用友财务软件教程

用友财务软件教程 用友财务软件教程四 会计电算化 引用瑞学雪 的 用友财务软件教程四 第一节 会计报表子系统概述 一会计报表子系统的主要功能 会计报表子系统的主要功能体现于UFO的强大功能UFO作为一种优秀的电子表格软件与其他电子表格软件的最大区别在于它是真正的三维立体表在此基础上提供了丰富的实用功能完全实现了三维立体表的四维处理能力UFO的主要功能有 1(文件管理功能 UFO提供了各类文件管理功能除能完成一般的文件管理外UFO的数据文件还能够转换为不同的文件格式如文本文件mdb文件dbf文件Excel文件Lotus1-2-3文件此外通过 UFO提供的导入和导出功能可以实现和其他流行财务软件之间的数据交换 2(格式功能 UFO提供的格式设计功能可以设置报表尺寸组合单元画表格线包括斜线调整行高列宽设置字体和颜色设置显示比例等等制作各种形式的报表同时UFO还内置了11种套用格式和19个行业的财务报表模板包括最新的现金流量表方便了用户标准报表的制作对于用户 单位内部常用的管理报表UFO还提供了自定义模板功能 3(数据处理功能 UFO的数据处理功能可以固定的格式管理含有大量数据的表页能将多达99999张具有相同格式的报表资料统一在一个报表文件中管理并在每张表页之间建立有机的联系 此外还提供了排序审核舍位平衡汇总功能提供了绝对单元公式和相对单元公式可以方便迅速地定义计算公式提供了种类丰富的函数在系统向导的引导下轻松地从账务及其他子系统中提取数据生成财务报表 4(图表功能 UFO可以很方便地对数据进行图形组织和分析制作包括直方图立体图圆饼图折线图等多种分析图表并能编辑图表的位置大小标字体颜色打印输出图文混排使财务报表的数据更加直观 5(打印功能 UFO提供所见即所得和打印预览可以随时观看报表或图形的打印效果报表打印时可以打印格式或数据可以设置表头和表尾可以在03到3倍之间缩放打印可以横向或纵向打印等等 6(二次开发功能 UFO还能进行二次开发它提供了批命令和自定义菜单自动记录命令窗中输入的多个命令可将有规律性的操作过程编制成批命令文件进一步利用自定义菜单开发出适合本企业的专用系统 二会计报表子系统与其他系统的主要关系 会计报表子系统主要是从其他系统中提取编制报表所需的数据总账工资固定资产应收应付财务分析采购库存存货核算和销售子系统均可向报表子系统传递数据以生成财务部门所需的各种会计报表 四会计报表的主要概念 正如手工情况下填制一张报表一样必须有表样后才能填写数据UFO报表的制作也不外乎是报表的格式设计和数据处理在介绍UFO的基本操作前先熟悉一些UFO的基本概念 l(格式状态和数据状态 UFO将报表制作分为两大部分来处理即报表格式设计工作与报表数据处理工作 在报表格式设计状态下进行有关格式设计的操作如表尺寸行高列宽单元属性单元风格组合单元关键字及定义报表的单元公式计算公式审核公式及舍位平衡公式在格式状态下所看到的是报表的格式报表的数据全部隐藏在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用并且不能进行数据的录入计算等操作 在报表的数据状态下管理报表的数据如输入数据增加或删除表页审核舍位平衡制作图形汇总合并报表等在数据状态下不能修改报表的格式看到的是报表的全部内容包括格式和数据 报表工作区的左下角有一个格式,数据按钮如图 所示点取这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换 2(单元 单元是组成报表的最小单位单元名称由所在行列标识行号用数 字l,9999表示列标用字母 A,IU表示例如C8表示第 3列第 8 行的那个单元单元类型向数值单元字符单元表样单元3种 1数值单元用于存放报表的数据在数据状态下格式,数据按钮显示为数据时输入数值单元的内容可以是17× 10E,308 -l7× 10E，308 之间的任何数 15位有效数字 数字可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成建立一个新表时所有单元的类型缺省为数值型 2字符单元也是报表的数据只不过不一定是数值数据也在数据状态下格式数据按钮显示为数据时输入字符单元的内容可以是汉字字母数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字字符单元的内容也可由单元公式生成 3表样单元是报表的格式是定义一个没有数据的空表所需的所有文字符号或数字一旦单元被定义为表样那么在其中输入的内容对所有表页都有效表样单元在格式状态下格式,数据按钮显示为格式时输入和修改在数据状态下格式,数据按钮显示为数据时不允许修改 3(组合单元 由于一个单元只能输入有限个字符在实际工作中有的单元有超长输入情况这时可以采用系统提供的组合单元组合单元由相邻的两个或更多的单元组成这些单元必须是同一种单元类型表样数值字符UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元可以组一行相邻的几个单元可以组合同一列相邻的几个单元也可以把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元组合单元的名称可以用区域的名称或区域 中的单元的名称来表示例如把B2到B3定义为一个组合单元这个组合单元可以用B2B3或B2B3表示 4(区域 由一张表页上的一组单元组成自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵在UFO中区域是二维的最大的区域是一个表的所有单元整个表页最小的区域是一个单元例如A6到C10的长方形区域表示为A6C10起点单元与终点单元用连接 5(表页 一个 UFO报表最多可容纳 99 999 张表页每一张表页是由许多单元组成的一个报表中的所有表页具有相同的格式但其中的数据不同表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现称为页标页标用第1页,第99999页表示当前表的第2页可以表示为2 6(二维表和三维表 确定某一数据位置的要素称为维在一张有方格的纸上填写一个数这个数的付置可通过行和列二维来描述如果将一张有方格的纸称为表那么这个表就是二维表通过行横轴和列纵轴可以找到这个二维表中任何位置的数据如果将多个相同的二维表叠在一起找到某一个数据的要素需增加一个即表页号Z轴这一叠表称为一个三维表如果将多个不同的三维表放在一起要从这多个三维表中找到一个数据又需增加一个要素即表名三维表的表间操作即为四维运算因此在UFO中要确定一个数据的所有要素为 如利润表第2页的C5单元表示为利润表?C5,2 一张二维报表的各项缺省指标为行数1,9999缺省值为50行列数l,255缺省值为7列行高0,160毫米缺省值为5毫米列宽0,220毫米缺省值为26毫米表页数1,99 999页缺省值为 l页 7(固定区及可变区 1固定区指组成一个区域的行数和列数是固定的数目一旦设定好以后在固定区域内其单元总数是不变的 2可变区指组成一个区域的行数或列数是不固定的数字可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的在一个报表中只能设置一个可变区或是行可变区或是列可变区行可变区是指可变区中的行数是可变的列可变区是指可变区中的列数是可变的设置可变区后屏幕只显示可变区的第一行或第一列其他可变行列隐藏在表体内在以后的数据操作中可变行列数随着需要而增减有可变区的报表称为可变表没有可变区的表称为固定表 8(关键字 关键字是游离于单元之外的特殊数据单元可以唯一标识一个表页用于在大量表页中快速选择表页如一个资产负债表的表文件可放一年12个月的资产负债表甚至多年的多张表要对某一张表页的数据进行定位要设置一些定位标志在UFO中称为关键字 UFO共提供了以下六种关键字关键字的显示位置在格式状态下设置关键字的值则在数据状态下录入每个报表可以定义多个关键字 1单位名称字符型最多30个字符为该报表表页编制单位的名称 2单位编号字符型最多10个字符为该报表表页编制单位的编号 3年数字型1904,2100该报表表页反映的年度 4季数字型l,4该报表表页反映的季度 5月数字型1,12该报表表页反映的月份 6日数字型 1,31 该报表表页反映的日期 除此之外UFO还增加了一个自定义关键字当定义名称为周和旬时有特殊意义可以用于业务函数中代表取数日期可以从其他系统中提取数据在实际工作中可以根据具体情况灵活运用这些关键字 9(筛选 筛选是在执行UFO的命令或函数时根据用户指定的筛选条件对报表中每一个表页或每一个可变行列进行判断只处理符合筛选条件的表页或可变行列 筛选条件分为表页筛选条件和可变区筛选条件表页筛选条件指定要处理的表页可变区筛选条件指定要处理的可变行或可变列 筛选条件跟在命令函数的后面用FOR 来表示例如某企业1998全年的费用表存在一个报表文件中每个月的费用表占一张表页共12张表页使用命令LET A10,下半年FOR 月,5表示给6789101112月表页的A10 单元赋值为下半年其他表页的A10 单元不变 10(关联 UFO报表中的数据有着特殊的经济含义因此报表数据不是孤立存在的一张报表中不同表页的数据或多个报表中的数据可能存在着这样或那样的经济关系或勾稽关系要根据这种对应关系找到相关联的数据进行引用就需要定义关联条件UFO在多个报表之间操作时主要 通过关联条件来实现数据组织 关联条件跟在命令函数的后面用RELATION 来表示如果有筛选条件则关联条件应跟在筛选条件的后面 五制作会计报表的流程 如果系统内置的标准报表不能满足您的需要用户可以按照下述流程自己制作报表一般来讲在下面讨论的制表流程步骤中第l247步是必须的因为要完成报表处理一定要有启动系统建立报表设计格式数据处理退出系统这些基本过程 1(启动UFO建立报表 单击Windows95系统桌面上的开始依次指向程序用友财务及企管软件UFERPM810财务系统最后单击UFO表启动UFO报表系统首先是选择账套和会计年度确认后进入UFO报表系统选择文件菜单中的新建命令或单击新建图标后建立一个空的报表默认表名为report1并进入格式状态这时可以在这张报表上开始设计报表格式在保存文件时可以用自己的文件名给这张报表命名 2(设计报表的格式 报表的格式设计在格式状态下进行格式对整个报表都有效包括以下操作 1设置表尺寸定义报表的大小即设定报表的行数和列数 2输入表内文字包括表头表体和表尾关键字值除外在格式状态下定义了单元内容的自动默认为表样型定义为表样型的单元在数据状态下不允许修改和删除 3确定关键字在表页上的位置如单位名称年月等 4定义行高和列宽 5定义组合单元即把几个单元作为一个单元使用 6设置单元风格设置单元的字形字体字号颜色图案折行显示等 7设置单元属性把需要输入数字的单元定为数值单元把需要输入字符的单元定为字符单元 8画表格线 9设置可变区即确定可变区在表页上的位置和大小 3(定义各类公式 公式的定义在格式状态下进行计算公式定义了报表数据之间的运算关系可以实现报表系统从其他子系统取数在报表单元中键人,就可以直接定义计算公式所以称为单元公式审核公式用用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确需要用审核公式菜单项定义舍位平衡公式用于报在数据进行进位或小数取整时调整数据避免破坏原数据平衡需要用舍位平衡公式菜单项定义 4(报表数据处理 报表格式和报表中的各类公式定义好之后就可以输入数据并进行处理了报表数据处理在数据状态下进行包括以下操作 1新建的报表只有一张表页需要追加多个表页 2如果报表中定义了关键字则输入每张表页上关键字的值例如录入关键字单位名称的值给第一页录入甲单位给第二页录入乙单位给第三页输入丙单位等等 3在数值单元或字符单元中输入数据 4如果报表中有可变区可变区初始只有一行或一列(需要追加可变行或可变列并在可变行或可变列中输入数据随着数据的输入当前表页的单元公式将自动运算并显示结果如果报表有审核公式和舍位平衡公式则执行审核和舍位需要的话做报表汇总和合并报表 5(报表图形处理 选取报表数据后可以制作各种图形如直方图圆饼图拆线图面积图立体图图形可随意移动图形的标题数据组可以按照要求设置图形可以打印输出 6(打印报表 可控制打印方向横向或纵向打印可控制行列打印顺序不但可以以设置页眉和页脚还可设置财务报表的页首和页尾可缩放打印利用打印预览可观看打印效果 7(退出 所有操作进行完毕之后不要忘了保存报表文件保存后可以退出 UFO系统如果忘记保存文件UFO在退出前将有提示 第二节会计报表格式设计 报表的格式在格式状态下设计格式对整个报表都有效下面分别说明固定表和可变表的格式设计过程 一固定表设计 下面以损益表为例说明固定表的设计步骤损益表如图4,3所示 损益表 会工02表 单位名称 年 月 日 单位元 项目 行次 本月数 本年累计 一产品销售收入 减产品销售成本 产品销售费用 产品销售税金及附加 二产品销售利润 加其他业务利润 减管理费用 财务费用 三营业利润 加投资收益 营业外收入 减营业外支出 四利润总额 减所得税 五净利润 1(启动UFO建立报表 单击Windows95的系统桌面上的开始依次指向程序用发财务及企管软件UFERPM810财务系统最单击UFO表启动UFO表系统首先是选择账套和会计年度(确认后进入UFO报表系统选择文件菜单中的新建命令或中击新建图标后出现一张空表默认表名为report1并进入格式状态 2(设置表尺寸 损益表表样中共有21行4列包括表头3行表体16行表尾2行单击格式下的表尺寸出现表尺寸对话框将行数设为21列数设为4确认这时屏幕上以保留21行4列其余部分皆为灰色注意如果在设计过程中发现表尺寸有误可以通过编辑菜单下的插入和删除增减行列数 3(定义表头和关键字 1定义表头首先在A1单元输入标题损益表将损益表 三字居中放置的操作如下选中A1D1 单元选择格式下的组合单元如图4,4所 示8点们本组合或按行组合会发现A1到D1成为一个损益表单元然后单击工具栏的居中按钮就可以将报表标题居中再选择格式菜单中的单元风格在单元风格对话框中设置表头字体为黑体字号为16确认在 D2单元输入会工02 表单击工具栏的右对齐按钮将会工02表靠右对齐同理在D3单元输入单位元字样并单击工具栏的右对齐按钮 2定义关键字选定 A3单元选择数据菜单下的关键字后的设置默认设置单位名称关键字确认A3单元中出现了红色的单位名称×××××××××××重复上述操作选择关键字将年和月 两个关键了加人关键字年和月与单位名称 重叠在一起无法辨别选择数据菜单下的关键字后的偏移设置月关键字偏移量为40确认后月关键字位置向后移动一定距离由此可以理解偏移 就是指各关键字在单元中的相对位置负数表示向左偏移正数表示向右偏移如果这时单击数据,格式按钮切换到数据状态就能清楚地看到损益表的表头了 4(制作表体 1输入表体内各栏目内容 2定义行高如果希望加大报表的标题行首先单击行标1选择标题行然后选择格式菜单中的行高出现行高对话框在对话框中输入希望的行高值如8 定义行高时也可以把鼠标定位在第一行和第二行两个行标之间鼠标变形为黑色双向箭头时拖动鼠标到满意行高为止 可用鼠标一次调整多行的行高首先选取多个行标然后利用鼠标调整行高选中区域的所有行将按新高度显示单击表页左上角的全选 钮后调整行高可一次调整表页中所有行的行高 3定义列宽定义列宽的操作与定义行高相似不再赘述将损益表各列调整为A列50B列16C列30D列30 4设置表体单元风格单元显示风格即单元的字型字体字号颜色图案折行显示等例如选择A4D4区域单击工具栏的居中按钮将表头栏目居中选择 B 列单击工具栏的居中按钮将行次栏各项居中 5(画表格线 选取要画线的区域人A4D19选择格式菜单中的区域画线在区域画线对话框中选择画线类型和样式本例中选择网格类型和默认样式确认后A4D19 区域出现设定格线如果想删除区域中的表格线则重复以上过程在对话框中选相应的画线类型 样人为空线即可 6(设置单元属性 系统对在格式状态下录入的单元默认为表样如 A4D4 及 A5A19单元其余单元均为数估 需要设置单元属性时选取要设置单元属性的区域如 C5D19选择格式菜单中的单元属性在单元属性对话框中设置单元的单元类型数字格式和边框样式 7(定义公式 这里主要说明计算公式的定义以C5单元为例C5单元存放本月产品销售收人的贷方发生额定义过程如下 1在格式设计状态单击C5单元 2输入 或单击fx图标出现定义公式对话框 3在定义公式对话框中单击函数向导按钮出现函数向导对话框 4在函数向导对话框中的函数分类列表框中选择账务函数在函数名列表框中选择发生单击下一步按钮出现用友账务函数对话框 5在用友账务函数对话框中单击冬照按钮出现账务函数对话框 6在账务函数对话框选择账套号999科目501期间月会计年度默认方向贷及辅助核算项目编码最后单击确定返回用友账务函数 7在用友账务函数对话框中单击确定返回 8在定义公式对话框中最终形成公式 C5,FS501月贷999 确定 9在C5 单元格内显示单元公式字样在公式栏中显示C5 单元的公式定义 8( 制作表尾 在 A20 单元输入制表A21单元输入财务主管C20银元输入复核C21 单元输入报送日期然后将这些单元定义为右对齐然后选择B20H21D20D21 区域选择格式菜单下的单元属性将单元类型定义为字符并将这两个区域定义为左对齐 9(报表存盘 经过以上步骤一个损益表的样板基本上建立起来了选择文件菜单下的保存出现另存为对话框输入文件名SYB确认如果不立即进行报表计算可以选文件菜单下的关闭关闭当前文件 10(数据处理 现在使用刚才制作的样板进行数据处理生成9月份的损益表 1打开报表(如果报表是关闭状态需要打开报表选择文件菜单下 的打开(选择文件损益表中击打开按钮屏幕下出现已事先定义的损益表并处于数据处理状态 2录入关键字单击数据菜单卜的关键字的录入(输入单位名称1999年9月份 确认 3数据输入及计算输入报表中未定义单元公式的数据(其他单元会根据公式自动计算 4保存选择文件该中卜的保存保存报表 11(退出 报表编制完成后选择文件菜单下的关闭关闭当前文件 二可变表设计 一般来说企业常用报表的格式比较固定即使有变化也可以通过修改固定及来实现这里的可变表不是指固定表格式的变化而是指那些行数或列数不固定随实际需要变动的表例如 ABC公司910月份销售的产品有三种甲产品乙产品丙产品为考核各种产品的获利能力设计了产品销售毛利明细表如表4,1所示在表中产品的品种是可以变化的假定在 1999年度 ABC 公司预计最多可以销售10 种产品包括甲乙丙三种产品〕这就用列人可变表制作 制作可变表的步骤基本同固定表简述如下 1(确立表尺寸 本表共3列行数不固定最大为14行10种产品各占1行其他占4行2定义输入表头和关键字 具体方法同固定表的定义与输入方法 3(制作表体 具体方法同固定表的表体制作步骤 4(定义可变区 首先选中行标4选择格式菜单下的可变区后的设置本表为行可变输入数量10单击确认此时第4行的行标变为了14 注意一个报表只能定义一个可变区如果想重新设置可变区首先取消现有可变区再设置新的可变区 5(定义公式 首先选择B14单元单击fx再定义公式对话框中单击函数向导按钮选择统计函数中的GTOTAL函数如图4,5所示单击下一步按钮在可变区字段单元中输入B3B13确认同理定义C14和D14单元公式 然后可以将文件命名为xsmxb保存 6(数据处理 单击左下角的格式,数据按钮切换到数据状态 1输入关键字输入单位名称1999年 和9月 2插入行选中A4单元单击编辑菜单中的插入,行输入插入的行数2确认屏幕上增加了两行行标分别是5和6 3输入数据在第456行各单元输入数据系统自动计算结果如图46所示 图4,6 完成后的产品销售毛利明细表 三格式设计的其他功能 l(套用格式 如果需要制作一个标准的财务报表如资产负债表等可以利用UFO提供的财务报表模板自动生成一个标准财务报表UFO提供了11种套用格式可以选择与报表要求相近的套用格式再进行一些必要的修改即可操作步骤如下 1单击格式,数据按钮进入格式状态 2选取要套用格式的区域 3选择格式菜单中的套用格式出现套用格式对话框在对话框中选取一种套用格式如图4,7套用格式界面所示 图4-7套用格式界面所示 确认后所选区域即出现相应的格式注意区域套用格式之后区域中原有格式和数据全部丢失有些套用格式中已设置了计算公式当前区域套用该格式后公式同时写入了相应单元中 2(报表模板 UFO提供的报表模板包括了16个行业的70多张标准财务报表包括现金流量表以及单位常用的内部报表UFO还提供了自定义模板利用模板编制现金流量表的步骤如下 1单击格式,数据按钮进入格式状态 2选择格式菜单中的报表模板在报表模板对话框中选择行业和财务报表名确认后生成一张空的标准财务报表如图4,8刊用模板编制现金流量表所示可以在此基础上稍作修改最终得到满意的结果 3(自定义模板 用户可以根据本单位的实际需要定制内部报表模板并可将自定 义的模板加入到系统提供的模板库中也可增加或删除各个行业及其内置的模板 1定制行业在UFO中作出本单位的模板后选择格式下自定义模板在自定义模板对话框中单击增加按钮出现定义模板编辑框录入新增的行业名称即可 2定制模板使用定制模板可以将本单位自制的模板加入到定制行业或系统提供的行业模板下在自定义模板对话框中选择某行业单击下一步按钮在随后出现的对话框中选择增加出现模板编辑框在模板名称编辑框中录入模板的名称在模板路径编辑框中录入模板保存的路径确认 第三节 会计报表公式定义与计算 在UFO中由于各种报表之间存在着密切的数据间的逻辑关系所以报表中各种数据的采集运算和勾稽关系的检测就用到了不同的公式主要有计算公式审核公式和舍位平衡公式本节主要介绍UFO的计算公式 一计算公式的功能 计算公式是报表数据的一个重要组成部分对于财务报表报表中的数据可能有不同的来源 1有些数据需要手工输入例如在资产负债表中直接输入各项目的数据 2有些数据是由其他报表项目运算得到的例如固定资产净值所有者权益合计税后利润等项目 3有些数据是从其他报表中取来的例如期末未分配利润项目 4有些数据可以从账务系统中直接提取 除了手工输入的数据其他数据都需要通过定义计算公式来得到通过计算公式来组织报表数据既经济又省事把大量重复复杂的劳动简单化了合理地设计计算公式能大大地节约劳动时间提高工作效率 计算公式可以直接定义在报表单元中这样的公式称为单元公式UFO允许在报表中的每个数值型字符型的单元内写入代表一定运算关系的公式用来建立表内各单元之间报表与报表之间或报表系统与其他系统之间的运算关系描述这些运算关系的表达式就可称之为单元公式 二单元公式的格式 单元公式的书写如下 , 1目标区域是用户选取的单元公式所赋值的单元或区域 2算术表达式用来确定单元公式的数据来源和运算关系算术表达式中可以使用单元引用数值字符运算符函数等 三算术运算符 算术运算符是在描述运算公式时采用的符号UFO可使用的算术运算符及运算符的优先顺序如表4,2 表4,2 算术运算符顺序表 顺序 金额 金额 1 ? 平方 2 乘除 3 , 加减 四算术表达式 算术表达式是由运算符区域和单元常数变量关键字非逻辑类函数表达式的组合其结果为一个确定值算术表达式又分为单值和多值算术表达式单值算术表达式的结果为一个数值也可为一个单纯的常数可将其赋值给一个单元多值算术表达式的结果为多个数值可将其运算结果赋值给多个单元 1单值算术表达式例 C1,10C2,A1，B1 2多值算术表达式例如C1C10,A1A10，B1B10表示 C1,A1，B1C2,A2，B2C10,A10，B1061C10,100表示C1,100C2,100C10 100 五单元公式举例 lA1,l000?对于所有表页给A1单元赋值为 1000 2C1,A1×B1对于所有表页C1单元的值等于A1单元的值和B1单元的值的乘积 3D10,PTOTALD1D9对于所有表页D10单元的值等于D1单元到D9单元的值的总和 4E10,累计对于所有表页E10单元的值为字符累计 十一函数概述 按照函数的用途不同函数又分为账务函数其他业务系统取数函数统计函数数学函数日期时间函数本表他页取数函数等等下面举例说明常用函数的用法图4,13 公式列表对话框 1 账务函数账务函数通常用来采集总账中的数据因此使用的较 为频繁常用账务取数函数见表4,3所示 函数名 中文函数名 函数定义 DFS 对方科目发生 取对方科目发生数 FS 发生 取某科目本期发生数 HL 汇率 取汇率 JE 净额 取某科目借贷方发生净额 LFS 累计发生 取某科目累计发生额 QC 期初 取某科目期初数 QM 期末 取某科目期末数 SDFS 数量对方科目发生 取对方科目数量发生数 SFS 数量发生 取某科目本期数量发生数 SJE 数量净额 取某科目借贷方数量发生净额 SLFS 数量累计发生 取某科目累计数量发生额 SQC 数量期初 取某科目数量期初数 SQM 数量期末 取某科目数量期末数 STFS 数量条件发生 取符合指定条件的发生数 TFS 条件发生 取符合指定条件的发生数 WDFS 外币对方科目发生 取对方科目外币发生数 WFS 外币发生 取某科目本期外币发生数 WJE 外币净额 取某科目借贷方外币发生净额 WLFS 外币累计发生 取某科目外币累计发生额 WQC 外币期初 取某科目外币期初数 WQM 外币期末 取某科目外币期末数 QTFS 外币条件发生 取符合指定条件的外币发生数 例如在C5单元取999账套501科目的本月贷方发生额以单元公式形式为例步骤为 1 在格式设计状态单击C5单元 2输入,或单击fx 图标出现定义公式对话框 3在定义公式对话框中单击函数向导按钮出现函数向导对话框 4在函数向导对话框中的函数分类列表框中选择账务函数在函数名列表框中选择发生单击下一步按钮出现用友账务函数对话框 5在用友账务函数对话框中单击参照按钮出现账务函数对话框 6在账务函数对话框中选择账套号999科目501期间月会计年度默认方向贷及辅助核算项目编码最后单击确定返回用友账务函数 7在用友账务函数对话框中单击确定返回 8在定义公式对话框中最终形成公式C5,F5 501月贷999确定 9在C5单元格内显示单元公式字样在公式栏中显示C5单元的公式定义 2 统计函数 统计函数一般用来做报表数据的统计工作常用统计函数如表4,4 函数 固定区 可变区 立体方向 合计函数 PTOTAL GTOTAL TOTAL 平均值函数 PAVG GAVG AVG 计数函数 PCOUNT GCOUNT COUNT 最小值函数 PMIN GMIN MIN 最大值函数 P G 方差函数 PVAR GVAR VAR 偏方差函数 PSTD GSTD STD0 例如在C9单元取本表页C5到C8单元的和以单元公式形式为例步骤为 1在格式设计状态单击C9单元 2输入,或单击fx 图标出现定义公式对话框 3在定义公式对话框中单击函数向导按钮出现函数向导对话框 4在函数向导对话框中的函数分类列表框中选择统计函数在函数名列表框中选择PTOTAL单击下一步按钮出现固定区统计函数对话框 5在固定区统计函数对话框的固定区区域文本框中输入C5C8如果有筛选条件在筛选表达式文本框中输入筛选条件单击确定返回定义公式对话框 6在定义公式对话框中最终形成公式 C9,PTOTALC5C8确定 7在C9单元格内显示单元公式字样在公式栏中显示C9单元的公式定义 3(本表他页取数函数 本表他页取数函数用于从同一报表文件的其他表页中采集数据很多报表数据是从以前的历史记录中取得的如本表其他表页当然这类数据可以通过查询历史资料而取得但是查询既不方便又会由于抄写错误而引起数据的失真而如果在计算公式中进行取数设定既减少工作量又节约时间同时数据的准确性也得到了保障这就需要用到表页与表页间的计算公式 1 取确定页号表页的数据当所取数据所在的表页页号已知时用以下格式可以方便地取得本表他页的数据 , , 例如下面单元公式令各页B2单元均取当前表第一页C5单元的值其表示如下 B2 C5,1 2按一定关键字取数SELECT函数常用于从本表他页取数计算 例如在损益表 中累计数 本月数同年上月累计数表示为 D,CSELECT D年, 年and月, 月1 4 从其他报表取数计算 当从他表取数时已知条件并不是页号而是希望按照年月日等关键字的对应关系来取他表数据就必须用到关联条件在进行报表与报表间的取数时不仅仅要考虑取哪一个表哪一个单元的数据还要考虑数据源在哪一页例如5月份的资产负债表中的利润需要去傲利润表中5月份的利润数据假如利润表中存在其他月份的数据而不存在5月份的数据那么《资产负债表》绝对不应该将其他月份的数据取出来报表间的计算公式就是要保证这一点 报表间的计算公式与同一报表内各表页间的计算公式很相近主要区别就是把本表表名换为他表表名报表与报表间的计算公式分为取他表确定页号表页的数据和用关联条件从他表取数 1 取他表确定页号表页的数据用以下格式可以方便地取得已知页号的他表表页数据 ? [, ] 当 缺省时为本表各页分别取他表各页数据下面就该格式举一些例子 ?取他表数据令当前表页D5的值等于表Y第4页D5的值D5,Y?D5,4令本表各页D5的值等于表Y各页D5的值D5,Y?D5 FOR ALL令当前表所有表页 C5的值等于表Y第 1页中C10 的值与表Y第2页中C2的值之和C5 Y ?C10,1，Y,C2,2 ?取他表及本表的数据令当前表所有表页C5的值等于表Y第1页中C10的值与当前表第2页中C2的值之和C5,Y?C10,l，C2,2 ?取其他两个表的数据当前表 C1,0的表页 D5的值等于表Y第1页中 H20的值与表X第2页中F4的值之和D5,Y?H20,l，X?E4,2 FOR C1,0 ?可变区公式在命令窗或批命令中令当前可变表 C1 0的表页V_D的值等于表Y第1页中V_H的值与表X 第2页中V_L的值之和LET V_D Y?V_H,l，X?V_L,2 FOR C1,0 2用关联条件从他表取数当从他表取数时已知条件并不是页号而是希望按照年月日等关键字的对应关系来取他表数据就必须用到关联条件表页关联条件的意义是建立本表与他表之间以关键字或某个单元为联系的默契关系从他表取数的关联条件的格式为 RELATION 单元关键字变量常量 WITH ? 单元关键字变量常量 具体用法我们以例子说明例如A1,FYB?A1 FOR ALL RELATION 月WITHFYB?月意义为取FYB表的与当前表页月相同月的A1单元的值如果当前表页为9月则取FYB表9月表页A1的值A,LRB?BRELATION月 WITH LRB ?月十1意义为令本表各页A列取表LRB上月各页 B列数值A,LRB?A RELATION年 WITHLRB?年月WITHLRB?月l 意义为令当前表各项A列取表LRB 同年上月A列数值A,LRB?B FOR ALL RELATlON 1 WITH LRB?月令当前表各页A列取表LRB1月B列数值A,LRB?B，ZJB?C RELATION年 WITHLRB?年月WITHLRB?月年WITHZJB?年月WITHZJB?月令当前表各页A列取表LRB 同年 上月表页B列数值及表ZJB上一年相同月份表页C列数值之和 十二计算公式的编辑 在UFO中编辑计算公式有3种方式单元公式方式命令行方式和批处理方式 1(单元公式方式 单元公式方式在格式设计状态中定义存储在报表单元中切换到数据处理状态时单元公式将自动进行运算也可以随时使用菜单数据中的整表重算命令驱动报表中所有单元公式进行重算 不需再计算时可以点取屏幕上方的不计算按钮本表页以后不再重算要重新计算再次点取不计算按钮即可当本表单元公式中涉及到其他表或其他系统数据时必须整表重算后才能更新数据 2(命令行方式 在数据处理状态下选择文件菜单中的命令窗在报表工作区下面就会显示命令窗窗口在命令窗中一条一条书写要执行的命令按回车立即计算 与定义单元公式不同的是在命令宣中书写的命令应以LET语句开头如定义 C6单元为 C4和 C5单元之和应键人LET C6,C4，C5 3(批处理方式 在数据处理状态下选择文件菜单下的二次开发选择文件类型为批处理 SHL文件在二次开发窗口中一次性编辑所要执行的命令保存时可以由用户自己定义文件名最后选择文件菜单中的执行即可完成批量计算 计算公式在命令窗和批命令中的格式特点是以LET引导计算公式一个计算公式可以为若干个筛选条件关联条件相同的区域赋值各赋值表达式间以逗号分隔 在可变区中不能定义单元公式要计算可变区的内容可以在命令窗或批命令中定义可变区公式例如LET V,C,V,A×V,B 第四节 会计报表管理 一会计报表格式管理 1 表行和表列的管理 如果在使用时发现格式设计有误或表格与预定模板有些出人则需要修改样板具体情况有下列几种 1插入行列 ?在固定区中插入行列在固定区中插入的行是带格式的行它沿用插入位置行的格式包括表格线单元属性和单元风格 具体操作为在格式设计状态下把当前单元移动到要插入行的位置选择编辑菜单下的插入,行在插入数量编辑框中输入要插入的行数注意插入行后表尺寸随之增加 ?插入可变行列在可变区中插入行是在数据状态下进行的把当前单元移动到要插入行的位置选择编辑菜单下的插入,行在插入数量编辑框中输入要插入的行数注意如果插入的可变行数量超过了在格式状态下设置的可变区的大小则只插入可变行允许的最大行数超过的部分将省略 2追加行列 ?在固定区中追加行列在表页固定区的最后增加行必须在格式状态下进行在固定区中追加的行是不带格式的空行列 具体操作为在格式设计状态下选择编辑菜单下的追加,行在追加数量编辑框中输入要插入的行数 注意追加行后表尺寸随之增加 ?在可变区中追加行列如果报表中设置了行列可变区则可以在可变区最后一行的后面增加新的可变行追加可变行必须在数据状态下进行把当前单元移动到要追加行的位置选择编辑菜单下的追加,行在追加数量编辑框中输入要追加的行数 注意如果追加的可变行数量超过了在格式状态下设置的可变区的大小则只追加可变行允许的最大行数超过的部分将省略 3交换行列 ?在固定区中交换行列交换固定区中的行列是将一张表页中的指定行的所有内容进行交换要交换报表固定区中的行必须在格式状态下进行 具体操作为在格式设计状态下选择编辑菜单下的交换,行在源行号和目标行号编辑框中输入要互相交换位置的行号 ?在可变区中交换行列如果报表中设置了行列可变区则可以交换可变区中的可变行交换可变行必须在数据状态下进行把当前单元移动到可变区的任意位置选择编辑菜单下的交换,行在源行号和目标行号编辑框中输入要互相交换位置的行号 注意可以一次交换多个行多个行号之间用""分隔开固定区的行 和变动区的行不能交换并且交换多个行时源行数和目标行数应保持一致 4删除行列 ?在固定区中删除行列要删除报表固定区中的行必须在格式状态下进行 具体操作为在格式设计状态下选取要删除的行区域选择编辑菜单下的删除,行 注意删除行列后在删除位置中的单元公式随之删除 ?删除可变行列删除可变行是在数据状态下进行的选取要删除的行区域选择编辑菜单下的删除,行 注意可变区至少应有一个可变行所以不能删除所有的可变行 2表页管理 1增加表页在一个表中增加表页有两种方式插入表页和追加表页插入表页是指在当前表页前面增加新的表页追加表页则是指在最后一张表页后面增加新的表页 具体操作为在数据状态下选择当前表页然后选择编辑菜单中的插入在插入表页数量编辑框中输入要插入的表页数即可如果是追加表页只要选择编辑菜单下的追加即可 2交换表页交换表页是指将指定的任何表页中的全部数据进行交换 具体操作为在数据状态下选择编辑菜单中的交换,表页在源表页号和目标表页号编辑框中输入要互相交换位置的表页页号可以一 次交换多个表页多个表页号用分隔开 3删除表页删除表页是指将指定的整个表页删除 具体操作为在数据状态下选择编辑菜单中的删除,表页在删除表页编辑框中输入要删除的表页号即可 注意?可以一次删除多个表页各表页号之间用分隔开 ?如果要删除指定条件的表页在删除条件编辑框中输入删除条件或者单击条件按钮在定义条件对话框中定义删除条件 ?如果不指定表页号和删除条件则删除当前表页 4表页排序UFO提供表页排序功能可以按照表页关键字的值或者按照报表中任何一个单元的值重新排列表页按照表页关键字值排序时空值表页在按递增方式排序时排在最前面 5查找表页查找分为查找表页和查找可变区查找表页时根据给定的条件在多张表页中找到符合条件的表页并使它成为当前表页 具体操作为在数据状态下选择编辑菜单下的查找确定查找对象为表页在查找条件框中定义查找条件然后单击查找按钮符合条件的第一个表页即成为当前表页单击下一个按钮后下一个符合条件的表页将成为当前表页如果没有符合条件的表页状态栏中将显示满足条件的记录未找到 如要查找1999年9月份的表页则定义查找条件如图414所示 二会计报表数据管理 1 数据透视 在UFO中所有的数据都存放在表页中正常情况下只能看到一张 表页要想对各个表页的数据进行比较可以利用数据透视功能把多张表页的多个区域的数据显示在一个平面上 假定ABC公司1999年9月份10月份损益表如图4,15现在要比较两个月的收入成本情况 具体操作为 1 打开SYB文件进入数据状态 图4,14 查找表页 项目 9 月发生额 10月发生额 一产品销售收入 减产品销售成本 产品销售费用 产品销售税金及附加 二产品销售利润 加其他业务利润 减管理费用 财务费用 三营业费用 加投资收益 营业外收入 减营业外支出 四利润总额 减所得税 五尽利润 图 4,15 损益表 2选择要透视的第一张表页然后对它和它之后的表页的数据进行透视 3选择数据菜单的透视出现多区域透视对话框 4在输入透视区域范围编辑框中输入区域范围如 CSC6区域范围可以是单元也可以是区域也可以是不连续的多个区域不同区域之间用分开 5确认后生成透视结果可以将透视结果保存为报表 2 数据汇总 报表汇总是一项经常性的事务工作UFO提供了表页汇总和可变区汇总两种汇总方式 1表页汇总表页汇总是把整个报表的数据进行立体方向的叠加汇总数据可以存放在本报表的最后一张表页或生成一个新的汇总报表汇总时既可以汇总报表中所有的表页也可只汇总符合指定条件的表页 例如汇总ABC公司9月份10月份的损益表具体操作如下 ?打开表文件SYB进入数据状态 ?选择数据菜单下的汇总,表页出现表页汇总步骤l,3对话框此对话框用于指定汇总数据保存的位置如图4-16所示如果要把汇总结果保存在本报表中选择汇总到本表最后一张表页UFO将自动追加一张表页并把汇总数据保存在这张表页中如果要把汇总结果保存在一个新的报表中则选择汇总到新的报表并且在编辑框中输入路径和新的报表名缺省路径为当前目录如果指定的报表名已经存在则覆盖原报表内容 图4,16 表页汇总步骤13 ?单击下一步出现表页汇总步骤23对话框如图4,17所示此对话框用于指明表页汇总条件如果汇总全部表页则无需输入条件可以以单元的值为汇总条件也可以发关键字的值为汇总条件(还可以以表页号为汇总条件汇总条件可以有多个如以申元值为汇总条件A10,,500表示汇总A10 的值大于等于500的表页 以关键字值为汇总条件年 1999 AND月,9 表示汇总第四季度的表页以表页号为汇总条件 MREC,,5 AND MREC,,10 表示汇总第5页到第10页的表页 图l,17 表页汇总一步骤23 ?单击下一步〕出现表页汇总一步骤 23对话框如图4,18所示此对话框用于处理报表中的可变区报表中的可变区如果按物理位置汇总UFO将直接把可变区数据接位置叠加如果按关键值汇总需要在关键值列表框中选择一个关键值关键值为行可变区的某一列或列可变区的某一行 ?单击完成生成汇总结果UFO自动给汇总表页设置表页不计算标志 2可变区汇总可变区汇总是把指定表页中可变区的数据进行平面方向的叠加执行可变区汇总后UFO在可变区汇总的表页中自动追加一个可变行或可变列把汇总数据保存在其中 如对 ABC公司的xsmxb 的可变区进行汇总具体操作如下 ?打开表文件xsmxb进入数据状态 ?选择数据菜单下的汇总可变区出现可变区汇总一步骤12对话框如图4,19所示此对话框用于指定对报表中哪些表页进行可变区汇总如果汇总当前表页则无需输入表页汇总条件在汇总条件编辑框中输入ALL表示对所有表页的可变区进行汇总其余选项同表页汇总 图419 可变区汇总步骤12 ?单击下一步出现可变区汇总步骤22对话框如图4,20所示此对话框用于指定汇总可变区中的哪些可变行可变列默认汇总整个可变区如果只汇总部分可变区应定义可变区汇总条件汇总条件hJ以是 单元的值或者以行可变区中的一列或者列可变区中的一行的值为可变区的汇总条件汇总条件可以有多个如以单元的值为可变区汇总条件V,A1,,500表示汇总V,A1单元的值大于等于500的可变行可变列如以行可变区中的一列或者列可变区中的一行的值为可变区的汇总条件 V,A,l000表示汇总V一A列数据大于1000的可变行 图420 可变区汇总步骤22 ?单击完成生成汇总结果