批量打印带照片的准考证设置方法

批量打印带照片的准考证设置方法 1 利用Word邮件合并批量打印带照片的证 据我所学利用word的邮件合并功能可以批量打印出相关信息但批量打印带照片的证书邮件合并能完成这个要求呢经过一番摸索、查寻终于找到办法可以解决了具体过程如下 准备工作准备一份考生信息数据库可以是Word创建的数据源也可以像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在邮件合并时就不需要再创建新的数据源直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是在使用Excel工作簿时必须保证数据文件是数据库格式即第一行必须是字段名数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享避免重复劳动提高办公效率。。我最常用的是Excel簿里面包含了编号、准考证号、考生姓名及其他相关信息的字段要批量打印照片的话还需要加一个照片的路径和文件名的字段如果照片的文件名正好是考生的准考证号或姓名的话可免假设照片放在e:photo文件夹里每位考生的照片文件名和准考证号相对应如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题。数据准备工作的正确与否关系到以后打印出来的证件正确与否所以必须要仔细校对正确。 接下来的工作就是要设计邮件合并的了步骤如下 1启动word程序从菜单栏中选择“工具――邮件合并”将出现“邮件合并帮助器”对话框 2在“邮件合并帮助器” 对话框中的第一步“主文档”中单击“创建” 下拉按钮选择“套用信函” 如果想在一张纸上打印多份的话选择“分类”再在出现的对话框中点击“活动窗口A”按钮。 3在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据G”下拉按钮选择“打开数据源O??”在出现打开文件对话框中打开刚 ”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档M”这时你会保存的Excel电子表格点击“确定 发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏 4然后画好表格填好项目进行排版、设置纸张再把光标置于要插入相应项目的位置点击“邮件合并”工具栏的“插入合并域”下拉菜单下拉菜单中的相应选项与Excel数据表格中的标题行是一一对应的然后单击下拉菜单中的相应选项直至插入所有只包含文字的域。 5下面是实现批量打印照片的关键一步就是照片域的实现 先把光标定位在要插入照片的地方按CtrlF9插入一个域输入“IncludePicture e:photo”不包含外侧双引号再按CtrlF9插入一个域输入“MergeField 准考证号”光标定位到这个域之后输入“.jpg”最后看到的结果应该是 IncludePicture e:photoMergeField 准考证号.jpg。这一步思路很好用“准考证号”后就省得为每个文件输入路径了 现在保持光标在域中按ShiftF9将代码转换为结果也就是把图片内容显示出来。这时候如果什么也没显示不要慌按个F9刷新一下域就行了。其实在按ShiftF9之前直接按F9刷新域也可以显示出 2 来图片。不过图片大小似乎不太合适调整一下吧。 6然后单击合并到新文档按钮切换到生成的新文档里咦怎么照片处什么都没有不会是上当了吧别急保存生成文件不用关闭文件再打开按CtrlA全选再按F9哈哈每位考生对应的照片是不是全出来了。不对????好像所有的图片好像显示的都是第一个人的照片。没关系全选这个Word文档然后按F9对所有域进行刷新。这时候图片应该都换成了正确的图片如果还没有——也许Word有这么个BUG——那你就先把这个文档保存下来关闭再打开全选F9刷新。图片刷新的问题是解决了但是又出现了另一个问题图片大小都变成调整前的了。也就是说我们插入INCLUDEPICTURE域之后所做的调整全都失效。查查Word的帮助文档可以找到所有域代码都可以有一个开关用来保存对域结果进行的格式修改 MERGEFORMAT注意前面的是必须的“”后面有个空格。所以将上面的INCLUDEPICTURE域代码修改为 INCLUDEPICTURE e:photoMergeField 准考证号.jpg MERGEFORMAT 在邮 件合并模板中F9刷新显示图片调整图片再合并成新文档刷新全部域——OK这次全都是调整后的格式了。 实际上插入一张照片使用的域是IncludePicture e:photo001.jpg插入准考证域用的是MergeField 准考证号而本文把这两个域嵌套起来就成了IncludePicture e:photoMergeField 准考证号.jpg从而实现了本文最初提出的要求――批量打印照片。如果想打印在学籍、证件、档案上在准备好数据库文件的情况下对主文档模板作相应设计修改同样也可以实现可谓一举多得不用再找专用软件来批量打印照片啦。 建议使用word2000在word 2003中插入文字域的方法比较烦在这里不一一表述了。 附INCLUDEPICTURE的Word域的用法 域用法 INCLUDEPICTURE FileName Switches FileName 图形文件的名称和位置。 如果其中包含较长的带空格文件名请用引号引住。如IncludePicture D:Documents and SettingsAdministrator桌面用Word邮件合并实现批量打印带照片证件邮件合并urlfile://photo4220001.jpgphoto4220001.jpg/url 指定路径路径操作系统用来定位文件夹或文件的路径例如 C:ManualArtArt 22.gif时请以双反斜杠替代单反斜杠。例如“C:ManualArtArt 22.gif” IncludePicture域中的文件名路径也可以使用相对路径。如IncludePicture 邮件合并urlfile://photo4220001.jpgphoto4220001.jpg/url文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。用相对路径的好处是只要把包含word模板文件、数据库文件和照片文件夹放在一 3 个文件夹内那么拷贝到其他任何一台安装有office软件的电脑上都可以合并打印了。 Switches 开关如下 c Converter 指定要 .flt 扩展名例如输入 picture 表示筛选使用的图形筛选。图形筛选的文件名不带有 文件 Picture.flt。 d 图形数据不随文档保存以减小文件长度。 MERGEFORMAT 注意前面的是必须的“”后面有个空格所有域代码都有这个开关用来保存对域结果进行的格式修改。 注意事项 1插入域的时候包含域代码的那一对大括号并不是手工输入的。应该使用CtrlF9来插入域此时会自动插入表示域的那一对大括号并在其中填写域代码。 2特别注意引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行否则Word将找不到图片文件只会出现一个红叉。比如不能写成 IncludePicture e:photoMergeField 准考证号.jpg因为e前多加了空格。 3最后还有一点不得不说明图片只有在应用“嵌入型”版式的时候才可以用于邮件合并。如果选成其它格式虽然定位方便了但是邮件合并的时候会不认它。如果确实需要灵活的定位可以考虑插入一个文本框去掉边框等属性并在这个文本框里插入INCLUDEPICTURE域代码调文本框的位置即可 关于带照片的准考证的打印类似的文章较多大多用VFP报表功能来实现。这里我们向大家介绍一种新的方法用Word的邮件合并功能来完成带照片的准考证打印。 Word的邮件喜?δ艽蠹冶冉鲜煜び玫囊步隙嗟 型计 氖 菰慈绾尾拍苁迪终庖还δ苣?如图1为某学校参加会考学生的数据该数据全部用Excel录入照片作为其中的一个字段已放在单元格内。如果用VFP还需将工作表转换成DBF格式并将照片复制成一个个单独的图片文件由于人数较多用这种方法来实现是比较困难的。 一般来说把带照片的Excel数据文档作为数据源用邮件合并功能是无法显示照片的。难道用邮件合并功能就真的不能实现带照片准考证的打印了吗经过笔者一番探索此问题终于得到解决。 转换数据源 设置图片格式 1. 选中并复制图1所示的Excel数据区域打开Word新建一文档命名为“源数据”。执行 4 “编辑?粘贴”命令将Excel数据转换为Word表格。由于表格中的图片不是作为字符存在的因此图片无法作为数据进行邮件合并也就是说合并后的主文档是不能显示照片的。所以本例的关键在于图 片格式的设置。Word图片与文字的排版方式有五种。只有嵌入型方式在排版时能将图片作为文字对象来处理。所谓嵌入型是把插入的图片当做一个字符插入到文本中在与别的图片进行排版时它被当成了文字对象要改变其位置可以像改变文字位置一样使用键盘上的空格键来实现。因此只要将图片版式设定为嵌入型就可以了。 2. 选中图片点击鼠标右键打开“设置图片格式”对话框点击“版式”选项卡选择“嵌入型”单击〔确定〕按钮退出。用同样方法将所有图片版式设定为嵌入型后保存文档退出。下一步就可进行邮件合并了。 制作打印模板 进行邮件合并 1. 图2为准考证样式在准考证上实现数据套打具体步骤如下先用扫描仪将准考证扫描下来注意扫描时比例选择100扫描分辨率设为75dpi即可。为确保扫描图片大小不变扫描前用黑色钢笔或铅笔将明信片四周边缘涂上一圈黑线条。将图片扫描完成后用Photoshop图片处理软件将黑线条之外的多余部分剪切掉同时将黑线条擦掉。将图片大小设置为准考证实际大小保存图片为GIF或JPG格式。 图2 2. 启动Word 2000执行“插入图片?来自文件”将扫描好的图片插入文档中。右击图片选择“设置图片格式”命令在弹出的“设置 “颜色和线条”设为黑色实线“版式”为衬于文字下方“大小”设图片格式对话框”中将 置和原图相同宽和高。在需要套打文字或图片的区域插入文本框将文本框线条和颜色设为无线条颜色。双击文本框设定文本框文字格式。一切设定完成后打印模版就建成了。 图1 3. 在打印模板主文档中执行“工具?邮件合并”命令打开“邮件合并帮助器”对话框点击“主文档”右侧的〔创建〕按钮选择“套用信函”选项在弹出的对话框中按〔活动窗口〕按钮。在上述对话框中单击数据源下面的〔获取数据〕按钮定位并打开转换的“源数据”表格一路〔确定〕下去。然后关闭“邮件合并帮助器”对话框。将光标移至主文档需要插入合并域的地方点击邮件合并工具栏上的〔插入合并域〕按钮如图3所示完成所有合并域的插入。 5 图3 4. 邮件合并完成后下一步就是打印准考证了。为避免将图片打印出来影响效果首先将扫描的准考证图片删除。单击邮件合并工具栏上的〔查看合并数据〕按钮就可预览合并后的结果并可实现数据定向打印效果如图4所示。也可按下〔合并到打印机〕按钮实现数据批量打印。原本需要很长时间完成的打印任务几分钟就可以搞定了怎么样很简单吧。 图4