万福旅行社接听电话方式

万福旅行社接听电话方式 萬福旅行社接聽電話方式 1) 預先寫好同事的英文(花名)(別名)及內線EXT#格#T.C.自己的TOOLS BAR的職FILE 2) 當電話來時,,請於鈴聲響3次前接聽 (這是ISO 的標準) 鈴聲響6次都沒有人接聽電 話會自動飛線去電話錄音,錄音內容包括,公司辨工時間本公司總網址 3) 早上來電時,請說 (早晨萬福旅行社我姓?請問有甚麼可以幫你)如在下午(改說午安) EXAMPLE接聽電話都要報上自己的姓或名,如「萬福,我姓"陳",有咩幫到你」或「萬 福,我叫Peter,有咩幫到你」,如果是其他同事 Transfer 線給你,都必須報上你的姓名。 如果不說自已的名字請自動離職或本公司會立即開除這個職員不會作出任何薪酬補償 A…T.C.不懂答客人問題又怕客人找老板投訴那一位T.C. B…T.C.自已語氣及態度不好又怕客人找老板投訴那一位T.C. C…T.C.報錯價錢或講錯資料又怕客人找老板投訴那一位T.C 4) 若客人清楚說明找那一位同事,請立即轉駁到同事的內線去:如說(請等一等),隨即 轉駁過去(表示對方打對電話,正幫助他,請他等等)。 5) 若有電話找同事而同事一定要看清楚同事在不在自己座位、見客中、通話中、正在FAX 機旁邊、剛剛去洗手間、或今天已放假、在4樓會計室時請對方選擇:不可胡亂轉線 A) 留下對方名字及電話給有關同事 B) 請客人稍等一等 C) JESSICA (九龍區工作)AND MAYCHAN(香港區)主要負責交收機票(主要負責外勤 工作)所以一定不會在公司 D) 如果客人只留姓名不留電話一定要追問其電話號,不可以只留姓名(例如陳先生,不 留電話,可能同事有幾十個陳先生。可以同客人講剛才有兩至三個人姓陳找過該同 事,所以請你留下電話號碼方便同事跟進。) 6) 盡量用MSN傳送給同事或用留下口訊後的紙條必須訂在同事的訂紙條座上。 7) 如對方所找那同事的名字和其他同事之名差不多如EDMOND RAYMOND或國語發音 伍先生武先生及本公司有同姓同事等名稱相近或不清楚時請對方說出該同事的全名。 8) 客人查詢本公司地址時請問他所在位置: A) 本大廈在旺角地鐵站 A2 出口轉右不夠一分鍾,旺角道33號砵蘭街313號交界 B) 樓下砵蘭街是專賣瓷磚牆紙的集中地..一二三樓是建材城公司 C) 如客人在街上請問他在那一個地方然後再進一步教他到本公司 D) 簡單說在旺角道P L C LIGHTING 專業燈飾對面 E) 大家知不知道旺角道32號在那裡?? F) 或查看本公司總網址www.66.hk的詳細地址 9) 若對方來自長途電話或緊電話而所找那位同事卻在談電話中,請第一時間對該同事 UPDATED BY ARTHUR (30-Mar-13) 作出暗示請他示意接不接那電話,若該同事知道後仍不能接聽則按第六點處理 留長途電話給同事,必須要有國家 地區編號 及電話號碼. 或告訴客人T.C. 的CALL機PAGER NUMBER 客人可以直接CALL TC留下一個URGENT緊急的口訊 10) 若遇到不能應對的電話如查詢房間狀況或機票機位等,可將電話轉駁至其他同事接 聽,而該同事必須沒在正在接見客人及沒有通話中,最好亦不要轉駁至本公司的新同 事。 11) 若不能講出同事名字或想找負責人/老闆,可能係推銷,請他留下姓名及電話,切勿自 作主張(例如推銷/贊助/保險及文員)等。(絕對不可以給T.C.的手提或住家給客人) 12) 有客人假裝職員報名參加旅行團,不要馬上說沒有那人,可向其他同事查詢。 13) 這個電話27916666 ( I.T. ) 為會計及互聯網同事專線。 14) 招聘請人找Arthur Sze OR FRANKY ( I.T. DEPT ) (電話: 2791 6666)。 15) HOLD線(13:00, 19:00):用一線(*91),放線(09:00, 14:00):用一線(#91),會飛線去電話 錄音,錄音內容包括,公司辨工時間本公司總網址 16) 一般主要業務,可以從 66.HK& 23926666.com & 6666.com.hk & 6666.hk & edmondtravel.com 查詢本公司網站,而所有價錢都會定期更新。如客人查詢機票及酒 店等旅遊問題,不要答覆客人我們網站的機票及酒店一定有機位及有酒店房間,網站的 機票及酒店價錢可以參考,但一切只是乎機票的機位及酒店的房間狀況而定。 17) 有同事專門負責回覆網上的訂酒店及機票電郵,請參考附件 18) 如客人在本公司任何網站已訂任何BOOKING而尚未收到本公司某某人回覆而他要找 某一位同事跟進,可以用EDIT PAGE用密碼進入查看是哪一位同事替他跟進的,如需 要登入名稱及密碼請與Arthur聯絡。 19) 如客人要查詢有沒有收到他的傳真FAX 2391 6666,雖叫客人稍等,然後去檢查全部 傳真機。有沒有客人的傳真後回覆客人。 本公司每一個T.C.自己有自己的DIRECT FAX 只可以留口訊或MSN等T.C.回覆 20) 如客人已做Bookings,若是機票非團體票的話,可以到abacus查詢 *-客人姓/客人 例字,*-Chan/Tai Man 21) 公司網上Search Engine 的 Pseudo 為 0QDD 客人在WWW.TICKET.HK登後之 尋找客人的指令 :*-0QDD-CHAN/TAI MAN MR 22) 如果有INVOICE NO已開POWER SUITE單,可以到開單POWER SUITE係統查詢 23) 客人問銀行戶口最好教客人查看本公司網頁的付款方法,這樣對本公司是一勞永逸 客人在街上冇電腦在傍的話可以發短訊給客人這樣戶口號碼一定不會出錯 UPDATED BY ARTHUR (30-Mar-13)