如何组织一个高效率的会议

nullMini-company Series Training for Operators TOUCHING TOMORROW – MODEL 13 会议管理Mini-company Series Training for Operators TOUCHING TOMORROW – MODEL 13 会议管理MultiMarket Semiconductors MMS – Industrial Strategy & Operations - PSG January, 2004课程目标课程目标学员在课程结束时能 阐述什么是高效的会议 理解进行高效会议的重要环节 掌握SPACER会议工具 课程大纲课程大纲高效会议的特征 高效会议的重要环节 SPACER会议工具 什么样的会议是有效的什么样的会议是有效的 会议能力是现代人必备的团队工作能力 一夫当关的英雄时代已经过去,我们必须与他人愉快的合作才能顺利成事 会议正是团队合作最常用的沟通协调方式 什么样的会议是有效的什么样的会议是有效的 高效省时 集思广义 结论明确 共同学习 实施有效会议的四个环节实施有效会议的四个环节1 2 准备3 主持4 记录计划计划 是否真的需要开这个会 以书面形式确定会议的目的和议 尽可能降低参加的人数 准备准备 事先发给与会者详细的议程 确定议题顺序及每个议题所需要的时间 附上所有必须事先阅读的资料 必要时可以采用“会前会” 一盎司的预防措施等值于一磅的干涉准备 – 会议准备工作单目标参与人士时间地点准备工作主要议题最后成果反馈形式准备 – 会议准备工作单准备 – 会议议程准备 – 会议议程主持主持 需要一个良好的主持人 控制会议方向，避免脱离主题 控制时间，保证议程和顺利进行 让每个人都参与会议讨论 尽可能使议题得出明确结论 主持 - SPACER会议工具主持 - SPACER会议工具主持 – 呈现的目的主持 – 呈现的目的主持 – 有效的呈现主持 – 有效的呈现主持 – 有效的呈现主持 – 有效的呈现主持 – 组织语言写下要点 将要点分成大类 将每一类的重点排序 将无谓的信息除去 想让老板知道 老板想知道 数据扶持论点，在论点下附以数字、例子、各类参考资料 准备好笔记本、相关文件、 准备总结重申要点附加总结性发言，总结问题、解决方法、研究、下一步计划、项目数据等 主持 – 组织语言主持 – 预防措施 争取对以下各项的理解和寻求 --目标成果 --议程 --流程 --角色 --决策方式 --基本规则 --参与人士希望进行的活动 察看大家是否理解，并争取大家对使用流程上的协议 聆听：尝试理解 鼓励有建设性的参与 避免评估式的意见 争取协议，让大家可向前推进主持 – 预防措施主持 – 处理纠分 退一步 验证基本的假设 列出有共识和意见不一致的观点 根据可取和不可取的地方进行辩论 找出调解纠纷所需的事实 把重点放在什么解决是不行的 把问题重新交予小组处理主持 – 处理纠分记录记录 事先安排专人进行会议记录 详细记录议题的讨论过程及结论 结论要清楚，并注明执行项目、时限、责任人等 及时完成会议纪要，请与会者会签Practice Practice Practice … Practice Practice Practice … nullnull