试论秘书的职业发展前景

试论秘书的职业发展前景 内容摘要 本文认为～秘书人员与其他职位的人员相比～在单位或者企业里存在相对的天然优势～在职业转换～特别是公司内部换岗具有很好的优势。我国目前从事秘书这一职业的人员～80%以上的秘书没有真正受过专门的系统的秘书培训～而是改行而来的～在工作中边干边学。国内秘书百分之七、八十均为商业秘书～角色介乎业务与行政之间～职权往往不能划分清楚,秘书有时并不是一个很受尊敬的职业,是因为秘书的专业训练不够完善～一些人只要会打字、会使用电脑、复印机就可以做秘书了～根本谈不上专业性。随着国内企业加快成长和越来越多的跨国公司进入中国～高级秘书已成为企业需求的热门人才～也是猎头公司经常猎取的对象。外企和民企应是今后我国秘书职业就业和发展的主战场。外企对秘书工作经验、个人品行、文化素养乃至性格方面提出了更高的要求。调研显示～民企需要的文秘人员实际上是“综合文秘”～商务秘书、涉外秘书将会成为民营企业需要的秘书主要类型。秘书职业的专业化已成发展趋势～根据秘书职业岗位及发展需求分析～秘书的职业发展方向可以从以下五个方面来进行考虑～即五条发展路线。作为一名秘书～为了自己美好的明天～应积极采取职业发展的提升措施～包括明确目标岗位～了解岗位需求～制定相应的～努力全面实施等。 关键词 秘书职业 发展前景 专业化 试论秘书职业的发展前景 长久以来，很多人都认为秘书是一个吃青春饭的工作，谈到秘书，有些人认为那是花枝招展、巧言善辩的小姐的代名词，更多的人则认为，文秘是一个没有什么发展前景的职业。总的说来，社会对秘书的褒贬不一。其实，秘书在企业中属于最基础，也是最重要的岗位之一，其岗位职责描述也是最模糊和最广泛的。作为一种全球性的职业，秘书工作越来越趋于现代化、科学化和专业化。它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。俗话说一个好汉三个帮，能力再强的经理老板们每天也只有二十四小时，日理万机的老板们都离不开一位强有力的“左右手”来协助他们处理各项事务，秘书扮演的正是这样的角色。她/他们和老板进进出出，风光无限。当今社会，秘书职业的发展前景究竟如何呢, 一、秘书职业岗位发展和转换的优势 秘书人员与其他职位的人员相比，在单位或者企业里存在相对的天然优势，如:因与上司接触频繁，在领导面前更容易展现自己的才干，更容易被直接、全面地了解等，有更多的机会接受培训，被提拔的几率也更大。俗话说，“知人善任”，就是这个道理。调查数据显示，秘书工作中有将近20,的内容是协助老板参与公司的经营管理，秘书是老板的左膀右臂，是企业青睐的复合性人才。秘书工作看似平凡琐碎，但是它不再是世俗眼中的“青春饭”和“花瓶”，而是令人羡慕、常开不败的职场玫瑰。 秘书工作因其独特性，在职业转换，特别是公司内部换岗具有很好的优势。 智联招聘网和新浪伊人风采频道在秘书节进行的一个联合调查信息显示，在“您认为秘书将来的职位发展方向是什么”的问题中，选择行政主管的比例最高，是38.53,，其次分别是经理助理(20.34,)、人力资源经理(11.39,)、部门经理(11.30,)、还是秘书(10.20,)、市场/公关部主管(6.21,)、财务管理人员(2.02,)。 二、秘书职业的发展现状与企业需求趋势 (一)秘书职业的发展现状 目前，秘书已被纳入国家职业准入制度职业目录，是国家要求持证上岗的职业之一。但相关资料显示，我国目前从事秘书这一职业的人员已超过2000万，80%以上的秘书没有真正受过专门的系统的秘书培训。而是改行而来的，在工作中边干边学。 以其职能而言，目前我国秘书百分之七、八十均为商业秘书，角色介乎业务与行政之间，而且绝大部分并没有经理层级的决策权，或者是权力太大，等于老板一样。这都是国外企业组织体系内所没有的怪现象。而国内秘书的职权往往不能划分清楚，因此，所负责任小，职权范围狭窄，自然待遇不高，取代性高，流动性大。 在中国，秘书有时并不是一个很受尊敬的职业;是因为秘书的专业训练不够完善，一些人只要会打字、会使用电脑、复印机就可以做秘书了，根本谈不上专业性。中国秘书未达国际，在很多情况下，中国秘书不够自信，他们自觉地把自己定位在一个“低级”的角色，只是等待老板命令，而不会主动提前解决问 题，这显然不符合高标准高薪水的要求。 职场上秘书分为三个层次级，普通秘书的月收入约2000-4000元左右，总经理助理秘书约5000元，而外企公司总裁办公室高级秘书的月薪大约在8000元到1万元之间。而当今快速发展的社会对秘书工作的需求越来越高，特别是加入 WTO 以后，为适应经济全球性、信息网络化的国际大环境，需要培养大批的商务性、实用性的高素质秘书。中国高级秘书协会副会长范立荣表示，现代合格的高素质秘书应是多方位发展的人才，懂两三门外语，熟练运用互联网，具有组织能力、表达能力、沟通能力、团队合作能力。随着国内企业加快成长和越来越多的跨国公司进入中国，高级秘书已成为企业需求的热门人才，也是猎头公司经常猎取的对象。 (二)外企和民企的需求趋势 外企和民企应是今后我国秘书职业就业和发展的主战场。 我国的外资企业秘书可分三类，以接电话、发传真、收发信件等服务型为主的初级秘书;可以用英文写一般信函、起草报告和准备会议的中等秘书和能起草重要的文本、懂法律、税务知识，有应急处理能力的高级秘书。在西方国家很多年资很长的秘书他们会更加受青睐，因为她/他们的自身的素质，以及对企业文化的认同度都造成了他在职业生涯中的游刃有余。具备较强的文字与语言表达能力、综合协调合作能力和逻辑思维与分析能力，富有经验的秘书是在我们国家急需的复合性人才，所以这是一个值得活到老做到老的职业。 以往外资企业对秘书的要求主要体现在语言和形象上，对工作经验并没有太多的要求，但现代职业秘书则对工作经验、个人品行、文化素养乃至性格方面提出了更高的要求。在秘书职位的招聘、推荐过程中，曾经出现一位外企老板秘书职位100比1的“精挑细选”。根据调查显示，秘书分类中的私人助理即“PA”已经成为职业秘书的发展趋势之一。私人助理更像“管家”、“代言人”，针对不同服务对象提供“个性化”的辅助职责，甚至在不同场合代表老板出场行事，是老板的替身。 调研显示，民营企业对秘书人才的需求有很多的共性，概括起来有四个特点，一要有良好的工作态度，有谦虚好学的品行;二要肯吃苦耐劳，学会适应环境;三是注重情商，善于沟通协调、与人共事;四要一专多能，有能胜任文秘工作的综合素质、能力，属复合型通才。 从需求层次上看，80,以上的单位选择了大专(高职)毕业生，只有不到 20,的单位表示需要本科及本科以上的毕业生。这显示，民企对秘书人才的需求比较注重实际，一般认为受过文秘大专层次教育已够用。不少民企认为，他们急需的是文秘专业方面的适用人才，看重的是文秘人才的专业素养、技能和事务能力，并非仅以学历高低为条件。 从需求的秘书类型上看，65,的单位选了复合型秘书，这表明，当前复合型人才最受欢迎，其次为应用型秘书• (15,)、创新型秘书(10,)，另有5,的单位分别选了操作型秘书、技术型秘书。 调研显示，民企需要的文秘人员实际上是“综合文秘”。因单位规模相对较小，文秘分工不是太细，文秘人员身兼多职，往往集文秘工作、财务、统计、人事、档案管理等多种工作于一身，除了必须具备的文秘专业知识和能力之外，还要掌握其他非文秘专业的基础知识。不仅要具备办文办事、熟悉掌握现代办公设备的能力，还要有熟悉驾驭语言的能力和较强的社会活动能力。他们既要为企业领导当“门面”、当“窗口”，搞接待、公关，还要为企业领导出谋献策、辅助决策。 此外，商务秘书、涉外秘书将会成为民营企业需要的秘书主要类型。在市场经济舞台上，企业的秘书不仅要懂得涉外法规、涉外礼仪、涉外经济，还要明白商务方面的信息，了解企业的产销规律和特点，具有一定的策划能力和营销能力。适应民企的客观需要，文秘人员要学习涉外法规、现代企业管理知识和现代生产技术，掌握相关信息资料，学习和运用法律知识，履行好依法办事的责任，适应企业的新需要。 民营企业秘书的参谋咨询作用相对于其他类型的企业更为突出。企业为了在激烈的市场竞争中获胜，更需要高层次、高水平的秘书为自己当好参谋，以增强企业的竞争力。一个好的秘书不仅要做好本职的分内工作，还是主管“上司”的好参谋、好助手，有些事情要替“上司”考虑周全，甚至在不影响关系的前提下，有效地引导“上司”开展各项工作，这是新时期对民企文秘人员提出的新要求。 (三)秘书职业的专业化已成发展趋势 虽说从总体供求来看，秘书职位供大于求，但是从对于专业秘书的要求来说，则表现为储备少、市场符合率低。原因在于应届毕业生和没有工作经验的海归占到了求职者的50%左右，缺少职业化培训。 根据调查显示，现代企业对秘书知识的要求已越来越趋向于专业化和职业化。例如，IT、通讯、机械、电子、微电子等行业，一般会注重秘书所学的专业，在工作中可以利用自身所学的专业知识解决一些遇到的问题，从而更好了解公司的产品或提出解决。 保持完善的专业化、持久的永业化是秘书职业发展的重要内在因素。完善的专业化是指秘书在现代社会发展中，必须确立职业的专业知识技能和素质，就是职业资质。这种职业资质是秘书特有的，保证秘书并立于其他社会职业之中。秘书的资质中的确有些太容易被人替代，因此进一步确立和完善其职业的核心资质非常重要。比如秘书的“第二专业”知识和工作悟性，应当是专业资质的重要内容。持久的永业化是要逐步建立稳定的秘书队伍、合理的秘书人才结构。秘书职业女性多、年轻人多、流动性大，短期从事秘书工作的人员多，这都向持久的永业化发展提出了挑战。完善的专业化是永业化的一个基础，秘书的考核与晋升制度、秘书的职业准入和职业等级制度，也是永业化的重要因素。 (四)秘书职业发展规划 根据秘书职业岗位及发展需求分析，秘书的职业发展方向可以从以下五个方面来进行考虑，即五条发展路线: 1.行政类，这类秘书可以逐渐过渡到行政管理、办公室主任等职位。 2.助理类，这类秘书可以进一步发展为总经理秘书，总经理助理。 3.人事类，这类秘书可以发展为人力资源主管。 4.业务类，由于跟随上司从事业务工作较多，这类秘书可以进一步发展为部门经理，业务经理等。 5.公关类，这类秘书从接待、协调工作过渡到公关经理、客户经理等。 三、秘书岗位职业发展的提升措施 (一)明确目标岗位 有了目标才有了前进的方向和动力，才能不断地提升自身职业化水平，才能深入地了解职业发展目标和规划的真正内涵，也才能更好地在平时的工作中充分发挥自身的优势。因此，秘书要发展，就要摆正心态，注重目标，确定理想，要明确自己的发展目标是什么，自己的目标岗位又在哪里。在日常的工作生活中，最好的做法就是要多问自己“应该做什么?”只有经常作自我发展的计划，尝试 进一步去了解自己所服务的公司、自己的工作、自己的顾客、自己所置身的行业;只有不断提醒自己，亲自去了解企业架构，了解自身可努力的目标岗位，了解人员情况，才有可能为职业发展前景提供努力的方向及基本条件。 (二)了解岗位需求 秘书应当了解企业对于各级文秘的要求，针对文秘各类发展岗位的需求来努力。如:了解谁有资格胜任该职位，自己距离能胜任的岗位还有多远。深入了解岗位对于人员的真正需求，并努力 培养自身的能力。如自己对某个职位有兴趣，不妨让领导知道，证明自己有足够的资格胜任那个位置，对公司可作出更大贡献，还可提出具体建议，而不是考虑在晋升后能得到什么报酬，应把眼光放长远，为自己将来的发展做好准备。 (三)制定相应的计划 机会永远垂青的是有准备的人，计划的制定对于任何一项工作的完成都具有极其重要的意义，及人生规划也是如此。秘书在明确职场目标后，应通过及时充电，提高自己的职业能力，并不断努力、进取和发展。在制定具体计划和规划时，近期1-3年目标要具体，3-5年计划要明确，5-10年规划要鼓励。 (四)努力全面地实施 1.岗位思想提升 据相关调查数据显示，企业对文秘人才的素质需求是多元化的，但都存有“德才兼备”的倾向，企业尤其重视学生的思想和道德素质。大部分企业在招聘文秘人员时最看重的是品德修养素质，以德为首，如:职业道德、事业心、良好人际关系、吃苦耐劳精神、忠于职守等。秘书人员应加强职业道德修养，应树立正确的职业观，培养正确的职业态度，干一行，爱一行，立足本职工作，尽心尽职尽责，在平凡的岗位认真地工作，不要为暂时的眼前薪酬差距而失落和见异思迁。只有眼光长远，才能有所作为，才能获得更大的发展空间，职位进一步提升，职业素质和修养不断提高，才能踏实地走好每一步，在未来的职业道路上越走越宽。 2.职业技能提升 随着我国市场经济的迅速发展，企业对秘书人员的要求也越来越高，其需求已经向职业型、复合多能型转变。一名优秀的文秘工作人员，需要做事干练、性 情随和、主动热情、遵守纪律、善于沟通，有较强的协调能力、应变能力、判断力、对事情的预见能力等等。秘书日常工作的繁杂、琐碎，要求秘书人员必须具备较高的办事能力，无论是办事、办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己对实务工作的处理能力，提高办事效率并掌握一定的办事方法与技巧，提升自身的核心竞争力，避免急功近利。文秘必须集多种技能于一身，是全能的复合型人才。 3.拓展能力提升 秘书工作的实务性很强，秘书人员在平时的日常工作生活中，应更多地去学习，扩大自己的知识面，提高自身的拓展能力及可持续发展能力。企业秘书岗位所承担的岗位工作极为琐碎，但秘书只要坚持以岗位工作为起点和基础，必能沿着一定的职业生涯发展路线不断向前发展。拓展能力及可持续发展能力具体包括:重大活动策划及运作能力，重要经验总结材料撰写能力，企业制度设计能力，员工管理能力，对外公关能力，海外市场开拓谈判与沟通能力，企业与金融机构、税务、海关、工商管理等部门有关的业务管理沟通能力等等。秘书职业生涯本身就是一个不断深造、不断积累、不断提升的过程。处在秘书这个职位中的任何一个人，要想在日益激烈的竞争中求得发展，求得生存，就必须主动更新自己的知识结构，掌握最新的技能、技术，给自己职业的发展提供保障。 4.职业形象提升 良好的职业形象对于秘书自身职业道路的发展必定产生重要的影响。企业在选拔人才时，在注重个人能力的同时还注重求职者的个人素质和职业修养，个人的职业素养的高低往往也成为了企业选拔人才的标准之一。职业形象是一个人职业素质的外在体现，秘书应不断提升自身的业务水平，为人谦逊、诚信，建立和谐融洽的同事关系和业务关系，同时也要注重自己的言谈举止和仪容仪表，以体现良好的职业形象和气质。 参考文献 1. 杨树森著，《秘书学概论》，安徽人民出版社，2005年版。 2. 方习文、杨俊等著，《秘书原理与实务》，合肥工业大学出版社，2005年版。3. 詹之盛、杨宗铮等著，《现代文秘写作》，中国大百科全书出版社，2005年版。4. 郑向晖:“论新时期下秘书人员应具备的素质”，《湖南科技学院学报》2006 第6期。 5. 谭一平:“假如我招聘秘书——本刊记者专访谭一平”，《秘书》2006年04期。 7. 陆雅慧:“我国秘书工作的发展趋势(摘要) ”，《成都大学学报(社会科学版)》1994年02期。 8. 李荫臣:“秘书工作的基本功(三)”，《秘书》1994年08期。 9. 钱世荣:“论秘书工作中的知识辅助”，《办公室业务》2000年02期。 10. 肖丽珍:“乡镇秘书消极心理探究”，《职业时空》2005年14期。 11. 杨树森:“论秘书工作的性质及其对秘书的要求”，《秘书工作》2006年10期。 12. 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