档案收集制度

公司LOGO文件编号：ZH-SW-2010-14版次：00第1页共3页文件名称：档案收集制度1.0总则为加强集团档案管理，有效保护和使用档案，维护集团合法权益，特制定本制度。2.0范围适用于集团档案的收集管理。3.0职责3.1集团全体员工负责本制度的执行。3.2集团事务部负责监督本制度的执行。4.0内容4.1档案收集范围4.1.1计划性文件：包括战略规划、投资计划、新产品开发计划、等。4.1.2总结性文件：包括集团各单位工作总结、活动总结等。法规性文件：包括政府、行业制定和颁发的各种需要集团贯彻执行的规定、要求、等文件；集团内部制定的各类规章制度。凭证性文件：包括集团在经营活动中形成的出入库单据、移交清册、档案管理清册、档案销毁清册、质量记录、设备保养维护记录、设备说明书、资产资料、书、协议书、工程招标文件、投标书、验收文件、施工图纸等原始记录和文本。财务文件：包括会计凭证、会计账簿、财务报告及其他等。人力资源文件：包括集团员工的基本信息、证件信息、薪酬信息、培训信息、绩效信息、劳动关系信息、人事任免、考勤等相关资料。研究性文件：包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、集团内部各种策划方案、专业技术报告、意见书及可行性报告、供销资料及客户档案等。证件性文件：包括各种经营证件、资质、许可证、荣誉牌匾和证书等。往来性文件：包括本集团对外的正式发文、与有关单位来往的文书等。其它:包括重要、通告、会议记录、正式场合领导重要讲话稿、记录本集团重要活动的剪报、记录企业发展历程的声像资料等。4.2档案收集要求凡属档案所涵盖的资料，均应收集整理，统一归档。集团各部门及子公司应指定专人负责各文件的收集整理，统一交于集团事务部存公司LOGO文件编号：ZH-SW-2010-14版次：00第2页共3页文件名称：档案收集制度档。一项工作由几个部门参与办理，在办理过程中形成的档案材料，由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档。各子公司与各部门向档案室移交的档案，应齐全完整，达到规范化、标准化要求。4.2.5收集进档案室的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。档案纸张要求。归档材料统一使用A4规格的办公用纸（特殊要求的除外）。档案字迹要求。只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写所有档案，包括录音像、影片、照片等，应收集齐全，统一整理编目，一并移交，以保持实物档案的相互联系和完整性。移交档案要根据分类方案，依照档号原则，在档案馆指导下，编制档号，做到档号齐全。各部门在移交档案时，整件事情形成的成套材料必须配齐，保持文件材料之间的逻辑联系。4.3档案收集时间集团各部门及子公司每月6日前应将该月档案资料整理完毕，交由事务部归档。凡已签批完毕的定稿文件，均应在三个工作日内递交集团事务部归档。4.3.3人事档案需在员工转正后的当月移交集团事务部归档。4.3.4财务文件由财务部编造清册归档，在两个财务年结束后移交集团事务部档案室。4.4处罚4.4.1违反本制度规定的各项条例者处以50元以上罚款，给集团造成经济或名誉损失的，集团有权追究赔偿责任。4.4.2罚款由集团事务部开具罚单送至人力资源部，人力资源部从当事人当月工资中扣除。4.5附则4.5.1本制度由XXX部制定并负责解释。4.5.2本制度自2011年月日起生效。公司logo、文件编号：ZH-SW-2010-14版次：00第2页共3页文件名称：档案收集制度审核人：日期：签发人：日期：分送：集团总裁、集团各职能部门和子公司。