货款管理制度

公司#管理#版本状态第一版版次A/0页码第PAGE1页生效日期2015年7月30日文件名称货款管理制度文件编号JR/AX03-2015编制.日期确认.日期审核.日期批准.日期发货审核1.1销售跟单员开具“发货通知单”，经信管科核对数量、性能、颜色、售价，信管科进行合同与应收货款审核，仓库才可出货。1.2不具备发货要求的特殊客户需填写《特殊发货审核单》，由总经理、营销总监或其授权人签字核准后才能发货。1.3仓储人员办理发货时，应就下列规定予以审核，否则不给予发货：a、跟单员、信用管理人员是否签字；b、特殊发货的上级主管是否核准；c、上次发货的回单（必须有有效人签字）是否已收回（不包括托运的货物）。2.0货物运输及回单管理2.1业务发货（仓库）——非托运货物收取回单（驾驶员）——仓库签收（产成品仓库员）——督促并处理无效回单（车队长）——签收、保存（营销会计）——结账时领取（营销员）——结账（营销员）——收款并打回结账单（营销员）——结账单或未结账回单交回营销会计（营销员）——确认、保存（营销会计）2.2各部门责任序号部门责任人具体责任1销售部营销员提供有效签字人姓名报送销售部内勤2销售部营销部内勤将有效签字人名汇总并报送仓库、信管科3仓储运输部车队驾驶员负责收回非托运货物回单的签收4仓储运输部产成品仓库员负责收回有效回单对于没有回单或无效回单及时向仓储部长反馈5仓储运输部车队队长对仓库员反馈的没有签回单或无效的回单负责催收或重签。对非正常情况及时向销售部书面反馈6仓储运输部部长负责对托运货物的回单的签收（实验料除外）7信管科营销会计负责保存回单2.3业务要求2.3.1由公司车队送货2.3.1.1公司驾驶员必须卸货至客户指定卸货处，并收回有效人签收的货物回单，若非有效人签收的必须加盖收货单位公章、财务专用章或仓库专用章。公司管理制度版本状态第一版版次A/0页码第2页生效日期2015年7月30日文件名称货款管理制度文件编号JR/AX03-2015编制.日期确认.日期审核.日期批准.日期2.3.1.2如果回单由公司销售员代签，销售人员在二天内把有效回单交给成品仓库员。2.3.2外车托运发货2.3.2.1外车托运发货产品起运后，车队主管及时详细填写《托运产品信息反馈单》交跟单员，若因各种原因造成不能按时送达目的地，车队主管及时向跟单员反馈，并明确准确到货时间。2.3.2.2在预定到货时间的第二天，跟单员要电话询问客户是否已完整的收到产品，若未收到或有缺失，跟单员及时向车队主管反馈，车队主管应及时追查并将相关信息反馈跟单员，直到产品安全、完整交付客户。2.3.3回单管理2.3.3.1托运小批量（一般指小于250KG）由客车托运的货物，产品出库单结算联，由成品仓库员交给跟单员，跟单员将结算联传真给客户签收确认并作为回单交到信管科，如客户不签收交由分管营销员签收。2.3.3.2发往各地办事处、门市部、分公司的产品必须由指定人员签收回单，各办事处营销员操作的并已经由公司独立建账的客户，货款由公司统一结算，原则上，禁止办事处货物直接发往公司客户，如遇特殊情况必须经销售部长同意，并凭客户收货回单换《门市部货物调拨公司客户审批单》并到公司仓库办理调拨转账手续，同时冲销改办事处的应收账款余额，不允许各办事处直接与客户结算货款。2.3.3.3发往各客户的下属加工点，各加工点必须出具以书面形式签订的《厂方货物代收授权书》复印件交于公司销售部备案，未能办理相关手续的一律不许发货，如加工点同时属公司该产品的使用客户，为了防止产品价格泄露，跟单员下达发货通知单上应予以注明，先由成品仓库开具《代收证明》交加工点签收，签收后由成品仓库员联同出库单结算联交由营销员，营销员到客户处签回回单。2.3.3.4对外协运输，由仓储运输部和外协承运单位签订承运合同，要求外协运输单位负有签回签发发货单的责任，凭有效发货回单结算运费。若外协承运单位无法取得有效回单，第二天由仓储运输部通知销售部以传真方式与客户联系，如销售部协调后无效的，由分管营销员在一个星期内负责签回回单。2.3.3.5回单一律由成品仓库员签收并确认其有效性，如发现无回单或回单无效在当日以书面方式立刻上报销售部，再交仓库员签收。所有回单必须交营销会计妥善保管。2.3.3.6发生特殊情况（如：有效签字人不在或没有有效公章）时，由司机及时请示本公司公司管理制度版本状态第一版版次A/0页码第3页生效日期2015年7月30日文件名称货款管理制度文件编号JR/AX03-2015编制.日期确认.日期审核.日期批准.日期储运部负责人，限定2小时的时间联络，确认可否代签收，否则将货物运回公司，一切费用由该营销员负责（营销员代签的回单必须于次日补签有效回单交上）。2.3.3.7营销员领取回单去客户处结账时，营销员必须在领取单上签字，货款付清后归还此单。如回单丢失其责任任由营销员自负。3.0应收账款管理3.1事先预防3.1.1对与公司有业务的客户，销售人员必须提供客户的有效人签字样张。3.1.2新、老客户建立信用等级评定，赊销货款不得超过信用现额度。3.1.3对所发生业务来往的客户一律签订销售合同，合同条款明确、清晰，尤其是明确交货的条件、赊销的期限、质量异议的期限，否则不给予发货。以现金方式交易的产品，可以不签订销售合同，但要做到钱货两情，并让客户签回单，回单上必须注明收款或欠款总额。3.1.4在合同中药注明付款方式，若用支票、汇票或现金支付的，一律汇入公司开户银行账户或公司指定的银行账户，客户不得开无指定收款人的空白支票。3.2事中管理3.2.1赊账期内：销售人员定期走访，电话联系，及时解决客户提出的问。在约定回款的前三天，提醒并约定货款回收的时间。3.2.2赊销期30天内：超过赊销期七天，销售人员拜访客户了解迟付的原因，及时处理有争议的问题，并填写《客户货款拖延付款分析表》营销会计在客户超过15天向客户发出第一封催收信函（见附件一）。在催收信函规定的时间里尚未付款，信用管理人员配合销售人员上门催收，并考虑停止供货。3.2.3赊销期30天-60天内：营销会计向客户发出第二封催收信函（见附件二），并提高催收级别，第一次由销售部长或信管科负责人，并填写《客户货款拖延付款分析表》上报营销总监，第二次由营销总监，第三次由财务部长或常务副总。3.2.4赊销期60天-90天内：停止供货，若客户进一步订货，要求付清前欠款并对新定单现款交易。若没有收到客户陆续付款，营销员与相关部门主管加大催收频率与力度，甚至委托律师采取法律手段收回欠款。3.3事后管理3.3.1营销会计每月对逾期欠款采取及跟踪反馈情况，填写“逾期欠款跟踪反馈单”，加强回收力度。公司管理制度版本状态第一版版次A/0页码第4页生效日期2015年7月30日文件名称货款管理制度文件编号JR/AX03-2015编制.日期确认.日期审核.日期批准.日期3.3.2销售部长根据信管科提供的应收账款清单，对销售员进行沟通落实和监督，发现问题及时处理，处理不可的及时报告营销总监。3.3.3应收账款建立账龄分析制度。①信管科应对客户账龄统计，应收账款拖欠越久，回收可能性越小，转为坏账的可能性越大。为此，通过“应收账款账龄分析表”和“应收账款账龄超过60天的客户情况及对策表”，对应收账款进行统计表格形式如下：**公司应收账款账龄分析表应收账款账龄账户数量总金额（元）占应收账款比例（%）信用期内超过信用期1~30天超过信用期31~60天超过信用期61~90天超过信用期91~120天超过信用期121~150天超过信用期151~180天超过信用期181天~1年超过信用期一年以上合计应收账款账龄超过60天的客户情况及对策表客户单位账龄情况应收账款金额（元）对策和措施②客户账龄分析监督每季度专题会对客户账龄报表进行分析，并提出对策和措施，落实专人实施。4.0应收款逾期或超额后发货审批的规定4.1应收款未按规定付款方式支付，逾期超过半个月的客户，原则上不能再发货。4.2特殊情况，营销员要求发货，必须办理如下审批手续：公司管理制度版本状态第一版版次A/0页码第5页生效日期2015年7月30日文件名称货款管理制度文件编号JR/AX03-2015编制.日期确认.日期审核.日期批准.日期4.2.1营销员必须落实具体收款时间，并填写《特殊发货审批单》。办事处及在外营销员须委托销售助理填写，并电话向营销总监申请。4.2.2营销总监与营销员沟通，特别情况下，还需与客户直接沟通，以明确具体收款时间，认为可以接收，则签署同意发货意见。4.2.3货款逾期时间超过1个月，需再发货的还需总经理核准。4.2.4信管科对特批发货的货款回笼情况进行监督，跟踪，前次特批的货款若未到位，不允许办理下一次特批手续。5.0对账制度5.1对账时间的5.1.1按客户信用等级标准确定对账款频次，见下表。客户信用等级对账频次AAA级半年对账一次AA级三个月对账一次A级二个月对账一次B级每月至少一次，可根据实际情况5.1.2当月需要对账的客户，由营销员与信管科先核对，再与客户核对账目，并签回单账单。要求注明对账期间，截止日期，欠款净额，再凭签回的结账单和公司发给营销员的收据存根与营销会计核对客户账目，营销会计对结账单、欠款单上的内容，必须重新与客户联系进行确认。营销员与客户结账一律使用盖有公司财务专用章的收据，不得私自开具领款凭证或其他形式凭证。5.1.3门市部每月对账一次。各门市部每月5日前上报销售清单、月末存货盘存表、客户欠款明细表到营销会计处。信管科应认真审查核对各门市部的上报资料，并定期或不定期前往门市部进行实地对账盘存，每次对账以后对客户欠款单进行确认与复印。5.1.4每年的年终，所有客户及门市部统一进行本年度对账，作为财务结算依据，对账单必须盖有客户公章或财务专用章、合同专用章。5.2对账方式5.2.1营销员直接与客户核对；。5.2.2信管科通过电话、传真等方式与客户财务部核对，再根据实际情况定期或不定期地前公司管理制度版本状态第一版版次A/0页码第6页生效日期2015年7月30日文件名称货款管理制度文件编号JR/AX03-2015编制.日期确认.日期审核.日期批准.日期往客户和门市部处抽对。5.2.3财务部专人定期核对营销会计的台帐，抽查客户及门市部的对账情况和结果。不定期地会同信管科人员前往客户和门市处抽查。5.3对账要求5.3.1与客户对账，必须于客户财务部核对账目，对账时，除核对金额外，还需抽查重点客户的每批发货与收款明细是否与本公司相一致，对账后，客户必须以书面形式盖上客户单位公章或财务专用章的结账单凭证，确保法律效力。5.3.2信管科每次与客户及门市部对账，必须有书面报告。对于对账过程中发现的异常情况，应当立即填写《对账过程异常情况反馈和处理单》交营销总监及总经理。5.3.3营销员应建立客户明细台帐，每月与信管科核对，根据对账时间标准与客户核对，做到三帐相符。5.3.4凭增值税发票入账的单位，信管科必须根据仓库出库单（含税）开具增值税发票，并建立发票领取登记核销簿，领取时登记签名，对已收款的进行核销，严格把关（营销员出差、门市部可以委托跟单员办理）。公司独立建账的客户要求开票给下属加工户的，营销人员必须办理好跳户手续（如加工协议、冲销原入库单等），并凭经过营销总监审批的加工协议或客户纸质证明，方能开具增值税发票。5.3.5对已经停止供货的单位，允许不再签结账单，以最后一次发货结账单位准，陆续收回货款，在接近坏账期限（2年）之前，必须重新签结账单。5.3.6营销员负责的客户结账有困难或账目不清，提前通知信管科，由信管科安排时间，协同去客户处核对。5.3.7因对账或收款需要，销售人员需要领取发货回单，销售人员要填写《发货回单领取单》，发货回单如果留在客户单位，客户必须在领取单上签字，货款付清后归还此单。5.3.8信管科应按要求核对客户和营销员的明细账，做到三帐相符。6.0应收账款交接制度6.1营销人员岗位调换、离职，必须对经手的所有客户的应收账款进行交接。凡营销人员离岗，必须先办理包括应收账款在内的工作交接，交接未完的，不得离岗，交接不清的，责任由交接者负责，交接清楚后，责任由接替者负责；凡离职的，应在提前两个月向公司提出申请，批准后办理交接手续，未办理交接手续而自行离开者其薪资和延期支付款不予发放，由此给公司造成损失的，将依法追究法律责任。离职交接按最后在交接单上批示的生效日期为准，在生效日期前要交接完成，若交接不清又离职时，仍将依照法律程序追究当事人责任。公司管理制度版本状态第一版版次A/0页码第7页生效日期2015年7月30日文件名称货款管理制度文件编号JR/AX03-2015编制.日期确认.日期审核.日期批准.日期6.2营销员离职前必须结清全部到期货款，对应收款，只有公司认为可以移交并且接收人同意接收方可移交，否则当事营销员必须全额收回。6.3离职营销员经手的坏账理赔事宜如已取得客户的书面确认，经公司同意可以移交，其追诉工作由接替人员接办。理赔不因经手人的离职而无效。6.4“营销员工作移交清单”一式三份，由移交、接手人核对内容无误后双方签字，并由监交人签字，经营销会计审核，信管科主管复核，并经营销总监审批后留存给移交人一份，接交人一份，公司档案存留一份。6.5接替营销人员接手前，应与客户核对账单，遇有疑问或账目不清时应立即向主管反映，未立即呈报，有意代为隐瞒者应与离职人员同负全部责任。6.6营销员工作移交时，应当完成移交手续并经总经理认可后，方可发放改移交人员最后任职月份的薪金，未经总经理同意而自行发放由出纳人员负责。6.7营销员办理交接时应有部门主管监督；移交时发现有贪污公款、短缺物品、现金、票据或其他凭证者，除限期赔还外，情节重大时依法追诉民事、刑事责任。6.8应收账款交接时，接任营销员应接手的所有欠款客户进行逐一核对，无异议的账款由接手人负责接手清收，（财务部应随意对客户采用电话、传真或上门拜访等方式对账，以确定营销员手中账单的真实性）；交接前应核对全部账目报表，有关交接项目概以交接清单为准，交接清单若经交、接、监三方签署盖章即视为完成交接，交接日后若发现账目不符时由交接人负责。7.0货款管理其他规定7.1凡是现金交易一律填写收款回单，回单上须注明货物数量、单价、总额、付款时间及付款人签字，并列入对账项目。7.2销售人员原则上不收取现金，若现金收款，在收到货款后第一时间用电话通告营销会计，并在20小时内存入公司规定的出纳账户，否则一律计为挪用，营销员挪用货款的，将承担全部经济责任，情节严重者将依法追究民事及刑事责任。7.3未经合同评审又为现款现货，如果3日内未收回货款又无正当理由的，公司可按月息千分之八对营销员处以罚息，并从下月提成工资中直接扣除，直至货款收回为止；如果该货款最终为呆死帐而无法收回，应由责任营销员承担全部损失。7.4非营销员责任造成的欠款转为坏账处理，营销员承担8%损失，营销员责任造成的，根据责任大小由营销总监提出赔偿比例，总经理批准执行。7.5营销员与客户发生业务关系时，产品价格必须透明，严禁暗箱操作，如发现营销员暗中提公司管理制度版本状态第一版版次A/0页码第8页生效日期2015年7月30日文件名称货款管理制度文件编号JR/AX03-2015编制.日期确认.日期审核.日期批准.日期价销售，第一次给予以一罚十的处理，第二次发现给予开除。7.6营销员若有离职或调职，必须办理货款移交工作，填写《营销员工作交接单》，且移交的结账清单要共同会签，直属主管亦负起实地监交的责任，若移交不清的，交接人可拒绝承受“呆账”（须于接交日起七天内提出书面报告），否则结交人须负移交后的责任。7.7对逾期一年以上的被公司列为呆死帐的货款，信管科等部门及个人通过非法律手段摧毁的货款，按其贡献大小给予收回货款总额2-5%的比例给予奖励。对未按公司货款管理制度执行而造成货款流失的，其相关的责任人要承担货款损失总额的2-5%的赔偿责任。8.0相关表单《发货通知单》《特殊发货审批单》《托运产品信息反馈单》《门市部货物调拨公司客户审批单》《厂方货物代收授权书》《代收证明》《客户回单领取单》《客户货款拖延付款分析表》《逾期欠款跟踪反馈单》《对账过程异常情况反馈和处理单》《营销员工作交接单》