关于固定资产内部控制典型案例分析

关于固定资产内部控制典型案例分析 关于固定资产内部控制典型案例分析 关于固定资产内部控制典型案例分析 口上海金融学院丁小云/撰稿 本文是2006年度财政部立项资助的重点科研课题的部分成 果,项目批准号为20061C14 【摘要】本文介绍了长安福特汽车有限公司和仪征化纤股份有 限公司的固定资产内部控制制度,并通过对两公司固定资产内部 控制具体实施情况的比较与分析,从中发现内部控制设计和 运行的一般规律,以寻求具有可操作性的经验和意见,为进一步完 善《内部会计控制规范》提供佐证. 自上世纪90年代以来,企业内部控制研究逐步成为我国理论 界和实务界关注的一个重要领域.内部控制制度是公司治理结构 的重要组成部分,它的完善与否关系着企业能否建立合理的公司 治理结构.我国政府对此予以了相当的重视.财政部先后颁发了一 系列用于指导全国各单位建立内部会计控制的规范文件,但这些 内部会计控制规范在实际中的具体运行情况怎样?其适应性如何? 一 ,长安福特公司的固定资产内部控制分析 (一)长安福特公司及其固定资产内部控制流程 长安福特总部坐落在长江上游的经济中心——重庆市,是由 中国汽车工业最大的"百年老店"——长安汽车集团和世界领先的 福特汽车公司共同出资成立的,双方各拥有50%的股份,专业生产 满足中国消费者需求的轿车.该厂拥有世界一流的整车生产线, 2005年年产达到15万辆,并已在南京市兴建第二厂区. 长安福特公司的主要管理架构是由合资双方各派代表组成的 董事会,执行委员会及各个部门组成.公司的内部控制系统是在借 鉴美国福特公司具有100多年历史的内部控制体系基础上建立而 成的.具有较高的起点.它的主要内部控制内容包括:控制环境,风 险评估,控制活动,信息与沟通,监督这五大要素,并在COSO内部 控制整体框架指引下,结合我国国情形成了具有一定特色和较高 水准的内部控制系统. 长安福特公司.首先界定了固定资产的范围及内容,其业务流 程包括(简要): 1固定资产投资项目的决策 取得及相关的 使用过程的日 (资产不需用的决策,处置以及会计处理)常维护和安全保障措施 2.资产购置流程 3.资产处置流程 臣亟j圃(确认不能为其他部门可用 —————] <垂垂=== 1是一 .?一f资产处置f 一 匝匦圃匿画ll?———1r—一 否JrL——————二一{ 三蔓至三二?[垂至蔓壅股高会j 4资产实物台账管理和报废流程 (1)台账的设置和保管要求:专人负责台账登记工作;登记凭 证的要求;保管期限等. (2)台账的登记:包括入库登记,领用登记,报废或转移登记. (3)期末报告:按季向财务部报送报表. (4)盘点制度. (5)资产地点转移:包括部门内部在厂区内移动,部门之间在厂 区内移动,转移给其他单位的.买入时直接存放在其他单位的资产等. (6)资产报废,出售的审批和实物处置:包括不同固定资产报 废的程序. (7)通则. (8)记录:规定了固定格式. (9)发布/修订记录:规定了固定格式. 5固定资产盘点制度 (1)目的:通过盘点来确定公司固定资产是否安全,促进固定 资产账实相符. (2)使用范围:列入公司固定资产账目的所有资产项目. (3)参考资料. (4)职责:包括财务部门,主管部门及使用部门的职责. (5)程序:包括基础工作,盘点方法和盘点时间,差异处理以及 囫 ! 盘盈盘亏的会计处理. (6)记录:规定了固定格式. (7)发布/修订记录:规定了固定格式. (二)长安福特固定资产的内部控制特点. 1.注重流程管理 从上述的介绍中可以看到,长安福特的固定资产内部控制进行 的是流程管理.从固定资产投资项目的决策,购置到固定资产的日常 管理,最后处置都有一系列的流程图,相关业务经办人员根据这些流 程图执行有关固定资产的业务.不少企业虽然有一整套的, 但是执行起来却不尽人意,很多业务人员经办有关事项时,不遵守企 业的规章制度.很多情况下,并不是业务人员有意违反企业的制度, 一 个重要的原因是企业缺乏可供操作性的流程,指导业务人员处理 经济业务.长安福特在这方面做得就比较好,公司采用的是福特公司 的管理经验,在流程设计上比较科学合理,有效地指导了业务人员的 工作.如长安福特的不少员工就提到,在很多情况下,他们的工作不 是来自于领导的命令,而是按程序办事. 2.加强固定资产实物台账管理 固定资产的内部控制是全方位的控制,从固定资产投资决策, 购置,一直到日常管理和处置,每个环节都很重要.很多企业比较 重视固定资产的购置,但固定资产购买回来后,对日常管理却不够 重视.长安福特公司设立了完善的固定资产实物台账管理制度,对 台账的设置,登记,保管,报告进行了详细的规定,并加以执行.通 过对固定资产的台账管理,公司较好地保证了固定资产的完整性 和安全性,维护了资产的正常运行. 3.注重固定资产的内部控制自我 内部控制的评价,在我国很多企业中一直是一个薄弱环节.一般 来说企业都有相应的内部控制制度.但不少企业对如何评价和考核 内部控制的运行却缺乏经验和有效的手段.长安福特的内部控制制 度中的一个重要组成部分就是内部控制评价.该公司制定了详尽的 内部控制审核项目,从固定资产的购置到日常管理的处置,都是企业 内部审核小组予以关注的对象.通过内部审核,长安福特有效地监督 了内部控制的运行情况,对出现的问题能够及时发现,并予以纠正. 二,仪征化纤股份有限公司内部控制分析 (一)仪征化纤股份有限公司及其固定资产内部控制流程 中国石化仪征化纤股份有限公司是中国石油化工股份有限公 司的控股子公司,是我国最大的现代化化纤和化纤原料生产基地. 仪化股份公司主要从事生产及销售聚酯切片和涤纶纤维业务,并 配套生产聚酯主要原料精对苯二甲酸(PTA),经营范围包括化纤及 化工产品的生产及销售,原辅材料的生产,化工化纤及纺织技术开 发,自产产品运输及技术服务. 在内部控制方面,2000年中石化进行重组,中石化股份公司成 为仪化股份的大股东.随即仪化股份进行了较大规模的财务纪律 整改.逐步完善内控机制.公司每年都要组织财务大检查,并且定 期聘请中介机构对下属公司的经营状况进行审计. 仪征化纤于20o2年12月成功实施ERP.ERP建设的核心问题 就是规范管理流程,遵循,依照程序,减少例外.在ERP实施的过 程中,投入了大量的精力进行流程的规范.财务管理按照内控的要求, 严格遵循国家财务法规和中国石化内部会计制度,将ERP的标准流程 与企业内部财务管理的实际需求紧密结合,实现了财务的有效监督. 仪征化纤股份有限公司关于固定资产内部控制的业务目标, 控制点及业务流程如附表(简要): (二)仪征化纤股份有限公司固定资产内部控制的特点 囤 通过对仪征化纤股份有限公司固定资产管理业务流程的分 析,可以看出该公司关于固定资产的内部控制有以下特点: 1围绕经营目标,财务目标,合规目标进行控制 内部控制目标是指导其设计和实施的根本指南.内部控制必 须围绕所要实现的目标,才能找到企业管理,经营活动中与最终控 制结果相关的因素.企业的控制活动是否有效,主要的衡量标准就 是控制活动能否与控制目标保持一致.企业内部控制的目标主要 有保证管理政策的有效贯彻和实施以及管理效率和效果,业务活 动的合法性和会计信息的真实可靠.企业要想使控制活动能够与 控制目标保持一致,内部控制设计就要关注上述问题. 因此,该公司在阐述关于固定资产管理的经营目标,财务目标 及合规目标的基础上,提出固定资产管理过程中可能出现的经营 风险,财务风险及合规风险,围绕业务目标设计了有关固定资产业 务流程步骤与控制点,可以保证关于固定资产会计信息的可靠性, 企业财产的安全性和合法性. 2.组织结构严密,岗位责任明确,强调授权审批控制 企业经营活动的开展具有很强的层次,权力的归属呈现出"金字塔"的特征.由于精力有限,上级管理者必须进行分权管理,这就 产生了授权的问题,企业固定资产相关的业务活动也应该按照一 定的审批程序进行.内部控制必须确定授权审批的程序,保证权力 的分配与责任界定相配合,既要设计出合理的授权审批控制措施, 又要保证授权活动的贯彻实施. 按照授权审批对象的发生频率和范围可以把授权审批活动划分 为一般授权和特别授权.一般授权针对的是企业中经常发生,涉及范 围较广的日常经济业务,其主要内容包括不同数额业务审批权的归 属,授权审批责任的确定以及交易活动的具体审批程序,在实际工作 中还会发生在同级别管理者之间,这也属于一般授权.在此案例中,比 如,设备管理部门和固定资产使用部门依据有关单据对新增固定资产 共同进行验收;固定资产使用部门根据固定资产性能及使用现状提出 维护修理计划,由设备管理部门审核,报公司分管副总经理审批后实 施;关于固定资产的清查由设备部和资产财务部共同定期组织实施. 特殊授权针对的是企业中发生频率较低,较为重要的非常规活 动,例如重大的项目投资决策,债券和股票的发行等等,主要规定了 这些活动的决策程序,制衡机制和权责分布.例如,该公司关于固定 资产报废的处置,单台原值在5万元以上50万元以下的固定资产 由使用单位提出初步鉴定意见,公司鉴定组鉴定,报董事长审批;关 于固定资产减值数额需经资产财务部会同设备部审核,报总经理班 子,董事会审批,资产财务部根据审批结果及时计提入账. &突出闲置固定资产的处置 企业闲置的固定资产是指连续停用1年以上或新购设备因计 划变更不用以及技改等更换下线,仍具有使用价值的固定资产.闲 置固定资产不仅占用了企业大量的资金,而且对于闲置资产不合 理的处置将会造成资产流失.给企业带来较大的损失.因此,在此 案例中,该公司对于闲置固定资产的处置从审批同意到妥善保管, 到正确核算再到充分有效利用都作了相应的规定,并在此过程中 注意各部门的有效制衡. 三,对长安福特公司和仪征化纤股份有限公司固定资产内部 控制的评价 长安福特和仪征化纤公司均是国内同类企业中较为成功的企 业.关于固定资产的内部控制制度均体现了重视流程管理,重视IT 技术.注意授权审批,强调记录控制等内部控制的关键环节,其中 值得借鉴和注意的有: (一)关于固定资产取得的控制确,资本性支出挤占生产成本或费用等问题.关于这方面的问题,在 鉴于固定资产投资本身所具有的投入资金多,影响持续时间调研过程中,两公司均表示是严格按照会计制度进行处理的. 长,回收慢,风险多的特点,决定了固定资产投资决策直接影响着(三)良好的企业文化和员工素质是内部控制有效实施的保证 企业未来长期效益与发展.因此,企业在进行固定资产投资决策仪征化纤股份公司的内部会计控制系统是建立在较高的信息 前,应开展投资项目的可行性研究.可行性研究包括宏观与微观两管理平台上的,特别是该公司的ERP系统成功运行以来,似乎给内 方面的研究,在考虑投资项目满足社会需要程度的前提下,重点研部会计控制系统设计的完备性添上了亮丽的色彩.但内部会计控 究投资项目的必要性,技术上的可行性以及经济上的合理性等,在制系统的有效性并不一定体现在设计的完美上,还要有运行的有 经过充分的技术经济论证和比较并经审查认定后选择最佳可效性.2005年该公司营销部财务科的,名会计"蚂蚁搬家"挪用货 行方案作为编制计划任务书的依据.也就是企业必须对固定资产款5000万元,成为建厂近3O年来涉案金额最大的经济案件.为什 的增加进行预算管理.么会发生如此严重的经济案件?这也是不少单位目前内部控制过 在这方面,长安福特公司突出了固定资产投资项目的决策,而程中容易忽略的问题,制度的制定关键在于有效的落实. 仪征化纤公司对于固定资产的预算以及以各种取得方式增加的固根据笔者的调研,收集相关资料,进行实地观察,调查和座谈等 定资产的验收,入库,保险控制较少涉及,容易盲目购建,造成投资形式,对长安福特公司的固定资产内部控制有了较多的了解,深切体 失误,预算失控.会到该公司有一个重视内部控制的企业文化,为内部控制系统提供 (二)关于固定资产使用成本与费用的控制了很好的环境.从董事会,经理层到每个员工都有着自我核查的意 固定资产使用过程中的成本和费用主要有固定资产修理成本,识.一个作业完成后要对自我表现进行评估,起到了自我复核的作 固定资产转移成本,固定资产管理成本和无形损耗成本.会计系统对用.所以长安福特公司的内部控制系统得到了业内人士的推崇,在减 成本和费用的关键控制点就体现在上述成本费用的控制中.正确确少差错和舞弊上有着较好的防范.当一个企业形成了内部控制的文 认和计量固定资产修理费用,会计和出纳人员要监督修理资金的收化,那么内部控制就不是,句空话,而是实实在在的东西了. 付,结余情况进行预算控制;融资或经营租入固定资产的运输费用的可以看出,在我国,越来越多的企业开始重视内部会计控制, 核算,计八管理成本或固定资产成本;在企业中转移大型的设备需要都根据自身情况制定了相关的内部控制制度.然而会计信息失真, 雇佣车辆和人员的劳动报酬等.因此,在此过程中,主要是要划分资费用支出失控,违法违纪现象仍时有发生,如何使内部控制更有效 本性支出和收益性支出的界限.否则就会带来资本化利息计算不正地发挥作用,仍是每位会计界人士都应该思考和解决的问题.? 附表 业务目标控制点流程图 1充分利用现有1建立,登记固定资产账,卡,表 固定资产服务分别对设备管理部门,固定资产使用部门财务部门,规划建设部门建立固定资产账,卡,表予以详细规定 子生产经营活1.建立,登记固定 动.保证固定资2固定资产保管资产账表卡 产的实体和性对设备管理部门,生产,安全部门关于固定资产保管的职责予以规定 能安全有效3固定资产修理盘_固定资产使用部门根据固定资产性能及使用现状提出维护修理计划,由设备管理部门审核,报公司分管副总 2按照公司规经理审批后实施舅定.实行固定资 3.固定资产修理l产分类管理, 统4固定资产更新改造 一 标准代码 一 i" 固定资产使用部门根据固定资产现有性能及使用情况,提出更新改造计划,由归13gl~f]初审,计划部门汇总, 报公司总经理依照授权权限审定后实施,更新改造项目全部列入当年的投资计划 3如实反映固定5. 固定资产清查4固定资产更新改造 资产的价值.确设备部与资产财务部定期组织固定资产清查,使用单位运行保障室,综合管理室根据固定资产清查要求进行I 保账面价值的固定资产实物与账面核对.对固定资产实物作清查标识.清查结束,经使用单位运行保障室综合管理室签宇 真实,准确和完后, 将相关资料信息报设备部.出现资产盘盈,盘亏要分析原因.设备部负责清查资料汇总,核实盘盈,盘亏情匝蓝整况, 会同财务部门提出处理意见,报公司审定i'4固定资产管6固定资产处置——————L——, 6固定资产处置_理遵守国家有分别对盘盈,盘亏,毁损固定资产处置,闲置固定资产处置以及报废固定资产处置予以详细规定I关安全,消防,7固定资产核算与分析 环保等规定及财务部门审核固定资产增减变动的有关手续 ,并根据审核无误的有关单据及时对固定资产增减变动的情况7固定资产核算 公司内部规章进行账务处理 .财务部门负责人审核凭证及账表与分析 制度财务部门按照公司确定的固定资产分类,使用年限计提固定资产折旧;财务部门负责人要负责审核本级公司 的折旧提取是否正确 5收购和出售合财务部门根据资产使用部门 ,技术部门和设备部门提供的有关资料,对资产状况进行检查分析,正确计提固 同符合《合同定资产减值准备 .减值数额需经资产财务部会同设备部审核,报总经理班子,董事会审批.资产财务部根据审 法》等国家法批结果及时计提入账 律,法规及公司设备 ,财务部门应定期对固定资产运营状况进行分析,及时掌握资产利用效果,分析报告须经公司总经理审 内部规章制度核确认 ,对分析报告中指出的问题,各有关部门应认真采取措施加以改进 I69