会计电算化用友T3软件操作步骤大全

会计电算化用友T3软件操作步骤大全 1.系统初始化 1.1系统管理 系统管理是会计信息系统运行的基础，它为其他子系统提供了公共的账套、年度账及其它相关的基础数据，各子系统的操作员也需要在系统管理中统一设置并分配功能权限。具体包括以下几个方面：账套管理、年度账管理、系统操作员及操作权限的集中管理等。 1.1.1 启动与注系统管理 ( 例 1-1 以系统管理员（admin）的身份启动并注册系统管理。 ( 操作步骤 (1) 执行“开始→程序程序→会计从业资格考试→会计从业资格考试→系统管理”命令，进入“〖系统管理〗”窗口。 (2) 执行“系统→注册”命令，打开“注册〖控制台〗”对话框。 (3) 输入用户名：admin；密码：（空）。如图1-1所示。 图1-1 注册系统管理 (4) 单击“确定”按钮，以系统管理员身份注册进入系统管理。 ( 操作演示 参见“操作演示\1\1-1.htm”。 ( 说 明 系统只允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员（admin）的身份，二是以账套主管的身份。 1．以系统管理员的身份注册系统管理 系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和权限，监控系统运行过程，清除异常任务等。 2．以账套主管的身份注册系统管理 账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所管理的账套进行修改、对年度账的管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转），以及该账套操作员权限的设置。 1.1.2 建立企业核算账套 ( 例 1-2 建立账套。 (1) 账套信息 账套号：800；账套名称：阳光有限责任公司；采用默认账套路径；启用会计期：2011年1月；会计期间设置：1月1日至12月31日。 (2) 单位信息 单位名称：阳光有限责任公司；单位简称：阳光公司。 (3) 核算类型 该企业的记账本位币为人民币（RMB）；企业类型为工业；行业性质为2007年新会计准则；账套主管为demo；按行业性质预置科目。 (4) 基础信息 该企业有外币核算，进行经济业务处理时，不需要对存货、客户、供应商进行分类。 (5) 分类编码 科目编码级次：4222 其他：默认 (6) 数据精度 该企业对存货数量、单价小数位定为2。 (7) 系统启用 “总账”模块的启用日期为“2011年1月1日”。 ( 操作步骤 (1) 执行“账套→建立”命令，打开“创建账套”对话框。 (2) 输入账套信息，如图1-2所示。 图1-2 创建账套-账套信息 (3) 单击“下一步”按钮，输入单位信息。如图1-3所示。 图1-3 创建账套-单位信息 (4) 单击“下一步”按钮，输入核算类型。如图1-4所示。 图1-4 创建账套-核算类型 (5) 单击“下一步”按钮，确定基础信息，如图1-5所示。 图1-5 创建账套-基础信息 (6) 单击“下一步”按钮，确定业务流程，全部采用默认的流程，单击“完成”按钮，弹出系统提示“可以创建账套了么？”。 (7) 单击“是”按钮，稍候，确定分类编码方案。如图1-6所示。 图1-6 创建账套-分类编码方案 (8) 单击“确认”按钮，定义数据精度。如图1-7所示。 图1-7创建账套-数据精度定义 (9) 单击“确认”按钮，系统弹出“创建账套{北京宏远科技有限公司：[333]}成功。”信息提示框，单击“确定”按钮，系统提示“是否立即启用账套？”。单击“是”按钮，打开“系统启用”对话框。 (10)选中“GL-总账”复选框，弹出“日历”对话框，选择日期“2011年1月1日”。如图1-8所示。 图1-8 创建账套-系统启用 (11) 单击“确定”按钮，单击“是”按钮，单击“退出”按钮。 ( 操作演示 参见“操作演示\1\1-2.htm”。 ( 说 明 建立账套是企业应用会计信息系统的首要环节，其中涉及很多与日后核算相关的内容。为了方便操作，会计信息系统中大都设置了建账向导，用来引导用户的建账过程。建立企业账套时，需要向系统提供以下表征企业特征的信息，归类如下： ⑴ 账套基本信息：包括账套号、账套名称、账套启用日期及账套路径。 由于在一个会计信息系统中，可以建立多个企业账套，因此必须设置账套号作为区分不同账套数据的唯一标识。 账套名称一般用来描述账套的基本特性，可以输入核算单位简称或用该账套的用途命名。账套号与账套名称是一一对应的关系，共同来代表特定的核算账套。 账套路径用来指明账套在计算机系统中的存放位置，为方便用户，应用系统中一般预设一个存储位置，称其为默认路径，但允许用户更改。 账套启用日期用于规定该企业用计算机进行业务处理的起点，一般要指定年、月。启用日期在第一次初始设置时设定，一旦启用不可更改。在确定账套启用日期的同时，一般还要设置企业的会计期间，即确认会计月份的起始日期和结账日期。 ⑵ 核算单位基本信息：包括企业名称、简称、地址、邮政编码、法人、通讯方式等。 ⑶ 账套核算信息：包括记账本位币、行业性质、企业类型、账套主管、编码规则、数据精度等。 行业性质表明企业所执行的会计。行业性质的选择将决定企业用到的一级会计科目。企业从方便使用出发，系统一般内置不同行业的一级科目和部分常用二级科目供用户选择使用，在此基础上，用户可以根据本单位的实际需要增设或修改必要的明细核算科目。 编码方案，又叫编码规则，是对企业关键核算对象进行分类级次及各级编码长度的指定，以便于用户进行分级核算、统计和管理。编码方案设置包括级次和级长的设定。级次是指编码共分几级，级长是指每级编码的位数。 1.1.3 增加操作员 ( 例 1-3 增加如下操作员。 编 号 姓 名 口 令 所 属 部 门 201 陈力 1 财务部 202 马方 2 财务部 ( 操作步骤 (1) 执行“权限→操作员”命令，进入“操作员管理”窗口。窗口中显示系统预设的几位操作员：demo、SYSTEM和UFSOFT。 (2) 单击工具栏中的“增加”按钮，打开“增加操作员”对话框。 (3) 输入数据。编号：11；姓名：陈力；口令：1；确认口令：1。如图1-9所示。 图1-9 增加操作员 (4) 单击“增加”按钮，输入其他操作员资料。最后单击“退出”按钮。 ( 操作演示 参见“操作演示\1\1-3.htm”。 ( 说 明 操作员是指有权登录系统并对系统进行操作的人员。每次注册或登录系统，都要进行操作员身份的合法性检查。操作员及权限管理提供了按照预先设定的岗位分工进行授权、分权功能，只有进行严格的操作分工和权限控制，才可能一方面避免与业务无关人员对系统的操作，另一方面对系统所含的各个子产品的操作进行协调，以保证系统的安全与保密。 注意事项： ( 只有系统管理员才有权限设置操作员。 ( 操作员编号在系统中必须唯一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。 ( 所设置的操作员用户一旦被引用，便不能被修改和删除。 1.1.4 分配权限 ( 例 1-4 (1) 陈力____账套主管 具有系统所有模块的全部权限。 (2) 马方____会计 具有“总账”、“财务报表”的全部权限。 ( 操作步骤 (1) 执行“权限→权限”命令，进入“操作员权限”窗口。 (2) 选择001账套；2011年度。 (3) 从操作员列表中选择陈力，选中“账套主管”复选框，系统弹出“设置操作员：[11]账套主管权限吗？”，单击“是”按钮。 (4) 选择马方，单击工具栏中的“增加”按钮，打开“权限增加”对话框，双击“总账、财务报表”权限，如图1-10所示。 图1-10分配权限 (5) 单击“确定”按钮。 ( 操作演示 参见“操作演示\1\1-4.htm”。 ( 说 明 系统管理员和账套主管，两者都有权设置操作员的权限。所不同的是，系统管理员可以指定或取消某一操作员为一个账套的主管，也可以对系统内所有账套的操作员进行授权；而账套主管的权限局限于他所管辖的账套，在该账套内，账套主管默认拥有全部操作权限，可以针对本账套的操作员进行权限设置。 注意事项： ( 一个账套可以设定多个账套主管。 ( 账套主管自动拥有该账套的所有权限。 1.2基础设置 基础档案是指系统运行必须的基础数据。基础档案的设置包括部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、外币及汇率、会计科目、凭证类别、期初余额等。 1.2.1 启动并注册企业门户 ( 例 1-5 以账套主管的身份注册企业门户。 用户名“101”；密码为空；账套“900 电算化考试练习账套”；会计年度“2011”；日期“2011-01-01”。 ( 操作步骤 （1）执行“开始→程序→会计从业资格考试→会计从业资格考试→信息门户”命令，打开“注册【控制台】”对话框。 （2）输入或选择数据。用户名“101”；密码为空；账套“900 电算化考试练习账套”；会计年度“2011”；日期“2011-01-01”。如图1-11所示。 图1-11 注册企业门户 （3）单击“确定”按钮。进入会计从业资格无纸化考试软件。 ( 操作演示 参见“操作演示\1\1-5.htm”。 1.2.2 设置部门档案 ( 例 1-6 部门编码 部门名称 部门属性 6 人事部 人事管理 ( 操作步骤 (1) 执行“基础设置→机构设置→部门档案”命令，打开“部门档案”窗口。 (2) 在“部门档案”窗口中，单击“增加”按钮。 (3) 输入数据。如图1-12所示。 图1-12 设置部门档案 (4) 单击“保存”按钮。 ( 操作演示 参见“操作演示\1\1-6.htm”。 ( 说 明 部门是指与企业财务核算或业务管理相关的职能单位。设置部门档案的目的在于按部门进行数据汇总和分析。部门档案需按照已定义好的部门编码级次原则输入部门相关信息。部门档案中包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。 1.2.3设置职员档案 ( 例 1-7 职员编码 职员名称 所属部门 102 辛红 管理部 ( 操作步骤 (1) 执行“基础档案→机构设置→职员档案”命令，打开“职员档案”窗口。 (2) 单击“增加”按钮。 (3) 输入职员信息。如图1-13所示。 图 1-13设置职员档案 (4) 单击“保存”按钮。 ( 操作演示 参见“操作演示\1\1-7.htm”。 ( 说 明 职员档案主要用于本单位职员个人的信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。职员档案包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。 1.2.4 设置客户档案 ( 例 1-8 客户编码 客户名称 客户简称 地址 003 红星有限责任公司 红星公司 北京市西城区幸福路1号 ( 操作步骤 (1) 执行“基础档案→往来单位→客户档案”命令，打开“客户档案”窗口。 (2) 在“客户档案”窗口中，单击“增加”按钮，打开“增加客户档案”对话框。 (3) 输入客户档案信息。如图1-14所示。 图1-14 设置客户档案 (4) 单击“保存”按钮。 ( 操作演示 参见“操作演示\1\1-8.htm”。 ( 说 明 企业如果需要进行往来管理，就必须建立客户档案。建立客户档案直接关系到企业对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。客户档案中包含了客户的基本信息、联系信息信用信息和其他信息。如果用户设置了客户分类，客户档案必须在末级客户分类中设置，如果未进行客户分类，客户档案则应在客户分类的“无分类”项下设置客户档案。 客户档案信息分为基本、联系、信用、其他4个页签。 1.2.5 设置供应商档案 ( 例 1-9 供应商编码 供应商名称 供应商简称 地址 003 大华股份有限公司 大华公司 上海市浦东区成平路2号 ( 操作步骤 (1) 执行“基础档案→往来单位→供应商档案”命令，打开供应商档案”窗口。 (2) 在“供应商档案”窗口中， 单击“增加”按钮，打开“增加供应商档案”对话框。 (3) 输入供应商档案信息。如图1-15所示。 图1-15 设置供应商档案 (4) 单击“保存”按钮，单击“退出”按钮。 ( 操作演示 参见“操作演示\1\1-9.htm”。 ( 说 明 企业如果需要进行往来管理，那么必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档案中。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。如果用户设置了供应商分类，供应商档案必须在末级供应商分类中设置，如果未进行供应商分类，供应商档案则应在供应商分类的“无分类”项下设置供应商档案。 供应商档案信息分为基本、联系、信用、其他4个页签。 1.2.6 设置外币及汇率 ( 例 1-10 币符：EUR；币名：欧元；1月份记账汇率为9.6。 ( 操作步骤 (1) 执行“基础档案→财务→外币设置”命令，打开“外币设置”窗口。 (2) 在“外币设置”窗口中，输入数据。币符：EUR；币名：欧元。 (3) 单击“确认”按钮。 (4) 在“2011年1月的记账汇率”栏中输入9.6，敲回车确认。如图1-16所示。 图1-16设置外币种类及汇率 ( 操作演示 参见“操作演示\1\1-10.htm”。 ( 说 明 如果企业业务结算涉及外币，那么在“填制凭证”中所用的外币及汇率应先在此进行定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差错。 1.2.7 设置会计科目 ( 例 1-11 科目代码 科 目 名 称 辅 助 核 算 100203 中行存款 银行账、日记账、外币美元核算 ( 操作步骤 (1) 执行“基础设置→财务→会计科目”命令，进入“会计科目”窗口，显示所有“按新会计制度” 预置的科目。 (2) 单击“增加”按钮，进入“会计科目——新增”窗口。 (3) 输入明细科目相关内容。 (4) 输入编码“100201”、科目名称“工行存款”；选择“日记账”、“银行账”，选择“外币核算”选项，选择币种“美元”。如图1-17所示。 (5) 单击“确定”按钮。 图1-17设置会计科目 ( 操作演示 参见“操作演示\1\1-11.htm”。 ( 说 明 会计科目设置的功能是将单位会计核算中使用的科目逐一地按要求描述给系统，并将科目设置的结果保存在科目文件中，实现对会计科目的管理。财会人员可以根据会计核算和管理的需要，设置适合自身业务特点的会计科目体系。 会计科目设置的内容如下。 科目编码。科目编码应是科目全编码，即从一级科目至本级科目的各级科目编码组合。其中，各级科目编码必须唯一,且必须按其级次的先后次序建立，即先有上级科目，然后才能建立下级明细科目。科目编码中的一级科目编码必须符合现行的会计制度。通常，通用商品化会计核算系统在建立账套时，会自动装入规范的一级会计科目。 科目名称。科目名称是指本级科目名称，通常分为科目中文名称和科目英文名称。在中文版中，必须录入中文名称；若是英文版，则必须录入英文名称。科目中文名称和英文名称不能同时为空。 科目类型：科目类型是指会计制度中规定的科目类型，分为：资产、负债、所有者权益、成本、损益。 账页格式。定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。通常系统会提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。 助记码。用于帮助记忆科目，提高录入和查询速度。通常科目助记码不必唯一，可以重复。 科目性质（余额方向）。增加记借方的科目，科目性质为借方；增加记贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。 辅助核算。也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其它核算要求，系统除完成一般的总账、明细账核算外，还提供部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算五种专项核算功能供选用。 银行账、日记账核算。一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。 外币核算。用于设定该科目是否有外币核算，以及核算的外币名称。一个科目只能核算一种外币，只有有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名， 数量核算。用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，如：公斤、件 、吨等。 1.2.8 设置凭证类别 ( 例 1-12 设置凭证类别。 凭 证 类 别 限 制 类 型 限 制 科 目 收款凭证 借方必有 1001,1002 付款凭证 贷方必有 1001,1002 转账凭证 凭证必无 1001,1002 ( 操作步骤 (1)执行“基础档案→财务→凭证类别”命令，打开“凭证类别预制”对话框。 (2)单击“收款凭证、付款凭证、转账凭证”单选按钮。如图1-18所示。 图1-18 设置凭证类别-选择凭证类别 (3)单击“确定”按钮，进入“凭证类别”窗口。 (4)单击收款凭证“限制类型”的下三角按钮，选择“借方必有”；在“限制科目”栏输入“1001,1002”。 (5)同理，设置付款凭证的限制类型“贷方必有”、限制科目“1001,1002”；转账凭证的限制类型“凭证必无”、限制科目“1001,1002”。如图1-19所示。 图1-19设置凭证类别-设置限制类型及科目 (6)设置完后，单击“退出”按钮。 ( 操作演示 参见“操作演示\1\1-12.htm”。 ( 说 明 许多企业为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各企业的分类不尽相同，可以按照本单位的需要对凭证进行分类。 通常，系统提供五种常用分类方式供选择： 记账凭证 收款、付款、转账凭证 现金、银行、转账凭证 现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证 自定义凭证类别 某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，通常系统有五种限制类型供选择： 借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额； 贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额； 凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额； 凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额； 无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。 操作注意事项： 由于系统中事先设置了凭证类别，因此，设置凭证类别操作在900账套中不能进行练习，相关操作可参见设置凭证类别的视频演示。 1.2.9 输入期初余额 ( 例 1-13 1221 其他应收款 借4000 日 期 部 门 个 人 摘 要 方 向 期 初 余 额 2010-12-31 销售中心 刘会 出差借款 借 4000 2241 其他应付款 贷4000 ( 操作步骤 (1)执行“总账→设置→期初余额”命令，进入“期初余额录入”窗口。 (2)双击“其他应收款”的期初余额栏，输入其他应收款的明细余额信息。如图1-20所示。单击保存按钮。 图1-20 输入期初余额 (3)双击“其他应付款”的期初余额栏，输入贷方期初余额4000。 (4)单击“试算”按钮，进行试算平衡。 ( 操作演示 参见“操作演示\1\1-13.htm”。 ( 说 明 在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。若企业是在年初建账，或不反映启用日期以前的发生额，则期初余额就是年初数；若企业是年中建账，而又希望查询结果全面反映全年的业务情况，则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚，作为启用系统的期初数据录入到账务处理子系统中，系统将自动计算年初余额。若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。 期初余额的录入分两部分：无辅助核算科目期初余额录入、有辅助核算科目期初余额录入。 （1）无辅助核算科目期初余额录入 余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。红字余额用负号输入。 （2）有辅助核算科目期初余额录入 在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动为其开设辅助账页。相应地，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来，即不能直接输入总账期初数。 期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证；已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。 2 日常及期末业务处理 在总账系统中，当初始设置完成后，便能够进行日常及期末业务处理。日常业务处理的任务主要包括填制凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账等。期末业务处理主要包括期末自动转账、期末结账等内容。 2.1 重新注册企业门户 ( 例 2-1 以会计王娟的身份重新注册企业门户。 用户名“102”；密码为空；账套“900 电算化考试练习账套”；会计年度“2011”；日期“2011-01-31”。 ( 操作步骤 （1）执行“文件→重新注册”命令。 （2）输入相关信息。如图2-1所示。 用户名“102；密码为空；账套“900”；会计年度“2011”；日期“2011-01-31”。 图2-1 重新注册 （3）单击“确定”按钮。 ( 操作演示 参见“操作演示\2\2-1.htm”。 2.2 填制凭证 ( 例 2-2 填制如下凭证。 1月10日，管理部招待客户，消费3000元，以转账支票支付，票号ZP101。 摘要：招待客户 付款凭证： 借：管理费用-招待费 3000 贷：银行存款-工行存款 3000 ( 操作步骤 (1)执行“总账→凭证→填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。 (2)单击“增加”按钮，增加一张空白凭证。 (3)选择凭证类型“转账凭证”；输入制单日期“2010/01/10”。 (4)输入摘要“购办公用品”；输入借方科目“660203”，选择辅助核算部门“管理部”,输入借方金额“3000”，回车；摘要自动带到下一行， (5)输入贷方科目“100201”，选择结算方式“转账支票”并输入票号“ZP101”，输入贷方金额“3000”或按“=”键。 (6)单击“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存！”信息提示框。如图2-2所示。 图2-2 填制记账凭证 ( 操作演示 参见“操作演示\2\2-2.htm”。 ( 说 明 在实际工作中，用户可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证，也可以先由人工制单而后集中输入。一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前者，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后一种处理方式。 通常，一张凭证中可填写的行数是没有限制的，可以是简单分录，也可以是复合分录，但每一张凭证应该只记录一笔经济业务，不可把记录不同经济业务的分录填入一张凭证。 凭证填制的内容包括凭证头和凭证体两部分。 (1) 凭证头：反映凭证编号和制单日期等内容。 凭证类别：输入凭证类别字。凭证类别是在初始化时设置的。如果没有设置凭证类别，则此处为空。此后，系统将自动生成凭证编号。 凭证编号：在凭证编号方式为“系统自动编号”模式下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。在凭证编号方式为“手工编号”模式下，则可以手工录入凭证编号。 制单日期：系统自动取进入账务处理资系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。 附单据数：本张记账凭证应附的原始凭证的张数。 (2) 凭证体：输入本张凭证的分录信息。包括摘要、科目、借贷方向、发生金额等内容。 摘要：输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。 科目：科目必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码，也可以参照输入。如果输入的科目名称有重名现象时，系统会自动提示重名科目供选择。 辅助信息：对于要进行辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。 如果该科目要进行数量核算，则屏幕提示用户输入“数量”、“单价”。系统根据数量×单价自动计算出金额。 若科目为银行科目，那么，还应输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”。输入这些数据的目的主要是便于进行银行对账，同时也可以方便对支票的管理。 金额：即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。 操作注意事项： ( 凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。 ( 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。 ( 科目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直接输入，也可利用右边的放大镜按钮选择输入。 ( 金额不能为“零”; 红字以“－”号表示。 ( 可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。 2.3 修改凭证 ( 例 2-3 修改记账凭证。 将上张凭证中“管理费用-招待费”科目的辅助核算部门改为“采购部”，借贷方金额修改为4000。 ( 操作步骤 (1) 执行“总账→凭证→填制凭证”，进入“填制凭证”窗口。 (2) 单击“”按钮，找到要修改的凭证。 (3) 修改凭证的基本信息（如金额等），将光标放在要修改的位置就可以直接修改，这里将借贷方金额修改为4000。 (4) 修改凭证的辅助项信息，首先选中有辅助核算的“管理费用-招待费”科目行，然后将光标置于备注栏辅助项，待鼠标变形为“”时双击，弹出“辅助项”对话框，在对话框中修改部门为“采购部”，单击“确认”按钮。 (5) 单击“保存”按钮，保存相关信息。如图2-3所示。 图2-3修改凭证 ( 操作演示 参见“操作演示\2\2-3.htm”。 ( 说 明 虽然在凭证录入环节系统提供了多种确保凭证输入正确的控制措施，但仍然避免不了发生错误。为此，系统提供了凭证修改功能，但仅限于对已输入未审核状态的凭证。 修改凭证时需要在填制凭证状态下找到需要修改的凭证，直接修改即可。可修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等，凭证类别不能修改。 未经审核的错误凭证可直接修改；已审核的凭证应先取消审核后，再修改。 2.4 查询凭证 ( 例 2-4 查询记账凭证。 查询2011年1月“收0001号”记账凭证并显示。 ( 操作步骤 (1) 执行“总账→凭证→查询凭证”，打开“凭证查询”查询条件对话框。 (2) 选择“收款凭证”凭证类别，输入凭证号“0001”。 (3) 单击“辅助条件”按钮，可输入更多辅助查询条件。如图2-4所示。- 图2-4查询凭证-输入查询条件 (4) 单击“确认”按钮，进入“凭证查询”的凭证列表窗口。 (5) 双击要查询的凭证或单击“确定”按钮，进入“查询凭证”的凭证窗口。 ( 操作演示 参见“操作演示\2\2-4.htm”。 ( 说 明 总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。具体体现在： （1）丰富灵活的查询条件 既可设置凭证类别、制单日期等一般查询条件，也可设置摘要、科目、等辅助查询条件。各查询条件也可组合设置。 （2）联查明细账、辅助明细及原始单据 当光标位于凭证某分录科目时，选择“联查明细账”命令，系统将显示该科目的明细账。如该科目有辅助核算，选择“查看辅助明细”命令，系统将显示该科目的辅助明细账。若当前凭证是由外币系统制单生成，选择“联查原始单据”命令，系统将显示生成这张凭证的原始单据。 2.5 审核凭证 ( 例 2-5 审核已填制的记账凭证。 ( 操作步骤 以账套主管赵伟的身份重新注册信息门户。 用户名“101”；密码为空；账套“900”；会计年度“2011”；日期“2011-01-31”。 (1)执行“总账→凭证→审核凭证”命令，打开“凭证审核”查询条件对话框。 (2)输入查询条件，可采用默认值。 (3)单击“确认”按钮，进入“凭证审核”的凭证列表窗口。 (4)双击要审核的凭证或单击“确定”按钮，进入“凭证审核”的审核凭证窗口。 (5)检查要审核的凭证，无误后，单击“审核”按钮，凭证底部的“审核”处自动签上审核人姓名。如图2-5所示。 图2-5 审核凭证 (6)单击“下张”按钮，对其他凭证签字。或执行“审核→成批审核签字”命令，将其他凭证成批审核。 ( 操作演示 参见“操作演示\2\2-5.htm”。 ( 说 明 为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性，制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。 注意事项： ( 所有填制的凭证必须经过审核。 ( 审核人必须具有审核权。 ( 审核人和制单人不能是同一个人。 ( 凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核。 ( 凭证可以单张审核也可以成批审核。 2.6 记账 ( 例 2-6 将已审核凭证全部记账。 ( 操作步骤 (1) 执行“总账→凭证→记账”命令，进入“记账”窗口。 (2) 第一步，单击“全选”按钮，选择所有要记账的凭证。如图2-6所示。 图2-6记账-选择凭证 (3) 单击“下一步”按钮。 (4) 第二步显示记账报告，如果需要打印记账报告，可单击“打印”按钮。如果不打印记账报告，单击“下一步”按钮。 (5) 第三步记账，单击“记账”按钮，打开“试算平衡表”对话框。如图2-7所示。 图2-7 记账-期初试算平衡表 (6) 单击“确认”按钮，系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账。登记完后，弹出“记账完毕”信息提示对话框。 (7) 单击“确定”，记账完毕。 ( 操作演示 参见“操作演示\2\2-6.htm”。 ( 说 明 计算机账务处理中的记账过程首先是一个数据传递的过程，把经过审核签章的、要求记账的记账凭证从录入凭证数据库文件中，传递到记账凭证数据库文件中，这一工作由计算机自动完成。经过记账的凭证是不能修改的，也就是记账凭证数据库文件中的数据是不能修改的，由此形成了会计核算系统稳定的数据。 系统记账过程： (1)选择记账凭证 即确定本次需要记账的凭证范围，包括期间、类别、记账范围。确定记账范围时可以单击“全选”按钮选择所有未记账凭证，可以输入连续编号范围如“1-9”表示对该类别第1(9号凭证进行记账，也可以输入不连续的编号如“3，7”表示仅对第3张和第7张凭证记账。 （2）记账报告 系统自动记账前，需要相应的检查，检查完成后，系统显示记账报告，呈现检验的结果，如期初余额不平或哪些凭证未审核或出纳未签字等。 （3）记账 记账之前，系统将自动进行硬盘备份，保存记账前的数据，一旦记账过程异常中断，可以利用这个备份将系统恢复到记账前状态。 注意事项： ( 第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。 ( 上月未记账，本月不能记账。 ( 未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。 ( 每月可多次记账。 2.7 查询账簿 ( 例 2-7 查询“1403原材料”总账，然后联查明细账。 ( 操作步骤 (1) 执行“总账→账簿查询→总账”命令，打开“总账查询条件”对话框。 (2) 输入查询科目“1403”。 (3) 单击“确认”按钮，进入“总账”窗口。如图2-8所示。 图2-8 查询总账 (4) 单击本月合计行，单击“明细”按钮，查看明细账信息。 ( 操作演示 参见“操作演示\2\2-7.htm”。 ( 说 明 查询账簿包括基本账簿查询和辅助账簿查询。 1、基本账簿查询 基本账簿查询包括总账、余额表、明细账、日记账的账簿的查询。 打开“总账→账簿查询”菜单，可查询总账、余额表、明细账等账簿。 打开“现金→现金管理→日记账”菜单，可查询现金日记账和银行存款日记账。 2、辅助账簿查询 辅助核算账簿包括个人往来、部门核算、客户往来和供应商往来的总账、明细账查询输出。 打开“总账→辅助查询”菜单，可查询个人往来、部门核算辅助账。 打开“往来→辅助”菜单，可查询客户往来、供应商往来辅助账。 2.8 结账 ( 例 2-8 对本账套进行结账。 ( 操作步骤 执行“总账→期末→结账”命令，进入“结账”窗口。 (2) 单击要结账月份“2011.01。 (3) 单击“下一步”按钮。单击“对账”按钮，系统对要结账的月份进行账账核对。 (4) 单击“下一步”按钮，系统显示“01月工作报告”。如图2-9所示。 图2-9结账-显示工作报告 （5）查看工作报告后，单击“下一步”按钮。 （6）单击“结账”按钮，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账。 ( 操作演示 参见“操作演示\2\2-8.htm”。 ( 说 明 通用账务处理子系统都设有结账功能。根据有关会计制度的规定，结账主要是计算和结转各个会计科目的本期发生额和期末余额，同时结束本期的账务处理工作。计算机的结账工作也应按此办理，稍有不同的是：计算机每次记账时均已结出各科目的发生额和余额，因此结账工作主要是计算机控制系统改变某些状态，确定本月的数据已处理完毕，不再增加新的凭证。 结账工作应由具有结账权的人员进行。由于结账工作比较重要，应该确定专人进行结账工作。 通用账务系统结账工作的一般处理步骤： （1）停止本月的记账工作。 （2）进行数据保护：数据保护的过程与记账基本相同。 （3）进行试算平衡。 （4）将本月各账户的期末余额结转下月，成为下月的期初余额。 期末结账时应注意的问题： （1）各科目的摊、提、结转工作必须在结账以前完成。 （2）当月输入的记账凭证必须全部记账，如有未记账的当月凭证，系统将不能结账。结账后就不能再输入该月凭证。 （3）上月未结账，本月无法结账。 （4） 每月只能结账一次，因此一般结账前应作数据备份。 操作注意事项： 在启用多个系统的基础上，必须先对应收应付系统、工资系统、固定资产系统结账，总账系统最后结账。因此，总账结账操作在900账套中不能进行练习，相关操作可参见结账视频演示。 3 编制财务报表 会计报表是综合反映企业一定时期财务状况、经营成果和现金流量信息的书面文件，是企业经营活动的总结。作为企业财务会计报告核心内容的会计报表，它为企业内部各管理部门及外部相关部门提供了最为重要的会计信息，有利于报表使用者进行管理和决策。 报表系统的主要任务是设计报表的格式和编制公式，从总账系统或其它业务系统中取得有关会计信息自动编制各种会计报表，对报表进行审核、汇总、生成各种分析图，并按预定格式输出各种会计报表。 3.1 财务报表编制概述 1、格式状态和数据状态 　　报表编制分为两大部分来处理，即报表定义以及报表数据处理工作。这两部分工作是在不同状态下进行的。 　　①格式状态。在报表格式状态下进行有关格式和公式设计的操作，报表格式如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字，也可进行报表公式的设计，如单元公式（计算公式）、审核公式及舍位平衡公式等。 ②数据状态。在报表的数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，用户看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。 　　报表工作区的左下角有一个“格式/数据”按钮。单击这个按钮可以在“格式状态”和“数据状态”之间切换。 　　2、单元 　　单元是组成报表的最小单位。单元名称由所在行、列标识。例如：C8表示第3列第8行交汇的那个单元。UFO的单元类型有数值单元、字符单元、表样单元3种。 ①数值单元。用于存放报表的数值型数据。数值单元的内容可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的缺省类型为数值型。 ②字符单元。用于存放报表的字符型数据。字符单元的内容可以直接输入，也可由单元公式生成。 ③表样单元。表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单元只能在格式状态下输入和修改。 3.表页 一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。 4.关键字 关键字是可以引起报表数据发生变化的项目。共有六种关键字，它们是“单位名称”、“单位编号”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此之外，还可自定义关键字，当定义名称为“周”和“旬”时有特殊意义，可在业务函数中代表取数日期。 关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每张报表可以定义多个关键字。 5.函数 企业常用的财务报表数据一般来源于总账系统或报表系统本身，取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从其他报表的表页取数。报表系统中，取数是通过函数实现的 （1）自账簿取数的公式可以称之为账务函数。账务函数的基本格式为： 函数名（“科目编码”,会计期间,[“方向”],[账套号],[会计年度],[编码1],[编码2]） 　　●科目编码也可以是科目名称，且必须用双引号括起来。 　　●会计期间可以是“年”、“季”、“月”等变量，也可以是具体表示年、季、月的数字。 　　●方向即“借”或“贷”，可以省略。 　　●账套号为数字。 　　●会计年度即数据取数的年度，可以省略。 　　● 编码1与编码2与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，如职员编码、项目编码等，如无辅助核算则省略。 　　账务取数函数主要有： 　　总账函数 　　　　　　金额式　 数量式　 外币式 　　期初额函数：　　　　QC（　） sQC（　） wQC（　） 　　期末额函数：　　　　QM（　） sQM（　） wQM（　） 　　发生额函数：　　　　FS（　） sFS（　） wFS（　） 　　累计发生额函数：　　LFS（　） sLFS（　）wLFS（　） 　　条件发生额函数：　　TFS（　） sTFS（　）wTFS（　） 　　对方科目发生额函数：DFS（　） sDFS（　）wDFS（　） 　　净额函数：　　　　　JE（　）　sJE（　） wJE（　） 　　汇率函数：　　　　　HL（　） 　　（2）自本表本表页取数的函数。主要有以下几个： 　　数据合计：PTOTAL（　） 　　平均值：PAVG（　） 　　最大值：PMAX（　） 　　最小值：PMIN（　） 　　（3）自本表其他表页取数的函数。对于取自本表其他表页的数据可以利用某个关键字，作为表页定位的依据或者直接以页标号作为定位依据，指定取某张表页的数据。可以使用SELECT（　）函数从本表其他表页取数。 （4）自其他报表取数的函数。对于取自其他报表的数据可以用 “报表[.REP]”->单元的格式指定要取数的某张报表的单元。 3.2 启动财务报表 ( 例 3-1 启动财务报表，并新建一张空白表。 ( 操作步骤 (1) 执行“财务报表”命令，单击“确定”按钮，再单击“关闭”按钮，进入财务报表系统。 (2) 执行“文件→新建”命令，单击“确定”按钮，建立一张空白报表，报表名默认为“report1”。如图3-1所示。 图3-1 新建财务报表 ( 操作演示 参见“操作演示\3\3-1.htm”。 3.3 新建财务报表 ( 例 3-2 调用报表模板，行业“一般企业（2007年新会计准则”，报表类型“利润表”，将报表以表名“利润表-2007新准则.rep”，保存在指定文件夹下。 ( 操作步骤 (1) 执行“格式→报表模板”命令，打开“报表模板”对话框。 (2) 选择您所在的行业“一般企业（2007新会计准则）”，财务报表“资产负债表”。 (3) 单击“确认”按钮，弹出“模板格式将覆盖本表格式！是否继续？”提示框。 (4) 单击“确定”按钮，即可打开“资产负债表”模板。如图3-2所示。 图3-2 调用模板新建报表 (4) 单击“保存”按钮，在指定的文件夹输入报表文件名“资产负债表.rep”，再单击“保存”按钮。 ( 操作演示 参见“操作演示\3\3-2.htm”。 3.4 定义报表格式 ( 例 3-3 定义如下报表格式。 固定资产状况表 ××年 ××月 ××日 单位：元 项目 期初数 期末数 固定资产 累计折旧 净值 说明：年、月、日设置为关键字 ( 操作步骤 (1) 在“格式”状态下，执行“格式→表尺寸”命令，设置报表为6行3列。 (2) 执行“格式→组合单元”命令，单击“按行组合”，将报表第一行单元格合并。 (3) 执行“格式→区域画线”命令，将A3:C6区域画线。 (4) 执行“格式→行高、列宽”命令，将第一行行高设置为7毫米，A~C列列宽为30毫米。 (5) 输入报表项目。 (6) 执行“格式→单元属性”命令，将标题行文字居中并设置为黑体14号字。 (7) 执行“数据→关键字→设置”命令，在B2单元格分别设置年、月、日关键字。 (8) 执行“数据→关键字→偏移”命令，设置年、月关键字的偏移量分别为-60，-30。 (9) 单击“保存”按钮，将报表保存到指定文件夹下。如图3-3所示。 图3-3 定义报表格式 ( 操作演示 参见“操作演示\3\3-3.htm”。 ( 说 明 报表格式设置的具体内容一般包括：设置报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定义组合单元、输入表头表体表尾内容、定义显示风格、定义单元属性、设置关键字等。 报表定义需要在“格式”状态下进行。 1.设置报表尺寸 设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。 2.定义组合单元 有些内容如标题、编制单位、日期及货币单位等信息可能一个单元容纳不下，为了实现这些内容的输入和显示，需要定义组合单元。 3.画表格线 报表的尺寸设置完成后，在数据状态下，该报表是没有任何表格线的，为了满足查询和打印的需要，还需要划上表格线。 4.输入报表项目 报表的表间项目是指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目和表尾项目等。 5.定义报表行高和列宽 如果报表中某些单元的行或列要求比较特殊，则需要调整该行的高度或列的宽度。 提示：行高、列宽的单位为毫米。 6.设置单元风格 单元风格主要指的是单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等。设置单元风格会使报表更符合阅读习惯，更加美观清晰。 7.设置关键字 　　关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还可以自定义关键字。用户可以根据自己的需要设置相应的关键字。 8.调整关键字位置 如果关键字的位置不合适，可通过调整偏移量的方式来调整关键字的位置。 关键字的位置可以用偏移量来表示，负数表示向左移，正数表示向右移。在调整时，可以通过输入正或负的数值进行调整。关键字偏移量单位为象素。 3.5 定义报表公式 ( 例 3-4 定义如下报表公式。 固定资产期初数=QC(“1601”,月) 固定资产期末数=QM(“1601”,月) 累计折旧期初数=QC(“1602”,月) 累计折旧期末数=QM(“1602”,月) 净值期初数=固定资产期初数-累计折旧期初数 净值期末数=固定资产期末数-累计折旧期末数 ( 操作步骤 (1) 在“格式”状态下，选定被定义单元“B4”，即“固定资产”期初数。 (2) 单击“fx”按钮，打开“定义公式”对话框。 (3) 单击“函数向导”按钮，打开“函数向导”对话框。 (4) 在函数分类列表框中选择“用友账务函数”，在右边的函数名列表中选中“期初（QC）”。如图3-4所示。 图3-4 引导输入计算公式-选择函数 (5) 单击“下一步”按钮，打开“用友账务函数”对话框。 (6) 单击“参照”按钮，打开“账务函数”对话框。 (7) 修改科目编码“2001”， 如图3-5所示，单击“确定”按钮，返回“用友账务函数”对话框。 图3-5 引导输入计算公式-确定科目 (8) 单击“确定”按钮，返回“定义公式”对话框，单击“确认”按钮。 (9) 根据资料，直接或引导输入其他单元公式。如图3-6所示。 图3-6 定义计算公式 ( 操作演示 参见“操作演示\3\3-4.htm”。 ( 说 明 报表公式包括计算公式、审核公式和舍位平衡公式三种。 计算公式可以直接定义在报表单元中，这样的公式称为“单元公式”。 定义计算公式就是指明报表中的数据来源。因此定义报表的计算公式，是自动生成报表数据的基础。 计算公式输入即可直接输入，也可引导输入。 注意事项： ( 单元公式即计算公式，决定着报表中数据的来源。因此，单元公式必须设置，而后面提到的审核公式和舍位平衡公式不是必须设置的，用户可根据需要设置。 ( 单元公式中涉及到的符号均为英文半角字符。 ( 单击“fx”按钮或双击某公式单元或按“=”键，都可打开“定义公式”对话框。 ( 如果用户对公式使用不熟练，可以采用引导输入。 3.6 编制报表 ( 例 3-5 输入关键字“2011年1月31日”，生成固定资产状况表数据。 ( 操作步骤 (1) 在“数据”状态下，单击第1张表页，执行“数据→关键字→录入”命令，打开“录入关键字”对话框。 (2) 输入年“2011”，月“01”，日“31”。如图3-7所示。 图3-7 输入关键字 (3) 单击“确认”按钮，弹出“是否重算第1页？”对话框。 (4) 单击“是”按钮，系统会自动根据单元公式计算01月份数据。如图3-8所示。 图3-8生成报表数据 ( 操作演示 参见“操作演示\3\3-5.htm”。 ( 说 明 报表数据处理包括生成报表数据，报表审核，报表舍位平衡，表页管理等内容。报表数据处理需要在数据状态下进行。 生成报表数据主要是通过报表系统的计算功能，利用前面设置的报表计算公式对报表数据进行自动的运算。 生成报表数据分成两步：一是输入关键字、二是表页重算。 3.7 调用报表模板生成报表 ( 例 3-6 调用资产负债表模板，输入关键字“2011年1月31日”，生成资产负债表数据。 ( 操作步骤 调用资产负债表模板 (1) 执行“格式→报表模板”命令，打开“报表模板”对话框。 (2) 选择您所在的行业“一般企业（2007新会计准则）”，财务报表“资产负债表”。 (3) 单击“确认”按钮，弹出“模板格式将覆盖本表格式！是否继续？”提示框。 (4) 单击“确定”按钮，即可打开“资产负债表”模板。 生成资产负债表数据 (1) 单击左下角“格式”按钮，在数据状态下，执行“数据→关键字→录入”命令。 (2) 输入关键字：年“2011”，月“01”，日“31”。单击“确认”按钮，弹出“是否重算第1页？”提示框。 (3) 单击“是”按钮，系统会自动根据单元公式计算01月份数据。如图3-9所示。 图3-9 生成资产负债表 ( 操作演示 参见“操作演示\3\3-6.htm”。 ( 说 明 财务报表系统中一般都预置了分行业的常用会计报表格式，称为报表模板，企业可以以系统提供的报表模板为基础，实现财务报告的快速编制。 财务报表系统提供的报表模板包含了19个行业的70多张标准财务报表（包括“现金流量表”），还包含用户自定义模板。用户可以根据企业所在行业挑选相应的报表，套用其格式及计算公式。 4 应收应付核算 应收/应付账款核算模块主要实现对往来款项进行核算与管理，其日常业务的基本处理流程是：输入赊购、赊销业务的有关单据，记录收付的往来款项，核销往来款项，进行账龄分析，