档案管理系统研究背景及国内外现状

档案管理系统研究背景及国内外现状档案管理系统研究背景及国内外现状档案管理系统研究背景及国内外现状[3]。档案管理系统研究背景及国内外现状1.1研究背景和意义档案管理自历史发展以来，比较著名的是商代以甲骨文写作的方式来记录档案，周朝以刻石板的方式记录档案，之后铭档案以竹简的方式记录档案等，历史发展中，档案均以实物记录的方式来保留，造纸术诞生之后，档案的载体变得轻薄，纸质档案也因此留用了很长时间，一直延用到现代时期[1]。一个公司在平时管理中，随着时间的不断推移将产生大量的资料文档，现在时代，仍存在中小型公司采用人工记录的方式来实现员工档案的区分与管理，依赖人工管理的方式，效率较低，且管理缺点众多，纸质文档在转移改正的过程中易丢掉、易重复、易杂乱，纸张的存储也大量耗材，空间占用量大，文档的生命周期不好控制，且安全性极差，鉴于此类情况，有的公司采用比较基础的信息管理软件来办理信息与数据，随着公民经济不断的发展，信息技术的不断普及，各个行业都倾向于使用现代化的手段不断改良服务质量来提高工作效率，于是出现了各类用于公司管理的计算机软件如生产管理系统(ERP)[2]，信息化管理具备运行速度快，存储容量大等优点，为公司提供了高效的办理效率，因此，建设一个科学高效的员工档案管理系统迫在眉睫，可用于实现信息沟通和信息共享，为现代化管理提供必要的管理依据，提供共同的工作平台。传统的手段也必定会被更为科学化的信息管理系统所取代，一个完整的员工档案管理系统能够较好的管理好公司里众多员工的不同信息，使得员工复杂多样的信息变得有条不紊，拥有人工管理无法相比的优点，也能降低有关人员的工作量，减少人力、物力，能够方便的实现快速检索、增删改、保密、低成本、高寿命等功能，保证员工档案管理的通畅性。再者，公司所管理的员工档案对一个公司以致每位员工都至关重要，因此，开发一套功能完善、合理、安全性高、切适用户体验的员工档案管理系统很有必要，是公司管理科学化、信息化、正规化、高效化的体现，自然最重假如切合公司使用者的需求，使不论是公司员工仍是高层领导都能够方便的操作系统来实现自己想要的功能，帮助公司生产、管理更合理、更科学1.2国内外研究现状1.2.1国内研究现状当前为止，我国公司档案管理仍处于不断完善、改革的状态，在计划经济时期，我国部分的公司建立了有关的档案管理部门，也出现了各类有关的约定，特意用于帮助公司管理各类资料文件，市场经济体系出现后，公司的发展受到了极大的冲击，已建立的档案部门被渐渐取消，专业管理人员不受重视，公司领导者主观意识淡薄，主要体现如下：1）部分公司领导特别是中小型公司领导，其性质是自主经营，故往常缺少对档案管理的认识，主观意识淡薄，客观上也缺乏专业档案管理部门、人才等[4]，在人员设施方面力争精简，档案设施多采用档案柜寄存，几年的档案得不到有效的整理和保留，没有专业的管理人员对档案进行判定和清理，安全保密性极弱，因此，该类公司缺乏优秀的档案管理意识，也从主观、客观上体现了中小公司对档案管理存在偏见，管理过程困难交叉[5]，诱发出多方面的不足；2）大多公司处于停产、半停产，甚至处于即将停业的状态，故公司领导只能保证员工的薪水，而无暇顾及其余，档案管理更是纸上谈兵。信息系统出现之后，我国的小部分公司开始使用信息系统来管理公司员工档案，虽取得了一定的成就，但相对于外国远远落伍，主要体现如下[6]：1）因信息系统经历的时间较短，故系统的出现晚于外国，其使用范围相对较窄，而档案管理系统自己开发需要足够的技术和人员，若外包开发需要一定的经济支撑，故中小型公司大多采用纸质档案进行存储，小部分公司采用信息系统的管理方式，其专业度也远远不够；2）系统的功能相对短缺，不同的公司有不同的公司架构，对档案管理的需求不一致，领导对档案管理正确的认识和重视程度不一致，管理人员专业度不一致，致使档案管理系统的功能或多或少显得不足；3）同外国的系统相比较，我国的档案管理系统稳定水平普遍较弱。随着我国计算机技术的日渐成熟稳定，档案管理信息系统也在不断完善[7]，只是现如今仍存在以上所述诸多不足，未来发展还需要一段日渐增长的时间和过程。1.2.2外国研究现状外国的学者专家对公司档案管理的学习和认识较早，外国的档案文件管理在20世纪初就已经处于初步探索阶段，几乎在1937年美国历史学家HowerRalph就已经发表文章《公司文件的保留》，对档案资料怎样保留以及档案管理的重要性进行了一定的阐述[8]，20世纪末，外国公司档案管理持续发展，英国、德国、西班牙等西方国家出现了各类对于公司档案管理的主题研究，他们也渐渐意识到公司档案的重要性，到21世纪已经处于逐步成熟阶段，信息技术的发展，公司档案不断增长的数量和种类，使得新世纪公司档案管理碰到了新的挑战和机会[9]，信息系统和软件开发技术应运而生[10]。正是对档案文档管理的重视程度，也使得他们培养了一大批专业领域人才，他们也渐渐开始邀请专业的保留人员来管理公司的档案[11]，且在管理过程中投入足够多的资本和精力，毫无疑问，信息系统使用的宽泛性和功能性远超国内，别的，外国的硬件设施较我国先进，大型的公司会重视对这方面的研究和探索，以求更高效的管理方式，当他们投入越多的人力、物力和财力的时候，档案管理技术自然会越发靠前，也会不断进步和优化，外国学者在探究信息化管理下的优点时，也同时关注到电子信息化的档案风险，因此，当国内还在探索怎样实现信息化管理时，他们已经开始关注并渐渐改良信息化背景下的不足了[12]，可见国外的专家学者以及公司的领导者均对信息化管理有着优先一步的探究和思考，也正是他们这种科技化的思想驱遣公司往更先进的管理模式发展，与此同时，国家的公司档案管理技术也获得进一步提升。与国内相比较，外国公司档案管理的研究起步便早了50余年，50多年的研究内容和范围深入和扩展程度必定比国内多得多，体现出较为清楚的发展阶段，有我国值得借鉴的实践经验和理论成就[10]，当外国大多公司在使用信息系统进行管理的档案的同时，我国仍采用纸质文件的管理方式，在帮助公司管理层获取公司员工系统化资料的时候，显然信息系统更胜一筹，它能更正确、实时的反响档案的状态和分类，为管理层做出决议提供了较为方便快捷的支持，别的，合理的公司员工档案管理系统，也为管理人员节俭了不少的时间和精力，为公司省下了不少了经济开销和管理开销。