2016年南京中医药大学各部门（院、系）-档案馆

2016年南京中医药大学各部门（院、系）-档案馆 2016年各类文件材料立卷归档 各部门、各院(系): 为了切实做好今年各类文件材料的立卷归档工作，确保我校在2015年各项工作中形成的文件材料完整、齐全的归档,提高案卷质量，现就有关事项通知如下: 一、立卷归档范围 (一)凡2015年元月1日至12月31日形成的对学校和社会有保存价值的各种载体的文件材料都要归档(对于跨年度的档案可以在活动结束后的下一年度归档)。各部门、各院(系)文件材料立卷归档的具体范围按照《南京中医药大学各类档案归档范围和保管期限》执行(南中医大办字【2014】1号)。 (二)立卷归档的文件材料包括纸质文件材料、电子文件材料和在学校重大活动中形成的照片、录音、录像以及各种奖状、证书、礼品、实物等。 二、立卷归档要求 (一)凡立卷归档的文件材料，各单位必须保证文件材料完整、齐全，以确保文件材料的准确性并能够全面反映本单位的工作情况。尤其是重大活动、重要会议、重点项目和重大创新、改革材料。 (二)各单位在文件材料立卷归档前应注意本单位处理、承办的上级来文和本单位起草、制发的相关文件及其附件的完整。譬如:1、 上报材料。对于各单位上报的各类材料，不仅要将上报的红头文件留存归档，尤其要注意将附件及其他相关的申报材料以及上级的批文一并归档，以便日后查考利用。2、网上发布的电子公文。随着网络的发展，上级部门有时直接将下发文件的电子版挂在主页上，而不再寄送纸质文件，这种情况下很容易造成文件漏归。因此请各单位归档人员在收集归档文件材料时，一定要求相关领导和工作人员将网上发布(未下发纸质文件)的涉及学校工作的上级来文打印出来，说明情况，加盖本单位公章后归档，防止此类文件漏归。 (三)凡立卷归档的各类文件材料都应是原件，复印件及传真件等一般不能作为归档材料。重要文件材料的印章、签名等要素要完整，各类文件用纸、书写墨迹等要、，以确保文件材料的有效性。 (四)各归档单位兼职档案员必须依据收发文登记及本部门的职能，将收集齐全的文件材料进行初始鉴定和系统排列，通过初始鉴定，剔除无保存价值和重复的文件材料，并根据学校工作查考和国家积累历史文化财富的需要，对需归档的文件材料按照永久、长期、短期划分保管期限。在同一保管期限内，按问题结合时间、重要程度排列文件材料，会议文件、统计报等成套性文件进行集中排列。 (五)各归档单位兼职档案员将本单位归档材料经过初步排列后，再经档案馆工作人员检查合格后，打印页号，通过档案管理系统录入档案案卷目录和文件卷内目录。在录入归档文件目录的同时，务必将其相应的电子文件全文(定稿)上传至档案管理系统，并在移交前核对是否与纸质文件一致。 三、归档时间: 由于学校新一轮全员聘任工作正在进行，部分人员存在着岗位变动等情况，因此为了保证文件材料的齐全和完整，请各部门、学院(系)抓紧对2015年需要归档的文件材料进行整理和交接。 希望各单位兼职档案人员按照档案馆的要求和具体安排，认真做好本单位各类文件材料的归档工作。对于归档中的疑难问题，可与档案馆工作人员联系。 附件:2016年南京中医药大学各部门(院、系)归档时间表 南京中医药大学档案馆 2016年3月30日 2016年南京中医药大学各部门(院、系)归档时间表 部 门 兼职档案员 归档时间 完成情况 党 办 王丽、王璐 3月30日-4月8日 校 办 樊广花 3月30日-4月8日 组织部 杨文美 4月22日-4月28日 统战部 顾立花 4月11日-4月15日 宣传部 薛洪汇 5月4日-5月11日 党 校 汪元平 4月11日-4月15日 纪检监察处 刁 佳 4月20日-4月26日 学生处 周 琼 4月22日-4月30日 保卫处 卢东霖 4月21日-4月28日 工 会 谈 玥 4月28日-5月8日 团 委 曹合社 5月9日-5月16日 人事处 李 敏 5月16日-5月25日 科技处 罗平、陈英杰 4月18日-4月25号 学科建设办公室 马新飞 4月21日-4月28日 教务处 孙 荪 4月11号-4月18号 教评中心 司群英 5月11号-5月16日 计财处 杨建宁 4月18日-4月22日 审计处 张 雷 5月20日-5月27日 后勤管理保障处 赵 柳 5月9日-5月13日 后勤服务总公司 国际合作与交流处 葛友志 5月5日-5月13日 资产与设备管理处 顾红宁 5月13日-5月19日 招投标办公室 翁 翎 5月20日-5月27日 产业处 王 颖 4月13日-4月17日 汉管办 朱媛玲 4月25日-4月29日 现教网络中心 王常华 5月9日-5月13日 基建处 毕继红 4月25日-4月29日 离退休 吴 妍 4月20号-4月25号 图书馆 张 云 4月25日-4月29日 体育部 戴红芳 4月6日-4月1日 研究生院 李 怡 5月5日-5月13日 继续教育学院 刘晓清 5月5日-5月13日 国教院 何 伶 5月5日-5月13日 文献研究所 陈晓天 4月15日-4月22日 基础医学院 徐卫民 4月13日-4月21日 一 临 祝晓鹂 4月22日-4月29日 二 临 陈素娟 5月5日-5月13日 药学院 李 玥 4月25号-5月6日 经贸管理学院 瞿丹凤 4月13日-4月21日 护理学院 徐 蕴 5月16日-5月23日 外国语学院 乔宁宁 4月23日-4月26日 信息技术学院 邱正国 5月5日-5月12日 心理学院 孙秀娟 5月9日-5月13日 人文与政治教育学院 郭建芳 5月9日-5月13日 翰林学院 朱美桥 5月16日-5月20日 校医院 张世蘋 4月25日-4月29日 江苏省中医药博物馆 刘 洪 5月26日-5月30日 注:归档材料不仅包括文书档案，还包括电子、声像、实物等档案。