县疾病预防控制机构档案管理办法

县疾病预防控制机构档案#管理办法# 西疾控〔2005〕17号 县疾病预防控制中心关于 印发《**县疾病预防控制机构档案管理办法》的通知 中心各科室: 档案管理是疾病预防控制业务管理的重要组成部分，加强档案管理有利于促进疾病预防控制工作规范化和科学化。为了进一步加强我县疾病预防控制工作档案管理，有效地保护和利用档案资料，促进疾病预防控制业务档案信息资源的开发利用，现印发《**县疾病预防控制机构档案管理办法》及相关制度，请遵照执行。 各科室可根据各自工作实际，参照《**县疾病预防控制机构档案管理办法》归档范围具体的分类方案，收集整理专业档案资料，经中心档案管理专业人员验收合格后归入中心档案 室，以保证档案资料的安全、完整和有效的开发利用。 附件:1、**县疾病预防控制机构档案管理办法 2、**县疾病预防控制中心文件材料分类方案、归案范围、保管期限表 3、档案管理制度 二00五年五月十日 —2— 附件1: **县疾病预防控制机构档案管理办法 为了加强全中心档案管理工作，推进档案管理工作规范化、科学化、化，更好地为疾病预防控制事业建设和发展服务。根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局、卫生部有关档案管理的规定，结合我中心疾病预防控制工作实际，制定本办法。 一、管理体制 (一)县疾病预防控制中心成立由分管领导为组长、档案管理人员、科室主任为成员的档案管理工作领导小组，负责档案管理工作领导，将档案管理纳入中心的重要议事日程和目标责任制管理。业务上接受上级档案管理部门、卫生行政部门和疾病预防控制机构的监督、检查和指导。 (二)中心内部各科室应在其办公室内设立与本机构工作相适应的综合档案室，专门负责中心内各科室形成的各种门类、载体的档案管理工作;在中心以及各科室中建立健全档案管理网络体系，并对其档案管理工作进行组织指导、监督和检查，以及考核评价。 (三)各门类、载体的档案实行集中统一管理。各科室内部所从事各种工作活动中形成的各种载体的文件材料必须按照规定向中心综合档案室移交。 —3— (四)各科室应配备政治素质好、责任心强、熟悉疾病预防控制业务的人员负责档案管理工作，并保持人员的相对稳定;档案管理人员应经专业培训合格后持证止岗。 二、管理方法 (一)档案工作应纳入县疾控中心发展计划、年度目标与计划管理，并保证必要的档案工作专项经费。 (二)文件材料的形成、积累、整理、归档工作应纳入县疾控中心内部科室以及人员岗位的年度目标责任制考核，与奖惩挂钩。 (三)县疾控中心的档案工作与本单位各项工作实行布置、检查、总结、验收“四同步”管理。即下达计划任务同时提出文件材料的归档要求;检查计划进度同时检查文件材料的形成情况;评审鉴定成果的同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核、评先、评优等，由档案室同时出具证明材料。 (四)县疾控中心的专职档案人员参加本单位规划、计划的制定和论证，参加单位重大专题工作会议和学术会议、参加科研课题鉴定、参加大型仪器设备的开箱验收、参加基建工程的竣工验收。 三、业务建设 (一)县疾控中心的综合档案室要切实加强档案工作的业务建设。制定有档案接收、整理、修改、补充、保管、供阅、 —4— 保密、统计、鉴定销毁、库房管理、利用等制度，并严格执行。 (二)结合疾控中心实际情况，制定本单位分类方案、归档范围、保管期限表(“三合一”制度)。分类合理、归档范围完整，保管期限准确。 (三)各类档案的管理符合有关规定和规范的要求，其中科技档案达到国家标准《科技档案卷构成的一般要求》。 (四)有适应本单位工作发展的档案专用库房、办公室和阅览室。配置铁制档案柜或密集架，装具符合国家标准，满足工作需要。 (五)做好档案的安全保护，档案库房配有灭火器、空调机、去湿机等防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防虫、防有害气体等措施。 (六)使用计算机管理档案，配备档案工作专用计算机，能进行档案检索、统计、数据对比分析等工作。 四、归档范围 (一)党政综合管理类 凡是党政工青团，包括行政后勤、综合管理和临时机构形成的具有保存价值的收文(电)和内部形成的会议文件、会议纪要、重要电话记录、各类统计报表、出版物原稿和样本、信息、简报等文件材料以及反映本单位工作活动的照片、录音带、录相带及电子文件、电子档案等均应立卷归档。 (二)疾病预防与控制 —5— ?各种疾病预防控制的法律、法规、标准及各项规章制度。 ?各种传染病、慢性非传染性疾病、地方病、寄生虫病、职业卫生及职业病流行报告、防治方案、规划、计划、总结，流行趋势预测，暴发流行调查处理，首例、末例及重要病例的个案调查，疫源检索，防治效果评价等材料。 ?免疫预防基本情况，有关规划、计划、总结和报告;免疫水平监测及效果评价，异常反应、接种事故处理和免疫针对性疾病预防控制材料;生物制品计划，冷链设备及管理材料。 ?各类危害健康因素的卫生监测结果、总结，病原学及血清学监测总结分析，实验室质量控制及各类认可、认证、许可申报及批复，预防性体检计划、总结及有关开展项目专题材料，食品与营养卫生调查、环境卫生学调查、学生常见病防治及生长发育调查计划、总结、报表及分析，监测材料、监测数据材料。 ?病媒生物预防控制专题计划、监测(实验)数据、图表、实物标本及总结。其中监测(实验)数据、实物标本，由科室立卷归档保存。 ?职业卫生及职业病调查等专题调查方案、职业病患者个案调查、急性职业中毒等资料，职业病事故发生情况统计分析、总结，接触职业危害人群职业健康体检的受检率、年检覆盖率、职业病或疑似职业病的检出率、诊断数、患病率统计、分析材料。 —6— ?各类暴发疫情调查处理、中毒、污染事故基本情况、调查处理及救灾防病原始记录、报告、总结等材料。 ?各类传染病暴发流行防治工作记事、专业统计报表等材料。 ?健康教育与健康促进及行为干预的规划、计划、方案及总结等材料。 (三)科学研究类 ?课题研究设计书、任务书、说明书、选题报告、工作方案等。 ?科研、专著原稿、研究工作报告和阶段性工作小结、处终总结报告、最后总结报告、成果鉴定书、鉴定会评议记录，推广使用报告、成果奖励文件、发明申请书、发明评议书、发明证书、发明奖励及研究项目的修订或撤销等文件。 ?成果推广材料、技术转让、申请专利的全套材料。 ?协作项目协议书、合同书等及属本单位承担研究部分的原始材料、成果鉴定书、论文、总结报告等。 ?调查、考察报告、实验、分析、测试、观测的各种原始记录和数据，或经过整理的计算数据，各种稀有实物、标本、样品等。 ?研究过程中产生的图表、照片、幻灯片、录相带、电影胶片、座标图等。 (四)基建工程类 —7— ?计划任务书、合同、协议书、及批准文件等材料。 ?选址报告、工程、水文、气象、地质等基础材料。 ?初步设计、技术设计、施工安装设计图纸、说明书及设计修改变更材料。 ?工程概算、预算、决算。 ?施工管理文件、质量监理文件。 ?全套竣工图纸、验收报告、竣工总结(报告)。 ?工程改建、扩建及维修、使用中变更的图纸及有关材料。 (五)教育培训类 各类培训班的通知、课程安排、各种教材、讲义学员名册、成绩单、结业证明、小结、总结等。 (六)出版物类 ?本单位编辑出版的资料汇编、样本、原稿。 ?本单位科技人员参与编写的著作样本。 (七)仪器设备类 ?仪器设备购置计划、论证报告、合同、协议书等。 ?随机文件材料，如安装、调试、图纸、说明书、操作规程、合格证书、装箱清单等。 ?安装、调试及验收记录、报告。 ?运行使用过程中的实效记录，大、中维修记录，事故记录及处理报告等。 ?仪器报废的技术鉴定材料、报告及上报主管单位的批 —8— 件。 (八)会计类 会计报表、帐簿、凭证按财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行。 (九)声像类 ?本单位召开的重要会议和重要活动形成的声像材料。 ?各项疾病预防与控制、各类监测、健康教育、疫情处理、重大中毒、事故应急处理及救灾防病中形成的声像材料。 ?外事活动中形成的声像材料。 ?获国家、部、省、市、县级奖励的声像材料。 ?重大建筑工程基地的原貌、奠基仪式;竣工落成典礼及实施过程中解决重大问题形成的声像材料。 ?主要职能活动和其他具有长期保存价值的声像材料。 (十)实物类 ?各类奖状、荣誉证书、奖牌等荣誉材料; ?重大活动的纪念品及其有保存价值的赠品; ?本单位的房屋所有权证、土地使用权证、法人证书、法人代码证书等重要证明类材料; ?本单位及各部门所获业务等级的证明材料及各类资质证书; ?各类标本、菌、毒种目录; ?其他具有保存价值的实物。 —9— (十一)电子文件 ?电子文件归档，其内容依据县疾病预防控制中心有关的归档范围执行; ?有关的衍生信息，即电子文件签署、审核、加密及软硬件环境等信息记录; ?必要的相关的支持软件及有关元数据等。 五、归档时间与责任部门 1、参加会议、外出培训的材料，由承办科室收集整理及时交综合档案室归卷，一般不超过一个月。文件材料的立卷归档工作应在次年5,6月完成。 2、科研课题形成的文件材料，在课题完成的两个月内，由课题负责人收集整理，移交综合档案室归档。 3、基建项目形成的文件材料，由本单位基建管理部门负责收集，在竣工后两个月内移交综合档案室。 4、设备仪器档案，价值在1万元以上的，开箱时，由单位专职档案员和资产管理员共同登记造册，安装使用后一个月内，由资产管理员负责收集整理，移交综合档案室归档，1万元以下的开箱时，由资产管理员登记造册，安装使用后一个月，由本单位资产管理部门归档保存，年终向综合档案室交仪器设备档案目录。 5、本单位各科室及个人编辑出版的专题汇编、专著、译著、科普著作等。样本应在出版后一个月内交综合档案室存档。 —10— 6、专业人员档案，由本单位人事管理部门负责收集、整理、保管和移交。 7、反映本单位工作及业务活动声像档案等材料，由有关科室集中整理附说明，于活动结束半月内交综合档案室归档。 8、本单位各种实物档案，由有关科室或个人及时交综合档案室登记，集体奖品和个人获奖影印件由档案室归档保存。 9、会计档案，由财务科负责整理，在科室保存一年后，向综合档案室移交。 六、保管期限 1、凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，具有长期利用价值的档案列为永久保管。包括本单位制定的政策性文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、计划、总结、综合统计报表、机构设置与演变、人事任免、干部奖惩、上级机关颁发的属于本单位主管业务并需要贯彻执行的指示、批示、讲话等，非直属上级机关针对本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。 2、凡是在相当长时间内需要查考的档案列为长期保管，保管期限为十六至五十年。包括单位一般工作问题、一般会议的主要材料、人事管理工作形成的文件，本单位各科室材料，上级机关普发的方针政策性的需要贯彻执行的文件，如工改方案、干部退职、退休待遇标准等，基层疾控机构的年度工作总结，统计报表，重要季报表等。 —11— 3、凡是在较短时间内需要查考的各种文件材料列为短期保管，保管期限为三至十五年。如一般事务性的文件材料、临时简报、季、月报表，基层的一般性报告、计划、专业学习班、培训班、上级机关或同级机关颁发的非本单位主要业务但需贯彻执行的文件材料，上级机关普发的参考性文件等。 七、整理原则及方法 1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用的原则。 2、归档文件按“件”进行装订。各业务产生的工作资料属文书档案，应以“件”为单位整理。 3、分类:归档文件一般采用“年度——机构(问题)——保管期限”的三级分类方法进行分类。 4、排列:归档文件在同一保管期限下(即分类方案的最低一级类目内)进行，同一保管期限的文件，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。短期保管的文件可按办事完毕、归档的先后顺序排列。 ?永久和长期卷混合排序，短期卷单独排序。 ?各门类档案均按年度—问题排列。 5、编号:归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，并以归档章的形式在归档文件上注明。归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处都可以。 ?编号的方法:归档文件在同一保管期限内、同一问题下 —12— 从“1”开始逐件编流水号，永久和长期保管的档案可从“1”开始混编成一个流水号，编号时永久集中在前，长期在后。 ?短期保存的档案，可从“1”开始另编一个流水号。 ?编号时应遵循不重、不缺、不变、不烦琐、不留空号的原则。 6、科技档案管理—设备、基建、科研档案，按照《科技事业档案案卷构成的一般要求》执行。 7、会计档案的分类、组卷、保管期限、编号等按财政部、国家档案局《会计档案管理办法》、《湖北省会计档案管理实施办法》执行。 8、其它声像、电子、实物文件材料的整理，按照非纸质文件整理方法整理。 八、信息的开发利用 1、疾控机构档案管理专职人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解本单位各项业务工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。 2、健全档案检索体系，档案室要编制全宗介绍、案卷目录、专题目录、计算机等各种检索工具，逐步使用现代化管理手段，提高档案利用率。 3、积极扩展档案编研工作，编写组织沿革，大事记，文件汇编，单位基础数字汇集等材料。 4、档案部门积极与疾控机构各业务部配合，开展深存次的编研材料。如进行各项检测数据统计及分析，中毒、事故的统计及分析等。 5、加强本单位档案利用效果反馈，编制档案利用效果典 —13— 型事例汇编。 九、奖惩 1、在档案事业发展中作出突出贡献的单位或个人给予奖励。 2、对违反《档案法》《湖北省档案管理条例》有下列行为之一的，给予通报批评;或者报主管部门对单位负责人和直接责任人给予行政处分;情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任: ?不按规定规档或者不集中管理档案的; ?不按规定移交档案的; ?不按规定进行档案登记的; ?未按规定进行上岗培训、取得岗位资格证书从事档案工作的; ?重点建设工程、科学技术研究、设备更新改造项目等未经档案验收或者档案验收不合格的; ?损毁、丢失属于国家所有的档案的; ?擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案，或者非国家所有但应当保密的档案的; ?涂改、伪造档案的; ?擅自出卖、转让档案或者倒卖档案牟利的; ?违反规定从事档案中介服务活动的; ?违反档案出境有关规定的。 —14— 附件2: **县疾病预防控制中心文件材料分类方案、 归档范围、保管期限表 分类方案 归档范围 保管期限 种类 类别 1、省、市、县卫生局、疾控中心关于党建、思想政治、 理论学习工作的计划、总结、报告、决定、通知。 长期 2、县委组织部、卫生局关于县疾控中心党委领导班子任 命、组织建设、接收新党员、党员转正或取消党员资永久 格的通知、决定以及党组织介绍信。 3、县疾控中心支部重要会议材料、会议记录、纪要、党 组织及干部年报、花名册。 永久 4、县委组织部、纪委、疾控中心关于党员干部审查、处 分、复查、党籍、党龄处理及调查报告、结论、批复、 通知、通报。 永久 5、市县卫生厅(局)、疾控中心关于党风廉政建设、纪 检监察、行风评议、精神文明、综合治理、计划生育、 普法教育工作的通知、计划、总结及党费收据存根 长期 (一)6、省市卫生厅、局、疾控中心关于县疾控中心机构设置、 党 人员编制、启用印章及主要领导任免、省部级表彰的永久 群 通知、决定、批复、请求。 工 7、县委组织部、人事局、疾控中心关于股室干部任免、 作 市级以下表彰、录用干部、专业技术职务评聘、工资 类 改革、执业医师、护师、药师等考试工作、通知、通 一 报、批复、决定等。 长期 文 8、省、市、县卫生局、疾控中心关于劳动人事、科研培 书 训、人员继续教育、规划、计划、总结等文件材料。 长期 文 9、上级机关和本中心关于本中心成立工会、青团、妇联、 件 学会的批复、请示 永久 材 10、县工会、青团、疾控中心工会关于工会、青团、妇 料联、学会工作的通知、决定、计划、总结。 长期 (W) 11、本中心关于职代会、团代会、学会的通知、名单、 报告、决议、选举结果、领导讲话、会议发言材料 永久 12、县疾控中心关于处理来信来访的意见、结论 (1) 省部级领导批示的、有重要处理结果的 长期 (2) 不重要的、无处理结果的 短期 9、 全省、全市卫生工作会议、疾病控制工作会议及全 县卫生工作会议文件材料 长期 10、 全县疾病控制工作会议文件材料 永久 11、 省、市卫生厅(局)、疾控中心、县卫生局关于卫生、 (二)疾控工作通知、规划、计划、总结。 长期 综 12、 县政府、卫生局、疾控中心关于疾控工作通知、意 合 见、规划、计划、总结、行政会议记录、大事记、组织沿 管 革、综合性年报。 永久 理 13、 省、市卫生厅、局、疾控中心有关部门关于财务管 类 理、世行贷款、物价、基建工作通知、计划、批复等。 长期 14、 省市县卫生厅、局、疾控中心关于质量计量认证工 作通知、计划、总结等。 长期 15、 县疾控中心编印的信息、简报、情况反映; 长期 16、 上级机关编印的信息、简报、情况反映; 短期 —15— 分类方案 归档范围 保管期限 种类 类别 17、 市县卫生厅局、疾控中心关于急性传染病、寄生虫永、长 病防治工作规划、计划、标准、法规、条例、规定细则、 (三)监测资料、总结等。 急 18、 本中心关于传染病监测、专题调查报告、总结、报永久 性 表、疫情年度分析、疫情简报、漏报调查资料。 传 19、 县疾控中心关于疾病监测点形成的材料，包括监测永久 染 数据、监测点记录、实验数据等重大疫情调查处理资料。 病 20、 省市县卫生厅局、疾控中心关于召开传染病、寄生长、短 类 虫病防治会议、培训班通知、代表名单、报告、总结、 交流材料等。 21、 市县卫生厅局、疾控中心关于艾滋病、性病防治工 (四)作规划、计划、标准、法规、条例、规定细则、监测资永、长 艾 料、总结等。 滋 22、 县疾控中心关于艾滋病、性病监测、专题调查报告、 病 个案、总结、年报表。 永久 性 23、 县疾控中心和乡镇防保机构关于开展艾滋病、性病 一 病 高危人群感染率专题调查、哨点监测、区域监测等材料。 长、短 文 防 24、 省市县卫生厅局、疾控中心召开艾滋病、性病防治 书 治 会议、培训班的通知、代表名单、报告、总结、交流材长、短 文 类 料等。 件 25、 市县卫生厅局、疾控中心关于结核病、麻风病防治永、长 材 (五)工作规划、计划、标准、法规、条例、规定细则、监测 料 慢 资料、总结、专题调查报告、年报表等。 (W) 性 26、 县疾控中心关于结核病、麻风病季、月报表、电子长期 传 报表、结核病防治信息。 染 27、 省市县卫生厅局、疾控中心召开的结核病、麻风病长、短 病 工作会议通知、日程安排、名册、内容、总结。 类 28、 省市县卫生厅、疾控中心结核病病案等。 长期 29、 县卫生厅局、疾控中心关于计划免疫工作规划、办永、长 法、规程、标准、条例、规定、方案、计划、总结。 30、 疾控中心关于异常反应及事故处理、专题调查报告、 (六)汇报等。 永久 免 31、 省市县卫生厅局、疾控中心关于生物制品、 疫 管理制度、疫苗使用情况的报表。 长、短 预 32、 县疾控中心强化免疫工作报表等材料。 长期 防 33、 省、市、县卫生厅、局、疾控中心召开计划免疫工 类 作会议材料的通知、日程表、代表名单、报告、总结、 纪要、培训小结等材料 长、短 —16— 分类方案 归档范围 保管期限 种类 类别 34、 市县卫生厅局、疾控中心关于消毒与病媒生物控制工 作的规范、办法、标准、条例、方案、计划、总结、年报 表。 永、长 (七)35、 县疾控中心对医学昆虫、动物的专题调查监测材料; 消 对消毒、杀虫、灭鼠相关产品基本情况调查统计材料。 长期 毒 36、 县疾控中心对医疗托幼机构及旧衣物的消毒效果监 病 测数据、报表、专题报告、总结等; 长期 控 37、 县疾控中心对一次性使用的医疗、卫生用品卫生质量 类 监测、消杀药械产品的鉴定、审批等材料。 长期 38、 省、市、县卫生厅、局、疾控中心关于召开消杀灭工 作会议、培训班的通知、讲话、代表名册、决议等材料。 长、短 39、 市县卫生厅、局、疾控中心关于地方病防治工作的意永、长 (八)见、通知、规定、计划、监测资料、总结等。 地 40、 县疾控中心关于地方病控制监测数据、方案、专题调永、长 方 查报告、总结、年报表。 病 41、 省、市、县卫生厅、局、疾控中心召开的地方病防治长、短 类 工作会议培训班的通知、日程表、代表名单、报告、总结、 纪要等。 一 文 42、 市县卫生厅局、疾控中心关于慢性非传染病工作的通 书 (九)知、条例、规定、计划、总结、年报表。 永、长 文 慢性 43、 省市县卫生厅局、疾控中心召开的慢性非传染性疾病 件 非传 防治工作会议的通知、日程表、代表名单、报告、总结纪长、短 材 染病 要、培训内容等材料。 料类 (W) 44、 市县卫生厅、局、疾控中心及县疾控中心关于卫生监 测工作的通知、法规、办法、规定、标准、方案、工作程永、长 (十) 卫 序等。 生 45、 县疾控中心进行预防性、经常性卫生监测、从业人员长、短 检查形成的报告、报表、评价等原始材料。 监 46、 省市县卫生厅、局、疾控中心召开的卫生监测工作会长、短 测 议的通知、日程表、代表名单、报告、总结纪要等材料。 类 47、 市县卫生厅局关于健康教育工作的规划、规定、方案、长期 通知。 48、 县疾控中心关于健康教育工作规划、计划、总结。 永、长 (十一)49、 县疾控中心开展健康教育调查研究设计、效果评价的 健 原始资料、总结、报告、论著。 永、长 康 50、 县疾控中心自制的各种文字、声像、图片、出版物及 教 卫生宣健科普读物、宣传材料。 长期 育 51、 本中心关于重点健康教育人群情况的调查记录、分析 类 数据。 长、短 52、 上级机关和本中心召开的健康教育工作会议通知、内 容、名册、小结及会议文件材料 —17— 分类方案 保 管 归 档 范 围 期 限 种类 类别 1、原始凭证 15年 凭证类2、记帐凭证 15年 (Zkp) Zk 3、汇总凭证 15年 1、总帐(包括日记总帐) 15年 帐 5、明细帐 15年 6、日记帐 15年 簿 会 7、现金和银行存款日记帐 25年 固定资产报类 8、固定资产卡片 废后存5年 (Zkz) 9、其他辅助帐簿 15年 计 财 1、县疾控中心年度财务报告(决算年报) 永久 务 2、县疾控中心所属单位决算年报。 永久 报 3、县疾控中心及所属单位月、季、半年报表。 15年 档 告 类 4、县疾控中心及汇总所属单日报、旬报表。 5年 (Zkb) 1、会计档案保管清册 永久 其 案 2、会计档案销毁清册 永久 3、会计移交清册 15年 它 4、银行余额调节表 5年 (Zkq) 5、银行对账单 5年 1、县疾控中心某项科研项目申报、开发、立项、承担研究(研 科 究准备阶段)的报告、批复、计划书、委托书、协议、方永久 K 案。 2、县疾控中心某项科研项目研究试验(阶段)的原始记录、科 永久 研 报告、图纸、报表。 3、县疾控中心某项科研项目总结、鉴定、验收(阶段)的总技 永久 结、报告、论文及相关材料。 类 4、县疾控中心某项科研项目成果奖励、申请专利(阶段)的档 永久 申报审批材料、报告、总结、证书。 5、县疾控中心某项科研项目推广应用(阶段)的方案、总结、案 (Kk) 永久 意见、证明材料。 —18— 分类方案 保 管 归 档 范 围 期 限 种类 类别 1、县疾控中心某项基建工程可行性研究、评估、设计、永久 计划的建设书、批复、报告、任务书。 2、县疾控中心某项基建工程地质、地理基础勘察、测验永久 报告、记录、预算书。 3、县疾控中心某项基建工程技术、规划、施工图纸等设永久 计的方案、图纸等。 基 4、县疾控中心某项基建工程征用土地、拆迁补偿、承发 包城建、环保、消防等准建及竣工后办理的房地产所永久 建 K 有权证书、红线图、协议书、合同。 5、县疾控中心某项基建工程土建、主体工程、配套工程类 永久 科 施工、设计变更的方案、记录报告等。 6、县疾控中心某项基建工程竣工后验收的报告、竣工图、(Kj) 永久 技 决算书。 7、县疾控中心某项基建工程在使用维修中形成的文件材 档 料。 (1) 重要的 永久 案 (2)一般性的 短期 1、县疾控中心某所设备购置(获得)凭据、出厂合格证、 装箱单、开箱记录、工具单、图纸、说明书、安装调 设 试、验收记录等。 备 (1)大、中型的或使用期在十五年以上的 长期 类 (2)一般的 短期 (Ks) 2、县疾控中心某所设备在使用检修中形成的文件材料。 短期 1、县疾控中心出席上级机关召开的重要会议或表彰会的 领导、劳模、先进工作者的肖像照、合影、底片。 (1)省、部级以上的 永久 (2)市级以下的 长期 照 2、记录县疾控中心重大事件、事故、灾害和造成重大影 S 永久 响的民事、刑事、经济案件的照片、底片。 片 3、上级领导来县疾控中心检查批示工作的照片、底片。 长期 声 (Sz) 4、县疾控中心在重要工作、活动中形成的照片、底片。 长期 像 5、其它有保存价值的照片、底片。 长期 档 6、省、部级以上领导来县疾控中心的重要讲话录音。 案 长期 录音7、县疾控中心重要会议和活动的现场录音。 长期 (Sy) 8、有关部门协录的宣传县疾控中心工作的录音。 长期 —19— 分类方案 保 管 归 档 范 围 期 限 种类 类别 9、县疾控中心重要会议、重大活动的录像。 永久 S 录 10、上级机关下发或要求反馈县疾控中心工作的重要录长期 声 像。 像 像 11、县疾控中心有关电视台的宣传、记录、介绍县疾控档 中心工作而制作的录像带、影碟。 案 (Sx) (1)大型的、重复的 永久 (2)一般性的 长期 D 根据磁盘记录、保存的信息内容，参照“文书”档案拟磁盘(Dc) 电 写题名、划分保管期限和归档保管。 子 档 县疾控中心各种数据备份、计算机使用程序，运用软件。 光盘(Dg) 案 县疾控中心获得的各种评选表彰及资质证书、奖杯、奖 奖 牌、奖章、锦旗等。 Sw 品 (1)省、部级以上的 永久 (Swj) 实 (2)市级以下的 长期 印章 县疾控中心废止使用的各种印章。 物 永久 (Swy) 上级领导、社会名流来县疾控中心参观、考察工作及 档 县疾控中心开展有关活动形成的字画。 字画 (1)省、部级以上领导的、全国著名人士的 (Swz) 案 永久 (2)一般的 长期 —20— 附件3: 档案综合管理制度 (一)档案工作分管领导责任制 1、负责《档案法》的贯彻实施，组织开展全局档案管理工作。 2、负责将档案工作纳入机关管理制度化、现代化的系列发展规划。 3、负责审定档案收集、整理、归档方案，负责档案销毁把关。 4、负责建立、健全、修订、完善档案管理制度及执行制度的保证体系。 5、负责监督、检查、协调档案管理工作中的有关问题。 6、负责档案管理的全面工作，确保档案管理工作走上新台阶。 (二)办公室主任档案管理责任制 1、负责档案管理组织建设，促进全局网络体系的形成。 2、组织档案人员学习政治、业务，提高档案管理专业水 平。 3、拟定档案管理工作方法，检查督办档案工作。 4、协调各科室关系，督促提供档案资料。 —21— 5、指导档案收集、整理、立卷、归档，严把档案销毁关。 6、负责把关文印管理，保证档案材料质量。 7、支持档案管理人员做好档案利用工作，努力提高查阅 率和利用率。 8、 协助档案管理人员整理、编写单位大事记。 9、完成单位领导交办的有关档案管理的其他事宜。 (三)档案立卷归档制度 1、按照《中华人民共和国档案法》及市、县财政局有关规定，各办公室应按时将应归档案、材料全部移交综合档案室，实行集中统一管理，任何单位和个人不得据为己有。 2、向综合档案室移交必须齐全完整，内在质量必须符合要求。本所产生的文件材料打印完毕后，正文与底稿一并交综合档案室集中保管，向上级的请示和上级的批复、上级文件与处理结果、转发件与原件必须同时移交。同一项工作活动中产生的各种形式的文字材料不得分散。起草和签发文件不得使用三色笔。声像档案必须标注文字说明。 3、按规定时间向综合档案移交档案，即:各种文书档案在次年的三月份开始整理移交，五月底全部移交完毕。会计档案可在年度决算后的第二年六月底以前移交。基建档应竣工结算完毕后及时移交，声像档案在每次活动结束后一个月内移交。 —22— 4、在移交档案时，必须建立档案移交手续，填写《案卷接收移交登记薄》，由双方签字。 5、对项目的评估、论证、申报、批复过程中形成的档案，在项目完成后六个月内移交综合档案室归档。 6、综合档案室应及时对收集的档案进行科学的分类、立卷、编目，档案管理质量要达到省、市有关规定标准要求。 (四)机关档案管理人员岗位责任制 1、认真学习、宣传、执行《档案法》、《湖北省档案管理条例》以及党和国家对档案工作的方针、政策。 2、热爱档案工作，忠于职守，遵守纪律，刻苦钻研业务，具备专业知识，并经培训考核取得资格证书。 3、负责本单位的档案工作，并对档案工作进行监督、检查和指导。 4、按照国家有关规定，加强档案的接收、整理、保管，防止档案损毁、散失和泄密。 5、根据本单位工作特点，积极编制档案参考资料和检索工具。 6、积极提供利用服务，大力开发档案资源。严格履行档案查、借阅制度。 7、根据有关档案业务规章，认真做好档案的统计、分析、鉴定、销毁、移交等工作。 —23— (五)机关档案兼职管理人员岗位责任制 1、认真学习、宣传、执行《档案法》、《保密法》以及党和国家对档案工作的指示、规定和制度。 2、严格按照文书处理程序和归档范围，对本办公室产生的文件材料向档案室移交，保证文件材料齐全、完整、规范。 3、负责到档案室借阅档案，并做好档案利用效果登记及反馈工作。 4、一般文件材料随借随还，如需长期借阅，第二年二月份以前交档案室。会计档案隔年交一次。 5、积极参与档案的鉴定、销毁工作。 6、完成档案室交办的其他工作。 (六)档案保密制度 1、认真学习、宣传、执行《保密法》。 2、涉密档案资料密级的划分、变更必须按照国家有关规定办理。 3、涉密的档案资料在档案库号中应根据不同情况予以重点保管。 4、严格遵守档案资料涉密、转让、出卖审批制度。 5、严格执行涉密档案资料的查、借阅审批手续，未经有关部门或分管领导批准，不得擅自复制、拍照和摘要、公布，更不得带出阅览室。 —24— 6、本单位确因工作需要，需带涉密档案资料外出时，须经有关部门或分管领导批准，并采取必要的安全措施。 7、严格遵守保密制度，不得利用职权擅自扩大重要档案的利用范围，严禁非工作人员翻阅。 8、对因工作失职或疏忽造成泄密的，依法追究相关责任人的责任。 (七)档案保管制度 1、本单位在职务活动中形成的文件材料，按照国家规定，由文书部门或业务部门收集齐全，整理立卷，交本单位档案机构或档案人员统一管理，任何部门或个人不得拒绝归档。 2、严禁无关人员进入档案库房。 3、根据《湖北省档案库房技术管理实施细则》的规定，加强库房温湿度、照明及安全管理，切实做好虫、霉、火、尘、鼠的防治工作。 4、档案必须排列整齐、有序，并定期检查室内档案资料，发现问题后要及时采取抢救措施。 5、做好档案的移交工作，严格履行档案交接手续。 6、认真做好档案的鉴定、销毁工作，严格按照有关规定开展档案销毁业务。 7、切实采取一切有效措施，维护档案的安全、完整，并最大限度地延长档案寿命。 —25— 8、对因保管不善，造成档案损毁、丢失、泄密的，要依法追究有关责任人的相应责任。 (八)档案鉴定销毁制度 1、鉴定保管期满的档案，由本单位档案管理人员与各业务部门的负责人共同组织成鉴定小组，在单位管理档案工作负责人的领导下定期进行，准确判定档案的存或毁。 2、对保管期满档案的鉴定，由档案管理人员提出申请，经单位鉴定小组逐卷、逐件审核，提出存、毁意见，并逐卷登记造册，写出书面鉴定报告，报本单位领导和主管部门批准。 3、对已经核准销毁的档案，要由二人在指定地地点按指定方式及数量监销，并在销毁清册上签字。 4、核准销毁的档案销毁后，要在相应的档案目录和台账内注明“销毁”二字。 5、档案销毁清册本单位存档一份，并抄报主管部门份备案。 6、未经法定程序鉴定的档案，任何人不得以任何借口擅自销毁或出售。 (九)档案利用制度 1、凡利用本单位收藏档案者，必须认真填写查、借阅登记薄。 —26— 2、非本单位的中华人民共和国公民或组织持有介绍信、工作证、身份证等合法证明，并经本单位分管领导或有关部门批准，可以利用不涉密档案。具有正当的目的和理由，并经本单位分管领导批准，也可以利用没开放的涉密档案。 3、本单位收藏档案原则上不外借，利用者可在阅览室借阅，特殊情况需要外借时，必须经分管领导批准，并办理外借手续，借阅完毕后及时归还档案室。 4、档案利用者必须爱护档案，严禁在档案上划杠、打圈、涂抹，甚至篡改、抽取、拆散档案，否则将按档案法的有关规定依法追究相应责任。 5、档案利用者未经本单位同意，不得擅自公布档案内容。 6、档案工作人员要热情接待利用者，准确迅速地调出利用者所需档案，同时要认真及时收集利用效果。 (十)档案统计制度 1、把统计工作作为一项经常性的工作，纳入日常工作轨道。 2、统计工作由档案专职管理人员负责，统计人员要熟悉统计知识和档案业务知识。 3、统计人员负责制订和修订统计表册，填报统计数据，做好统计分析，管好统计资料。 4、各办公室要配合统计人员，做好各种登记工作，积极 —27— 提供有关数据，协助统计人员填写各种表册。 5、统计数据要准确无误，符合客观事实，不得弄虚作假。 6、统计表册字迹工整，书面整洁，避免误填、漏填和错填。 7、需上报的统计表册、数据，要经分管领导审核同意后及时上报，不得延误报送时间。 8、统计人员要妥善保管已填好的统计表册，及时归档，严防丢失泄密。 (十一)档案管理“三纳入”“四参加”“四同步”制度 1、“三纳入” ?档案管理纳入中心、科室年度工作计划和中长期规划与业务管理同步发展。 ?档案工作由中心主要领导分管，并纳入领导班子议事日程。 ?档案管理纳入中心科室目标管理责任制和岗位责任制，与考核奖惩挂钩。 2、“四参加” ?档案管理人员参加中心计划、规划的制订和论证。 ?档案管理人员参加中心学术委员会会议，参与科研课题鉴定。 ?万元以上仪器设备开箱验收必须有档案人员参加并签字。 ?档案人员参加单位的基建工程竣工验收。 —28— 3、“四同步” ?中心科室下达工作计划、任务同时提出文件材料的归档要求。 ?检查计划进度同时检查文件材料的形成情况。 ?评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况。 ?上报登记和评审科技成果以及科技人员提职考核、评先评优，档案室同时出具专题归档情况证明材料。 (十二)档案收集管理制度 1、凡本中心工作活动中形成能够反映疾病预防控制工作主要职能和历史面貌，具有保存价值的文件材料，均应立卷归档。 2、各科室办理完毕属归档范围的文字材料、报表等，专、兼职档案员及时收集、立卷。 3、档案资料必须按立卷归档范围，将应归档的文件材料全部收集，并注意保持文件之间的历史联系，做到齐全完整。 4、按要求进行分类、立卷和编号、编写卷内文件目录。 5、每年3,4月份各科室向档案室移交上年度档案。 6、各类档案由中心综合档案室集中统一管理。 (十三)档案接收、整理制度 —29— 1、各科室向档案室移交的档案应该收集齐全，符合数量和质量的要求。做到分类清楚、立卷规范、卷内文件排列合理，目录填写完整，备考有卷内情况说明。 2、档案室在接收档案时，应对案卷质量、卷内文件材料质量、案卷的完整性、真实性进行审查，不符合入档、入库要求的退回责任科室改正。 3、每年4月份接收各科室上年度档案资料，财务档案隔年移交档案室。 4、接收案卷资料时性质认真填写移交目录。 5、档案室分门别类进行编目、封面填写、装具、上架。 (十四)档案修改、补充制度 1、为了保证档案的真实和完整，已归档立卷的文件、图纸不得随意更改和补充。 2、确需更改、补充的档案材料，必须经档案鉴定小组对其必要性进行鉴定，并经档案领导小组批签更改单，方可更改和补充。 3、凡需更改、补充的文件、嵊纸，需注明修改、补充原因和修改、补充时间，经修改、补充人签字，方可立卷入卷内。 4、修改、补充的文件、图纸须与原稿、原图纸同时立入卷内。 —30— (十五)档案库房管理制度 1、档案库房应有“八防”(即防火、盗、高温、潮、尘、光、鼠、虫)措施，设置灭火器、温湿度计、去湿机、档案柜内放置防霉防虫片，根据条件采取必要的控制措施。 2、每天监测库内温度、湿度，做好监测记录，保持库内温度在14,24?，湿度在45,65%RH以下，防止档案资料霉变，脆化。 3、非档案人员未经允许不得入内，与档案无关的物品不得存放库房内。 4、外单位一般不准查阅本中心档案，必要时应出示介绍信和身份证明，并报请中心主要领导批准。 (十五)电文文件、电子档案管理制度 1、凡本中心业务活动中所形成能够反映疾病预防控制主要职能和历史面貌，具有保存价值的电子文件、电子档案，均应收集、整理、移交中心档案室。 2、各科室兼职档案员，应及时收集平时科室产生的电子文件材料，并保持电子文件之间的历史联系，做到齐全完整。 3、各科室将已收集完整的电子文件材料按要求进行整理、分类，转成其它保管期限较长的栽体。(光盘、磁盘) 4、对已形成的电子文件必须标明栽体信息的内容、运行工作环境，相关支持软件、其他说明等一同归档，并做好电子 —31— 档案的登记、检索工具。 5、每年3,4月份各科室向档案室移交上年度的电子档案。 6、对已归档的电子档案有效性保证:每满一年，对电子档案读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记，确认库存栽体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的栽体转换工作，原栽体同时保留时间不少于3年。 7、定期检验结果应填入电子档案管理登记表。 主词题:疾病预防控制 档案管理 通知 抄送:市卫生局，市疾病预防控制中心; 县卫生局，县档案局。 **县疾病预防控制中心办公室 2005年5月10日印发 共印20份 —32—