电力公文写作 ppt课件

公文写作2008年8月南海 什么叫公文？公文是党政机关、企事业单位及其他社会组织在行使职权、实施管理、开展公务活动中形成的具有法定效力与规范体式的一种应用性的文体. 公文的作者是国家机关、企事业单位及其他社会组织。这些机关或组织具有在自己的职权范围内制定和处理公文的权力。 公文是具有法定效力和规范体式的文书。公文体式的规范化是由公文具有法定效力这一特性决定的。公文体式如果不规范，不仅影响公文的质量和版面形式的美观大方，更重要的是影响公文的严肃性和应有作用的发挥。《中国共产党机关公文》将党的机关文种划分为14种。《国家行政机关公文处理办法》将行政公文划分为13种。决定意见通知通报报告请示批复函会议纪要决议指示公报条例命令/令公告通告议案 党的机关公文(14种） 行政机关公文（13种） 以下哪些是正式公文文种? 命令，请示报告，要点，决定，公告，通告，申请，通知，办法、通报，议案，报告，说明，请示，批复，意见、细则，总结、函，计划，会议纪要，决议，指示，安排、汇报，公报，条例，规定。 请示报告，汇报，申请，说明，办法,总结,计划，安排、要点、细则 不是正式的公文文种！规定，条例不是行政公文文种！公文的特点1.法定的效力。公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具，这就必然要求公文具有法定的权威和效力。2.规范的体式。为了维护公文的法定权威与效力，党和国家有关部门发布了一系列关于公文处理的一系列规范性文件，对公文的体式作出了统一的规定。3.特定的作者与读者。公文的作者只能是法定的社会组织及其法人或者称为第一领导人。公文的读者是特定的，在公文格式上有专门规定，即“主送机关”、“抄送机关”等。注意：其一，动笔起草公文初稿的人，如秘书，应称为起草人，不是法律意义上的作者。其二，告知性公文如通告，其读者也包括发出公文的社会组织之外的社会群众。4.严格的处理程序。公文的制发和办理都必须经过规定的处理程序，任何人不得违反公文办理程序擅自处理。下行文：即上级机关单位向下级机关单位的行文，如命令（令）、决定、通知、批复等平行文：即平级机关单位、不相隶属的机关单位之间互相行文，如函等。上行文：即下级机关单位向上级机关单位的行文，如报告、请示、议案等。公文的分类公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、印章、成文日期、主题词、附件、抄送单位、印制单位等部分组成。3.1发文单位应写单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。3.2涉及秘密的公文，应根据保密程度和期限，在公文首页右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”。3.3紧急公文应根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”，紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”。3.4发文字号应当包括：单位代字、年号、序号；联合行文只标明主办单位发文字号。公司部门的发文代字不得与公司发文代字相混同（公司发文代字规定见附件）。公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、印章、成文日期、主题词、附件、抄送单位、印制单位等部分组成。（一）发文单位应写单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。（二）涉及秘密的公文，应根据保密程度和期限，在公文首页右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”。（三）紧急公文应根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”，紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”。（四）发文字号应当包括：单位代字、年号、序号，如公司发文号：超高压办〔200×〕×号，又如部门发文号：办〔200×〕×号（五）文件应当标明主题词；上报的文件，应按照上级单位的要求标注主题词；下发的文件，应标注主题词中规定的词。主题词标注于抄送单位之上，一般不超过五个词汇。“主题词”居左顶格标识，后标全角冒号；词目之间空1字。公文的格式 如何正确标注主题词 上行文，必须严格按照上级公文主题词表及其要求拟制公文主题词，不可使用上级公文主题词表中没有罗列的或者废止的类别、类属词；下行文，可使用自定的公文主题词表中任何类别词、类属词。 常用主题词表《国务院公文主题词表》及《超高压输电公司公文主题词表》 如何正确标注主题词09民政、劳动人事09C人事行政人员干部公务员考核录用职工家属子女知识分子专家参事院士文史馆员履历聘任任免辞退退职职称待遇离休退休交流安置调配模范表彰奖励第一层是对主题词区域的分类，只作为划定类别词和类属词的区域，不作公文主题词词目使用第二层是类别词，即对主题词的具体分类。公文主题词，一般由类别词和类属词组配而成。 如何正确标注主题词 主题词标引顺序先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。 举例《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。制成的主题词是：“农业水土保持通知”。 根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。 举例《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》，可标“科技、体制、改革、决定”。公文的基本要求1.内容要准确：真实反映客观现实2.语言要简洁：以最少的文字包含最多的信息3.文体要得当：适应行文的语体风格4.文风要庄重：严肃的法定文书5.文辞要质朴：不以文辞之美为追求 常用公文写作通知是党政机关、企事业单位使用频率最高、适用范围最广的一种法定公文。通知适用于: 传达上级机关的指示; 转发上级机关和不相隶属机关的公文; 批转下级机关的公文; 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项; 任免人员（一）通知 发布性通知。用于发布行政规章制度及党内规章制度。 任免性通知。用于任免和聘用干部。 批转性/转发性通知。用于传达外机关的文件。 事务性通知。用于传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项。通知按其功能可分为四大类型: 广泛性。通知使用范围十分广泛: 在发文机关方面，上至最高的行政机关，下至基层单位，都可以用通知行文； 在内容方面，大到全国性的重大事项、行政法规，小到单位内部告知一般事项，都可用通知行文。 周知性。通知用于传达信息、告知事项，或要求办理、遵照执行，因此具有周知性。但是，要明确认识的是，通知只对主送机关范围中的对象有周知性。 指导性。通知在发布规章、布置工作、转发文件时，都明确阐述处理问题的原则和具体措施、方法，如需要做什么事、怎么做、达到什么要求等。这说明通知具有指导功能。通知的特征通知的结构通知一般由标题、主送机关、正文、落款和成文日期组成。通知种类较多，结构和写法也比较复杂。下面分别介绍各类通知的基本写法。批转性/转发性通知 转发文件。转发的是上级机关、平级机关和不相隶属机关的文件。所转发的文件包括通知、决定、规定、意见、批复、复函等。 　例如：《国家档案局国家发展改革委员会关于印发《重大建设项目档案 　　　　　验收办法》的通知》 批转文件。批转下级机关的文件。所批转的文件包括有报告、请示、会议纪要等。 　例如：《批转市公安局关于实施广州市道路交通管理综合整治工作方 　　　　　　案请示的通知》 两者的区别在于所转发的文件来源不同。对于下级机关的文件，应使用批转；对于上级机关、平级机关和不相隶属机关的文件则无权批准，只能转发。注意：出现以下情况时，转发性通知的标题一般可省略文种。1）被转发的的公文标题比较长，如《广东省人民政府转发国务院〈关于国有企业负责人实行任期制度的通知〉》。如果不省略文种，就会出现“……的通知的通知”的现象。2）层层转发出现长标题时。如《*县人民政府关于转发〈*地区关于转发〈*省政府关于转发〈人事部关于……的通知〉的通知〉的通知》,可简化为:《*县人民政府转发人事部关于……的通知》即可，至于上级的要求可以在文中说明。 关于标题.在写这类通知的标题时要注意： 转发上级机关、平级机关或不相隶属机关的公文，应该用“转发”；转发下级机关的公文时，应该用“批转”。 当被转的公文是通知时，只须保留一个“通知”，其他的“通知”一律去掉。这类标题的公式是:（发文机关）转发+（始发机关）原通知标题。这种标题省略了文种以避免出现“……的通知的通知”的现象。 如果是多层转发的公文，可以省去中间过渡的机关，直接转始发文机关及其原通知标题，在正文中说明转发情况。 关于正文.转发性通知的正文也可称为批语，表明发文机关的态度，提出贯彻执行的要求。一般情况下，转发性通知会与被转发的公文一起发布。因为需要贯彻执行的内容在被转发的公文中，所以批语和被批件两者都不能单独当作一份文件。批转性通知的正文是“批语（主体内容+按语）+批转件”事务性通知 布置工作、安排开展活动。对一般事项做出布置安排。其内容是布置任务、部署工作、交代方法、阐明原则，指导性较强。 解决实际工作中的某些问题。对实际工作中出现的某些问题，给予解决的原则、界限。其内容政策性强，往往作为行政法规和地方性法规的补充或试行性文件发布。 告知召开会议。指组织召开会议的单位向参加会议的单位行文，告知会议的内容、时间、地点和会议要求的通知。 关于标题.有三种形式: 一是“发文机关+事由+文种”； 二是“事由+文种”； 三是只写文种. 例子: 《超高压公司关于进一步加强作风建设的通知》 《关于加强二次系统管理工作的通知》 关于正文.一般分为原由、事项两部分。原由:说明依据、目的和意义。事项:把布置的工作或需要周知的内容分条列项地阐述清楚。一般包括讲清目的、要求、措施、办法等。主要的重要的事项写在前面，重轻有序。有的事项性通知还有结语，常用“特此通知”、“请遵照（研究、参照）执行”等。事务性通知示例标题原由事项结语会议通知会议通知是事项性通知的一种，其正文包括原由、事项和结束语。原由:说明召开会议的目的和意义事项:一般包括会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、报到时间和地点、需做什么准备等。结束语:通常用“特此通知”。会议性通知示例一般都要将会议时间、地点等内容具体清楚地分点列写出来。任免通知这类通知写法简单，其正文写明任免的根据、任免人员的姓名、任免的职务即可。有的还写明任期和待遇。关于╳╳╳等人职务任免的通知╳╳╳：经研究，公司决定：任命╳╳╳为╳╳局局长，免去其╳╳局长的职务。任命╳╳╳为╳╳局副局长，免去其╳╳局副局长的职务。（印章)二ОО八年╳月╳日（二）报告报告是下级单位或部门向上级单位或部门陈述事项的公文，适用于汇报工作，反映情况，答复上级单位或部门的询问。 工作报告：用于下级单位或部门向上级单位或部门汇报某一阶段的正常工作。示例：报告按其内容可分为工作报告和情况报告： 情况报告：用于向上级单位或部门反映情况。其特点是时效性强，对发生的情况要非常及时地报告上级单位或部门。示例：在运用中要注意报告与请示的区分：相同点：二者在行文方向上有着同一性。不同点： 报告对上级没有肯定性的批复要求，而请示则相反； 在行文时间上，报告是事中和事后行文，而请示是事前行文； 上级对下级报送的报告，可作批示也可以不做批示;请示则不论所请示的事项上级同意与否，按理都应及时作出批示，且使用的文种只能是批复。立意要新内容要实重点突出报告的写作要求不夹请示报告的正文按其内容可有不同的结构: 工作报告 工作报告的基本结构包括导语、过去工作回顾和未来工作展望三部分。 导语:报告的开头部分。 过去工作回顾:一般分为主要业绩、主要体会、存在的主要问题三部分。 未来工作展望:一般有分析形势和明确任务两部分。 情况报告情况报告的内涵决定了其正文通常由“三段式”构成，具体有以下几类： 情况—做法—问题（意见） 情况（做法）—问题—今后意见 情况—问题—今后意见 情况—原因（责任）—下步做法 情况—原因—责任及处理意见 情况—问题—意见（三）请示请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的陈请性公文。请示具有以下特征： 针对性。只有本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，才可以用请示行文，以求上级机关给予指示、决断或答复、批准。 求复性。请示是有针对性的上行文，上级机关对呈报的请示事，无论同意与否，都必须给予明确的批复回文。 单一性。请示应一文一事，一般只写一个主送机关，即使需要同时送其他机关，也只能用抄送形式。 时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级机关指示、批准的公文，如能够及时发出，就会使问题得到及时解决。 超前性。请示必须在事前先文，等上级机关作出答复之后才能付诸实施，因而，“先斩后奏”、“边斩边奏”都是有违办事原则的。请示的正文一般由缘由、事项和结语等部分组成。 缘由。主要交代请示缘由。它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复与否的根据。原因讲得客观、具体，理由讲得合理、充分，上级机关才好批复。因此，依据、情况、意义与作用等要着重写出。 事项。主要说明请求事项。请示的事项要符合法规，符合实际，具有可行性和可操作性。因此，事项要写得具体、明确，条理清楚，重点突出。 结语。旨在提出请示要求。此项必不可少，且一般应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。请示行文时的注意事项:1、请示应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关。 一文一事，一份请示只能向上级请示一个问题，不能在一份请示中同时请示两件或两件以上的事情。 请示公文只主送一个机关。多头请示易使主办与协办者之间相互推诿、扯皮，延误审批时间;或者由于两个上级机关的批示意见不一致，使下级难以适从。受双重领导的单位，在请示问题时，应主送有权力批准这一问题的上级单位，而将另一个上级单位列为抄送。 不可同时抄送下级机关。请示事项只能在上级机关答复或批准之后，通知下级机关。2、请示一般不直接呈送领导者个人。请示直接报送领导者个人，其危害有三: 一是未经文秘机构签收、登记，成了“帐外公文”，公文的流向、处理情况不得而知，查无踪迹; 二是可能会让领导同志在批与不批间为难; 三是现实中一些单位拿着领导的批示件当作“尚方宝剑”，到有关部门要钱要物，借领导批示向对方施加压力，引起矛盾。范例（四）批复批复是直接上级用来答复下级请示的公文。请示和批复紧密结合，这在公文中是唯一的。 批复，首先是批，即对下级单位的请示表示态度;然后是复，即答复，是对下级单位请示事项的具体意见。 上级机关对下级机关单位的请示，要作出明确具体的批示和答复。针对请示的内容，批复相应地分成: 表态性批复：主要是对请求批准类的请示进行答复。同意的无须说明理由，不同意的一般要简要地说明理由，以便于下级单位知道原因。 指示性批复：针对下级请示的事项或提出的问题，提出处理意见，带有指导下级工作的性质。其作用在于下级必须遵照上级批复的精神执行。 被动性。批复必须以请示为存在条件，先有请示后有批复。任何一份批复都是因为有请示才形成的，这一点和大多数主动行文的行政公文不同 针对性。批复内容有很强的针对性，请示什么事项就批复什么事项，绝不能离开请示的内容来批复。因此，批复的内容是由请示的内容来决定的。批复的针对性还体现在批复的主送单位只能是请示单位。如果批复对其他下属单位也有指导意义，可以用抄送或公开发表等办法。 权威性。请示的事项是发文机关无权解决的问题，这就需要直接上级机关表态并回复。因此，批复带有权威性。批复的特征批复的写作 批复一般由开头、主体和结语三部分组成。开头。开头部分也称为原由部分，指批复的原因和根据。一般只用一句话说明请示的日期、标题和发文字号以及收文情况，也有的不重要的批复仅仅写出“来文收悉”。主体。主要说明批复事项。应当根据实际情况，针对请示的内容给予明确(肯定或否定）的答复，一般不进行议论。也有的批复在批复事项后提出希望和要求，进一步强调批复的主旨。结语。一般用“此复”、“特此批复”等习惯用语先回应请示表态鲜明指示性批复结语简洁规范（五）意见意见是党政机关、企事业单位对重要事项发表的有指导性质的公文。意见为法定文种，可以直接行文而无需借助于通知等公文加以批转或转发。意见所涉及的内容必须是重要的问题。意见在一般情况下只有建议性质，但有指导性和一定的约束力。意见的特征 重要性。意见所涉及的内容必须是重要问题。即当前工作中所遇到的涉及全局性、政策性的重大事项和主要问题，特别是新问题。 建议性。意见对重要问题不仅要有所见解，而且要有处理的办法。只是提出问题，而对问题的分析粗描淡写、对问题的解决含糊不清，是意见的写作所忌讳的。 诚恳性。意见中所表达的态度是诚恳的，即使是下行文中的意见也没有决定或者通知等文种的强制性。 多向性。意见可以用于上行文、下行文和平行文。-作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理或给予答复。-作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。-作为平行文，提出意见供对方参考。 标题一般有2种写法: 按照规范的行政公文标题“发文机关+事由+文种”来写。 只写后两部分“事由+文种”，事由要概括得清楚明确。 任何时候都不得省略作为文种的意见二字 正文大体可分为三部分: 开头部分：意见的原由是提出建议理由和依据，一般要求写得具体概括。最后一句通常是承上启下的过渡句，自然引出主体内容,常用句式有“…特提出如下意见”,“现就…提出如下意见”等。 主体部分：阐明某项工作或解决某个问题的意义，提出做好这项工作的目标任务、基本要求、具体措施等。写作时根据意见种类和写作目的不同而有所侧重，既要交代政策，讲明道理，又要便于操作和监督，写法上大多采用条文形式。 结语部分：一般采用习惯用语，提出要求。如果主体部分已经讲明要求,这部分也可省略不写。例一：为了更好地推动我省乡镇行政区划调整工作的健康有序进行,根据民政部等七部委《关于乡镇行政区划调整工作的指导意见》(民发××号)精神，结合我省实际，特提出如下意见.-说明目的，表明依据例二：近年来,在各级党委，政府的关心和重视下，我省国有转制企业档案工作取得了较大的成绩，但是，仍然有……等问题。为了进一步加强对我省国有转制企业档案的管理，根据《档案法》、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》等法律法规的有关规定，现就加强全省国有转制企业档案管理工作，提出如下意见.-交代背景，肯定成绩，指出问题，说明发文的目的（六）函 不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 函是一种非常灵活的公文，从内容上可分为商洽函、问答函、请批函；从格式上可分为公函和便函。从发文上可分为发函和复函。 注意：对级别较高的机关，如国务院部委、地方省级政府等，可以用请示或报告。函的特征 适用性强。用于平行机关、上下级机关及不相隶属机关之间商洽工作、互通情报、询问和答复问题，也可用于向有关主管部门请求批准或者主管部门批准事项。 务实性强。函多用于解决具体事务，内容实在，务实性强。有什么需要、问题和意见，讲清楚就行，一般不必讲大道理。函的正文由原由、事项、结语3部分组成。 原由.发出本函的原因、目的等。 事项.函的主体部分，应根据需要写明商洽的内容，询问、答复的事项，或者请求批准的具体要求。 结语.不同类别的函，结语也有所不同。 　-商洽函结语用“此函”、“特此函达”、“特此函告”； 　-请批函、询问函结语用“请复”、“盼复”、“请研究复函”等； -答复函结语用“此复”、“特此函复”。（七）会议纪要会议纪要是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。会议纪要是一种法定公文。 会议纪要要如实地、概括地将会议的议程、议 题、会议文件、会议结果等加以综合，反映会议 的基本情况、主要内容、议决等重要事项。会议纪要按性质可分为三类：（一）决议性会议纪要（二）协议性会议纪要（三）座谈会纪要 决议性会议纪要（最常见）:有权力的机构或组织召开的研究工作的会议，纪要记载会议的主要精神和决议事项，可以作为传达和部署工作的依据，对今后的工作具有指导意义。示例： 协议性会议纪要:由代表不同方面的不同机构联合召开的商讨共同关心问题的会议，纪要主要记载各方取得的一致意见。示例： 座谈会纪要:这是为解决某个主要问题，召集某些有代表性人员参加，通过座谈讨论，形成比较一致的意见，然后将会议情况和讨论问题加以概括、整理而形成的书面材料。示例：会议纪要的特征 纪要性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和议定事项的概要纪实。不涉及会议的一般过程，也不涉及议而未决的事项等。对会议内容不能随意更改和增删，所记内容必须真实。 约束性。反映统一精神和议定事项的会议纪要，对与会者和有关人员都具有约束力。与会者和有关人员对会议决定的事项，必须按要求加以贯彻。 知照性。公开发表或内部交流的会议纪要，可以让内部公众或有关人员了解会议情况。会议纪要由标题和正文组成。会议纪要格式示例 会议纪要的标题有3种形式: 机关名称+会议名称+文种。这类标题是例行会议纪要常用的形式，如《XX公司第X次办公会议纪要》。 会议名称+文种，如《××公司座谈会纪要》。 正副标题。正标题反映会议的主要精神和内容，副标题反映会议名称和文种。如《探讨新时期电力发展的新路――××公司第二次学术讨论会纪要》。 正文由会议概况、会议内容、结束语三个部分组成： 会议概况（导语）：概述会议的基本情况，主要交代会议的召开单位、时间、地点、参加人员及主要议程。有的还要交代召开会议的动因和目的，主要领导的活动情况及会议产生的意义和作用等等。 会议内容（主体）：是会议纪要的核心，要求准确简明地写出会议讨论的问题及结果、会议议决的事项、今后工作的指导思想、工作步骤、采取的措施等。 结束语：结束语是正文的小结。往往对与会者、下级部门、有关人员提出希望和要求。一般来说，内容比较重要、比较复杂的才写结束语，内容相对简单明了的则不需要，会议的主要内容分述完了，全文也就自然结束。会议内容常采用以下三种形式撰写： 概述式。即把会议讨论的内容、发言的情况综合、概括地叙述出来。一般日常行政工作会议常采用这种写法。 归纳式。有些会议规模较大，讨论问题较多，需要把会议讨论的问题和意见完整系统地归纳起来，以突出会议的中心和主旨。较大型的会议多采用这种写法。 发言摘要式。即按会议发言的顺序，将每个人的主要意见归纳出来，以反映会议讨论的过程和结论的产生过程。这种写法能如实地反映各人的不同看法。一些讨论会、座谈会、研讨会的会议纪要常常采用这种写法。需要用签报的事项签报签报格式示例办理签报的有关要求