制度文件签发单

制度文件签发单 第 1 页 共 11 页 第 一 条 为加强公司财务管理，控制费用成本，规范人员的日常费用支出，本着勤俭节约、有利工作的原则，根据国家规定和公司实际情况，特制定本制度。 第 二 条 本制度所指费用包括: 1、日常开支(管理费用)——备用金、小额辅料、办公用品、办公室水电费、通讯费、汽油费、行车停车费、业务招待费、差旅费、办公费、快递费等 2、非日常开支(生产经营性费用)——原材料、辅料、厂房设备维修保养、生产用水电费、运费、广告费、推广费、渠道费等 3、工资——计时工资、计件工资、奖金、工资性津贴和补贴、加班加点工资等 4、固定资产——为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有，使用年限超过五年，单位价值较高的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具等;单位价值在2000元以上(不含2000元)，并且使用期限超过2年，不属于生产、经营主要设备的物品 第 三 条 公司各部门必须在每月底根据下月工作制定本部门费用开支预算，由财 务部汇总、审核，经公司总经理审批，即为公司当月的费用开支预算。 第 四 条 公司费用开支预算留有弹性，在执行过程中财务部将视具体情况对费用预算 做适当调整。 第 2 页 共 11 页 第 五 条 公司费用支出审批程序: 1、费用经办人填写相应费用支出单据并签字;2、直属部门经理审批; 3、财务部经理审批; 4、授权分管副总或总经理审批;5、财务部办理报销付款。 第 六 条 (一)分管副总和总经理的费用审批权限: 1、日常开支:RMB5000元以下的(含5000元)由分管副总审批后直接支付;超过RMB5000元的，需总经理审批后支付; 2、非日常开支:RMB1万元以下的(含1万元)由分管副总审批后直接支付，超过RMB1万元的需总经理审批后支付; 3、固定资产和工资需报总经理“一单一批” ; 4、分管副总发生的所有费用需报总经理审批后支付; (二)分管副总和总经理的借款审批权限: RMB2000元以下(含2000元)的由分管副总审批后直接支付，超过RMB2000元的需总经理审批后支付。 第 七 条 凡公司预算外开支，一律报总经理审批。 第 八 条 备用金 1、 由财务部每周根据实际现金需求量办理付款手续，从银行提取一定额度的现金。每周限定提现两次，每次最高限额RMB4万元; 2、 财务部逢节假日开始放假的前一天务必将保险箱剩余备用金送存公司指定的银行帐户。 第 3 页 共 11 页 第 九 条 办公用品 人事行政部每月根据办公用品使用计划统一办理采购、验收、入库，凭 发票、入库单办理报销; 第 十 条 汽油费 公司车辆的汽油费需由人事行政部统一购买汽油冲值卡定期进行汽油冲值，并负责做好各部门车辆使用登记工作，配合财务部定期统计各部门的汽油费使用情况。 第十一条 通讯费、办公室水电费 1、 公司电话费、水电费:由人事行政部每月统一按电话单和水电费单汇总 编制各部门费用并办理报销。 2、 员工手机费:享受手机费报销的员工按照公司手机费额度报销规定，每 月25号前将手机费单子上缴人事行政部，由人事行政部统一办理付款并 于次月的5号前向员工发放报销的手机费。人事行政部必须留存员工手 机费签收单以备查。 第十二条 快递费 由人事行政部每月一次与快递公司结算，并按各部门记录编制汇总表办 理报销。 第十三条 差旅费 一、各项出差费用规定 (一)地区类别的划分 一类地区:北京、上海、天津、重庆、深圳、珠海、汕头、厦门、海口、广 州、宁波、大连、青岛、温州、台州、福州。 二类地区:各省会城市、无锡、苏州、常州。 三类地区:除一、二类的其他各地区。 (二) 住宿费用标准 总经理/副总/总监/助总 400 300 250 部门经理/部门副经理 350 250 200 第 4 页 共 11 页 部门主管/主任 300 200 150 其他员工 250 150 100 (三)餐费补贴 总经理/副总/总监/助总 早餐10、午餐20、晚餐50 部门经理/部门副经理 早餐10、午餐20、晚餐40 部门主管/主任 早餐10、午餐20、晚餐30 其他员工 早餐10、午餐20、晚餐20 早晨8:00以前出发者，发给早餐补贴; 上午11:00以前出发或下午13:00以后返回者，发给午餐补贴; 下午17:00以前出发或19:00以后返回者，发给晚餐补贴。 (四)关于市内交通费补贴 总经理/副总/总监/助总 实报实销 部门经理/部门副经理 60元 部门主管/主任 50元 其他员工 40元 二、员工出差前需填写“出差表”报相关部门负责人审批后办理借 款，出差完毕后一周内必须办理差旅费报销，冲抵借款。 第十四条 其他各项日常开支 各部门根据月度预算和实际需要，按第三章相关规定办理报销。 第十五条 经办部门需提供相关、“采购申请单” 、货物验收单等原始单据作为 付款依据办理付款手续; 第十六条 实行“一单一批”制，经办部门和财务部做好合同付款进度表，在每笔费 用支付前根据合同核对已付款。 第 5 页 共 11 页 第十七条 借款是指因指定用途的临时性借款，包括: 1、 差旅费借款; 2、 零星购 物借款; 3. 部门长期备用金。 第十八条 借款程序及相关规定 (一)差旅费借款: 1、 填写“出差申请表” ; 2、 相关部门负责人审批; 3、财务部付款。 二 零星购物借款: 1、 由采购部门作出书面采购计划申请并作为借款原始凭证; 2、 相关部门负责人审批; 3、 财务部付款。 三 部门长期备用金: 1、 借款人填写“暂支单”并注明用途。 2、 相关部门负责人审批;3、财务部付款;4、每次报销时补足备用金额度。 四 借款还款、报销期限规定: 1、差旅费借款:出差人员出差完毕返回公司一周内办理报销; 2、 零星购物借款:借款使用后一周内办理报销; 3、长期备用金: 对领用定额备用金的部门、个人，定期(不定期)报销并补足备用金额度; 4. 借款需遵循“前账不清，后账不借”的原则，对逾期尚未办理报销的员工，财务部直接从其当月发放的工资中扣回。 五 借款人应严格按照借款用途使用借款，不得挪作它用;否则，应按情节 轻重追究责任。 第十九条 1、人事行政部统一编制工资表，审批后可以交财务部办理工资发放; 2、 必须以银行转帐方式汇入员工工资卡，不得提取现金发放。 第 6 页 共 11 页 第二十条 1、人事行政部统一填写“固定资产购置申请表”报总经理审批; 2、填写“付款申请单”报相关负责人审批并办理付款。 第二十一条 费用报销时间:1、日常开支、借款最迟应在发生的次月办理报销付款，财务部每周二、四下午13:30—17:00办理报销(遇发放工资、月底结帐或其他特殊情况延致后一天下午);2、非日常开支根据实际情况随时办理付款。 第二十二条 报销填写单据规定: 1、日常开支:RMB1000元以下(含1000元)和1000元以上且只能用现金支付的日常开支填制“费用报销单”，按费用类别分行填列;RMB1000元以上且用银行转帐方式付款的费用填制“付款申请单” ;2、差旅费:填制“外埠出差费报销单” ;3、借款:填制“暂支单” ;4、非日常开支:填制“付款申请单”。 第二十三条 报销发票的规定: 1、报销人必须持有效发票向财务部办理报销;2、所附票 据应分门别类、按金额大小顺序粘贴，做到清晰、整齐。 对于无法取得有效发票的费用，按下列办法办理: 1、为节省费用，或其它特殊情况(如:向个人购买的物品、约请有关人员进 行紧急抢修、托运物品等)，无法取得正式发票的，须由经办人写明理由，经总经理批准后，将书面说明及替用发票一并交财务部审批后方可报销; 2、从外单位取得的发票(收据)如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的 证明，并证明原发票(收据)的号码、金额和内容等(发票复印件)， 由经总经理及财务部审批后，才能代作报销凭证。 第二十四条 对原始凭证的技术性要求: 1、 凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符; 2、 购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收证明。需入库的物资，必须 填写出入库验收单，由实物保管人员按计划或合同验收后，在入库单上填 写实收数额并签章。不需入库的物资， 除经办人在凭证上签章外，必须 交给实物保管人员或使用人员验收，并在凭证上签章; 3、 凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回 第 7 页 共 11 页 或重新补正; 4、 对各种报销单据，财务部必须进行审核，对不符合报销规定的单据，财务 有权要求更换。无法更换的，财务部可拒绝报销。对违反规定用途和不符 合开支标准的支出，财务部不予报销。 第二十五条 1、现金支付:1000元以下(含1000元)和1000元以上只能用现金付款的日 常开支、借款;2、银行转帐:非日常开支。 第二十六条 本制度由财务部解释、修订，经总经理批准后施行。 第二十七条 本制度附相关表格9—12页:“付款申请单”、“出差申请表”、“采购申请单”、“固定资产购置申请表” 第二十八条 其他相关表格直接致财务部领取 第 8 页 共 11 页 申请日期 要求付款日期 申请部门 收款单位 付款方式 开户银行 帐号 合同号 发票号 合同总金额 累计已支付金额 付 款 事 由 本次付款金额 小写人民币: 大写(人民币): 经办人 部门负责人 财务部负责人 (副)总经理 备 注 第 9 页 共 11 页 申请人 申请日期 预计出差日期: 年 月 日 至 年 月 日，计 天。 出差路线及乘坐交通工具: 出差目的及计划安排: 预借款合计:, 元 其中:往返交通费: 住宿费: 伙食补贴: 签署: 实际出差日期: 年 月 日 至 年 月 日，计 天。 实际发生费用: , 元 出差工作小结: 上级主管对出差结果评价: 签署: 备注:1、公司所有人员出差前，均须填写该《出差申请表》。财务部凭上级审批过的该表与暂支单给予办理借款，同时凭上级签准的“出差评价”给予报销差旅费。 2、本表使用:申请出差前填写表格上半部分，出差结束后填写表格下半部分。 3、报销费用时应附填写完整的《出差申请表》。超出预算费用或改变路线的应附经总经理室批准的理由说明或报告。 第 10 页 共 11 页 采 购 申 请 单 年 月 日 序号 物料编码 品名规格 单位 数量 需货时间 仓管员签字 备注 ?存根(白) ?财务(蓝) ?仓库(红) 核准: 复核: 填单: 第 11 页 共 11 页 申请部门: 人事行政部 填表日期: 年 月 日 单位:,/元 序号 物品名称 规格 用途 数量 估计单价 估计总金额 需要日期 备 注 合计 总经理室审批: 人事行政部审批: 部门经理: