档案中级职称概论第一章

浙江省档案干部教育培训中心1《档案事业概论》第一章档案与档案工作辅导浙江省档案系列初、中级专业技术资格考试科目为《档案事业概论》和《档案工作实务》。考试用书为：浙江省档案局组织编写、浙江大学出版社出版的《档案事业概论》和《档案工作实务》两书。考试范围为：报考初级专业技术资格人员考试范围为两书各前三章内容，报考中级专业技术资格人员考试范围为两书全部内容。《档案事业概论》共五章，分别为：“档案与档案工作”、“档案事业”、“档案法治建设”、“外国文件与档案管理”、“档案学”，本教材涵盖档案学概论的基本内容和档案法学、中国档案事业史、外国文件与档案管理等有关内容。应考人员除掌握本教材内容外，还需熟悉本教材内容涉及的有关法律法规规范（可参阅浙江省档案干部教育培训中心编印的《档案专业培训考试参考资料》一书）。第一、二、三章除注明外，一般讲的是我国的档案、档案工作、档案事业以及档案法治建设。考试面广、题量大、分值小,无重点可言，应考人员应全面认真复习，熟悉掌握教材内容，重视基本概念、基本原理、基本方法，并做到理论联系实际，重在理解，融会贯通。切忌猜题、押题。浙江省档案干部教育培训中心2第一章共三节：第一节档案，第二节档案工作，第三节档案工作标准化与现代化。第一节档案这一节共有四个问题，一是档案的起源与发展，二是档案的概念与性质，三是档案的类型，四是档案的价值与作用。档案是伴随着人类文明的起源、社会的发展而产生和发展的。从口口相传，到结绳刻契，从文字记录，到声像记录，再到电子记录，档案经历了漫长的演变过程。一、档案的起源与产生(一)档案的起源在远古蛮荒时代，由于生产力极其低下，社会关系简单，原始社会早期人们的交往、社会活动仅靠口口相传就能满足人们的需要。但语言有许多局限性，既无法保存，传播也受到限制。当社会从低级原始阶段向前发展时，为适应日益复杂的社会生产和生活要求，人们开始以实物帮助记忆，即在物件上做出一些标记或符号表达思想或记事。我国历史上主要有结绳和刻契等原始记事方法。《易·系辞》载：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契。”唐李鼎祚《周易集解》引《九家易》载：“结之多少，随物众寡，各执以相考，亦足以相治也。”可见，结绳是我国最早的记事方法。刻契记事比结绳记事更进一步。所谓刻契，即在木片、骨片或玉片上刻上符号以记事。这种记事方法在我国古籍中也有记载，如西汉学者孔安国《尚书·序》载：“古者伏羲氏之王天下也，始画八卦，造书契，以代结绳之政。”刻契记事在我国一些少数民族中也能得到印证。如《隋书·突厥传》载：“无文字，刻木为‘契’”，说明一些少数民族在文字产生前已有“契”了。到了20世纪50年代，我国一些少数民族仍以刻契记事。原始人还善于用图画来记事，比刻契记事又进了一步。传说中，远古时期人们用花、虫、鸟、兽等各种符号记录种种事物。近年我国出土的原始社会晚期仰浙江省档案干部教育培训中心3韶文化、龙山文化彩陶上的刻划符号，被学者认为就是简化了的图画。人们尽管借助于各种标记、符号，用结绳、刻契、图画等记事方法，能保存、传递相关记录信息，但由于受生产力发展水平的限制，加之原始记事方法的局限性，留存的记忆往往是不确切、不完整的，不能成为普遍的社会交往工具。历史、语言学家把这一时代称为“助记忆时代”。同时，原始记事在一定范围内有历史记录、契约、凭证、备忘等作用，因此，可以看作是档案的雏形。(二)档案的产生档案产生的条件主要有以下两方面：1．文字的产生是档案产生的客观条件档案起源于原始记事，但原始记事并非档案。文字作为语言记录符号产生以后，使得早期人类大同小异的记录符号逐渐变得整齐划一，从而形成系统。只有文字才能准确表达思想，文字的产生为准确地记录事实提供了条件，从而为档案的形成提供了客观条件。随着生产实践的继续发展，记录语言的文字符号系统进一步完善，出现了比较有条理的信息记录。这些有条理的信息记录使用完毕后，为了日后查考，被整理保存起来，便形成了档案。河南安阳小屯村出土的3000多年前的商代甲骨文字档案，是迄今发现的我国历史上最早的文字记录档案。2．国家的出现是档案产生的社会条件在原始社会后期，随着生产的发展、社会交往的扩大，人们需要帮助记忆和交流的工具，而文字记录正起到了保存社会活动记忆、便于交流的作用。社会越发展，人们交往越频繁，形成的记录越多，发挥的作用也越大。在原始社会向奴隶社会过渡，出现了阶级、国家以后，统治者为了治理国家、协调矛盾、发展生产、军事外交等需要，更需要有一种发号施令、管理众人的工具，于是就产生了记录阶级统治、国家管理状况的文书。这些文书保存并留传下来，就成为了档案。唐人张怀瓘《书断》载：“大道衰而有书；利害萌而有契。”说明了文书和档案产生的社会历史因素。可见，在漫长的人类社会发展过程中，文字记录的产生，社会的发展，国家的逐渐形成，进入阶级社会以后特定的社会需要等诸因素影响下，档案逐渐产生，并不断发展。浙江省档案干部教育培训中心4二、档案的概念与性质(一)档案的概念关于档案的概念，国内外档案学界有许多不同的观点和阐述，20世纪80年代，全国范围内也有过广泛讨论。目前，大家普遍认同的档案概念是:国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。这里指的是普遍存在的、一般意义上的档案，其价值作用对象可以是组织，也可以是个人。《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)第二条对档案的表述是：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”《档案法》所称的档案，是指法律监管范围的档案，从法律上明确了国家管理档案的范围，专指“对国家和社会有保存价值的档案”，而并非一般意义的档案。一般意义上的档案概念包含了以下五个方面的涵义：1．档案的形成主体是各种组织机构和个人档案形成主体大致包括两方面：一是组织机构，包括国家机构、政党、军队、事业单位、企业、社会团体以及其他社会组织；二是个人、家庭和家族。档案的来源十分广泛，任何组织机构和个人都会形成档案。档案连着你、我、他。2．档案的形成客体是社会活动档案既是人类社会活动的产物，档案形成并存在于人类社会活动，档案记录的对象是人类社会活动，人类社会活动的内容决定了档案记录的内容。未被人类记录下来的自然界的信息不是档案，自然界的信息成为档案需要两个条件：第一，它们被记录；第二，记录者是人。丰富的人类社会活动决定了档案内容的多样性。人类社会一切活动都会形成档案。档案无处不在、无所不记。3．档案是直接形成的与图书、资料等不同，档案是特定的形成者在当时当地直接、自然地形成的，是人类社会活动不可分割的组成部分，是第一手的材料，而不是事后编写或随意收集的材料，更不是凭空杜撰的材料。档案具有原始记录性特点，档案的真实性、完整性以它所针对的人类社会活动为依据，如文稿的修改痕迹、当事人签名手迹、单位原始盖章等，都反映了历史面貌、自然状态。档案的原始记录性也是档案的浙江省档案干部教育培训中心5根本价值所在，保管保护好档案，最根本的就是要维护档案的原始性，保持档案的历史面貌。4．档案是有保存价值的历史记录文件是为处理某一事情而产生的,是自然形成的。但并不是所有的已办理完毕的文件材料都会转化为档案，只有那些对今后有查考利用价值的文件材料，才会被继续保存下来。也就是说，只有那些有保存价值，已经办理完毕并经过规范整理的文件材料才能转化为档案。档案是办理完毕的、具有查考价值的、集中保存起来的、已经成为历史记录的文件材料。5.档案的实存形态是多种多样的档案历史记录是一种客观存在，根据人类社会活动的需要，通过不同的记录方式和载体形式表现出来，并随着社会的发展、科技的进步而不断变化发展的。档案的记录方式有文字的、图表的、声像的、数码的等等。档案的载体，古代主要有纸草、龟甲兽骨、泥版、金属、石材、竹木、贝叶、缣帛、纸张等；近现代主要有纸张、胶片、磁带、磁盘及各种实物等。(二)档案的性质档案是一种原始信息记录。相对于图书、资料等信息记录，档案有其独有的特性。档案的性质即档案的属性，包括本质属性和一般属性。1．档案的本质属性是原始记录性档案是人类社会活动中直接形成的，具有很强的原始性；档案又是以具体内容体现社会活动的历史记忆，具有历史记录性。原始性和历史性的结合是档案的独有标志，原始记录性就是档案的本质属性，这是档案区别于其他事物尤其是相邻事物（如图书、文物、资料等）的本质所在。一定的历史条件和社会实践产生相应来源、内容和形式的档案，并使档案自然地分门别类，同时又构成一定档案之间固有的联系。2．档案的一般属性主要是知识性和信息性（1）档案具有知识性。档案是人类认识和改造主客观世界的智慧的结晶，它记载了人类社会活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论，包含了经济、政治、科学、文化等各方面知识的材料，是由个人、组织机构以至整个国家、社会逐步积累起来的原生态知识。所以，档案是储存知识的一种重要载体。在人类社会文明的历史中，如果没有档案，便失去了连续地、全面地直接记录和积累知识的原载体。档案不仅有储存知识的功能，并且具有传播知识的功能。它的知识传播功能不仅有空间扩散性，而且有历史的延续性，它可以将人类知识世代相传，使之连浙江省档案干部教育培训中心6绵不断。从古代史官守藏档案，他们的知识子孙相传，到打破“学在官府”，将档案中积累的知识在民间传播，直至在近现代文化科学技术发展中对档案文献的广泛利用，都证明档案是人们获取知识的重要途径之一。因此，档案是人类社会进行精神再生产和物质再生产的一种重要智力资源。（2）档案具有信息性。档案是重要的信息资源。档案信息作为信息家族中的一员，具有信息的一般属性，如中介性、可替代性、可传输性、可分享性等。同时，档案信息又具有自身的某些特征，主要表现为原始性和回溯性。档案信息的原始性。按照信息的特征和机能，可以将信息分为原始信息和加工信息。原始信息是指用数字和文字对某一项活动所做的最初的记载，对原始信息进行不同的加工处理，才成为加工信息。档案与图书、资料等其他信息相比，具有显著的原始性特征。档案信息的这种原始性，使它具备了其他信息形式无法替代的证据作用。档案信息的回溯性。从文件到档案的转化是有一个过程的，因此，档案信息与其所反映的社会活动内容及该项活动的真实过程必然有一定的时间距离。正是这种时间距离，使档案信息具备了回溯性的特征。档案一旦形成，就成了过去社会活动的记述，即历史的记述。东汉王充《论衡·谢短篇》中说：知古不知今，谓之陆沉；知今不知古，谓之盲瞽。档案信息的这种回溯性特征，使之成为贯通古今的信息。档案还具有文化性、社会性等特点。(三)档案与图书、文物和资料的联系与区别图书、文物和资料都具有知识性、信息性，与档案有共同之处，相互间存在一定联系，但在形成规律和性质上三者有不同的内涵。为便于掌握档案概念，加深对档案性质的了解，有必要分析一下档案与图书、文物和资料的共同性与差异性。1．档案与图书档案与图书都是人们认识和改造主客观世界的记录，共同具有知识性、信息性，是储存知识、传播知识、传递信息的工具，是人类智慧的结晶，两者源于社会实践又反过来为社会实践服务。但两者也有一定区别：（1）来源不同。档案是来源于人类社会活动的直接的原始记录，是历史记忆，往往是孤本，具有资源的不可再生性；图书以供人们阅读为目的，可以是印刷品、复制品，没有原始记录性要求，可以反复印刷或复制。浙江省档案干部教育培训中心7（2）价值不同。档案是由原始记录直接转化而来的历史记录，是历史的真迹；而图书则是人们在事后为了开展社会教育、传播知识的需要编写的，只有参考价值。档案除具有图书的储存和传播知识的功能外，还有独有的证据价值。（3）信息表现方式不同。档案是原始的、第一手材料，所记载的信息具有内容丰富但分散保存、价值巨大但隐性存在的特点，需要通过研究、编辑、开发，变分散为集中、变隐性为显性。而图书则不同，它是经作者研究、编著而成的，内容集中、系统，价值显性。2．档案与文物文物是人类在历史发展过程中遗留下来的遗物、遗迹。档案与文物都是人类社会发展、进步的产物，也是人类社会文明发展的标志。档案具有知识性和信息性，绝大多数文物也有一定的知识性和信息性。由于两者存在着不少共同的特性，有时候会出现某些事物既是档案又属文物的情况。一般来说，有明确、清晰记录符号的，就是档案，如载有文字的甲骨、青铜器、石碑、竹简木牍等；而没有记录符号的青铜器、生产工具、兵器、生活器皿等历史遗物，就是文物而不是档案。《档案法》第十二条第一款规定：“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作。”文物和档案虽然有交叉，有时甚至难以区分，但还是可以发现两者的区别：（1）文物与档案产生的主观意志不同。文物产生之初是人们为了生产、战争或日常生活的需要，是无意识形成的，并非为了供日后考古研究才产生的。而档案则是人们在文件办理完毕，完成现行使命后，认为还有使用价值，于是进行了有意识的整理和保存。（2）信息内容的要求不同。档案信息侧重于原始性和记录性的统一，要求提供明确的、清晰的信息，能说明某一历史事实。没有文字等记录符号信息内容的，不能算作档案。而文物则侧重于事物的本原性，不强求有明确、清晰的历史记录。文物以实物证实历史，而档案以文字等记录符号记述历史。（3）实存形态不同。文物是有文化价值的历史遗留物，其形态主要是过去人们直接使用的实用性物品，如器皿、衣服、建筑等。而档案的实存形态主要是文件材料。档案价值往往从文件材料之间的联系上去衡量；而文物则是对单个事物的认识和判断。浙江省档案干部教育培训中心83．档案与资料资料是与档案最接近、关系最密切的事物。由于两者记录方式、载体形态相同，加上从逻辑上讲两者的外延有大量重合，两个概念很容易混淆，人们常常误将档案叫做资料，如“工程资料”、“会议资料”等等。但仔细分析两者的内涵，还是有区别的：（1）来源不同。档案是组织机构和个人在社会实践活动中直接形成的文件材料转化而来的，具有直接性、固定性；资料则是通过购置、复制、交换得到的或自行编制形成的，是间接的、不确定的。（2）价值不同。档案具有证据价值，而资料则是为了工作查考之需搜集来的，只有参考作用而无证据价值。（3）保管要求不同。国家规定了有关文件材料归档移交和档案安全保管等法律监管要求。资料则是可以由组织机构和个人自行处置的，国家没有明确的强制性规定。档案与资料在一定条件下是可以转化的。档案经过编辑加工，出版印刷编研成果，也可以进行复制，这样就转化为资料。资料被用于工程建设、科学研究等活动，成为这些活动历史记录的一部分，就有可能转化为档案加以保存。三、档案的类型档案的类型是多种多样的，不同类型的档案，其记录方式、载体、内容又千差万别。档案分类方法很多，有学术研究上的分类、国家档案资源建设上的分类、档案实体整理上的分类、档案信息编目上的分类等等，以下列举的是常见的学术上的分类。（四类十种）(一)按形成时间分（历史和当代两种）按我国档案形成的不同历史时期，可以分为两大类：新中国成立前的历史档案和新中国成立后的当代档案。1．新中国成立前的历史档案（1）历代王朝时期的档案。我国历代王朝在国家内政外交管理过程中，形成了不少档案。由于受当时社会生产力水平的限制，档案保管条件较差，加上社会动荡，留存下来的档案不多，特别是元代以前的档案，保存下来的很少。元代以前的档案主要保存在国内外的博物馆等机构，辽宁省档案馆保存有6件唐朝档案，西藏自治区档案馆保存有部分元代档案。相对保存完好的是明、清两朝国家机构的档案。目前，明、清两朝国家机构形成的档案主要保存在中国第一历史档案馆和辽宁省档案馆，台湾台北故宫博物院、台湾“中央研究院”近代史研究所档案馆也保存了一部分。一些地方档案馆保存有少量明代档案和部分清代档案。浙江省档案干部教育培训中心9（2）民国档案。是指1949年10月1日中华人民共和国成立之前民国政府各个时期形成的档案。包括中华民国临时政府、北洋政府和国民党政府以及汪伪、伪满洲国傀儡政权统治时期的机关、军队、企业事业单位及其他组织、著名人物形成的档案。相对于历代王朝档案，这一时期的档案留存下来的多一些，但完整性、系统性还是比较欠缺。民国档案主要保存在中国第二历史档案馆、辽宁省档案馆和台湾“国史馆”、台湾“中央研究院”近代史研究所档案馆，其他主要保存在各级地方国家综合档案馆。（3）革命历史档案。是指1919年“五四”运动到1949年10月1日中华人民共和国成立以前整个新民主主义革命时期，中国共产党及其领导下的人民政权、军队、企业事业单位及其他革命组织、革命活动家形成的档案。这些档案记录和反映了中国共产党领导的全国各族人民革命斗争情况。由于战争期间颠沛流离，留存下来的档案较少，但十分珍贵。目前这部分档案中的中央机关档案主要保存在中央档案馆，其他革命历史档案保存在各级地方国家综合档案馆。2．新中国成立后的当代档案是指1949年10月1日新中国成立以来，各级国家机关、团体、企业事业单位及其他组织形成的档案，包括各级各类档案馆保管的档案。这部分档案记录和反映了我国社会主义革命和建设的历史，特别是记录和反映了改革开放和社会主义现代化建设，建设中国特色社会主义的伟大实践，是我国国家管理的档案中数量最多、内容最丰富、保存最完整的档案。(二)按形成领域分（三种）1．文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。党的建设和经济、政治、文化、社会管理以及机关单位内的党群事务、行政管理、财务管理、专门业务管理等档案，都属于文书档案。文书档案具有来源复杂、涉及面广、内容丰富、形式规范等特点。2．科学技术档案是反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。这类档案表现形式丰富多样，有文字、图纸、表格、计算材料、照片、影片、录像和录音等。常规的科技档案包括科研档案、生产技术档案、基本建设档案、产品档案、设备档案等。浙江省档案干部教育培训中心10科学技术档案具有专业性、成套性、现实性、效益性等特点。3．专业档案是反映专门活动领域的档案。这类档案体现了一些单位或部门从事专门活动、履行专业职能的历史面貌。专业档案具有专业性强、文件格式统一、程序规范等特点，有其独特的管理方法和要求。为了加大各专业主管部门和各级档案行政管理部门对重点专业档案的监管力度，引领、规范专业档案的管理，建立满足各项事业和人民群众基本需求的档案资源体系，2011年，国家档案局先后印发了两批《国家基本专业档案目录》(下称《基本目录》)。两批《基本目录》共包括人事、民生、政务、经济、文化等五类100种专业档案。(三)按所有权性质分（公私两种）1．公共档案是国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为国家所有的档案。公共档案的形成、管理、利用等各项工作，受法律调整，接受法律监督。属于同级国家档案馆进馆范围的公共档案，一律由本单位档案机构归档保存，一定年限后，需移交同级国家档案馆集中保管。公民有权利依照规定利用公共档案。2．私人档案是私人或私人组织在实践活动中形成的、为私人所有的档案。如各种动产、不动产、债权债务票据，家用电器设备安装使用说明书、维保单，个人信札日记、文稿笔记、影像记录、电子文件，私人组织档案等。这些档案对私人组织运行、对公民个人或家庭生活都起着积极作用。私人档案在不危及国家、集体、他人利益的前提下，所有者可以自行处置。(四)按载体形态分（三种）1．纸质档案是用纸张为记录载体形成的档案。造纸术发明以前，我国在很长一段时间大量使用竹简、缣帛为载体形成档案。西汉初年，因对传播发展的需求，纸作为新的书写材料应运而生，我国甘肃省多次发现西汉麻纸残片——西汉时期放马滩纸、肩水金关纸、马圈湾纸（敦煌残页）、金关纸、敦煌纸。其中“放马滩纸”为西汉初期（公元前179年—前143年）的纸质地图，不仅是迄今发现的世界最早的植物纤维纸，也是世界最早的纸质地图实物和最早的纸质档案。汉代以后，逐步由简、帛、纸并用过渡到以纸张作为撰写文书的主要载体。以纸张为记录载浙江省档案干部教育培训中心11体的档案，是目前我国档案馆(室)保存的档案中主要载体形态。2．非纸质档案又称特种载体档案，有纸张发明以前我国古代的甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案等，国外早期的纸草档案、泥版档案、羊皮纸档案等。也有近现代的胶片、磁盘、光盘等新型载体材料。还有印石、锦旗、金属物等各种实物形态档案。甲骨档案，是以龟甲和兽骨为材料刻写文字形成的古代档案。在我国考古挖掘中，发现了商、周、汉等朝代形成的甲骨档案，其中商代甲骨档案是我国现存最早的系统的官府文书。金石档案，是铭文档案和石刻档案的总称，是将文字刻铸在青铜器、铁器、石头上形成的档案。商和周代将记载王族恩赐、征战经过、诉讼裁判等重要内容的铭文铸在青铜器上，称为金文或钟鼎文。春秋时期，冶铁业有很大发展，一些重要事情和法令铸在铁鼎上。也有的将重要的记载和规定刻在石头上，如王公征伐、祭祀、游猎等。这些铭文、石刻记录有相当一部分被保存了下来，称为“金石档案”。简牍档案，是指在竹简、木牍上书写文字形成的档案。周代和春秋战国时期，人们习惯将文件、书籍书写于竹简、木牍上。事情简单、字数不多，写在狭长的单片竹简上；事情重大，要写很多字，则简片连编起来汇集成册。所以，在我国，最早对文件和档案的称呼，见诸文字的叫做“册”、“典”。缣帛档案，是用丝织品作为书写载体而形成的档案，又称为帛书。春秋战国时期，出现了大量缣帛档案。湖南长沙楚墓出土的战国时期的帛书，是现存最早的缣帛档案。用缣帛书写的文件可以舒卷，一份文件可以卷成一卷、一轴，所以又称“卷”、“卷轴”。新型档案，随着科学技术的发展，出现了以新型材料为载体和记录方式的新型档案。如：以感光、磁性材料等为载体，用拍摄、刻录、录制等方式记录形成的档案。3．电子档案。随着计算机技术、通信技术和网络技术的发展，办公自动化、电子政务、电子商务的兴起，产生了电子文件,它是以数码形式记录于磁带、光盘、磁盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。根据《电子档案移交与接收办法》（国家档案局档发〔2012〕7号）的表述，电子档案，“是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。”浙江省档案干部教育培训中心12此外，按记录方式分，有文字、图表、声音、图像等类型档案。不同载体与记录方式的档案，有不同的保管要求。四、档案的价值与作用(一)档案价值与作用的概念1．档案价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性。它是主体需要(档案利用者及利用需求)和客体属性(档案内容、载体、类型)的统一与结合。客体的属性是构成档案价值的基础，主体的需要是构成档案价值的前提。两者相互关系才能决定档案的价值。2．档案作用是指档案对人们实践活动的影响，是档案价值关系在社会活动中的具体体现。价值相对为抽象概念，作用则是具体的；价值是稳定的、被动的、潜在的，而作用则是动态的、主动的、显现的。让档案价值发挥作用，就是通过档案人员的积极有效努力，使潜在的、被动状态的档案价值，主动发挥现实作用。(二)档案价值的形态（四对八种）1．第一价值与第二价值从档案价值主体对象来看，可分为第一价值、第二价值。第一价值，是指档案对于其形成者所具有的价值，其价值主体是档案形成者；第二价值，是指档案对社会利用者所具有的价值，其价值主体主要是非档案形成者。一般来说，第一价值的实现是在各单位档案室，第二价值的实现是在档案馆。档案面对不同主体体现的不同价值，体现了档案价值的阶段性、多面性。档案人员在确定档案归档范围、进行档案价值鉴定及其他各项工作时，既要保证档案第一价值的实现，即为本单位服务，还要考虑档案第二价值的实现，即为社会各方面服务。2．现实价值与长远价值档案价值主体不同，其实现时间也是不同的，据此，档案价值又可分为现实价值与长远价值。档案的现实价值是指档案对当前社会活动所起的作用，通常又称现行价值。现行价值的主体是档案形成者及其相关组织和个人，社会活动包括经济、政治、军事、文化、宗教、社会事务等当下社会生活方方面面。档案的长远价值，是指档案除了能为现实工作、学习和生活提供有关服务外，还将对未来产生影响，能浙江省档案干部教育培训中心13在未来对社会各方面产生作用。长远价值对象由档案形成者扩展到社会各方面，时间由当前延伸向遥远的未来。1999年8月，时任全国政协主席李瑞环同志为中央档案馆成立40周年所作的“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的题词，深刻揭示了档案的现实价值和长远价值。我们要从分析研究档案形成的历史背景、形成者的自身职能出发，准确把握档案的现实价值和长远价值，切实做好档案鉴定和保管工作。3．证据价值与情报价值根据档案的属性，档案又具有证据价值和情报价值。所谓证据价值，是指档案可以成为法律诉讼、争端处理、权属确认、责任区分等活动的有效凭据。这主要缘于档案的原始记录性这一本质属性，档案的这种原始记录性是以内容的真实性和当时当事人历史的手迹、原始标记为保证的，能经得起科学的、历史的检验。档案又具有知识性和信息性，因此，档案具有参考价值即情报价值。档案与报刊、图书、资料等一样，是一种参考资料、情报资料，而且是具有原始性、可靠性的情报资源。人们可以借鉴档案提供的情报信息，有效开展各项社会活动。有时候，档案内容或许是不完整的不真实的，甚至有造假的成分，但档案留下了当事人的行为痕迹，反映了档案形成者的认识水平和原来的意图，仍然是真实的历史记录，仍然具有可靠的情报价值。4．利用价值与保存价值利用价值是针对档案的具体用途而言，即指某一(或一部分)档案对具体的利用者的具体意义和作用。如某份学籍档案中有关某一学生在校学习成绩的记录，对该学生升学、谋职或出国留学等起到一定的证据和参考作用。档案的利用价值是有多种具体形态、多层次的，不同价值主体、不同阶段，其具体利用价值不同。档案的保存价值实际上指档案是否具有被保存的意义，它以保存时间长短来体现。因此，从这个意义上说，档案的保存价值也就是指档案具有利用价值的时间限度，保存价值的外在体现就是档案的保管期限。档案利用价值是档案保存价值的基础，保存价值是利用价值的时间限度，档案保存价值实质上是指利用价值大于其保管的代价。(三)档案作用的主要表现（六个方面）1．工作查考的主要依据各类组织机构既是决策机构，又是办事机构。既要进行科学决策，又要切实组织实施，同时需要处理一些日常周而复始的事项，需要前后呼应，一以贯之。浙江省档案干部教育培训中心14领导和工作人员为此需要通过查阅档案记录，了解历史、制定、处理事务，使决策更科学，办事更高效。没有档案记录，任何组织机构都难以保证其决策、管理上的连续性、科学性。可以说，档案为工作开展提供可靠凭据，起着重要的帮助作用。2．文化传承的重要载体档案是丰富的文化资源，记载了社会物质文明、政治文明、精神文明、生态文明建设的历史。社会文化的发展是具有历史延续性的，档案承载了文化，档案的存在和发展是文化发展延续性的重要基础和条件。档案是重要的文化传播媒介，人类社会的文化在档案中得以积淀、传播、发展与进步。档案是人类文明进步的阶梯。3．经济建设的宝贵资源在经济建设过程中形成的大量档案信息，完整记录了基础设施建设与设备购置、工农业生产和服务业、产品研发推广应用等过程的历史面貌，是开展项目与设备管理、生产与经营管理、科研与技术管理的重要依据。凭借这些档案，可以有效地进行项目的运行、维护，可以顺利地开展企业技术改造，可以积极进行产品的升级换代，可以维护国家、企业、公民个人的合法权益。档案是经济发展的无形资产，是经济建设的宝贵资源。4．科学研究的可靠依据档案记录了事物发生、发展、变化的历史和规律，保存了相关领域科学研究状态、基础数据、观测记录和统计分析材料。科研工作者通过查阅以往科研档案记录，能了解相关内容科学研究现状，掌握充分的基础数据，占有丰富可靠的第一手材料。无论是自然科学研究，还是社会科学研究，只有以档案为可靠依据，才能科学地把握事物发展规律，准确地阐明历史发展的脉络。5．政治斗争的有力工具历代统治者为本阶级利益的需要，都十分重视档案的收集和保管。因为档案记载了经济建设、社会政治的方方面面，是国家统治、军事外交、经济科技发展的缩影。掌握了档案，就掌握了国家的记忆与历史，就掌握了阶级统治的主动权。每当发生战争或政权更迭时，档案往往成为双方重点争夺的资源，成为阶级统治和政治斗争的工具。6．宣传教育的生动素材档案真实、系统、生动地记录了宏大的历史和丰富的事件、人物，它包罗万象，既有经济、政治、军事，又有文化、科技、社会，是开展宣传教育的第一手浙江省档案干部教育培训中心15材料。通过档案来进行宣传教育，既真实、直观、生动、形象、具体，又有很强的说服力和感染力。(四)档案发挥作用的规律（四大规律）档案价值是客观存在的，但价值的实现即作用的发挥是有规律的。研究档案发挥作用的规律，便于指导档案工作实践，促使人们在档案工作中尊重客观规律，做好每一项具体工作。档案发挥作用的规律主要表现在以下四个方面：1．档案作用范围的递增律档案自形成之日起，即可发挥特定的作用，其作用的范围逐渐扩大。时间愈长，范围愈广，时间与范围成正比，呈递增趋势。档案是在其形成者所开展的某项活动中产生的，所以，它首先是对各自的形成者发挥作用。形成者在以后的实践中会经常不断地查考利用自身形成的档案，这也是档案形成的初因。这时，档案作用的范围，仅局限于其形成者。但随着时间的推移，档案作用的范围逐渐扩大，社会上各组织和个人，都需要利用有关档案。这时，档案不仅对其形成者，而且对国家和社会都有用。档案作用范围的递增规律，要求处理好档案发挥作用过程中当前与长远、局部与整体的关系。档案形成后先存放在形成单位档案室，若干年后要向档案馆移交。对于一个单位的档案室来说，它所保存的档案，不仅是该单位的档案，也是国家全部档案中的一部分。不能因为对该单位已无用而随意毁弃档案，也不能因为只考虑形成单位利用而长期滞留，影响社会利用。对于档案馆来说，它所保存的档案是从各单位接收来的，要根据有关法律法规的规定接收，不能过早，以免影响各单位的利用；也不能过晚，以免妨碍社会对档案的利用。2．档案秘密程度的递减律档案是历史的产物，有的档案涉及到国家秘密、商业秘密和个人隐私，需要在一定时间一定范围内控制使用。所以，这部分档案在这一阶段有一定的机密性。档案的机密程度有不同等级，确定之后，随着时间的推移和环境的变化，需要进行及时的调整。从总体上看，随着时间的推移，档案的机密程度将愈来愈小，时间与机密程度成反比，呈递减趋势。3．档案作用的转移律档案在阶级社会中是统治阶级的一种工具，是政治斗争的武器。过去，档案更多地被利用于阶级斗争，这是由当时社会环境决定的。但是，档案同时又是开浙江省档案干部教育培训中心16展各项工作、繁荣科学文化事业的必要条件。随着改革开放和现代化建设事业发展的需要，档案的作用从主要用于阶级斗争，转移到主要用于经济建设和科学研究、文化教育、社会事业等方面。从这一转移，大致可以看出这样一个规律：即档案作用是由社会需要决定的，社会的需要在各个时期不断变化，档案发挥作用的主要方面也随之变化。4．档案发挥作用的条件律（三个水平）档案的作用不会自动地发挥出来，它是潜在的，需要具备一定的条件才能实现。档案作用的发挥受到以下三个方面条件的制约：（1）受到社会发展水平的制约。档案和档案工作所处的社会环境是不断变化的。不同的社会制度，不同的历史发展阶段，不同的路线、方针、政策，对档案的需求不同，档案作用发挥的程度也不同，档案的作用受到了社会发展水平的制约。在奴隶社会、封建社会，档案的作用是很有限的，主要为政治斗争服务。资本主义社会，档案得到了较为广泛的利用，但在私有制的限制下，档案的作用仍受到很大的制约。社会主义社会为充分发挥档案的作用，使之造福于人民创造了良好的社会环境。但即使在优越的社会制度和良好的社会环境下，也要有正确的方针、政策，如果方针、政策有误，也会不适当地限制、甚至埋没了档案的作用。（2）受到人们对档案和档案工作认识水平的制约。档案的作用是通过人们在日常活动中反复利用而发挥出来的。因此，档案作用发挥的程度取决于人们的利用程度。人们对档案的利用，又取决于人们对档案和档案工作的认识和重视程度。实践证明，凡是对档案的作用有足够的认识，对档案工作比较重视的地区或单位，档案的作用发挥就比较好。为此，必须大力加强档案宣传工作，提高人们对档案和档案工作的认识程度，增强全社会的档案意识。（3）受到档案管理水平的制约。充分发挥档案作用的前提是做好各项基础业务工作。也就是说，只有把档案收集齐全，并进行规范整理，安全保管，才能保证便捷、高效地开展服务利用工作。如果基础工作不扎实，会极大地影响档案的查全率、查准率。同时，要更好地发挥档案的作用，还必须加快档案信息化和现代化建设，来进一步提升档案服务利用的水平。浙江省档案干部教育培训中心17第二节档案工作这一节共有三个问题：一是档案工作的内容及其相互关系，二是档案工作的性质，三是档案工作的基本原则。一、档案工作的内容及其相互关系档案工作是用科学的原则和方法管理档案，为社会各方面服务，维护党和国家历史真实面貌的一项重要工作。档案工作的内容有广义、狭义之分。从广义上看，档案工作包括宏观的档案事业管理和微观的档案管理活动。从狭义上讲，档案工作就是指档案馆（室）开展的具体档案业务工作，即档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、开发利用等活动。通常所说的档案工作，是指狭义的档案工作。(一)档案工作的内容（七项业务环节）档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、开发利用等过程，通常称为档案工作的七项业务环节。档案的前身是文件，而文件是随着社会活动分散形成的。文件办理完毕后，为便于查考，需要对分散的文件加以挑选，择其有继续保存价值的文件，经归档整理后，集中保存在形成单位档案管理机构。过了若干年后，其中具有长远保存价值的档案，应当按照规定移交有关档案馆保存，这就形成了档案的收集工作。档案收集工作是档案由分散到集中的过程，它是档案工作的起点，也是档案工作的首要环节。收集起来的档案是相对零乱的，因为档案数量较多，内容复杂，为了便于管理和利用，需要对零乱的档案进行分门别类，加以条理化，使之规范有序，这就形成了档案的整理工作。档案整理工作是指档案由零乱到系统，从无序到有序的过程，它是档案工作的基础。随着时间的推移，由于自然的和人为的各种因素影响，档案总是处于渐变性的自毁过程，甚至可能遭到突变性的破坏，比如，纸张发黄变脆、字迹褪色，或遭受火烧、水淹、虫蛀、霉变等等。为了解决档案的不断损毁与长远利用的矛盾，就需要将档案加以妥善的保管，采取各种有效的保护措施，保证其完整与齐全，最大限度地延长其寿命，这就形成了档案的保管工作。档案数量日益增多，有些档案失去了保存价值，为防止档案庞杂，就需要剔除那些丧失了保存价值的档案予以销毁，还要区分不同档案的保存价值，以便分级保管，发挥重要档案的作用，这就形成了档案的鉴定工作。浙江省档案干部教育培训中心18对档案进行科学管理，需要对档案和档案工作的情况进行全面了解，做到“心中有数”。因此，对档案和档案工作状况进行数量的统计、分析和研究，就形成了档案的统计工作。档案数量很多，基本上是按自身形成规律整理和存放的，但社会各界利用档案的要求则是特定的，又是多方面的。利用者面对浩如烟海的档案，要查找自己所需要的档案材料，犹如“大海捞针”，这就需要编制成套的检索工具，从各种途径揭示档案的内容和成分，供档案人员和利用者使用，以解决数量庞大的档案资源与利用者特定需要的矛盾，这就形成了档案的检索工作。保存档案的目的是提供档案为社会各界服务，充分发挥档案的作用。为了能使档案的作用及时、充分地发挥出来，需要我们开辟各种途径，采取各种方式方法，进行研究挖掘，向利用者介绍档案馆(室)藏，提供档案信息服务，这就形成了档案的开发利用工作。(二)档案工作各项业务环节间的关系（四方面辨证关系）档案工作各项业务环节之间的关系主要从以下几方面体现：（1）档案工作各项业务环节都有各自不同的工作内容、特点和要求，每项工作都是整个档案工作的重要组成部分，都是必不可少的、相对独立的一个环节。（2）档案工作基本业务环节的划分是相对的，而不是绝对的。在工作步骤上，不能按档案工作各项业务环节机械地划分先后次序，而应注意各业务环节间的衔接，以及相互交叉、渗透和影响，做到全面、统筹、协调发展，共同提高。（3）档案工作各项业务环节是彼此依存、相互制约的一个有机整体，不能把各个业务环节割裂开来。比如，收集工作必须与整理、鉴定工作相结合，收集档案应同时考虑到档案的质量和价值以及今后的利用；又如，整理工作要与检索工作相结合，编制检索工具的档案，必须是已经整理的档案，这部分档案不能轻易地打乱重新整理，否则，会使检索工具与档案实体不相对应，从而导致检索工作的混乱。（4）从档案工作各项业务环节的相互作用中，可以看出它们之间的一种最基本关系，即档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索等各项环节，都是为档案开发利用工作创造条件的，因此，它们都属于基础业务工作范畴。这样，整个档案工作的内容可以划分为两个方面，即基础业务工作和开发利用工作。基础业务工作为开发利用工作提供物质基础，创造工作条件，没有基础工作，便无法浙江省档案干部教育培训中心19开展开发利用工作；开发利用工作直接体现了档案工作的目的和方向，它既反映了基础业务工作的成果，又向基础业务工作提出了要求，促使基础业务工作更进一步，没有开发利用工作，基础业务工作则失去了存在的意义和工作的目标。实践证明，这两方面工作的关系是对立统一的，必须妥善处理它们之间的关系。过分地重视基础业务工作而忽略开发利用工作，会使开发利用工作处于停滞状态，工作进展不大；过分地强调开发利用工作而轻视基础业务工作，会使工作没有后劲，同样得不到发展，因此，两者不可偏废。二、档案工作的性质（四性）长期以来，对档案工作的性质有过很多讨论，归纳起来，从档案的主要作用和特点来看，它是一项服务性、政治性、管理性、文化性的工作。(一)档案工作是一项服务性的工作档案工作是通过管理档案和提供档案信息为各项工作服务，这是档案工作区别于其他工作的主要特点。档案工作的服务性表现为它是其他各项工作的基础和条件，因此，也有人把它称为一项基础性、条件性的工作。档案工作的服务性，是档案工作赖以存在和发展的条件。古今中外，一切档案工作都是为一定的经济、政治、文化、社会等事业服务的，离开了这一点，档案工作就不会存在，也不会发展。实践证明，不论什么地区或单位，档案工作都与各项工作紧密联系，积极开展服务利用工作，这个地区或单位的档案工作就能迅速发展，档案工作的地位和影响也就得到相应提高和扩大。反之，如果服务性没有体现出来，档案工作的发展就会受到不同程度的影响。因此，档案人员应该充分认识到这一点，树立明确的服务思想，自觉为社会各方面提供档案信息服务。(二)档案工作是一项政治性工作档案工作既然是一项服务性的工作，那么，为谁服务呢？在阶级社会中，档案工作从来都是为统治阶级服务的，从这一点来说，档案工作又是一项政治性的工作。在我国，档案工作不是一般的服务性行业，而是在国内、国际政治斗争中，为维护广大人民利益，巩固人民民主专政，保护党和国家秘密安全的重要工作。当前，档案工作要为全面深化改革和现代化建设服务，这就是档案工作政治性的体现。档案工作还有一定的机要性，这是由档案本身的特点以及档案关系国家利浙江省档案干部教育培训中心20益、集体利益、个人利益所决定的。任何国家的档案工作都有一定的保密要求，这是因为，一个国家的档案，记载了这个国家的经济、政治、军事、科学技术等方面的真实情况，其中有部分档案内容涉及国家利益，需要保密。同样的，任何组织机构形成的一些档案内容涉及组织机构利益，需要保密。各级各类档案馆和档案室保存的档案中有的涉及个人隐私，也需要保密。对涉密档案，要在一定时间和范围内做好保密工作，以保证档案秘密安全。档案人员必须树立正确的保密观念，遵守保密法律法规，坚持保密原则，以维护国家、集体和个人的利益。档案工作的政治性还体现在维护档案的真实性方面。在历史上和现实社会中，有的人出于政治和经济等目的企图篡改档案，歪曲事实，档案人员要讲政治，坚持实事求是，维护党和国家历史真实面貌。(三)档案工作是一项管理性的工作就档案工作本身而言，它是一项管理性的工作，具体表现为：档案工作是负责管理档案的一项工作，属于一项专门业务。它不仅仅是对档案的一般管理，而是用一整套科学的理论原则和技术方法管理档案，对庞杂的档案进行研究、考证、系统管理；不仅仅是对档案实体的管理，而且还需要对档案信息进行管理并开发利用。同时，档案工作还是各项管理工作的重要组成部分。在各组织，档案工作是该组织管理工作的一部分；在各项工作中，档案工作都是该项工作的组成部分。比如，人事管理离不开人事档案，财务管理离不开会计档案，人事档案工作和会计档案工作，分别是人事管理和财务管理的一个重要组成部分。因此，要求档案人员掌握档案业务知识以及管理学、相关专业知识和信息技术等知识与技能。(四)档案工作是一项文化性的工作文化是一个不断发展的历史过程，延续文化传统离不开对前人文化的学习、继承和创造，同时，文化必须通过人的后天学习，才能得以继承。档案作为历史文化的“原生态”记录，是历史文化遗产，更是人类文化和文明发展的基础。档案是一个传承纽带，人们利用档案创造新的文化成果，成为当今文化的组成部分，又通过档案为后人的文化创造积累丰富的文化财富，使人类文化衍生出独特的历史继承性。通过开展档案工作，国家的文化资源得以积累、存储和传承。因此说，档案工作是一项传承文明、传播文化的工作，是一项文化性的工作，是国家文化事业的重要组成部分。同时，随着我国文化事业的不断繁荣，也将进一步推动档案工作的发展。浙江省档案干部教育培训中心21三、档案工作的基本原则我国档案工作的基本原则是经过长期的实践，逐步完善并确定下来的。《档案法》第五条以国家法律的形式确定了档案工作的基本原则是：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”这一基本原则的内容由以下相互联系的三个有机部分构成：(一)统一领导、分级管理（核心）档案工作实行统一领导、分级管理，这是我国档案工作的组织原则和管理体制，也是我国档案工作的一大特点。包含三方面内容：（1）档案事业由党和政府领导，在中央一级，国家档案行政管理部门在国务院领导下，主管全国档案事业，对全国档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。（2）地方各级档案行政管理部门在同级人民政府的领导下，在国家档案行政管理部门或其上级档案行政管理部门的统一指导下，负责主管本行政区域内的档案事业，对本行政区域内的档案工作实行监督和指导。（3）对国家所有的档案实行统一制度、分级负责的集中管理与保管，即一切国家机关和组织形成的档案，必须按照国家的规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中保管，任何个人不得据为己有，各国家机关和组织的档案机构必须按照国家规定，定期向有关档案馆移交档案。(二)维护档案完整与安全维护档案完整与安全，是档案工作的最基本要求。1．维护档案完整档案完整，包括数量与质量两个方面。在数量上，要求将所有具有保存价值的档案，收集齐全，能全面反映出一个单位或一个地区、一项工作活动面貌。在质量上，要求将收集起来的档案，按照它们的内在联系，系统地整理，组成有机整体，能真正、系统地反映出一个单位或一个地区的历史面貌。2．维护档案安全档案安全，包括档案实体安全与档案机密安全两个方面。档案实体安全，就是在档案管理与服务利用过程中，要采取有效手段，最大限度地延长档案寿命，避免档案实体遭受损毁。档案机密安全，就是在档案管理与服务利用过程中，要采取保密措施，避免档案机密泄漏、被窃。档案完整与安全，是相互联系、相互制约的两个方面。只有维护档案完整，才能有效地保证档案安全。反之，只有维护了档案安全，才能真正确保档案完整。浙江省档案干部教育培训中心22因为，档案一旦受损，就会影响到档案完整。所以，安全也是保证完整的条件，双方相互影响、互为因果。维护档案完整与安全，既关系到国家、集体和个人的利益，同时，也是为了给子孙后代积累档案财富，这是档案人员的一项艰巨的历史使命。(三)便于社会各方面的利用便于社会各方面的利用，是档案工作的根本目的所在。档案工作必须为社会各方面服务，这体现了档案工作的服务性，是检验档案工作好坏的主要标准，是档案工作各项业务建设的出发点和归宿点，它支配着档案工作的全过程。在我国档案工作的基本原则中，“统一领导、分级管理”是核心，它为档案工作提供了组织保证，没有它，档案工作就不能顺利进行；“维护档案完整与安全”是条件，它为档案工作提供了物质条件，没有它，档案工作就失去了物质对象；“便于社会各方面的利用”是目的，是档案工作的根本宗旨，没有它，档案工作就失去了方向。这三者缺一不可，其中，前二者是手段，后者是目的，没有前二者的组织基础和物质条件，就不可能达到后者便于利用的目的。同样，没有后者，前二者也就失去了存在的意义，这是一个辩证关系。我国档案工作的基本原则，揭示了档案工作的客观规律，对我国档案工作的理论和实践具有普遍的指导意义。第三节档案工作标准化与现代化这一节讲两“化”，即档案工作标准化与档案工作现代化。一、档案工作标准化我国《标准化工作指南》（GB/T20000.1-2002）中对标准的定义是：“为了在一定范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种规范性文件”。档案工作标准化，是指档案行政管理部门会同标准化主管机关或单独就档案工作的原则和方法、概念和设施等，制定科学的、统一的规则和技术规范，并予以实施的过程。（一）档案工作标准化的意义（三个方面）1．档案工作标准化是实现档案工作科学管理的重要手段没有标准化，就不可能做到档案的科学管理。比如：没有《归档文件整理规则》，档案整理时各行其是，导致整理单元规格不一，内在质量低劣，就无法进浙江省档案干部教育培训中心23行科学管理；比如：没有接收档案的标准，档案馆档案质量就得不到保证。所以，档案工作各项业务环节都要有标准，做到有规可循，避免人为的错误，节约人力、财力、物力。档案工作各种科学正是建立在标准基础之上的。2．档案工作标准化是实现档案工作现代化的前提条件现代科学技术与设备要求档案工作各部门、各环节依据标准协调一致。比如：计算机技术在档案工作中已被广泛地运用，用计算机检索档案，没有统一的著录与标引的标准，将严重影响档案信息的存贮和查找。所以，没有标准化，就没有现代化，现代化的程度越高，就越需要标准化。3.档案工作标准化是推动档案学理论发展的重要因素标准化的大量内容是档案工作的基本理论、概念和技术方法的研究成果，是经过实践检验的公认一致的准则和规范。档案工作标准化本身就是档案学研