万家公司工作分析案例

万家公司的工作分析一、背景由于近年来公司发展过于迅速，人员也飞速增长，因此许多问题也逐渐暴露出来。表现比较突出的问题就是岗位职责不清，有的事情没有人管，有的事情大家都在管，但又发生推诿扯皮的现象。现在公司中使用的岗位职责已经是几年前的版本了，可实际情况却已经发生了很大变化，因此根本就无法起到指导工作的作用。由于没有清晰的岗位职责，因此各个岗位上的用人标准也比较模糊。这样人员的招聘选拔、提升方法就全凭领导的主观意见了；公司的薪酬激励体系也无法与岗位的价值相对等。员工在这些方面意见很大，士气也有所下降。最近，公司进行了一系列重组工作，年轻有为的新的高层团队也开始发挥作用，他们看到公司目前面脑的问题，决定请专业的咨询顾问进行一次系统的人力资源管理诊断和设计工作。由于工作分析是各项人力资源管理工作的基础，因此专家建议首先从工作分析人手。二、项目目标通过工作分析，使万家公司各个职位的职责、权限、主要的工作绩效指标和任职者基本要求等内容得到明确清晰的界定，为各项人力资源管理工作打下基础。在此过程中，理顺和调整一些不合理的岗位职责设置，并将新增加的岗位信息及时补充进去。三、工作分析的准备工作(一)成立工作分析项目实施小组本次工作分析项目由外部的咨询顾问组成专家组，并且和万家公司有关人员共同组成工作分析实施小组。万家公司参与到这个实施小组中的人有人力资源部人员和公司主管领导。项目实施小组中人员的责任与分工(见表1)：表1项目实施小组中人员的责任与分工项目组成员责任与分工外部专家顾问作为项目总体策划和实施的负责人，提供技术方案和指导，并通过可行的实施手段达到项目目标1．项目实施方案和的制定2．研究工具(调查表、问卷)的设计3．实施调研、访谈4．岗位说明书的撰写与修改5．提供相关的培训人力资源部作为项目的协调与联络人，配合专家开展工作1．帮助外部专家收集整理各种资料2．分发回收调查问卷3．安排其他人员配合专家组的工作4．收集公司员工和管理人员在项目实施中的反馈意见，并把意见反馈给专家组和公司领导5．协调安排工作所需的场所、材料、设备等6．安排专家在公司工作期间的食宿、接待公司领导把握项目的总体方向和原则，并对工作结果进行验收1．对专家组的总体方案和计划提出意见2．对公司员工进行动员3．对项目进程的检查和监督4．听取阶段性的汇报5．验收最终成果(二)准备相关的资料(1)组织机构图。(2)各部门职能说明书。(3)工作流程图。(4)职权体系表。(5)岗位责任制。(6)参加调查的人员名单。(三)设计有关研究工具本次工作分析所使用的方法有(见表2)：表2工作分析使用方法方法适用范围工作日志所有职位调查问卷所有职位访谈所有职位现场观察法生产岗位因此，专家组需要事先设计好相关的表格、问卷和访谈提纲。(四)制定工作分析的实施程序和时间表本次工作分析主要分为3个阶段进行，即准备阶段、实施阶段和结果整合阶段。具体时间表如表3所示：表3工作分析的实施程序和时间表星期日星期一星期二星期三星期四星期五星期六准备阶段开始▲查看现有资料、设计调研工具、排定实施日程▲实施阶段开始召开动员会议、公布计划日程、发放工作日志和度调查问卷并培训填写方法6．9－，被调查人员记录工作日志，填写调查问卷专家组进行现场观察人力资源部派出访谈日程和人员名单整理工作日志、调查问卷、观察记录基层员工访谈基层主管访谈中层经理访谈高层经理访谈整理收集来的各种信息，撰写岗位说明书初稿结果整合阶段开始▲岗位说明书初稿形成修改岗位说明书：高层领导提出意见，各级管理人员和员工对有关内容进行补充岗位说明书初稿形成验收、公布、实施四、工作分析的过程下面我们将以公司中处于枢纽地位的行政管理部门——集团办公室中的职位为例，来看看如何通过工作分析的各种方法最终形成各个岗位的岗位说明书。(一)基本信息1．公司的组织机构图(图1)2．集团办公室的职能说明(见表4)表4集团办公室的职能说明部门名称：集团办公室汇报给：行政副总下设部门：行政事务部、公关宣传部、文秘档案部部门工作目标：为集团各部门和各分公司的运作与发展提供良好的后勤保障与公共关系支持系统部门的主要职能：1．制定集团的行政事务#管理制度#、公关宣传的有关制度以及文件档案管理有关制度。2．对办公、车辆、环境卫生、安全保卫等各项行政事务实施管理。3．制定集团整体形象的宣传与对外公关的策略，并配合企业文化建设开展对内宣传。4．对集团上传下达的文件和往来公文进行管理。集团总裁总裁助理行政副总生产副总产品研发中心集团办公室广州分公司生产管理部行政事物部沈阳分公司质量管理部技术支持部计划协调部文秘档案部材料采购部上海分公司西安分公司成都分公司武汉分公司人力资源部财务部攻关宣传部客户服务中心安全生产办公室产品一部产品二部产品三部大客户部市场部销售管理部销售副总MIS系统部图1公司的组织机构图3．集团办公室的组织结构图(见图2)集团办公室主任集团办公室主任公共关系专员品牌管理专员公共宣传部经理高级秘书秘书综合文档管理员主任秘书文秘档案部经理行政事务部经理行政事务主管行政助理企业宣传专员安全保卫主管固定资产管理员图2集团办公室的组织结构图(二)信息收集的过程1．填写工作日志(见表5工作日志填写说明)表5工作日志填写说明在填写工作日志之前，请仔细阅读下面的说明：1．填写工作日志的目的是为了清楚地了解您的工作任务和职责，以便改进工作流程，提高工作效率。关注的焦点是工作本身，绝对不涉及对您工作表现的评价。2．关于工作日志中时间的填写方法：开始时间：一项工作活动开始的时间(以分钟为单位)。结束时间：一项工作活动结束的时间(以分钟为单位)。所耗时间：从事一项工作活动总共所耗费的时间(以分钟为单位)。当一项活动是延续一段时间的活动时，可以记下开始时间和结束时间及所耗时间(中间如果插入其他活动，另外记下时间)；当活动持续的时间非常短暂，但是在一段时间内反复出现时，可以不记录每次的开始时间和结束时间，而记下在一段时间内发生的次数和总共所耗的时间。3．请您在每天的工作开始之前将工作日志放在手边，按工作活动发生的顺序及时填写，切忌在一天工作结束后一并填写。4．对工作活动内容的描述要尽可能具体化，判断工作内容描述是否具体化的标准就是没有亲自观察过您工作过程的人可以比较清晰地想像出您的工作活动。5．不要遗漏那些细小的工作活动，以保证信息的完整性。6．活动的描述中用职位代替人名，不要使看工作日志的人感到费解。7．若因工作需要外出办事，应在归来后立即补充记录。8．请您提供真实的信息，以免损害您的利益。9．请您注意保管，以防遗失。表6就是公关宣传部经理所记录的工作日志：表6公关宣传部经理的工作日志6月9日星期二工作活动开始时间结束时间所用时间（分钟）8：309：3060审阅企业宣传专员交来的最新一期《万家人》稿件，对稿件的内容和排版设计提出意见9：3011：30120与广告公司协商广告有关事宜，品牌管理专员同时参加11：3012：0030继续阅读稿件13：0014：3090到集团公司主任办公室谈话，讨论关于举办大型广场晚会的问题14：3015：3060向公共关系专员传达集团办公室主任对广场晚会的意见，并讨论有关具体实施的问题，让公共关系专员草拟具体的实施计划15：3016：0030与几个媒体的朋友通电话，讨论广告宣传的有关问题16：0017：3090与企业宣传专员讨论对最新一期《万家人》杂志的意见，并进一步讨论对今后该杂志发展的意见6月10日星期三工作活动开始时间结束时间所用时间（分钟）8：309：0030回复几个业务有关的email9：0011：00120面试两个公关宣传专员的应聘者11:0012:0060与人力资源部的员工关系主管讨论《万家人》杂志的有关问题13：0015：30150参加市场部有关暑期促销活动的会议15:3016:3060文化演出公司前来洽谈有关大型广场晚会的事项16:3017:3060审阅《万家灯火》双周刊的大样6月11日星期四工作活动开始时间结束时间所用时间（分钟）8:309:3060广告公司送来最新的广告样片，提出修改意见9：3010：3060在各部门、各分公司的兼职宣传员工作会议上讲话10：3012：3090回复email，处理信件、传真13：0017：30270去参加大型广告传媒博览会17：3021：00210领导全部门员工准备明天迎接上级单位和新闻媒体到公司参观的事宜6月12日星期五工作活动开始时间结束时间所用时间（分钟）8：3012：00210接待上级单位和新闻媒体参观12：0013：3090陪同领导午餐13：3014：3060与部门员工一起开会，总结本次接待参观中的经验教训。并对部门一周的工作进行总结，提出下周的主要工作安排14：3017：30180撰写本周的工作总结和下周工作计划2．填写调查问卷表7是公关宣传部经理所填写的一份调查问卷表7公关宣传部经理填写的调查问卷（蓝色字体表示其选择的答案）工作分析调查问卷为了进一步深化公司(人事制度的)改革，特开展本项调查工作。调查只针对岗位，不针对具体人员，请不必顾虑，如实回答，谢谢!部门集团办公室职位公关宣传部经理上级主管集团办公室主任下属品牌管理专员、公共关系专员、企业宣传专员工作的时间要求正常的工作时间每日自(8：30)时开始至(17：30)时结束每日午休时间为(1)小时，(50％)情况上可以保证每周平均加班时间为(5)小时实际上下班时间是否随业务情况经常变化。(总是，有时是，偶尔是，否)所从事的工作是否忙闲不均。(是、否)若工作忙闲不均，则最忙时常发生在哪段时间每周外出时间占正常工作时间的(30％)外地出差情况每年平均几次(5)，每次平均需要(5)天本地外出情况平均每月(10)次，每次平均(3)小时工作目标主要目标：为公司业务发展创建良好的公共关系环境使公司的品牌得到推广，扩大知名度使企业文化渗透到员工之中工作概要用简练的语言描述一下您所从事的工作：通过各种形式推广宣传企业的形象和品牌，建立广泛的公共关系，并在企业内外宣传企业文化工作职责工作活动内容占全部工作时间的百分比(％)权限全权部分协助举办各种宣传推广活动30％▲负责公司形象广告和产品广告30％▲创办对外宣传刊物《万家灯火》15％▲创办内部刊物《万家人》10％▲公关活动的组织接待15％▲失误的影响经济损失12345轻较轻一般较重重公司形象损害12345轻较轻一般较重重经营管理损害12345轻较轻一般较重重若您的工作出现失误，会发生下列哪种情况说明（续）失误的影响不影响其他人工作的正常进行只影响本部门内少数人影响整个部门影响其他几个部门影响整个公司如出现多种情况，请按影响程度由高到低依次填写在下面括号内(5)内部接触在工作中不与其他人接触()只与本部门内几个同事接触(5)需与其他部门的人员接触(4)需要与其他部门的部分领导接触(4)需要同所有部门的领导接触(2)将频繁程度等级填入左边括号中偶尔经常非常频繁12345外部接触不与本公司以外的人员接触()与其他公司的人员接触(4)与其他公司的人员和政府机构接触(4)与其他公司、政府机构、外商接触(4)将频繁程度等级填人左边括号中偶尔经常非常频繁12345监督直接和间接监督的人员数量(5)直接监督人员的层次：一般职工、基层领导、高层领导只对自己负责()对职工的监督指导的责任()对职工有分配工作、监督指导的责任()对职工有分配工作、监督指导和考核的责任(x)工作的基本特征对自己的工作结果不负责任()仅对自己的工作结果负责()对整个部门负责(x)对自己的部门和相关部门负责()对整个公司负责()在工作中时常做些小的决定，一般不影响其他人()在工作中时常做一些决定，对有关人员有些影响()在工作中时常做一些决定，对整个部门有影响，但一般不影响其他部门(x)在工作中时常做一些大的决定，对自己部门和相关部门有影响（）在工作中要做重大决定，对整个公司有重大影响()有关工作的程序和方法均由上级详细规定，遇到问题时可随时请示上级解决，工作结果需报上级审核()（续）工作的基本特征分配工作时上级仅指示要点，工作中上级并不时常指导，但遇困难时仍可直接或间接请示上级，工作结果仅受上级要点审核(x)分配任务时上级只说明要达成的任务或目标，工作方法和程序均由自己决定，工作结果仅受上级原则审核()完成本职工作的方法和步骤完全相同()完成本职工作的方法和步骤大部分相同(x)完成本职工作的方法和步骤有一半相同()完成本职工作的方法和步骤大部分不同()完成本职工作的方法和步骤完全不同()在工作中您所接触的信息经常为：说明原始的，未经加工处理的信息经过初步加工的信息经过高度综合的信息如出现多种情况，请按“经常”的程度由高到低依次填写在下面括号中(2)在您做决定时常根据以下哪种资料：说明事实资料事实资料和背景资料事实资料、背景资料和模糊的相关资料事实资料、背景资料、模糊的相关资料和难以确定是否相关的资料如出现多种情况，请按“依据”的程度由高到低依次填写在下面括号中(2)在工作中，您需要做计划的程度：说明在工作中无需做计划在工作中需要做一些小的计划在工作中需要做部门计划在工作中需要做公司整体计划如出现多种情况，请按“做计划”的程度由高到低依次填写在下面括号中(3)工作压力在每天工作中是否经常要迅速做出决定没有很少偶尔许多非常频繁您手头的工作是否经常被打断没有很少偶尔许多非常频繁您的工作是否经常需要注意细节没有很少偶尔许多非常频繁您所处理的各项业务彼此是否相关完全不相关大部分不相关一半相关大部分相关完全相关（续）工作压力您在工作中是否要求高度的精力集中，如果是，约占工作总时间的比重是多少20％40％60％80％100％在您的工作中是否需要运用不同方面的专业知识和技能没有很少有一些很多非常多在工作中是否存在一些令人不愉快、不舒服的感觉(非人为的)没有有一点能明显感到多非常多在工作中是否需要灵活处理问题不需要很少有时较多非常多您的工作是否需要创造性不需要很少有时较需要很需要任职资格要求学历要求：初中、高中、职专、大专、大本、硕士、博士为顺利履行工作职责，应进行哪些方面的培训，需要多少时间培训科目或培训内容最低培训时间广告学1个月公共关系学1个月市场营销1个月大型活动策划1个月一个刚刚开始您所从事的工作的人，要多长时间才能基本胜任工作1年为了顺利履行您所从事的工作，需具备哪些方面的其他工作经历，约多少年公共关系、广告、宣传等方面的工作经历，3年其他能力要求等级l2345低较低一般较高高领导能力(4)激励能力(4)授权能力(4)创新能力(4)计划能力(4)资源分配能力(4)时间管理(4)人际关系(5)协调能力(5)谈判说服能力(4)冲突管理能力(3)公关能力(5)公文写作能力(3)信息管理能力(4)分析能力(3)判断、决策能力(4)工作环境劳动强度与劳动条件程度劳动强度12345一点不消耗消耗程度大劳动条件12345非常恶劣非常舒适除了填写上面那份调查问卷之外，表6—8所示的标准化问卷将有助于了解职位功能，而且这份问卷的结果还会为工作评估提供重要信息。以下就是公关宣传部经理填写的问卷。表6-4标准化问卷专业和管理职位问卷（红色为答案）本问卷目的在于对您所担任的职务进行了解与分析。问卷的结果不会对您和您的单位有任何影响。请您根据所担任的职务，为下面的题选出一个适合的答案(请将答案填写在答卷纸上)。注意请不要在本问卷上涂画。谢谢您的合作。一、职务功能(一)计划与安排某些职务涉及给某个单位、公司、机构或企业的工作制定计划与安排，具体内容包括替自己或他人的活动做计划，排日程，制定预算和进行组织等。1．工作安排包括做出工作安排和计划，给他人分配工作，以及确定目标和完工时间等共占该职位全部活动的比例有多大A．没有B．10％左右C．30％左右D．犯％左右E．70％左右F．90％左右2．工作安排的复杂程度A．没有B．极简单，例如给自己的工作安排做出计划C．较简单，例如安排自己办公室内的服务员、办公人员的工作D．中等，例如安排一个大车间的生产任务E．较复杂，例如协助一个大企业的财务或生产问题F．极复杂，例如为一个大公司或政府部门安排所有的人事问题3．预算预先估计支出和分析资金，占该职位全部活动的比例有多大。A．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．90％左右4。预算的复杂程度A．没有B．极简单，例如估计每周办公用品的花费C．较简单，例如给一个小卖部或一个小企业等机构做预算D．中等，例如替一个中型企业做财务预算E．较复杂，例如为建造一座办公大楼做预算F．极复杂，例如为一个城市或一个大公司做财政预算5．制订实施方案为某些项目的连续运作所做的实施方案占该职位全部活动的比例有多大。A．没有B．10％左右C．30％左右D。扔％左右E．70％左右F．90％左右6．制订实施方案的复杂程度A．没有B．极简单，例如人事主管为招聘员工所准备的程序C．较简单，例如对一个小商店的连续运作排出程序D．中等，例如对一个大型展览会的布置排出程序E．较复杂，例如对一个大机场的空中交通管制排出程序F．极复杂，例如安排各种投入包括原料的运输和制作到自动装配线7．未来发展计划对日程、活动、单位和机构的未来发展做出计划占该职位全部活动的比例有多大。A．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．90％左右8．未来发展计划的复杂程度A．没有B．极简单，例如做出小建筑物和办公室的保卫工作计划c．较简单，例如建立一个新的服务机构的计划D．中等，例如做一个全国范围内的消防计划E．较复杂，例如建筑一个新的炼油厂的计划F．极复杂，例如做一个大城市的交通系统的构建计划(二)信息加工和观念加工某些职务涉及不同种类的信息加工和整理，这些活动包括计数、编辑、计算、归类、划分范围、编码、解释、增添字句、分析、综合等。所有这些过程都在一定工作环境下完成并与达到工作目标有关。9．抄写、编辑和／或编码信息抄写、编辑、准备和编码信息活动占该职位全部活动的比例有多久oA．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．90％左右10．抄写、编码、准备和／或编码活动的复杂程度A．没有B．极简单，例如在一个订单上读表或摘录部分数字C．较简单，例如把市场研究结果做相应归类D．中等，例如替一个小城市做人口调查汇报E．较复杂，例如准备一个计算机程序以总结和显示库存资料F．极复杂，例如为全国零售系统编制新的库存控制系统11．信息或数据的定量加工指出该职位上用某些定量方法(例如加、减、乘、除)来加工数据或信息的活动占该职位全部活动的比例有多大。A．没有B．10％左右C．30％左右D．如％左右E．70％左右F．如％左右12．定量加工活动的复杂程度A．没有B．极简单，例如使用加减法c．较简单，例如使用分数、百分数D．中等，例如使用相关统计方法E．较复杂，例如使用多元分析等统计方法F．极复杂，例如使用高级数学模型13．分析、整合信息和观念包括确定基本原则或事实，解释结果，综合或整合信息以得到新的结论或建立新理论等占该职位全部活动的比例有多大。A．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．如％左右14．分析和整合活动的复杂程度A．没有B．极简单，例如操纵两个实验室的量规量具c．较简单，例如保卫人员做的有关小偷情况的分析报告D．中等，例如为客户评估股票投资E．较复杂，例如预测未来的经济走势F．极复杂，例如提出一种新的生物学理论(三)做出决定在不同水平上做出判断是大多数工作的另一项要求。这包括在决策、问题解决和评估中利用背景知识和经验。当做出决定时，个人必须整合相关信息以达到活动的目标。15．涉及人的决定指出对人的判断占该职位全部活动的比例有多大。A．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．如％左右16．对人的判断的相对复杂程度A．没有B．极简单，例如分配工作给服务台的人员c．较简单，例如替商店雇佣营业员D．中等，例如处理有小偷小摸行为的员工或评价大学生的行为E．较复杂，例如为某一个大公司的基金会选一个主席或为下属企业确定主要负责人F.复杂，例如评估神经科医生的工作绩效，或考核一个大企业领导人的工作业绩17．涉及工作活动和对象的决定包括对某一项目、商务、组织、设施和装备的决策和评估，不包括对人的决策判断，占该职位全部活动的比例有多大。A．没有B．10％左右C．30％左右D．刃％左右E．70％左右F．如％左右18．对工作活动和对象的判断的复杂程度A．没有B．极简单，例如在日常装配线的操作上选择某一部分c．较简单，例如挑选合适的材料用于修理机器D．中等，例如为病人选择适当的诊断方法E．较复杂，例如为一个公司或大学选择一套计算机系统F．极复杂，例如为造一个核工厂落实地点19．涉及财务资源的决定指出对财务资源的判断，具体包括对资金使用的决策、评估以及解决资金方面的问题等，占该职位全部活动的比例有多大。A．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．如％左右20．对财务资源判断的相对复杂程度A．没有B．极简单，例如为一个小企业办公室订购每周所需要的物品C．较简单，例如审核批准一个中等贷款给一个小企业D．中等，例如为一个中型农场选择一年内该种何种农作物、所需的设备及种植的时间E．较复杂，例如审核一个在生产设备上的投资，为公司引进新的项目或进行技术改造F．极复杂，例如分配一笔基金给几个互相竞争的项目(四)沟通该部分包括个体在工作活动中与他人的书面和口头沟通，沟通的目的是传递信息和观念、决策和判断。21．口头沟通指出跟他人以口头的形式沟通与工作有关的信息占该职位全部活动的比例有多大。A．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．90％左右22．与他人口头沟通的语言的复杂程度A.没有B．极简单，例如与只受过很少教育的工人交流所用的语言C．较简单，例如与受过中等教育的人交流所用的语言D．中等，例如保险公司推销员对客户阐明自己政策时所用到的语言E．较复杂，例如律师出庭时所用到的语言F．极复杂，例如最高法院法官或理论物理学家所用到的语言23，书面沟通指出通过书面材料来沟通与工作相关的信息占该职位全部活动的比例有多大。A．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．90％左右24．书面沟通的语言的复杂程度A．没有B．极简单，例如在日常填写的表格上所用的语言C．较简单，例如在市场调查表上所用的语言D．中等，例如在商业信函、业务上所用的语言E．较复杂，例如分析未来10年经济趋势报告所用的语言F．极复杂，例如核物理论文所用的语言25．外语的使用指出在该职位上使用第一外语、第二外语占该职位全部活动的比例有多大。A．没有B．10％左右C．30％左右D．如％左右E．70％左右F．90％左右26．使用外语的复杂程度，即出色地完成该职位上的工作所需的外语的流利程度。A．不使用B．极简单，例如极偶尔需要理解第一、二外语的词汇C．较简单．例如偶尔需要用第一、二外语进行简单阅读和说话D．中等，例如日常需要用第一、二外语阅读和说话E．较复杂，例如经常需要用第一、二外语熟练地读、说、写F．极复杂，例如经常需要非常流利地用第一、二外语进行交流(五)人际活动和关系另一项工作特征包括建立和维持个人和团体的关系，这样做是有目的的，和工作有关的互动，包括与他人交换信息，以及指导、监督和协调工作活动。27．监督和指导指出监督和指导他人的工作，包括划分下属责任范围和检查工作等，占该职位全部活动的比例有多大。A．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．90％左右28．监督和指导的复杂程度A．没有B．极简单，例如像医生对护士、工程师对助手、经理对秘书那样给自己的助手以指导C．较简单，例如像管理小商店的员工那样给一个从事相对有结构性任务的小组以指导D．冲等，例如像管理医学研究或从事广告业务的人员那样给从事中等的无结构性任务的各种小组以指导E．较复杂，例如像指导城市急救中心的医生那样给无结构性情境的各种小组以指导F．极复杂，例如像指导一个几亿元的外事谈判小组那样给高度无结构情境中具有重要任务的各种小组以指导29．指导指出指导他人，包括教学、做报告、演说等，占该职位全部活动的比例有多大。A．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．90％左右30．指导的复杂程度A．没有B．极简单，例如给加油站的新员工以在职培训C．较简单，例如介绍公司的基本情况或政策D．中等，例如给技术工人以短期的有关技术程序的培训E．较复杂，例如在大学里教微积分课或主持一次技术讨论会F．极复杂，例如主持一次癌症治疗上的新技术高级研讨会31．协调指出协调他人工作，包括建立和维持关系以及传递信息以促使工作目标的完成，占该职位全部活动的比例有多大。A．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．如％左右32．协调的复杂程度A．没有B．极简单，例如协调一个小实验人员的活动c．较简单，例如协调装配线上装配工人的活动D．中等，例如协调行政机构中各部门人员的工作E．较复杂，例如协调诸如大报刊的主编所协调的活动F．极复杂，例如协调诸如大城市的空中交通管制中心主任所协调的活动33．会见、访谈指出为了某一特定目的和他人沟通以交换或收集信息占该职位全部活动的比例有多大。A．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．90％左右34．会见的复杂程度A．没有B．极简单，例如像户口管理员所做的日常会见c．较简单，例如像民政部门工作人员接待福利申请人员所做的会见D．中等，例如像公司领导对下属布置任务时的会见E．较复杂，例如像大公司领导选拔中层领导人那样的会见F．极复杂，例如像一个刑事律师在一个谋杀案中为求证事实而与关键证人那样的会见35．建议提出以专业知识或经验为基础的建议及法律上的建议占该职位全部活动的比例有多大。A．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．90％左右36．建议的复杂程度A．没有B．极简单，例如给求职者介绍录用程序的建议c．较简单，例如像卫生检查员给饭店经营者有关卫生问题和所需改正的建议D．中等，例如像工程师对承包人在某些技术方面咨询的建议E．较复杂，例如像审计员对投资官员咨询的建议F．极复杂，例如经济学家对政府高级官员有关货币政策咨询的建议37．表达和谈判指出表达和谈判，包括向他人阐明公司、机构、国家或其他特殊利益集团的服务、产品及观点，占该职位全部活动的比例有多大。A．没有B．10％左右C．30％左右D．刃％左右E．70％左右F．90％左右38．表达和谈判活动的复杂程度A．没有B．极简单，例如县一级民政部门的接待员所干的活动C．较简单，例如大商场里家用电器营业员所干的活动D．中等，例如国际石油公司的公共关系官员和寿命保险推销员所干的活动E．较复杂，例如大城市中律师所干的活动F．极复杂，例如政府外交使节或商务代表所干的活动(六)技术活动许多活动需要利用技术，也即设备、装置或技术程序，以达到特定的工作目的。例如，其范围包括从银行贷款官员操作计算器或计算机，到飞机驾驶员操作多台机器且价值数亿元的飞行器做跨国飞行，以及科学家使用先进的高科技设备。39．使用装备和设置指出某些类型的装备和设置的使用，包括机械或电子装备或其他任何物理设备，占该职位全部活动的比例有多大。A．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．90％左右40．使用装备和设置的复杂程度A．没有B．极简单，例如使用简单的计算机终端接口、算盘或计算器C．较简单，例如使用千分尺或万用表D．中等，例如使用x—光机或个人计算机E．较复杂，例如操作单台发动机的飞机F．极复杂，例如操作新的高技术计算机或超音速飞行器41．运用程序、技术和方法指出运用程序、技术和方法占该职位全部活动的比例有多大，包括运用程序、技术和方法及相应的仪器设备来解决语言、数学、或其他的系统方面的问题，例如，其范围从简单的程序(完成一个标准的订货手续)，到治疗中心理分析技术的使用或研究资料中数学算法的使用。A．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．90％左右42．使用程序、技术和方法的复杂程度A．没有B．极简单，例如决定一个包裹的邮寄费C．较简单，例如处理职务申请D．中等，例如在小学上课的小组E．较复杂，例如人体组织中有关病毒的药学F．极复杂，例如一轮新的武器谈判职务功能的总体评估现在您已完成对这个职位的职务活动的评估，毫无疑问，您已勾画出了一幅综合的完整的职务画面，请不要看前面已做过的比较详细的评定，请发挥您的最佳判断能力，对下列项目进行概括评定。请分别指出43。48题中各种活动占您所担任职务的全部活动的比例有多大。43．计划和安排，例如，工作安排、工作计划和须算A．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．扣％左右F．90％左右44．信息和观点加工，例如，编辑、计算和分析A．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．90％左右45．做出决定，例如，决策、问题解决和评估A．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．90％左右46．沟通，例如，与工作有关的谈话、讨论和写作A．没有B．10％左右C．刃％左右D．50％左右E．70％左右F．90％左右47．人际活动和关系，例如，监督、协调、建议和表达A．没有B*10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．90％左右48．技术活功，例如，使用设备、装置、技术和程序A．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．90％左右请指出在您所担任的职务中第49、54题所涉及的各项功能的复杂程度。49．计划和安排，例如，工作安排、工作计划和预算A．没有B．极简单C．较简单D．中等E．较复杂F．极复杂50．信息和观点加工，例如，编辑、计算和分析A．没有B．极简单C．较简单D．中等E．较复杂F．极复杂51．做出决定，例如，决策、问题解决和评估A．没有B．极简单C．较简单D．中等E。较复杂F．极复杂52．沟通，例如，与工作有关的谈话、讨论和写作A．没有B．极简单C．较简单D．中等E．较复杂F．极复杂53．人际活动和关系，例如，监督、协调、建议和表达A.没有B．极简单C．较简单D．中等E．较复杂F．极复杂54．技术活动，例如，使用设备、装置、技术和程序A．没有B．极简单C．较简单D．中等E．较复杂F.极复杂请指出第55-60题中所列出的各项职务功能的不完全履行会对您所担任的职务造成的消极影响，指出对工作本身、对其他人，对机构的消极影响程度有多大考虑影响的持续时间是即时的还是长期的、它们的严重程度等。55．计划和安排，例如，工作安排、工作计划和预算A.没有B．极少影响C．较少影响D．中等E．较大影响F．极大影响56．信息和观点加工，例如，编缉、计算和分析A．没有B．极少影响C。较少影响D．中等E．较大影响F．极大影响57。做出决定，例如，决策、问题解决和评估A．没有8．极少影响C．较少影响D．中等E．较大影响F．极大影响58。沟通，例如，与工作有关的谈话、讨论和写作A．没有B．极少影响C．较少影响D．中等E．较大影响F．极大影响59．人际活动和关系，例如，监督、协调、建议和表达A.没有B．极少影响C．较少影响D．中等E．较大影响F．极大影响60．技术活动，例如，使用设备、装置、技术和程序A，没有B．极少影响C．较少影响D．中等E．较大影响F．极大影响指出在本职工作中对下面第6l—66题中所列出的各项职务功能的完成所承担的责任及程度。考虑该项功能对自己、他人、单位的重要程度。61．计划和安排，例如，工作安排、工作计划和预算A．没有B．极少C．较少D．中等E..较大r。极大62．信息和观点加工，例如，编辑、计算和分析A．没有B。极少C．较少D、中等E．较大F．极大63．做出决定，例如，决策、问题解决和评估A．没有B．极少C．较少D．中等E．较大F．极大64．沟通，例如，与工作有关的谈话、讨论和写作A．没有B。极少C．较少D．中等E．较大F．极大65．人际活动和关系，例如，监督、协调、建议和表达A．没有B．极少c．较少D．中等E．较大F．极大66．技术活动，例如，使用设备、装置、技术和程序A．没有B．极少c．较少D．中等E．较大F．极大二、任职条件这个部分中的条件是关于做好该职位工作所需要的条件，第一组题侧重于个人发展的因素，例如，教育、培训和经验，第二组题目属于个人特征，第一组题目的后面都有一个相应的评定标准。(一)个人发展该职位11的工作者要出色地完成这项工作所必需的背景和经验。67．需要的正规教育，指出要顺利完成或胜任这一职位一般情况下需要什么教育水平A．不需要B．少于高中毕业的正规教育c．高中毕业或同等学历(技校、职高毕业)、中专毕业D．大专毕业、本科毕业E．硕士毕业F．博士毕业68．教育的作用指出所需的教育占该职位全部活动的比例有多大，也即从事该职位活动，教育的作用程度有多大。A．没有B．极少C．较少D．中等E．较大F．极大69．教育的复杂程度即使相同的学历，因不同的专业和学科，它们的难度和复杂程度也是非常不间的，指出该职位所需的特定教育背景的复杂程度。A.没有B．极简单C．较简单D．中等E．较复杂F．极复杂扣．教育的影响如果不具备所需要教育的人试图从事该职位的活动，可能会出现一些什么样的消极影响包括对完成工作、对他人、对单位的消极影响。A．没有B．极少C．较少D．中等E．较大F．极大71．所需要的特别训练指出出色地完成该职位上的工作所需要的培训水平，注意不包括正规教育，但包括课堂形式的培训、在职培训、短期脱产培训、正规的管理职位培训和各种形式的研讨班。A．极少(没有或不多于一天的培训)B．1—30天的培训C．1-6个月的培训D．6-12个月的培训E．1—3年的培训F．3年以上的培训72．培洲的作用所需要的培训占该职位全部活动的比例有多大，即在完成各项工作时，培训的作用程度有多大。A．没有B．极少C．较少D．中等E．较大F．极大73．培训的复杂程度指出工作人员出色地完成该职位的工作所需的特定培训的难度和复杂程度。A．没有B．极简单C．较简单D，中等E．较复杂F．极复杂74．培训的影响如果不具备所需培训的人试图从事该职位的工作，可能会出现一些什么样的消极影响A．没有B．极少C．较少D．中等E．较多F．极多75．需要相关的工作经验某些职位需要工作者具备相关的工作经验，这可以是被管理的经验，例如，做实习医生、或相关的低层次工作的经验，指出从事该项工作的人员需要多少已有的低层次工作的被管理经验和时间。A．不需要B．少于一个月的经验C．1-6个月的经验D．6-12个月的经验E．2—10年的经验F．10年以上的经验76．工作经验的利用指出所需要的经验占该项职位全部活动的多少，即完成该职位的又作，在多大程度上会用到工作经验A．没有B．极少C．较少D．中等E．较大F．极大77．经验的复杂程度指出工作人员出色地做好这份工作所需要的工作经验的复杂程度。A．没有B。极简单C．较简单D．中等E．较复杂F．极复杂78．经验的影响如果工作者不具备该职位所需要的经验，可能会出现一些什么样的消极影响包括对工作、对他人、对单位的消极影响。A．没有B．极少C．较少D．中等E．较多F．极多(二)个人特征某些职位不需要工作者具备与完成工作有关的某些特定的特质或特征，而有一些工作，就要求工作人员具备某些特征，例如，儿科医生要求能做到温和并对小孩具有同情心；保险推销员要求有进取心和爱交际；外交官要求能在压力下保持镇定。79．需要的个人特征指出工作人员出色地完成与其职位相关的工作需要特定的个人特质或特征的程度。A．不需要B．极少C．较少D．中等E．较多F．极多80．个人特征的作用指出特定的特质或特征占该项职位全部活动的多少，即，任何个人特征或特质对完成该职位的工作影响程度有多大。A．没有B．极少C．较少D．中等E．较大F．极大81．个人特征的复杂程度指出工作人员出色地完成该项职位的工作所需要的特定特质或特征的复杂程度，例如，旧车推销员需要具备说服力；警察必须坚定，对突发事件做出快速反应；心理治疗专家必须在不同时候针对不同的病人、问题和情境选择不同的治疗方法。A．没有B．极简单C．较简单D．中等E．较复杂F．极复杂82.个人特征的影响如果工作人员不具备所担任的职位所应具备的个人特征，可能会出现一些什么样的消极影响A．没有B．极少C．较少D．中等E．较多F．极多83.所需的适应性许多职位要求工作人员具备适应能力和灵活性，即根据不同的环境和情境而变化，指出出色地完成该项工作所应具备的应变能力和适应性的程度。A．不需要B．极少C．较少D．中等E．较多F．极客84．适应性的作用指出适应能力占该职位全部活动的比例有多大，即，适应性对完成该项工作有多大程度的促进作用。A．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．90％左右85．适应性的复杂程度指出该职位所需要的适应性的复杂程度，例如，小学教师所遇到的突发事件相对来说都是简单的和直截了当的；警察所遇到的突发事件会比较复杂和多样化；而都市医院急救中心的医生所遇到突发事件则是异常多样和危急的。A．没有B．极简单C．较简单D．中等E．较复杂F．极复杂86．适应性的影响如果工作人员不具备出色完成该职位工作所应具备的适应性，可能会有什么样的消极影响A．没有B．极少C．较少D．中等E．较多F．极多三、其他信息该部分列出了一些与管理、资源及其他有关需求的相关问题。87．由本职位直接管理的非管理人员数目指出向该职位上的工作人员汇报工作的非管理人员数目，在这些人中应排除专业技术人员，但常常包括大多数公务及按时计酬的人员。A．没有B．1-3人C．4—9人D．10—20人E．21—45人人以上88．由本职位管理的管理人员和专业技术人员数目指出向该职位上的工作人员直接汇报工作的管理人员和专业技术人员数目。A．没有B．1-2人C．3-8人人E．26-30人F．30人以上89．由本职位管理的人员总数，即该职位工作人员废接或间接负责的人员总数，包括组织中由该职位负责的令部人贝。A．没有B．1-10人C．11。50人D，51-500人C．501—1500人F．1500人以上90．对财务的责任指出该职位的工作人员一年内经手管理的财物的价值及所负的责任，例如，员工的工资、有效的预算、加工和管理的设备及原材料、负责保卫的厂房及设备等。A．没有B．每年少于1万元C．1-10万元D．10—100万元E．100-5000万元F．5000万元以上91．平均每周工作时间指出该职位的工作人员每周花费在工作、与工作有关的活动，包括因公参加的社交活动、带回家做的工作、以及加班的时间，并不仅指正式规定的工作时间。没有B．每周少于20小时C．每周20-39小时D．每周40-50小时E．每周50-70小时F．每周70小时以上92．需要的创造性指出您所担任的职位所需的独创性及创造性占该职位全部活动的多大比例。A．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．90％左右93．个人劝导指出做该项工作的人在多大程度上(占该职位全部活动的多大比例)向受雇者，客户、学生或其他人在职业计划、人际关系或其他方面进行开导、说服、劝解。A．没有B．10％左右C，30％左右D．50％左右E．70％左右％左右94．监控、检查他人或组织的活动占该职务全部活动的比例有多大。A.没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．90％左右95．宣传教育，像政工人员所做的影响和改变他人思想观点或活动的工作占该职位全部工作的比例有多大。A．没有％左右C．扔％左右％左右E．70％左右F．90％左右96、是否要求具备政党、专业或社会性团体成员的身份，例如党员、某学会会员等。A．不要求或没有相关的学会B．随意C．需要97．是否需要政府有关部门签发的执照或证书A．不需要B．随意C．需要、98．就业性质，即您服务于哪一类机构A．个体、私营企业B.国有、集体企业C．三资企业D．非营利性机构(例如某基金会、宗教机构)E．学校医院等事业性单位F．国家机关3．访谈除了填写工作日志和调查问卷之外，任职者还需要接受专家访谈。下面就是对公关宣传部经理职位的任职者进行的访谈。第一步：介绍和了解基本背景访谈者首先用诚恳、简洁的语言向被访谈者介绍自己及本次访谈的目的，消除被访谈者的顾虑，建立良好的访谈关系。访谈者(以下简称“访”)：您好!我想您已经知道了公司现在正在进行的工作分析工作，今天与您交谈的目的是为了了解一些有关您这个职位的信息，因为您是最了解这方面信息的人。希望您能够配合!任职者(以下简称“任”)：好的。访：您在这个职位上干了多长时间能简单介绍一下您的工作经历吗任：我大学毕业就被分配到万家公司的前身万家电冰箱厂做了一名秘书，两年以后被调到宣传科工作，做了5年，后来成立了集团，我就一直在集团办公室做公关和宣传工作，5年以后，也就是前年被提升为部门经理。访：看来您是从基层开始一步一步地做到今天这个位置的，您的实践经验一定很丰富，而且您在公司工作时间这么长，各方面阶情况也一定非常了解。对今天的谈话我们可能要录音，以方便回去整理。我们会对您所谈的内容保密的，不知您是否同意任：好，没问题。第二步：获得与工作描述有关的信息这部分访谈主要是获得与工作描述有关的信息，了解与工作有关的职责、任务、权限、工作关联关系等。访：首先我想要了解一些有关工作内容方面的情况。请您简单介绍一下您的工作职责有哪些或者说主要做哪些工作任：我的工作概括起来主要就是两部分：公关和宣传。公关，就是与相关的一些单位、一些重要单位搞好关系，领导说了，要为公司业务的发展创建良好的公共关系环境。我们的业务发展需要与政府部门、新闻媒体、供应商、客户等建立良好的关系，使他们支持我们的业务。宣传，包括对外和对内。对外宣传最主要的有广告，其次还有我们的刊物《万家灯火》，另外也时常搞一些活动来扩大企业的知名度。对内宣传主要就是让员工了解公司、认同企业文化，我们做了内部发行的刊物《万家人》，都是员工自己写的文章，讲述万家人自己的故事。您看，我还给您带来了两本，这是《万家灯火》……这是《万家人》，这个内部刊物是我们和人力资源部合办的，毕竞企业文化建设也是他们的责任。访：听您讲了这些，我对您的工作有了一个初步的了解，您能不能再稍微具体讲一些在公关方面您主要做哪些工作任：其实有很多工作也是配合公司领导做的。公司领导需要与市里的领导、上级主管单位的领导保持密切的关系，我经常陪同领导参加这样一些活动。还有一些像代理商、媒体等，也是要经常联络，保持良好的关系。有些常规性的工作我这里要负责落实，我这儿有一些重要人物的名单，到了过年过节的时候，要给他们送一些小礼品什么的，另外我们的刊物也要按期发给他们，这些都要我们部门来做。访：据我所知，客户服务中心也负责与客户建立良好的关系，供货商的关系主要由采购部来处理，那么您这里与他们是怎么分工的呢任：涉及到业务方面的客户、供应商关系都是由相应的部门来处理的，非业务性往来，像我前面提到的那些礼尚往来的事情主要由我这里统一来管。访：各部门可以自己与他们礼尚往来吗任：当然可以，但我们有统一的礼品标准，而且超过200元的礼品需要我做最后审批确认，超过1000元的需要主任批示。访：那么，我理解您的意思了，你们主要是以制定规则和监督的方式管理各部门的公关活动，而不全是自己亲自操作。任：对，是这意思。访：在对外宣传方面，您讲了很重要的内容就是广告。能讲讲贵公司对外投放广告的工作大致是怎样的程序吗任：每年年初我们都以招投标的形式决定广告代理商，包括电视广告、户外广告等。每年这个招投标会都是由我组织的。年度代理商确认后，我们将统一对其进行相关知识和背景的培训，使他们了解我们公司的理念、文化、VI，这样他们的创意能够更符合我们的需要。公司品牌和形象宣传的广告由我们这里牵头综合各部门的意见提出计划，产品有关的广告主要由市场部做计划，我们要审核是否符合公司形象，最后计划由领导审批，然后让代理商进行设计。与代理商的沟通都是通过我们这里进行的，必要的时候我会邀请市场部的人或相关领导参加。广告投放之后，我们联合市场部对广告效果进行评估。例如，对销售额的影响、进行客户满意调查等。访：除了广告之外，其他还有哪些宣传推广活动任：我们的市场推广活动主要有公司级别的重大事件的对外发布及展示、与产品和服务相关事件的对外发布及展示以及分公司在当地的推广活动。接受众类别分为：面向大众的发布与推广活动、面向新闻界的发布与推广活动、面向主要客户的发布与推广活动；按主要采用的形式分为：大型展览会、新闻发布会、记者招待会、酒会、研讨会等。比如最近我们正在着手准备7月份的大型广场晚会，我们会邀请一些着名的歌手、演员，在晚会上还有现场抽奖，奖品就是我们的电器产品。访：这样的活动你们多长时间搞一次任：一年里搞个五六次吧。访：分公司搞各种广告、宣传活动也需要统一经过您这里吗任：我们制定了关于各公司(包括各部门)进行广告宣传的规章制度。一般来说，公司整体的形象、品牌宣传由我这里办，分公司可以自己在当地开展配合促销的广告宣传活动，各部门也可以针对某个具体产品做宣传推广，但是，代理商的资质必须由我们来审核，广告、活动方案也要先经我们审批了才可以。访：您这里还负责《万家灯火》和《万家人》这两个刊物，这些刊物是多长时间出一期任：《万家灯火》是每半个月出一期，主要发给政府有关部门、新闻媒体、客户、经销商等，当然内部员工和他们的家人也能看到；《万家人》则主要是内部刊物，有时也可以给外部的客户、上级单位、媒体等，让他们了解我们员工的精神风貌。访：这么大的工作量，您有几个下属，是怎样分配工作的呢任：广告这一块主要是两个品牌管理专员负责，他们一个负责形象广告，一个负责产品广告和对分公司的指导。公共关系这部分就一个人，协助我处理一些常规的公共关系事务。对外宣传主要是由一个人负责大型活动，一个人负责外部刊物，对内宣传由一个人负责刊物。另外，我们在各部门和分公司都设有宣传员，兼职的，主要负责收集稿件，发放刊物。人手还是比较紧的，最近我也希望能再增加两个人，一个负责对外的大型活动，一个负责对政府部门、媒体的公关。在搞一些大型活动时，我们经常发挥团队的力量，大家都参与。每个人有自己的一摊儿事儿，又能经常参与集体性活动，能调动大家的积极性，也使他们接触到不同的工作。访：您在工作中应该是向集团办公室主任汇报的吧那么有哪些事‘情是您能做主的，哪些是必须请示上级的呢任：像我们的广告，500万元以上的公司形象广告一定要行政副总审批，200万元以上的由集团办公室主任审批，200万元以下的基本上我可以审批。各地分公司的广告基本上我可以审批，如果发现有问题，比如与总体的基调不太符合等，再找主任。大型活动都得主任审批，影响特别重大的还得让老总最后做决定。宣传的刊物基本已经定型，每一期我这里通过就可以了，除非有一些特别重要的稿件再请上边过目。访：在人员的管理上，您有多大的权限呢听说您现在正在招人任：主要是由我来面试，我这里通过的再给主任看，一般情况下，主任不会有太多意见。访：您的工作绩效主要是如何衡量的