哈档发〔2010〕1号 - 哈尔滨档案信息网

哈档发〔2010〕1号 - 哈尔滨档案信息网 哈档发〔2010〕33号 关于印发《哈尔滨市婚姻登记档案 机读目录格式(试行)》的通知 各区、县,市,档案局: 为我市婚姻登记档案机读目录著录格式～市档案局制定了《哈尔滨市婚姻登记档案机读目录格式,试行,》～现印发给你们～请遵照执行。 哈尔滨市档案局 二〇一〇年十二月二日 1 哈尔滨市婚姻登记档案机读目录格式(试行) 1.范围 本适用于哈尔滨市各级档案馆及婚姻登记部门使用应用软件管理的婚姻登记档案机读目录。 2.名词术语 2.1机读目录 应用档案管理软件对目录进行管理而生成的、带固定格式的数据。 2.2必录项目 应用档案管理软件录入档案目录时，必须录入的项目。 2.3选择项目 应用档案管理软件录入档案目录时，可根据档案的实际情况来决定是否录入的项目。 3.婚姻登记档案机读目录 3.1婚姻登记档案目录著录项目 档案馆代码、全宗号、承办机关、年度 、顺序号、登记日期、登记证号 、女方姓名、女方证件号、女方出生日期、女方国籍、女方工作单位、女方职业、女方现住址、女方籍贯、女方民族、女方原婚姻状况、女方原证号、男方姓名、男方证件号、男方出生日期、男方国籍、男方工作单位、男方职业、男方现住址、男方籍贯、男方民族、男方原婚姻状况、男方原证书号、婚姻登记性质、页数、 全文标识、存放位置、备注。 3.2婚姻登记档案目录必录项目 档案馆代码、全宗号、承办机关、年度 、顺序号、登记日期、登记证号 、女方姓名、女方证件号、女方出生日期、女方国籍、女方民族、男方姓名、男方证件号、男方出生日期、男方国籍、男方民族、页数、婚姻登记性质。 3.3婚姻登记档案目录选择项目 除必录项目之外的、与本份婚姻登记档案有关的在本规范3.1节中指 2 出的项目。根据工作需要进行选择著录。 4.机读目录的录入标准(录入数据时，选择半角/汉字输入法) 4.1档案馆代码:是指“中国档案馆代码”上规定的各类档案馆的数字符号，没有档案馆代码的单位可以不著录。 4.2全宗号:档案馆给立档单位编制的代号，录入时，全宗号为4位,其中第一位用大写汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号，不足的在前面以“0”补齐(如:H018)。 4.3承办机关:婚姻登记承办机关的名称，录入时使用规范名称(如:南岗区民政局婚姻登记处)。 4.4年度:婚姻登记案卷的所属年度。著录时为4位阿拉伯数字(如:2004)。 4.5顺序号:按照《婚姻登记档案管理》(2006年1月)的规定，一对当事人婚姻登记材料组成一卷，本项目著录为案卷排列的顺序号，每年每个类别分别从“1”开始标注。录入时，文件顺序号为5位阿拉伯数字，不足的在前面以“0”补齐。 4.6登记日期:当事人办理婚姻登记的日期。著录时格式为YYYYMMDD(如:20051106)，空位用“0”补齐。 4.7登记证号:婚姻登记承办机关颁发的登记证件字号。根据实际情况进行著录，标准著录时格式为:AB结字XXYYZZZZZ”(AB为婚姻登记机关所在省级和县级或者市级和区级的行政区域简称，XX为办理婚姻登记的县(区)、乡(镇)登记处的序号，YY为年号后两位数，ZZZZZ为当年办理结婚登记的序号)。 4.8 女方出生日期:填写女方出生时间。其基本格式为“YYYYMMDD”，用8位阿拉伯数字表示，空位用“0”补齐。 4.9男方出生日期:填写男方出生时间。其基本格式为“YYYYMMDD”，用8位阿拉伯数字表示，空位用“0”补齐。 4.10女方证件号:填写女方身份证明证件的号码。一般指身份证、军官证、护照等，包括证件字号和编号。 3 4.11男方证件号:填写男方身份证明证件的号码。一般指身份证、军官证、护照等，包括证件字号和编号。 4.12女方原婚姻状况:填写女方原有的婚姻情况。 4.13男方原婚姻状况:填写男方原有的婚姻情况。 4.14女方原证书号:填写女方原有的结婚、离婚、撤销、补发的证书编号，如有多个用“;”分隔。 4.15男方原证书号:填写男方原有的结婚、离婚、撤销、补发的证书编号，如有多个用“;”分隔。 4.16婚姻登记性质:按照《婚姻登记档案管理办法》(2006年1月)的规定，婚姻登记性质分为结婚登记类、撤销婚姻类、离婚登记类和补发婚姻登记证类四类。著录时，分别对应著录为:结婚、撤销、离婚、补发。结婚又包括复婚、补办结婚登记，需在备注中注明。 4.17国籍:当事人的国籍。2003年10月1日施行现行《婚姻登记条例》前形成的婚姻登记档案著录时可以不著录。 4.18页数:婚姻登记档案卷内材料有文字的页面数。 4.19全文标识:填写用于访问机读档案全文位置的一组字符串。一般由全文文件的路径、名称和类型三部分组成。全文文件的名称应与档号相同。 4.20备注:填写需要解释和补充的事项。 参考材料: 1、 《档号编制规则》 (中华人民共和国行业标准DA/T 13-94) 2、 《归档文件整理工作指南》 (国家档案局) 3、 《档案著录指南》 (黑龙江省档案局) 4、 《电子文件归档与电子档案管理概论》 (国家档案局) 5、 《婚姻登记条例》 (中华人民共和国国务院) 6、 《婚姻登记档案管理办法》(2006年1月) (中华人民共和国民政部;中华人民共和国国家档案局) 7、 《婚姻登记工作暂行规范》 (中华人民共和国民政部) 4 主题词:婚姻登记 档案 机读目录 格式 通知 哈尔滨市档案局办公室 2010年12月3日印发 共印30份 5