办公室工作培训ppt课件

办公室工作综述Officework办公室工作综述办公室工作综述Officework办公室工作要领办公室公文概述办公室文种应用1办公室工作概论234办公室工作综述Officework办公室工作概论办公室工作要领办公室文种应用办公室公文概述1234办公室工作综述Officework一办公室工作权威性及时性纵向性办公室工作的特点办公室工作综述Officework010302管理是主干组织中枢协调时核心幕后英雄服务是根本沟通桥梁二办公室的三大功能办公室工作综述Officework办公室的工作内容办文办事办会办公室工作综述Officework1、参与事务2、掌管政务3、做好服务为上级分忧，为同事解难，为全员服务。给领导出主意，提建议，拟。政务、后勤、宣传等方面的事务办公室的基本任务三办公室工作综述Officework办公室工作的主要特点政策性强要吃准事务繁杂要清理工作高要严格业务跨度大工作强度大被动大于主动要学习要调节要服从四办公室工作综述Officework办公室工作概论办公室工作要领办公室文种应用办公室公文概述1234办公室工作综述Officework观点一想干事能干事干成事不出事想干事是一种状态，一种激情能干事是一种能力，一种胆识干成事是一种追求，一种效益不出事是一种底线，一种坚守办公室工作综述Officework细化是精细化的前提量化科学见于计量流程化管理始于流程标准化绩效始于标准协同化高效来自协作严格化控制在于严格实证化真相见于实证精细化优势来源精细观点二：办公室工作无小事，事事都要精细化。办公室工作综述Officework观点三：善于思考，勤于练笔。复杂事情简单化实践经验理念化123核心理念故事化4点缀做到诗词化5正式讲话格式化6正式文件规范化办公室工作综述Officework办公室工作概论办公室工作要领办公室文种应用办公室公文概述1234办公室工作综述Officework一、公文的概念公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。办公室工作综述Officework公文有法定的权威公文有特定的效用公文有规范的体式公文有规定的处理程序公文有法定的作者二、公文的特点12345办公室工作综述Officework领导和指导作用行为规范作用传递信息作用公文联系作用凭证记载作用12345三、公文的作用办公室工作综述Officework四、公文的分类党政机关使用的正式文种为15种办公室工作综述Officework上行文平行文下行文如请示、报告、意见等如通知、意见、函等如通知、通报、批复、意见、决定、决议、指示、会议纪要等。1、根据公文的行文关系，可分为：办公室工作综述Officework2、根据公文所起的作用不同，可分为：法规性公文如条例、规定、办法、章程、守则、规范、等。指导性公文如命令、公告、决定、决议、通知、纪要、意见等。陈述性公文如、工作情况报告、调查报告等。办公室工作综述Officework请示答复性公文如请示、批复、复函等。沟通情况性公文如通报、简报等。宣传教育性公文如讲话稿、通告等。商洽性公文如函等。4567办公室工作综述Officework五、公文的格式项目（9个项目）（一）版头（二）发文字号（三）标题（四）主送机关（五）正文（六）附件（七）发文机关（八）成文日期（九）抄送机关办公室工作综述Officework六、公文的基本格式公文的格式是指公文文面外形的项目、标记及其在文面上的组成。为保证公文版面的庄重大方，规定版心尺寸与页边：版心尺寸为156mm×225mm，公文天头（上白边）为37㎜±1㎜（上行文、下行文相同），公文订脚（下白边，含页码）为35mm±1mm,公文订口（左白边）为28㎜±1㎜，公文裁口（右白边）为26mm±1mm。（见下图）办公室工作综述Officework210mm297mm156mm×225mm28mm35mm37mm26mm办公室工作综述Officework2、排版与装订规格撑满版心,为方便印刷，可适当调整，保持版心高度不变。办公室工作综述Officework】】办公室工作综述Officework3、页码规格页码用4号半角宋体阿拉伯数码标识，编排在公文版心下边缘之下，数码左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7㎜。单页码居右空一字，双页码居左空一字，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与下文一起装订时，页码应当连续排。办公室工作综述Officework4、格式要素版头主体版记公文格式各要素划分为三个部分如下图办公室工作综述Officework办公室工作综述Officework5、版头要素示意图000001机密特急35mm×××××文件密级和保密期限★份号紧急程度发文机关标志×××〔2014〕7号发人：×××发文字号签发人办公室工作综述Officework(2)(1)(3)份号密级和保密期限紧急程度涉密公文应当标注份号。一般用3-6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心内左上角第一行。标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心内左上角第二行。如需标注期限，中间用实心★隔开，数字用阿拉伯数字标注。例如：机密★1年。根据《保密法》规定，不标注保密期限的文件，可视为管10年，机密20年，绝密30年后自行解密。紧急公文分别标注“特急”“加急”，一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角。办公室工作综述Officework（4）发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，主要用于下行文；使用发文机关全称或规范化简称（不带括号和文种），上行文、下行文均可适用。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm（上行文、下行文相同），推荐使用小标宋体字，颜色为红色，字体庄重、规范、大小适度（一般不大于上级机关同类公文的字号）办公室工作综述Officework联合行文时，可并用联合发文机关名称，也可单独使用主办机关名称。如需同时标注联合发文机关名称，一般将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，联合行文时，也可以不带“文件”二字。（如右图）办公室工作综述Officework（6）发文字号签发人一般用3号仿宋体字，编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿位伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，发文顺序号不加“第”字，不编虚位，即1不编为01，后加“号”字。例如：青办字〔2014〕1号 新《条例》第九条明确规定：“上行文应当标注签发人姓名。”签发人一般是部门单位的主要负责同志。主要负责同志不在时，需征求意见后注明同意意见。联合发文时，需要各发文单位主要负责同志会签。 “签发人”三字用3号仿宋体字，三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字编排在发文机关标志下空二行位置，签发人中姓名用3号楷体字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处同在一行，见下图办公室工作综述Officework000001机密★1年特急××××××××〔2013〕7号签发人：×××★“签发人”三字用3号仿宋体，签发人姓名用3号楷体。发文机关标志下空2行编排“签发人”，由“签发人”3字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空1字。办公室工作综述Officework如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序，从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。（见下图）办公室工作综述Officework000001机密★1年特急×××××××××××××★×××〔2013〕7号发文机关标志下空二行编排“签发人”由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字多个签发人，每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐签发人：×××××××××办公室工作综述Officework6、主体部分要素（１）标题由发文机关名称、事由、文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中编排；多行标题排列应当采用梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。回行时，要做到词意完整，排列美观，长短适宜，间距恰当。办公室工作综述Officework多行标题排列为：正宝塔倒宝塔菱形正宝塔中共西宁市委关于认真学习贯彻党的十七届六中全会精神的通知中共西宁市委关于认真学习贯彻党的十七届六中全会精神的通知倒宝塔菱形中共西宁市委关于认真学习贯彻党的十七届六中全会精神的通知办公室工作综述Officework不采用的两种形式：上下长度一样的长方形上下长、中间短的沙漏形中共西宁市委关于认真学习贯彻党的十七届六中全会精神的通知中共西宁市委关于认真学习贯彻党的十七届六中全会精神的通知办公室工作综述Officework一般用3号仿宋体编排于标题下空一行位置，居左顶格。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。（见下图）主送：×××××××××、××××××。抄送：×××××××××、×××××××、××××××××××××××××××××2013年7月1日印发-2-主送机关移到版记中，主送机关与抄送机关之间不用分割线分开。（2）主送机关办公室工作综述Officework（3）正文（4）附件说明公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次正文中结构层次序数依次为：“一、”“（一）”“1.”“（1）”其中：一级标题用黑体字、二级标题用楷体字（加粗）、三级标题用仿宋体字（加粗）、四级标题用仿宋体字标注。如有附件，一般用3号仿宋体字，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，附件名称后不加标点符号。如有两面三以上附件，附件名称前面用阿拉伯数字标注附件的顺序号如：附件：1．××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××２．×××××××××××××××办公室工作综述Officework不加盖印章的公文（５）发文机关署名、成文日期和印章用阿拉伯数字标注，年份应标全称，月、日不编虚位，如１不编为０１。办公室工作综述Officework7、版记部分要求抄送机关版记中的分隔线与版心等宽．首条和末条分隔线用粗线。如有抄送机关，无论抄送上级、平级还是下级机关，均用”抄送“不用”抄报“。一般用４号仿宋体字节，在印发机关和印发日期上一行、左右各空一字编排。印发机关和印发日期：印发机关和日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上。印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字标注，年份应标全称，月，日不编虚位，如１不编为01，后加”印发“二字。版记中取消主题词格式要素。一般用４号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘这下，数字左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘７mm。办公室工作综述Officework版记部分意识图XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。主送：XXXXXXXXXXXXXX。抄送：XXXXXXXXXXXXXXXXXXX。—4—XXXXXX2013年5月3日印发附件XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。抄送：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXX2013年5月3日印发—2—办公室工作综述Officework七、特殊格式法定格式，我们称之为“文件式格式”。这一格式是最普遍的格式，但除了这一格式之外，《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》中还规定了一些特殊的格式。办公室工作综述Officework青海省××××厅×××〔2012〕10号×××××关于××××的通知×××××：××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。30mm(标志上边缘至上页边空距为30mm）20mm（红色双线（上细下粗），距下页边20mm办公室工作综述Officework（二）纪要格式纪要标志由“×××纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用红小标宋体字，字号大小自定。（见下图）纪要编号作用等到同于发文字号，可居中编排在发文机关标志下空二行位置。标出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名。纪要格式可以根据实际制定，纪要不加盖印章。办公室工作综述Officework-1-×××××纪要（×××）×××××2012年7月1日×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。-1-××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。出席：×××、×××、×××、×××、×××、×××。请假：×××、×××。列席：×××、×××、×××。分送：×××××，×××××。×××××××××××××年×月×日印发-2-会议纪要首页示例会议纪要末页示例办公室工作综述Officework办公室工作概论办公室工作要领办公室文种应用办公室公文概述1234办公室工作综述Officework一、公文版面规定公文版面规定是依据国家标准对应用文的文本形式要素作出的相应规定。用纸规格公文用纸采用60g/m2_80m2胶版纸或复印纸，纸张白度在90度左右。规定的Ａ4型纸，其成品幅面尺寸为：210㎜×297㎜，允许误差±2mm办公室工作综述Officework（1）（2）二、适用范围1、上行文常用的文种：请示、报告、意见。请示报告意见用于向上级机关请求指示、批准。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。上行文中的意见内容多是对工作中一些重大问题提出见解和处理方法及所遇到的困难，要求上级给予指示或支持。（3）办公室工作综述Officework2、平行文常用的文种：通知、意见、函。通知意见函用于发布党的法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。平行文中的意见是不相隶属机关之间相互行文，对涉及某一重要问题所提的见解和处理方法，如供对方参考而不需要回复的，应用“意见”，反之，则要用“函”用于机关之间商洽工作，询问和答复问题，各无隶属关系的有关主管部门请求批准等。办公室工作综述Officework3、下行文常用的文种：通知、通报、批复、意见、决定、决议、会议纪要。用于发布党的法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。用于答复下级机关的请示。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照和执行。办公室工作综述Officework决定决议会议纪要用于对重大事项作出决策和安排。用于经会议讨论通过的重要决策事项。用于记载会议的主要精神和议定事项。办公室工作综述Officework（1）（2）三、写作要领1、上行文：请示、报告、意见。要一文一事不多头请示一般不要越级请示行文中如不是一文一事，就可能出现某些事项属于职权范围之内，有些事项可能超过出职权范围的情况，以致使领导机关难以批复，影响请示目的的实现。多头请示容易因责任不清，互相扯皮延误工作。因此，请示只能主送一个机关。在特殊情况下必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。（3）办公室工作综述Officework请示与报告虽同属上行文，但两者之间却有着严格的区别。比如“报告”对上级没有肯定性的批复要求，而“请示”则相反；在行文时间上，“报告”是事中或事后行文，而“请示”则是事前行文；上级对下级报送的“报告”，可作批示也可不作批示，一切由上级酌情处理。如需批示，只有使用“批示”文种。而“请示”，不论所请示的事项上级同意与否，按应及作出批示，批示时使用“批复”文种。（4）（5）（6）不要与报告混淆使用注意请示内容要完整请求拨款的应附预算表；请求批准规章制度的，应附规章制度内容；请示处理问题的，本单位应先明确表态。联合行文时要做好会签会签时，应将主办机关排在首位办公室工作综述Officework1、上行文：请示、报告、意见。汇报的工作内容必须真实可靠。报告具有汇报性的特点，因此报告的内容必须真实可靠，不得有丝毫虚假，无论成绩、经验还是问题、教训都须忠于事实。报告要迅速及时。除定期报告外，对于发现的情况应及时向上级作出报告。否则，时过境迁，就会失去报告的意见和价值。反映情况要有信息价值。在报告内容方面，应该着重反映那些政策性强、影响面大，带有动向性的情况和问题。建议性报告要切合实际，合情合理；答复性报告要有问必答，有答则明。在材料安排方面，应点面结合，有详有略，才能使内容具体而不空乏，有信息量和说服力。办公室工作综述Officework对情况要有分析有看法报告中把夹带请示事项报告中不得提出意见和建议办公室工作综述Officework1、上行文：请示、报告、意见。写“意见”前要做好累积准备。写意见必须全面深刻地领会和掌握党的有关方针，政策以此作为提出意见的指导思想。意见的两种表现形式的写法。一为“意见”，二为“实施意见”前者写得原则一些，提出大体要求和办法。后者而更为明确具体，以便规范实施要分清“请示”与上行“意见”文种使用上的差异。请示的内容较多涉及的是“人、财、物、机构、编制”及工作中遇到需上级作出决定的问题或应上级审计的事项。意见的内容多是对工作中一些重大问题提出见解和处理办法及所遇到的困难，要求上级给予指示或支持。“意见”有三种行文方向。办公室工作综述Officework2、下行文：通知、通报、批复、意见、决定、决议、会议纪要。（1）（2）（3）可分为批转性、转发性、印发性通知、传达要求执行，周知性通知，人事任免通知。要拟定一个明晰恰切的标题。使读者一看标题便知道通知什么或要求做什么事。对于非周知性的通知，应一律写明主送机关名称，不论被通知的机关为几个，都应这样做。不论哪种类型通知，其事项部分都要写得符合实际，切实可行；应知应办的事项要交代清楚，文字要简练准确，证据要恳切庄重。办公室工作综述Officework2、下行文：通知、通报、批复、意见、决定、决议、会议纪要。（1）（2）（3）（4）典型性、教育性、知照性有针对性。抓准时机。对工作中好的和不良的事情，都能及时发现，予以表彰或批评。否则，错过时机，就失去通报对实际工作的指导作用。注意典型的真实性。通报的目的是用典型事实对群众进行引导，教育。因此，通报的内容必须具有代表性、具有教育意义的人或事，能给人启迪、警示作用。用语要复明。通报的目的在于教育和警戒广大干部群众。因此，叙述事件要做到言简意赅，内容明确，使人一看便知发文的目的和要求。办公室工作综述Officework2、下行文：通知、通报、批复、意见、决定、决议、会议纪要。要求上级收到请示后，及时进行周密的调查了解，掌握有关情况，根据现行的法律和规章制度，经过研究讨论，及时作答复。（1）（2）（3）包括批复的态度和批复的意见。态度要鲜明，完全同意，部分同意或不同意，都非常清楚。意见要具体，一般逐条列出，还可具体提出处理意见。慎重对待，及时答复批复的事项批复正文表达要点问题性批复，针对请示的有关问题，交待“处理方法”；事务性批复，针对请示的有关工作事务说明“实施要求”。内容要具体，实用，可操作性强。办公室工作综述Officework2、下行文：通知、通报、批复、意见、决定、决议、会议纪要。下行文。凡属阐明工作指导原则，应用意见。2、下行文：通知、通报、批复、意见、决定、决议、会议纪要。(1)、要把握会议的中心首先要吃透会议精神，了解会议背景、形势及目的；理解会议主旨，掌握会议的肯定性意见书和不同意见及要求。(2)、要注意成文的时效性会议进行讨论的决议稿，也会在会议进行期间不断进行修改、补充和调整，以便按时提交会议讨论和通过。所以要求成文迅速、及时。(3)、在写法上要讲究技法。行文要做到叙议结合、定性准确、恰当，要有逻辑力量，激发人们执行决议的积极性和自觉性。办公室工作综述Officework2、下行文：通知、通报、批复、意见、决定、决议、会议纪要。会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼。会议纪要篇幅不宜过长，语言表达要简明扼要内容必须真实要写好纪要，必须认真做好材料的搜集，整理和加工能力。并按照会议精神和领导意图对材料进行恰当的筛选，围绕纪要的主旨进行精神安排。在表述方式上，常用第三人称叙述，如：“会议认为”，“会议强调”、“会议指出”、“会议号召”、“会议决定”。来体现领导者集体和与会者的共同思想和意见。要准确反映会议的真实情况和基本精神。同时，限于会议议及的内容，不可将执行者的个人见解掺杂进去。办公室工作综述Officework3、平行文：如通知、意见、函等（1）要拟定一个明晰恰切的标题。通知的性质决定了写作时必须十分关注标题的拟制，看了便知通知的内容和要求。对于非周知性的通知，应一律写明主送机关名称，不论被通知的机关为几个，都应这样做。不论是哪种类型的通知，其事项部分都要写得符合实际，切实可行；应知应办的事项要交代清楚，文字要简练准确，语气要恳切庄重。办公室工作综述Officework3、平行文：如通知、意见、函等不相隶属机关之间相互行文，对涉及某一重要问题所提的见解和处理方法，如供对方参考不需回复的，应用“意见”，需回复的，则用“函”。3、平行文：如通知、意见、函等（1）直叙其事函的写作，最基本的要求是开门见山，直叙其事，简洁地写出原则、事项即可。（2）态度要诚恳对平级或不相录属机关要平等对待。（3）措辞得体函用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复事项。向上级行文应尊重、谦逊；平级之间应平等、商量的语气、对下级行文要严肃，但不能盛气凌人。（4）注意求批函与请示的区别在工作中常将请求批准函和请示混用的情况。原因：一是不了解函与请示的使用范围；二是求批一方认为请示是有求于人，用函不尊重对方；审批一方则认为用函是轻视自己，迫使对方用请示行文。办公室工作综述Officework以上四部分内容是办公室工作中的一部分，通过学习使办公室人员了解本部门的基本职能、业务范围和主要工作。在今后的工作中能够更加熟练的掌握工作内容，发挥各自#工作职责#。结束语办公室工作综述Officework谢谢！此课件下载可自行编辑修改，供参考！感谢您的支持，我们努力做得更好！