财务报销制度及报销流程

财务报销制度及报销流程 第一条交通费报销制度及流程 (一)费用: (1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车,在没有车的情况下经部门经理同意后可以乘坐出租车;(2)因公公交车费应保存相应车票报销。 (二) 报销流程 1.员工整理交通车票(含因公公交车票),在车票背面签经办人名字,并由部门经理签字确认,按规定填好《费用报销单》。 2.审批:按日常费用审批程序审批。 3.员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。 第二条办公费、低值易耗品等报销制度及流程 (一)管理规定: 为了合理控制费用支出,此类费用由公司人事部统一管理,集中购置,并指定专人负责。 (二)报销流程 1.购置申请: 公司人事部根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算,实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。 2.报销程序:报销人先填写费用报销单,按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部,按日常费用报销流程付款或冲抵借支。 第三条招待费、培训费及其他报销制度及流程 (一)费用标准 1.招待费: 为了规范招待费的支出,大额招待费应事前征得总经理的同意。 2.培训费: 为了便于公司根据需要统筹安排,此费用由公司人力资源部门统一管理,各部门培训需求应及 时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训报总经理审批。 3.其他费用:根据实际需要据实支付。 (二)报销流程: 1.招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。 2.培训费由人事部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。 3.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。 第四条工薪福利及相关费用支付流程 (一)工资支付流程: (1)每月5日由人事部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准(含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息)转交财务部;(2)总经理提供职工月度奖金分配表;(3)财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表;(4)按工薪审批程序审批;(5) 每月10日由财务部通过银行代发形式支付工资;(6)每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。 (二)社会保险支付流程: (1)社会保险金由财务部协助人事部办理银行托收手续,若有差异应查明原因并按 实际情况进行调整。 第五条 专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。 第六条软件及固定资产购置报销财务制度及流程。 (一) 填写购置申请:按公司《资产》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。 (二)报销标准:相关的协议及批准生效的购置申请。 (三)结账报销: (1)资产验收(软件应安装调试)无误后,经办人凭发票等资料办理出入库手续,按规定填写报销单(经办人在发票背面签字);(2) 按资金支出规定审批程序审批;(3)财务部根据审批后的报销单付款;(4)若需提前借款,应按借款规定办理借支手续,并在2个工作日内办理报销手续。 第七条其他专项支出报销制度及流程 (一)费用范围:其他专项支出包括其他所有专门立项的费用 (含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用)支出。 (二)费用标准:此类费用一般金额较大,由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告(含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等),经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。 (三) 财务报销流程 1.审批后的报告文件到财务部备案,以便财务备款。 2.签订合同:由直接负责部门与合作方签订正式合作合同,(合同签订前由公司法律顾问的审核,合同应注明付款方式等)。 3.付款流程: (1)由经办人整理发票等资料并填写费用报销单(填写规范参照日常费用报销一般规定); (2)按审批程序审批: 主管部门经理审核签字→财务复核→总经理审批; (3)财务部根据审批后的报销单金额付款; (4)若需提前借款,应按借款规定办理借支手续,并在5个工作日内办理报销手续。 第八条 发生业务招待费时,支出凭证后要附有招待费用报销明细单,并要求严格按照以下细则执行: 1、根据事由确定是否招待。招待事由可以分为两个部分:一是办公招待,二是业务招待。办公招待主要是针对常规客户和技术合作方技术人员,在本公司办公时因时间问而产生的正常餐费,这种招待以工作餐的方式发生,每个人以15元标准计算,此项招待费用不包括本公司人员。业务招待针对的是确立公司项目和业务的招待,这项费用比较灵活支出,支出标准参看以下条款。 2、根据招待对象确定招待标准。主要针对的是业务招待,根据对方的身份和对本公司项目的影响力确定 招待标准,招待标准根据参加人数确定。普通业务招待以每人30元计算,高级业务招待每人60元标准。 3、业务招待费用的发生需由领导批准后方可进行。如果根据实际情况需要调整招待标准,则必须提前申 请获得相关领导批准后方可支出。 第九条 差旅费支出严格执行以下细则,对于无特殊原因的超标准支出,由出差人员自理。 1、出差地区划分为一般地区和特殊地区(特殊地区指珠海、厦门、广州、汕头、上海、海南等),出差天数按自然天数计算(出发、返回当日均算)。 2、出差人员事先填写“借款单”,注明出差地点、事由、天数、所需资金(宴请资金需另注明并需要总裁确认),经所属部门负责人签署意见,主管领导审批后办理借款手续。 3、公司差旅费报销根据公司任职和出差地区不同,采取实报实销与定额补助相结合的办法。 4、出差人员返深后,应在七日内到财务部办理报销手续。 5、职工出差期间发生的宴请费应于出差前申请,特殊情况应按审批权限口头请示。出差发生宴请的扣除 陪宴人员宴请当日一半的出差补贴。 6、员工紧急情况出差需乘坐飞机时,应经上级领导审批同意方可。 7、出差人员夜间(晚7:00至次日凌晨7:00)乘坐火车超过 6小时,或白天连续乘车超过10小时的,可购买硬卧票。 8、出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船,不得绕行。出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非 工作需要的参观、游览,其绕线多支付的费用均由个人自理,期间按事假考勤。 9、员工(包括普通员工和领导)出差生活补助:50元/天(一般城市)80元/天(特殊城市),此费用包括餐费、出差期间交通费及通讯费用。 10、住宿费用根据出差目的地不同制定不同标准。 一般城市普通员工:单人150元/天,多人250元/2人/天;公司领导:单人250元/天,多人350元/2人 特殊城市普通员工:单人200元/天,多人300元/2人/天;公司领导:单人250元/天,多人400元/2人/天。 如果按此标准超出经领导签字确认后给予报销。 11、根据事由预先确定是否出差和出差所需天数。如果实际出差时间超出规定时间以及出差期间因办理私事而推迟返回日期,须经领导批准。非工作的天数没有生活费用,并且不报销相关费用。 12、如长期在外地出差达到10天以上者,生活补助不参照以上标准,一般城市按照30元/天,特殊城市按照40元/天执行,其他标准按以上执行。 第十条外出人员的临时性支出,要及时与总裁取得联系,并得到同意后,方可支出。 第十一条对于支出金额在2000元以上的,要提前一天通知财务部,以便备款。 第十二条支出金额在1000元以上的费用,无特殊情况下,必须以支票的形式支付。 第十三条报销金额在1000元以上的,如本人没有要求支付现金的情况下,财务部将把此报销款项直接汇入报销人账户。 第十四条各种票据是财务报销的凭据,下列票据财务不予报销: 1、内容填写不全,字迹不清或有明显涂改迹象的票据; 2、无财务专用章的白条票据; 3、数量、单价、金额不明确的票据; 4、名称必须写全称。 第十五条所有财务单据要一律用签字笔填写,否则视为无效。