投标文件制作程序及规定

投标文件制作程序及规定.doc 投标文件制作和程序 一、 每次招投标活动都成立投标文件制作小组。 二、 制作小组设立公共、技术、产品、汇总负责四个操作岗位。 三、 公共岗位由行政后勤部门人员担任、技术岗位由相关部门技术人员担任、产品岗位由产品部产品经理担任、汇总岗位由本次招投标授权代表担任。 四、 公共操作岗位包括准备修改公司简介、公司资质更新(营业执照、税务登记、组织机构)、财务状况(审计报告)、纳税凭证、保险凭证、售后及培训、公司荣誉(守重信用)、质量认证证(ISO9000)、公司认证(系统集成及安防)、法人资格证明文件、法人代表授权文件、实施力量(技术人员介绍和相关资格证书)等。 五、 技术操作岗位包括技术方案、施工组织方案、施工图纸(标明安放位置和线路走向)、安装调试方案、施工进度安排等。 六、 产品操作岗位包括产品性能详细说明、产品偏离表、报价表、选型产品检测报告、选型产品相关认证和荣誉、厂家授权书、厂家售后服务承诺书等，(作废的厂家授权、服务承诺、检测报告、产品相关认证和荣誉的原件复印件必须立即销毁)。 七、 汇总负责操作岗位包括给其他岗位分配招标文件全文电子版、准备业绩证明文件原件和复印件(合同)、对其他岗位准备的资料文件的正确性及与招标文件的对应性进行检查指导、对制作进度进行督进、对全部招标文件内容的顺序、编排、完整、正确性进行检查复核、投标文件的签字盖章、装订密封投标文件。 八、 投标文件的检查 投标文件的检查过程共分四级，第一级是个岗位人员在本岗位完成后进行自检，第二级检查是在全部岗位任务完成后进行交叉检查，第三级是在汇总岗位将各岗位内容汇总后形成的总体文件由公共、产品、技术三个岗位进行检查，第四级检查是由汇总岗位对投标文件全部内容进行最终检查和确认。 九、 责任承担 公共岗位对投标文件公司简介、公司资质更新(营业执照、税务登记、组织机构)、财务状况(审计报告)、纳税凭证、保险凭证、售后及培训方案、公司荣誉(守合同重信用)、质量认证证书(ISO9000)、公司认证(系统集成及安防)、法人资格证明文件、法人代表授权文件、实施力量(技术人员介绍和相关资格证书)等内容的正确完整性承担责任; 技术岗位对投标文件技术方案、施工组织方案、施工图纸(标明安放位置和线路走向)、安装调试方案、施工进度安排等内容的正确完整可行性承担责任; 产品岗位对投标文件产品性能详细说明、产品偏离表、报价表、选型产品检测报告、选型产品相关认证和荣誉、厂家授权书、厂家售后服务承诺书等内容的正确完整可用性承担责任;如因作废文件未及时销毁导致导致失误或事故，本岗位承担责任 汇总负责岗位对业绩证明文件和最终投标文件的顺序、编排、完整和报价部分的数量、金额、单价、配置的正确性承担责任，并对各 岗位的错误承担督导责任。 十、 事故及失误认定 投标文件送达招标地点后发现和被发现文件中存在错误，当这个错误不影响投标结果时认定为失误，当这个错误直接导致不能中标或中标后项目实施需要重大变更的认定为事故，当这个错误导致中标项目无法实施时认定为重大事故。 投标文件不能按时送达认定为事故; 十一、 处分 认定为失误的相关责任人将得到错误提示到书面警告的处分; 认定为事故的相关责任人将得到口头警告到记过的处分; 认定为重大事故的相关责任人将得到书面警告到开除的处分。 十二、附件:1、投标文件制作程序 2、出现错误责任认定程序 投标文件制作程序 公司购买招标文件 成立项目投标文件制作组，指定制作组各岗位人员 汇总负责岗位召集各岗位人员，分配各岗位任务、明确要求和标准， 将招标文件分发给各岗位 各岗位按照招标文件各自相关部分准备资料文件和制作投标文件 完成后各岗位对照招标文件自行检查 自检无误后产品和技术岗位，公共和汇总岗位进行交叉检查 交叉检查无误后全部交给汇总岗位进行汇总 各岗位对汇总后的投标文件中各自相关内容进行检查核对 汇总岗位最综检查确认投标文件是否符合和响应招标文件全部要求 无误后进行打印，(注意要将封皮、打印出的文件、印章、资料等集 中放置，汇总岗要安排专人看管，防止丢失、泄密) 汇总岗检查已打印文件的顺序、页码、正反上下，无误后装订 装订后法人和授权代表盖章、签字 汇总岗检查有无漏盖、漏签、报价单正确性，无误后密封 送达招标地点 出现错误责任认定程序 招标结束 否 是否因投标文件否 本次投标小组任是否中标 制作错误导致 务结束 是 是 是否有因投标文件制作错 是 误导致项目不能实施的情 况 由汇总负责岗位 主持召开投标文 件制作错误否 制定改进措施 会，找出产生错 误的原因、确认是否有因投标文件制作错相关责任人、鉴是 误而需要进行重大变更才定错误类型 能实施项目的情况 否 项目正常实施，本次投标处分责任人 小组任务结束