装，换上新包装袋，封严，换好标签，注明与原标签相同的内容，在物料的外包装贴上“更换包装”标记。 一般破损处理在质量管理部QA检查员的监督下，将破损物料（或移至洁净室内）换好包装，内包装、外包装分别封严，换好标签，注明与原标签相同内容，在外包装袋上挂贴“更换包装”标记。其次由质量管理部QA检查员通知QA取样员抽取样品进行检验。依据检查结果，决定破损物料的使用方法。 严重破损处理：直接影响药品质量的包装破损物料，按不合格原辅料、包装材料管理规程处理。包装破损物料处理措施1.4物料暂存管理初验合格的物料必须放在待验区内，并挂有待验牌；待验区环境必须符合相关规定，保证物料质量的稳定性；仓库保管员必须定制相关批号，并及时通知QA取样员负责取样。1.5.1取样注意事项：取样要具有代表性；取样过程不能对物料质量造成污染；取样后要保证样品得到及时的检验，确保该过程中样品质量的均一稳定性；取样过程要做好各种记录和标记，避免出现混淆和差错；取样完成后要及时将物料放回待验区。1.5取样检验管理1.5.2检验注意事项：保证物料存放条件，并及时地进行检验；检验过程要符合检验操作规程；检验标准要符合公司质量标准；对于需要留样做稳定性考察的物料，必须保证存放条件的可靠性，考察期间若发现物料有异常变化，应及时通知QA以查明原因；检验标准操作过程和质量标准要与时俱进，需要更改时按变更控制管理规程进行；及时填写反馈单，物料质量如有异常应分析原因，属于实验室偏差范畴的应按照化验室检验结果超标调查管理规程进行操作，并通知QA，让仓库做好退货准备。1.6合格品入库管理QA根据检验报告单填写原辅料和包装材料质量评价表原辅料与包装材料入库合格不合格将不合格物料移至不合格区，签发拒绝使用牌或销毁牌，仓库管理员挂不合格牌，等待处理对于质量影响小或继续使用的物料执行偏差物料例外使用审批管理规程签发同意使用牌，仓库管理员挂合格牌，并将物料移至合格区内，各类小标签合格后移至标签柜内，上锁保存仓库保管员在货位卡上进行登记，办理入库单，并填写原辅材料总帐和分类帐记录收发结存情况偏差物料例外使用原辅料经检验不合格项目为非关键项目时，而通过生产过程控制或适当的工艺处理后对最终产品质量不造成影响的。包装材料的颜色、尺寸、规格、图案的印刷效果与标准样有轻微偏差的。其它对最终产品质量不造成影响的异常情况。包装材料其它的偏差因素对产品质量未构成影响者。偏差物料例外使用范围偏差物料例外使用程序物控部填写偏差物料例外使用审批表QA检查员负责调查并作出综合评价结论及例外使用注意事项QA主管负责对调查结果进行审批质量部经理进行审核质量受权人进行批准QA检查员发放同意使用牌成品入库仓库保管员根据合格报告单，换上相应状态标识牌仓库保管员开具成品入库单，填写成品入库总帐成品放行审核单的审核计划物控部负责人审核内容供应商物料的接受物料的贮存物料的发放物料发放后生产管理部经理计划物控部审核无误后，将审核结果填写在成品放行审核单上并签名，将成品放行审核单、批生产记录与批包装记录交与生产管理部经理审核内容生产物料批生产记录批包装记录物料平衡偏差与变更处理生产管理部审核无误后，将审核结果填写在成品放行审核单上并签名；将成品放行审核单、批生产记录与批包装记录交与QC主管QC主管审核内容检验过程批检验记录纯化水微生物检测检验偏差QA主管QC主管审核无误后，将审核结果填写在成品放行审核单上并签名；将成品放行审核单、批生产记录、批包装记录和批检验记录交与QA主管审核内容批生产记录批包装记录环境与人员监测取样监控记录及取样记录审核偏差与变更处理QA主管审核无误后，将审核结果填写在成品放行审核单上并签名；将成品放行审核单、批生产记录、批包装记录和批检验记录交与质量管理部经理质量管理部经理审核内容 主要生产工艺和检验方法已经过验证 已完成所有必需的检查、检验 生产、检验部门相关主管人员已签名确认，对批记录进行过审核 生产所用物料，如原辅料、内包装材料及工艺用水投入使用之前经质量检测和质量管理部门批准，并且在规定的有效期之内使用 各工序原始记录、称量均经过第二人复核 所有工艺参数都没有超出工艺规程规定的参数要求的限度范围 物料平衡及产率在可接受范围内 环境、人员监测符合规定的标准 产品已经出具合格的成品检验报告单 对偏差、变更是否执行相应的规程处理，处理结果是否符合要求 检验偏差是否执行OOS调查程序，处理结果是否符合要求质量管理部经理审核批生产记录、批包装记录、检验记录无误后，填写成品放行审核单连同成品检验报告书一并交质量受权人质量受权人对成品放行审核单与成品检验报告书进一步审核无误签名，方能放行，同时将成品放行审核交至QA主管QA主管成品放行审核单QA检查员发放同意放行牌；同时将成品放行审核单归入该批产品批档案 当公司购入的原辅料、包装材料，经质量管理部检验不符合公司质量标准时，可按下列程序处理。1.7不合格原辅料、包装材料管理QA检查员审核检验原始记录和不合格品报告单，对照物料出厂报告单，填写原辅料、包装材料质量评价表QA主管做出“拒绝使用”或“销毁”处理结论质量管理部经理审批签字QA检查员监督将不合格物料移至不合格品区并挂上“拒绝使用”或“销毁”标识牌 对“拒绝使用”的原辅料和包装材料由供应部及时联系供应商办理退货手续。在五个工作日内处理完成。 对于需要“销毁”的原辅材料（如标签和印有公司内容的包装材料）由供应部通知供应商，在QA检查员监督下销毁，填写不合格品台帐，并做好不合格品销毁记录。执行人和监毁人分别签字确认。1.8合理储存合理储存分类储存规定条件储存规定期限使用设施与养护分类储存物料须按其类别、性质、储存条件分类储存，避免相互影响和交叉污染。定义(1)常温、阴凉、冷藏及低湿等分开(2)固体、液体原料分开储存(3)挥发性物料避免污染其他物料(4)炮制、整理加工后的净药材与未加工、炮制的药材严格分开(5)特殊管理物料按相应规定储存和管理并立明显标志1.8.1分类储存规定条件储存物料储存必须确保与其相适宜的储存条件，来维持物料已形成的质量，此条件下物料相对稳定。定义（1）温度：冷藏：2～10℃；阴凉：20℃以下；常温：10～30℃；（2）相对湿度：一般为45%～75%，特殊要求按规定储存，如空心胶囊为35%~65%。（3）储存要求：遮光、干燥、密闭、通风等。1.8.2规定条件储存规定期限使用物料经过考察，在规定储存条件下一定时间内质量能保持相对稳定，当接近或超过这个期限时，物料趋于不稳定，甚至变质。这个期限为物料的使用期限。定义物料应按规定的使用期限储存，无规定使用期限的，其储存一般不超过3年，期满后应复验。对于已开启的物料，应通过稳定性考察、回顾性验证等来建立物料的复验期。药品有效期：经过药监部门批准的药品在规定储存条件下的允许使用期限，药品的销售使用不得超过有效期。注意：《药品管理法》规定，使用过期变质原料生产的药品按假药论处！销售超过有效期的药品按劣药论处！1.8.3规定期限使用设施与养护物料的储存既要避免影响物料原有质量，同时还要避免污染和交叉污染。对仓储设施环境进行维护和清洁，目的是保证物料的储存条件不对物料产生不良影响。定义仓储区要保持清洁和干燥。照明、通风等设施及温度、湿度的控制应符合储存要求并定期监测“五防”―防蝇、防虫、防鼠、防霉、防潮。储存区应有与生产规模相适应的面积和空间以存放物料、中间产品、待验品和成品，最大限度地减少差错和交叉污染　。“五距”―垛距、墙距、行距、顶距、灯距（热源）。根据物料性质定期检查养护，采取必要的措施预防或延缓其受潮、变质、分解等，对已发生变化的物料要及时处理避免污染其他物料。1.8.4设施与养护 根据中药材的性质、特点和仓贮条件，对在库原料应进行日常及定期的检查、保管、养护，并随时调整养护方法和保管措施。应切实保证贮存原料无潮湿、无霉变、无虫蛀、无鼠咬、无污染、无挥发、无破损、无燃爆。 具体注意事项：Ⅰ.按中药材本身的特性及不同的药用部位分类分区存放；Ⅱ.中药材的虫害防治。※在库中药材的保管、养护 对易虫蛀的药材应经常检查货垛四周有无虫丝、蛀粉，尤其是霉雨季和高温季节。 对易发霉、泛油药材应重点检查药材外包装是否受潮，检查怕潮的药材要着重其下层，同时要特别注意对货垛四周或接近墙壁易受潮部位的检查。高温多雨季节应增加检查频次。 对于含有挥发油的芳香性中药材包装要尽可能密闭，还要经常检查货垛内部是否发热或被闷蒸。 对易风化、潮解的药材应注意检查货垛四周的货色有无变形，包装是否潮湿，有无析出粉末。 易串味的药材应当设置专库（柜）存放。Ⅰ.在库中药材的分类储存 虫蛀的防治除应杜绝虫蛀药材入库、严把药材的质量关外，还因注意在高温多雨季节库房的干燥、通风和清洁卫生，要尽可能缩小库存量，加快货物的流通。 为了保证药材不受虫害的损失，必须定期和经常杀灭害虫。Ⅱ.中药材的虫害防治1.9有效追溯药品生产是物料加工转换成品的过程，药品质量基于物料，形成生产全过程。要保障和追溯药品质量就必须使整个物料管理系统能有效追溯。有效追溯物料的编码系统账卡物相符各档案相关性与可追溯物料的编码系统物料代码 凡是符合要求的原料、辅料、包装材料、中间产品、待包装产品及成品均应由与其相对应的物料代码或产品代码对其进行表示。 物料代码和产品代码应该能够明确的区分不同种类、不同性质的物料与产品。 每种物料或产品所对应的代码应该是唯一的。规定对每一物料的不同到货批次编制唯一的物料批号，使任何一具体批次的物料在企业的购进、验收、取样检验、储存、发放、使用等信息，通过批号联系起来，使物料便于识别、核对和追溯。物料批号产品批号用于识别“批”的一组数字或字母加数字。用以追溯和审核该批药品的生产历史。1.9.1物料的编码系统1.9.2帐卡物相符 账卡物是指物料总账、分类账、货位卡、实物。 账、卡、物相应信息必须始终保持一致，物料发放的同时应在货位卡上进行相应记录。货位卡建立了账和实物之间的联系，通过账、卡、物的核对，能及时有效地发现混淆和差错。货位卡不仅是货物的标志，还是追溯的重要凭据，物料去向的记载须注明将用于生产的产品名称和批号。 企业在实施GMP过程中，各种活动均需进行相应记录，形成各种档案，使能查询追溯相关资料信息。其中批档案可通过批号能将生产过程中所有相关的生产、质量、物料、设备、人员环境等信息链接起来，可真实地反应生产状况和追根溯源。 批档案可包括物料批档案和产品批档案。 物料批档案包括物料的购进、验收、储存、发放信批物料检验等信息；产品批档案包括产品的批生产记录、批包装记录、批检验记录、批监控记录和成品的发货销售记录等。 GMP规定：每批成品均应有销售记录。根据销售记录能追查每批药品的售出情况，必要时全部追回。1.9.3各档案相关性与可追溯 物料和仓储成本的控制核心是对库存量的控制，在不影响生产和市场销售的前提下，应尽量减少库存量。除了对库存量的控制之外，改善物料和仓储的管理体系，也可以卓有成效地节约成本，提高仓储的效率。2、物料库存管理2.1物料库存控制方法 运用ABC分析法优化库存量所谓ABC法则，是将库存中的物料根据数量和价值划分为A、B、C三个等级。其中，A类物品数量居少数，价值却为多数；B类物品数量居中，价值为中等；C类物品数量居多数，价值为少数。ABC法则是优化库存量的重要方法，物料仓储管理人员必须掌握ABC分析法。 FTF®动态库存量的控制方法动态库存量的控制方法，这种库存控制方法的核心就是：基于历史统计，科学安排生产，动态控制库存。 全面盘点：仓库盘存每年进行一次，由公司计划财务部会同计划物控部进行，填写盘存报告单，报总经理审批，计划财务部归档保存。 部分盘存：由计划物控部负责进行，每月一次，填写盘存报告单，并归档保存。 进出盘存：由仓库保管员负责进行，每次进出物料均进行相关物料的盘点，核对货位卡、总帐和分类帐，保证帐、卡、物一致。 物料盘存的主要内容：查明物资数量与帐、卡是否相符；查明有无积压物资；检查物资的质量有无变化；保管条件是否符合该物资的要求。2.2物料盘存管理3、物料管理质量改进 质量环（qualityloop）产品质量是在市场调查、开发、设计、计划、采购、生产、控制、检验、销售、服务、反馈等全过程中形成的，同时又在这个全过程中不断循环螺旋式提高，又称为质量进展螺旋。 物料管理是否可以采用PDCA循环进行改善？通过计划（plan）、执行（do）、检查（check）、分析（analyse）这四个步骤来对物料管理进行持续不断地循环改善。