写英文商务邮件必备的9大黄金句子

写英文商务邮件必备的9大黄金句子 写英文商务邮件必备的9大黄金句子 1. Initiate a meeting 发起会议 I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A。 今天下午我建议我们就A项目的发展开会讨论一下。 I suggest we have a call tonight at 9:30pm (China Time) with you and Brown. Please let me know if the time is okay for you and Ben。 我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下，你和Ben有没有空, We’d like to have the meeting on Thu Oct 30. Same time。 十月三十号(周四)，老时间，开会。 Let’s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time。 下周一盐湖城时区下午五点半开会。 I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XX project。 我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。 2. Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息/反馈/建议 Shall you have any problem accessing the folders, please let me knows。 如果存取文件有任何问题请和我联系。 Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule。 谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。 Look forward to your feedbacks and suggestions soon。 期待您的反馈建议～ What is your opinion on the schedule and next steps we proposed? 你对计划方面有什么想法,下一步我们应该怎么做, What do you think about this? 这个你怎么想, Feel free to give your comments。 请随意提出您的建议。 Any question, please don’t hesitate to let me know。 有任何问题，欢迎和我们联系。 Any question, please let me know。 有任何问题，欢迎和我们联系。 Please contact me if you have any questions。 有任何问题，欢迎和我们联系。 Your comments and suggestions are welcome! 欢迎您的评论和建议～ Please let me know what you think? 欢迎您的评论和建议～ Do you have any idea about this? 对于这个您有什么建议吗, It would be nice if you could provide a bit more information on the user’s behavior。 您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了～ At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue。 如果可以，我希望你能负责这件事情。 3. Give feedback 意见反馈 Please see comments below。 请看下面的评论。 My answers are in blue below。 我的回答已标蓝。 I add some comments to the document for your reference。 我就文档添加了一些备注，仅供参考。 4. Attachment 附件 I enclose the evaluation report for your reference。 我附加了评估报告供您阅读。 Please check the attached file for today’s meeting notes。 今天的会议记录在附件里查收。 The attachment is the design document, please review it。 设计文档在附件里，请评阅。 For other known issues related to individual features, please see attached release notes。 其他个人特征方面的信息请见附件。 5. Point listing 列表 Today we would like to finish following tasks by the end of today: 1…….2……。 今天我们要完成的任务:1…….2……。 Some known issues in this release: 1…….2……。 声明中涉及的一些问题:1…….2……。 Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns: 1…….2……。 我们阅读了最新的供应链管理政策，做出如下考虑:1…….2……。 Here are some more questions/issues for your team: 1…….2……。 以下是对你们团队的一些问题:1…….2……。 The current status is as following: 1……2…… 目前数据如下:1……2…… Some items need your attention: 1…….2……。 以下方面需提请注意:1…….2……。 6. Raise question 提出问题 I have some questions about the report XX-XXX 我对XX-XXX报告有一些疑问。 For the assignment ABC, I have the following questions: … 就ABC，我有以下几个问题:…… 7. Proposal 提议 For the next step of platform implementation, I am proposing… 关于平台启动的下一步计划，我有一个提议…… I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future。 我建议我们就一周项目开一个电话会议。 Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue… Achievo团队建议应对突出问题采用A办法。 8. Thanks note 感谢信 Thank you so much for the cooperation。 感谢你的合作～ I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project。 对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。 Thanks for your attention! 谢谢关心～ Your kind assistance on this are very much appreciated。 我们对您的协助表示感谢。 Really appreciate your help! 非常感谢您的帮助～ 9. Apology 道歉 I sincerely apologize for this misunderstanding! 对造成的误解我真诚道歉～ I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP。 很抱歉现在才进行询问，但是我们需要尽快核实执行信息。 商务英语写作的过程与基本要求 准备——深思熟虑 准备工作可以采用多种形式。具体讲，一般需要对以下几方面有明确的认识: 1( 作者的角色 一般来说，首先要判定交际双方的等级关系和亲疏关系，然后即可确定交际走向是否应为上行文、下行文或平行文。划分出这个界限，才能做到语言准确得体。 2( 读者的角色 读者信息包括: -身份(决定语气) -专业水平(决定用词) -人数 -主次 3( 预期的目的 效率是第一位的，因此最好开门见山，切中主题;文字应简洁明了。 起稿——条理分明 在写的过程中，我们需要完成如下几项任务: 1( 确定篇幅 一般分为开头、主体、结尾三部分。 读者视角:迅速捕捉头尾信息。 2( 组织布局 商务文章注重逻辑性，结构严谨，环环相扣。 由近至远，由浅至深，由轻至重。 3( 区分类别 在给自己的文章定位时，以下几点值得我们注意。 ? 记叙与非记叙 ? 互动性与单向性 ? 抽象信息与具体信息 ? 客观描述与主观判断 定稿——精雕细琢 定稿的标准尺度: 布局合理，层次分明 信息合理，完整 语气恰当，适合读者 语句连贯，一气呵成 句型丰富，短句为主 措辞到位，表达准确 商务写作的基本要求: 在写作过程中都必须遵循的六大原则，即准确(Correctness)、清楚(Clarity)、简明 (Conciseness)、具体(Concreteness)、完整(Completeness)、和礼貌(Courtesy)， 也叫做商务写作的6C原则。 第一条原则:准确(correctness) 从广义上讲，商务英语写作的准确性原则包括四层意义: 阅读人能理解、接受的英语水平 使用精确措词，传达准确信息 正确地使用语法和标点符号 拼写正确 (1)恰当的语言风格 我们在撰写正式的商务英语写作时，应尽量使用正规的语言;而当起草非正式的商务便条、 商务便函及商务书信时，可使用较通俗的口语。请比较下面两组例词: Formal Informal approximately inquire ascertain obtain assist participate construct purchase contribute sufficient difficult utilize About Ask find out receive help share build buy give enough hard use (2)准确的措词和信息 商务写作离不开商务术语，一般常用的商业术语用字简洁。商务英语写作应该特别注意措词 和信息的正确性。 (3)正确的语法和标点符号 常见的标点符号错误主要出现在逗号、冒号、省字号等。 常见的语法错误一般出现在以下几个方面: ?主谓之间的一致关系 ?代词与先行词之间的一致关系 ?悬垂句 ?修饰语与被修饰语之间的一致关系 ?状语的位置 (4)正确的拼写 第二条原则:清楚(Clarity) 写作中要合理安排要点，运用正确的句型句法，突出重点，层次分明。 (1)逻辑布局(Logical Organization) 常用的逻辑布局方法包括: ?因果关系(Cause & Effect) ?时间顺序(Chronological Development) ?序列顺序(Sequential Development) ?比较(Comparison) ?一般到特殊(From General to Specific) ?特殊到一般(From Specific to General) (2)合理构架句群与段落(Well-Written Sentences & Paragraphs) 在商务英语写作中，应该合理安排句子和段落的结构与长度，把各种长句、短句、简句、复 杂句等最佳组合成长度恰当的段落。请看例句: Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor ) Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised ) (3)统一性与一致性(Unity and Coherence) 一篇商务写作的每一个段落都要围绕一个论点从不同方面进行论证，而在每一个段落中又都 有一个主题句(topic sentence)，一般安排在段首或段尾，而其它的句子则围绕着它进行 论证，全文就这样一步进一步，一环扣一环地统一在主题思想上。而且，句子与句子之间， 段落与段落之间都要前后呼应，首尾连贯。 (4)强调(Emphasis) 在商务英语写作中，有时需要强调某些单词、词组、句子，突出它们的作用，可以采用一些 技巧手段，如下加横线，大写，或不同的字体、颜色等。 (5)避免采用模糊的语句(ambiguous sentence) 注意将句中关系紧密的词尽量靠近 第三条原则:简洁(Conciseness) 简洁是现代商务英语写作的发展趋势，是在保证内容完整无损的前提下用尽可能少的词句来阐明主题。商务英语写作要求既筒短扼要，又不失完整与清楚明白，还要包括必要的礼貌。 (1)用简洁的语言(Use simple language) 尽量使用 避免使用 please will you be good enough to prefer express a preference for because for the reason that ask request buy purchase need request do accomplish letter communication (2)少用陈词滥调(Omit trite expressions) 下表列出的是一些常见的陈词滥调: in the near future it has come to my attention at your earliest possible convenience avail yourself of this opportunity don' t hesitate take the liberty to due to the fact that thanking you in advance enclosed herein with kindest regards (3)避免冗长的表达方式和不必要的重复(avoid wordy expressions & unnecessary repetition) 请看下表中的两组例子，比较一下修改前与修改后的差别。 Wordy Concise We would like to A long period of time I expected it to be During the year of 1995 For the development of Square in shape During the time that please a long time expected during 1995 for developing square while (4)删改无关紧要的成份(Remove unneeded facts) 如果句中的某些成份被删除后不影响句子的原意，那么就应该毫不犹豫地把它们删改掉。如 下面句子中的划线部分被删去后并不影响句子的原义: It should be noted that this is the best we can do。 (5)多使用主动语态的句子结构以明确表达意思 请比较下面两个句子: Payment of their accounts will be made by Johnsons next week( Johnsons will pay their accounts next week( 第四条原则:具体(Concreteness) 商务英语写作要求内容书写得具体和明确，因此，尽量使用确定、具体的语言，直接了当地传递信息，说明问题，切忌笼统模糊。 (1)尽可能地提供明确、具体的信息。 (2)使用具体词汇 避免使用抽象的词汇，因为抽象的词汇往往令人感觉模糊笼统。 第五条原则:完整(Completeness) 商务英语写作的内容务必完整周密，任何要点的遗漏都可能导致重大损失。 第六条原则:礼貌(Courtesy) 商务英语写作中的礼貌原则，并不是指采用一些客套的句式，而是指一种贯彻于全文的尊重、理解和体谅对方的态度 以下是几条有助于礼貌的写作方法: 使用礼貌友好的词汇 体谅对方的写作态度(You-Attitude) 措辞得体(Appropriate Wording) 避免使用有性别歧视之嫌的词语 及时答复(Timely Response)