第二章 项目管理组织_[全文]

第二章 项目管理组织_[全文] 第二章 项目管理组织 学习目的: 一个项目一旦确立，首先将要面临两个问题:第一，必须确定项目与公司的关系，即项目的组织结构;第二，必须确定项目内部的组成。本章将从:组织的一般概念出发，重点介绍三种主要的项目组织结构形式，即职能式、项目式和矩阵式组织结构，以及它们的优缺点。还将讨论选择合适的项目组织形式所要考虑的一些关键因素。 一、“项目管理组织”的概念 项目组织是项目管理的基本职能与之一，它的主要目的是:充分发挥项目管理职能，提高项目管理的整体效率，以达到项目管理的目标。由于项目本身的特性使得项目组织管理对于项目的成功而言十分重要，而项目经理作为项目组织的领导者也就变得更为重要了。 1、项目组织: 一个项目一旦确立，首先就要面临两个问题:第一，必须确定项目与公司的关 系，即项目的组织结构;第二，必须确定项目内部的组成。同时还应考虑与其 内外组织有密切联系的环境问题。 13>.1、组织: 组织是管理的一种重要职能，其一般概念是指各生产要素相结合的 形式和制度。通常，前者表现为组织结构，后者表现为组织的工作制 度，一般所说的组织是指组织结构。组织结构一般又称为组织形式，反 映了生产要素相结合的结构形式，即管理活动中各种职能的横向分工和 层次划分。组织结构运行的规则和各种管理职能分工的工作即是工作规 则。 组织结构总是要适应组织活动的需要的，所以相应的组织结构也应 随之变化。组织结构不但贯穿于管理活动的全过程和所有方面，并随着 其中各种因素的变化而变化，而且组织结构本身也是一个系统的概念。 1.2、“项目组织”的概念和定义: 在项目中，项目管理人员一般要通过组织取得项目所需要的资源 (如:资金、技术、人员人力、物力、财力等)。他们必须知道 应该如何管理这些资源才能实现项目的目的。组织机构一经确 立，项目团队就可以开始制定项目计划来管理项目的各个方面。 由此我们把“项目组织”定义为:为完成特定的项目任务而建立 起来的，从事项目具体工作的组织。该组织只是在项目生命期内 临时组建的，是暂时的，只是为了完成特定的项目目标而组建的。 项目组织与其他组织一样，要有良好的领导、计划战略、内外沟 通、人员配备、激励机制以及积极向上的组织文化等。 2、“项目组织”的特点: 项目是一次性的活动，客观上同样存在着组织设计、组织运行、组织 更新和组织中介的生命周期，要使组织活动有效地进行，就需要建立 合理的组织结构。因此项目组织具有它自己的特点。 “项目组织”的特点: ?、项目组织具有生命周期 *49 ?、项目组织具有柔性 *50 ?、项目组织具有适应项目一次性的特点 *51 ?、项目组织讲求专业化 *52 ?、项目组织注重权威和统一指挥 *53 3、组织机构: 3.1 项目组织机构的特征: 组织机构是支撑项目正常运转的运筹体系，是项目的“骨骼”系 统。没有组织机构，项目的一切活动便无法进行。为此，在设置 项目组织机构之前，必须了解项目组织机构的特点。 “项目组织机构”的特征: ?、组织目标单一，工作内容庞杂 *54 ?、项目组织是一个临时性机构 *55 ?、项目组织应精干高效 *56 ?、项目经理是项目组织的关键 *57 3.2 “项目组织机构”的设置原则: 设置项目组织机构的目的是:要组织各方力量，完成项目的任务。因此项目组 织机构的效能高低就成为决定项目成败的关键之一。项目组织机构设置没有固 定的模式，根据项目的不同生产工艺技术特点，不同的内外部环境和条件，设 置不同的组织机构形式。但是，无论具体形态如何不同，总的要求还是从项目 的实际出发，选择和确定项目的组织机构，保证项目稳定、高效的运行。设置 项目组织机构应遵循以下原则。 设置“项目组织机构”应遵循的原则: ?、有效管理幅度原则 *58 ?、权责对等原则 *59 ?、人职匹配原则 *60 ?、命令统一原则 *61 ?、效果与效率原则 *62 4、项目组织环境: 在项目实施的过程中，项目组织将会与公司内部和社会的许多方面发 生各种各样的关系。能否有效地处理好这些关系，直接影响到项目实 施的效率和效益。 4.1、项目组织环境类型: 在项目组织的环境中，项目组织与其他各方面的关系多种多样。 项目组织环境类型: ?、同公司外部各单 位的工作关系 ?、同公司内部有 关部门的关系 ?、买卖交易关系 *63 ?、行政监督与管理关系 *64 ?、竞争与协作关系 *65 ?、隶属领导关系 *66 ?、经济协作关系 *67 ?、竞争协作关系 *68 4.2、处理原则: 面对各种错综复杂的各种关系，不可能找出一种放之四海而皆准 的处理方法，但可以从项目实践活动中总结出一些具有一般意义 的原则。 “项目组织环境”的处理原则: ?、要根据不同工作关系的客观性 采取不同的处理方法。 *69 ?、要树立一切为用户服务的观念。 *70 ?、协作的原则。 *71 二、项目管理组织的类型及其优缺点 就项目这种一次性任务的组织而言，客观上同样存在着组织设计、组织运行、组织更新和组织终结的生命周期，要使组织活动有效地运行，就需要建立合理的组织结构。 项目组织结构的基本形式主要有:职能式组织结构、项目式组织结构、矩阵式组织结构和混合式组织结构等。 项目组织结构的基本形式主要有: ?、职能式组织结构 *72 ?、项目式组织结构 *97 ?、矩阵式组织结构 *98 ?、混合式组织结构 *99 三、项目组织的选择 所谓项目组织结构的设计，就是把实现项目组织目标所需完成的工作范围、工作任务划分为不同的业务工作，然后按照工作性质组建不同的部门，同时确定各部门的职责与权限。 项目组织结构随着管理科学的发展以及众多现代技术的应用而不断变更，除了几种基本类型以外，在实际的管理工作中，还出现了许多混合式的项目组织机构。尽管项目组织结构日益发展、类型演化越来越多，但任何一个项目组织结构都存在三个相互联系的问题，即:管理层次如何划分,部门如何确立,职权如何划分,由于组织内外环境的变化影响着这三个相互关联的问题，使得组织结构的形式以此三个为基础发生了众多的变化。因此，要进行项目组织结构的设计，就要正确处理这三个问题。 1、项目组织结构设计 1.1 组织结构设计原则: 在进行项目组织结构设计时，必须注意以下几个基本原则。 组织结构设计的基本原则: ?、目标性原则。 *114 ?、精干高效原则。 *115 ?、业务系统化管理原则。 *116 ?、管理幅度原则。 *117 ?、指挥统一原则。 *118 ?、利于控制原则。 *119 1.2 组织结构设计的内容: 在项目管理理论中，项目被视为一个系统，项目组织同样也是一个 系统，因此项目组织结构的设计是一个系统设计工作。这个系存在 着由人组成的组织结构和由工作形成的结构，以及这些结构间的联 系。 项目组织结构的设计内容主要包括:系统的结构和组织规划。 组织结构设计的内容: ?、系统的结构。 *205 ?、组织规划设计。 *206 1.3 不恰当的组织设计的不良影响: 在组织论中并没有好的或者坏的组织结构之分，只有适合或不适合 的组织结构。对于项目管理来说，项目外界环境和内部条件的社会 和技术的影响因素因时而易，因项目而异，没有一种万能的组织结 构。而不适合的组织结构往往会出现下列五中情形。 ?、项目的技术和质量状况达到管理层的要求，但投资、进度 却不令人满意; ?、组织内部的团体或成员主观上愿意支持项目的实施，但在实际 工作中，对于如何实施和实现工作目标却做得不好; ?、专家和技术人员不受应有的重视; ?、不同的技术小组或个人之间为进度和质量问题相互推卸责任和 相互指责; ?、有时项目目标达到了，但项目成员的个人目标却没有实现。 1.4 项目组织设计的依据: 项目组织设计的依据有:项目的环境和项目的目标。组织应对这两 项依据进行具体的，并设计出一种适合该项目的组织系统。 项目组织设计的依据: ?、项目的环境。 *207 ?、项目的目标。 *208 ?、项目的组织结构的选择就是要决定项目实施与公司日常业务的关系 问题，即使是对于一个有的专业人士来说，也是一个非常困难 的事情。前面介绍了几种可供选择的项目组织形式，究竟哪一种形 式最好呢，或者说对于某一项目来说有没有惟一的最优选择呢,要 回答这一问题是非常困难的，一方面是衡量选择的标准是什么。项 目成功的影响因素很多，即使采用同一组织也可能有截然不同的结 果。另一方面，项目的内外环境的复杂性及如上所述每种组织形式 的各种优劣使得几乎没有能被普遍接受、步骤明确的方法来告诉人 们怎样决定需要什么类型的组织结构，它可以说是项目管理者知 识、经验及直觉等的综合结果。 2、项目组织结构模式的选择 ?、我们前面介绍了项目的三种主要结构模式，即:职能式、项目式和矩 阵式，它们各有自己的长处也有自己的短处。其实这三种组织结构有 着其内在的联系，矩阵式结构是介于职能式和项目式之间的一种结构 形式(如下图所示)，随着某种组织结构的工作人数在项目团队中所 占比重的增加，该种组织结构的特点也渐趋明显;反之，则相反。由 于三种组织结构各有自己的长处和短处。因此，企业应根据自身状况 选择适合自己的项目组织形式。 项目组工作人员 职能部门工作人员 项目式结构 项目式特点增多 矩阵式结构 职能式结构 职能式特点增多 ?、在具体的实践中，如何进行组织形式的选择没有一个可循的公式。只能在 充分考虑各种组织结构的特点、企业的特点、项目的特点和项目所处的环 境等因素的条件下，然后可能作出较为适当的选择。由此我们需要理解哪 些因素制约着项目组织的实际选择。在下表中，我们列出了一些可能的因 素与组织形式之间的关系。 ?、因此，在项目组织形式的选择时，需要理解哪些因素制约着项目组织的实 际选择。一般地，职能式组织适宜于规模较小的、以技术为重点的项目， 而不适宜于受时间限制性强或要求对变化能作出快速响应的项目。另外， 如果一个项目需要在某类设备或厂房进行大量的投资，那么最好采用职能 式组织结构。 序号 组织形式 特征 职能式 矩阵式 项目式 弱矩阵式 平衡矩阵式 强矩阵式 1 项目经理的权限 很少或没有 有限 小到中等 中到大等 很高 2 全职工作人员的比率 几乎没有 0~25% 15%~60% 50%~95% 85%~100% 3 项目经理任务 兼职 兼职 全职 全职 全职 4 项目经理常用头衔 项目协调员 项目协调员 项目经理 项目经理 项目经理 5 项目管理行政人员 兼职 兼职 兼职 全职 全职 ?、如果一个公司中包括多个相似项目，例如:多个建筑项目，则应选择项 目式组织结构;另一方面，长期的、大型的、重要的和复杂的项目，更 因采用项目式组织结构。如果一个项目需要利用多个职能部门的资源而 且技术相对复杂，但又不需要技术人员全职为项目工作，这时，矩阵式 组织结构是最好的选择，特别是当几个项目需要同时共享这些技术人员 时。但应注意到矩阵式组织结构的管理是复杂的，对项目经理来说是一 种挑战。 ?、在我们作出项目组织结构的选择之前，必须首先搞清楚项目需要完成哪 些任务。为此需要做一个初步的项目计划。第一，确定项目要完成的主 要成果;第二，列出与每个成果相关的主要任务;第三，对每项任务确 定负责完成它的相关职能部门，并且考虑如何将这些任务最佳地集成起 来;第四，要考虑具体完成某项任务的人员需要具备的资格、该项任务 所需要的技能，以及所涉及的客户等。另外，还要考虑公司的内外部环 境因素，如公司的文化、与项目有关的各部门之间的关系等。综合以上 各种因素并结合某种组织形式的特点，就能为项目选择一个较为有效的 组织结构。 某公司是一家手提计算机生产企业，现在的任务是:设计、生产和销售一种多任务的便携式个人电脑，配置包括:5.0G处理器、2G内存、120G以上硬盘，重量不超过1.0千克以及点阵式彩色显示器，电池正常操作下可用10小时以上，零售价不超过1.2万元。 ?、经过分析，上述任务分解为: 3、一个项目组织选择的案例 序号 项目的关键任务 相关的组织单元 1 描述产品的需求 市场部、研发部 2 设计硬盘，做初步测试 研发部 3 筹备硬件生产 生产部 4 建造生产线 生产部 5 进行小批量生产，及质量和可靠性测试 生产部、质保部 6 编写(或采用已有的)操作系统 软件开发部 7 测试操作系统 质保部 8 编写(或采用已有的)应用软件 软件开发部 9 测试应用软件 质保部 10 编写所有文档，包括用户手册 生产部、软件开发部 11 建立服务体系，包括备件、手册等 市场部 12 制度营销计划 市场部 13 准备促销演示 市场部 ?、我们注意到，这些任务可以分成四类。 ?、设计、生产、测试软件; ?、设计、编制、测试软件; ?、建立生产和服务/维修体系; ?、营销策划，包括演示、宣传等。 ?、根据以上分析，项目需要下面一些子系统。 ?、设计软件的小组和设计硬盘的小组; ?、测试软件的小组和测试硬件的小组; ?、组织硬件生产的小组; ?、营销策划小组; ?、文档编写小组; ?、管理以上各小组的行政小组。 ?、这些子系统涉及公司的五个部门，其中软件设计小组和硬件设计小 组的工作关系非常密切，而测试小组的工作则相对独立，但测试的 结构对软件和硬件设计的改善很有帮组。 ?、该计算机公司在人力上完全有能力完成这个项目，在硬件和操作系 统的设计上也能达到当前的先进水平，但要将零售价控制在1.2万 元以下，需要有更先进的技术。这个项目预计持续6~8个月，是目 前为止该公司投资最大的项目。 ?、根据以上的概要信息，可以清楚地看出:职能式项目组织是不合适 于该项目的，因为项目涉及多个部门，很难将它划归为某一个部门。 项目式组织结构或矩阵式组织结构都是可行的，如果要做选择的 话，只要人员费用增加不是太大，项目式组织更好，因为项目式组 织的管理更简单，容易集中人力、物力，便于管理。 本 章 小 结 本章首先介绍了组织、项目组织的基本概念和设置组织机构的基本原则，然后着重介绍了项目的各种组织结构形式，以及每种组织结构形式的优缺点。描述了选择合适的项目组织结构的过程，并给出了一个具体的例子。本章的重点包括: 1、如果一个项目要采取职能式组织结构，则应考虑将其安置在与项目成员有切身 关系或对项目成员有帮助的职能部门之下，这种方式有其优点，但缺点也是较 严重的。 2、项目式组织结构也有其优点和缺点，虽然缺点没有职能式组织那么严重，但也 是较明显的。 3、矩阵式组织结构是职能式和项目式两种组织方式的结合，试图获得两者的优点。 矩阵式组织结构虽然取得了一定的成功，但也不能忽略它给管理方面带来的困 难。 4、上面三种组织形式也可以有很多变化，一些特殊的项目也可以采用一些特殊的 组织方式。最合适的形式应能够兼顾项目的特点和项目组织形式的优缺点，扬 长避短。 5、选择项目组织形式的过程包括: ?、确定项目要完成的主要成果。 ?、确定完成这些成果的关键任务，以及公司中与这些任务有关的组织 单元。 ?、将关键任务进行排序，并将它们分解成合理的工作步骤。 ?、确定完成这些工作步骤的项目子系统，及各子系统之间的合作关系。 ?、确定对项目组织形式会产生影响的因素，如:项目特点、限制条件 等。 6、无论项目大小，每个项目都应设置项目管理办公室。 7、较大的项目，除了项目经理以外，还应该包括项目工程师、制造工程师、 现场经理、行政管理员、项目管理会计及支持服务经理。 8、项目经理需要在组建项目组的时候制定出组内交流的目标，并且决定与 组内每个成员进行交流的形式和频度。 练 习 题 1、下面三句话常被用来描述矩阵式组织结构，你是否同意,请说明你的理由。 ?、矩阵式项目组织能够更充分地使用人员。*210 ?、项目经理和部门经理必须就谁占主导地位达成一致意见。*211 ?、矩阵式组织中，做决策需要不断地权衡时间、成本、技术风险及不确 定因素等。*212 2、你打算怎样组织项目去开发一个复杂的新产品，如:一种新型的彩色传真 复印机,*213 3、你采用哪种形式来组织下面的一些项目: ?、一家银行的投资银行部的投资项目。 ?、一个公司的基础研究时使用的研究项目。 ?、一个跨国建筑公司的项目。 ?、一家公司的新产品设计和开发项目。 4、请你在黑板上分别画出职能式、项目式、矩阵式和混合式组织结构图。*289