公司发票管理规定

公司发票管理规定 XXXXXXX有限责任公司?发票管理办法 XXXXXXX有限责任公司 发票管理办法 随着企业外部法律环境的不断严谨～国家税务机关及公司上级管理等部门加大了对企业发票使用方面的监管力度～自税务局将发票使用纳入实时电子监控后～对公司的发票使用情况进行更严格的监督。这要求公司各部门依法从事各项业务活动～依法开具增值税发票～避免违法违规给企业带来涉税风险。 一、发票的领购及保管 1、对领购来的发票进行电子发票及纸质发票的核对。 2、每天开票后核对纸质发票留存数量是否与电子发票数量一致～确保发票没有丢失。 3、每批次发票使用完毕后对存根联次进行装订成册～以备税务机关检查。 4、领购来的发票必须存放在出纳保险箱内～不得在其他任何地方存放。 5、发票专用章、发票领购本、发票IC卡～由发票管理人妥善存放保管。 二、发票的使用及管理 1、客户发票档案管理: 业务员应保证客户档案资料的真实、准确。客户资料登记在客户资料表中,见附件1,～有业务员签字确认～传回分管内勤。口述无效: 首先由销售部根据资料表添加ERP档案～再交由开票员添加开票档 1 XXXXXXX有限责任公司?发票管理办法 案～并最终由财务部存档。 销售部、财务部、开票员共同按照统一的档案添加客户资料～保证销售内勤ERP档案、账面、开票机档案保持一致。如发现ERP客户档案、相关报表客户名称、交款单客户名称与开票资料不一致则对责任人罚款200元。 对于正在工商注册登记期间的客户～可以按照拟注册名称添加客户档案～但一律不能开具增值税专用发票。 2、分管内勤人员应严格把关～禁止发货、回款、开票不为同一客户的情况。财务部门每月将重点核实从发货、开票到回款保持一致的情况～如有不符一经发现～每一条对内勤人员罚款200元。第二次罚款400元～以此累进。三次以上勒令不止将依法处理。 3、在发货后30天内～必须开具出发票～超出期限不开具增值税专用发票按票面金额的0.4%对业务员进行罚款～罚款金额不足200元的按200元罚款。每超过1天罚款50元。对于不需要增值税专用发票的客户及时通知开票员开具增值税普通发票。 4、禁止未发完货提前开具发票。对擅自提前开票行为～责任人及开票人员各罚款200元。累计出现三次将停发该业务员提成。 5、禁止开票名称与实际发货名称不符。擅自开具发票名称与货物不符的发票对责任人及开票人员分别罚款200元。 6、业务员对提供的开票信息负责～开票前应落实客户正确的开票信息。除客户退货原因外～凡造成发票作废、红字产生的～对相关责任人罚款200元。 2 XXXXXXX有限责任公司?发票管理办法 7、开出的发票应按照客户要求及时送达对方手中～客户未做要求的至少应在开票后30日内安全送达客户。逾期未到达客户手中～分管业务员罚款1000元。每月7号前应将客户收到发票的证明,附件2,,汇总后交财务部存档～对于已签收的发票丢失的每份罚款2000元。 8、根据鲁国税函[2010]244号规定～对单笔货款在1万元以上的～销货方应验证领票人身份证～并留存复印件。 9、严禁客户退货后不进行红字发票开具处理～因货物质量问题退货产生的红字发票不罚款。 10、销售部内勤应每月统计出客户的欠票情况。在业务处理过程中～如遇特殊情况应与财务部门相互沟通～共同做出正确的处理办法。擅自处理造成错误的每条记录罚款50元～造成损失的赔偿损失。 三、采购进项发票管理 1、当月收到的采购进项发票当月进行ERP结算～禁止跨月留存。 2、交给财务部进行账务处理的发票必须保证开票信息正确、票面信息与录入ERP的数据一致无误、相关附件前后信息一致准确。 3、因发票等相关结算信息错误对责任人罚款200元。 2012-12-12 3 XXXXXXX有限责任公司?发票管理办法 附件1: 编号: 客 户 全 称 税 号 地址及电话 开户行及账号 是否要增值税专用发票 注:请用正楷认真填写所涉及的贵公司资料 业务员签字: 登记日期: 年 月 日 4 XXXXXXX有限责任公司?发票管理办法 附件2: 发票签收汇总表 客户名称: 序号 发票号码 开具时间 重量 单价 金额 收到请勾选 1 2 3 4 5 6 7 5 XXXXXXX有限责任公司?发票管理办法 8 9 10 以上勾选发票～我公司都已收到。签字确认: 日期: 注:各部门根据自身业务情况可自行设计发票签收表格，该表格至少应反映该发票的基本信息及签收情况。 ------------下面黄颜色是赠送的简历模板不需要的可以下载后编辑删除 简历——智联招聘 男 | 已婚 | 1988 年月生 | 户口:湖南 | 现居住于广东深圳-宝安区 3年工作经验 | 团员 | 广东省深圳市宝安区福永镇陈屋村2巷518101 E-mail: 求职意向 6 XXXXXXX有限责任公司?发票管理办法 ?工作性质: 全职 ?期望职业: 销售业务、销售管理、市场 ?期望行业: 专业服务/咨询(财会/法律/人力资源等)、教育/培训/院校、通信/电信运营、增值服务 ?工作地区: 深圳 ?期望月薪: 4001-6000元/月 ?目前状况: 我目前处于离职状态，可立即上岗 职业目标 喜欢营销管理类工作，喜欢有挑战的工作，大学四年一直在挑战自己，挑战自己的极限，一直在做营销的兼职，坚信“也精于勤而荒于嬉”一直严于律己，在各方面都要从严要求自己。相信自己总有一天会成功的～只有自己不敢做的，没有做不成的，做销售10分靠天，九分靠人做，市场是人做出来的。 工作经历 2013/01 -- 2014/04 超越电脑专卖店 | 市场主管 行业类别:计算机硬件 | 企业性质:民营 | 规模:20人以下 | 职位月薪:4001-6000元/月 工作描述: 在各工业区和住宅小区做广告宣传为店铺销售做铺垫，并且为各用户提供售后维护工作。 2011/06 -- 2012/11 衡阳市教育培训学校 | 销售主管 行业类别:教育/培训/院校 | 企业性质:民营 | 规模:20-99人 | 职位月薪:2001-4000元/月 工作描述: 为学校制定招生，带领招生专员在各社区以及学校周围做广告(包括粘贴墙体广告，入户拜访宣传)开展招生工作，定期到中小学校门口驻点宣传，联系各学校任课老师开展招生工作。 教育经历 2007/09 --2011/06 在校学习情况 曾获 院校级三等奖 在校实践经验 2008/03 -- 2010/10 大学生英语周刊衡阳市推销员到衡阳市区域经理 *2008年推销员，在学校新生开学期间向学生和家长推销《学生英语报》 *2009-2010年《学生英语报》衡阳地区区域经理，负责在衡阳各高校组建团队销售《学生英语报》，团队培训， 7 XXXXXXX有限责任公司?发票管理办法 团队维护，最后指导团队销售。 *2009-2010年。衡阳行动者文化传播有限公司 招生代理 负责公司在衡阳地区的自考、成人高考、家教培训的招生工作，制订季度招生计划，实行电话营销，接待客户的来访、洽谈工作。到各医院和各事业单位接触式发放传单并且交谈留下有意向人的电话以后回访。并且做出了良好的业绩。 语言能力 英语:读写能力良好 | 听说能力良好 企业管理制度 一、 合同管理总账 1、目的和依据 为加强公司的合同管理工作～预防、减少和及时解决合同纠纷～维护企业合法权益～提高经济效益、根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定～结合公司的实际情况～制定本制度。 2、适用范围 本制度适用于公司及其所属各单位与外签订的各类合同、等～包括但不限于买卖合同～借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、保险合同等。 3、合同管理原则 合同管理必须遵循依法办事～预防为主～层层把关～跟踪监督～及时调整～维护企业合法权益的原则。 4、保守商业秘密 管理、参与合同工作的一切有关人员～应当为公司保守商业秘密。 二、 合同管理职责 1、企业合同管理部门的主要管理职责 8 XXXXXXX有限责任公司?发票管理办法 ,1,认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例～依法保护本企业的合法权益。 ,2,制定、修订本公司合同管理制度、办法～组织实施合同管理工作。 ,3,审查合同～防止不完善或不合法的合同出现。 ,4,协助合同承办人员依法签订合同～参与重大合同的谈判与签订。 ,5,做好合同统计、归档、保管工作。 ,6,监督、检查本公司合同签订、履行情况。 ,7,代表本公司处理与外单位的合同纠纷。 ,8,按期统计～汇总本公司的合同签订、履行、合同纠纷处理情况等～并及时向公司领导汇报。 2、采购、销售部门的主要职责 ,1,依法签订、变更、解除本部门的合同。 ,2,严格审查本部门所签订的合同、重大合同提交相关部门会审。 ,3,对所签合同认真执行～并定期自查合同履行情况。 ,4,在合同履行过程中～加强与其它各有关部门联系～发生问题及时向领导汇报。 ,5,合同原件交与合同管理部门～本部门也要做好合同的登记、统计、归档工作。 3、财务部门的主要职责 ,1,加强与采购、销售等有关部门的～及时通报合同履行中的应收应付情况。 9 XXXXXXX有限责任公司?发票管理办法 ,2,财务部见合同付款～做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析～提出处理建议～妥善保管收、付凭证。 ,3,配合销售部做好合同管理工作。 三、合同审签管理 ,1,公司对外签订合同～应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行～未经授权任何人不得以公司名义对外签订合同。 ,2,除及时清结者外～合同应当采用书面形式～合同文本应当采用统一的合同示范文本～合同相对方提供的合同文本必须送交有关部门审核。 ,3,合同按种类统一编号。 ,4,合同及其有关的书面材料～应当语言～字迹清晰～条款完整～内容具体～用语准确～无歧义。 ,5,订立合同必须完备合同条款～合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量和质量～价款和付款方式～履行的期限、地点、方式、违约责任及解决争议的方法等。 ,6,对外签订合同～要明确选择纠纷管辖地。 ,7,法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。 ,8,签订合同～应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章～单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。 四、合同审签程序 ,1,签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格。 10 XXXXXXX有限责任公司?发票管理办法 对方需提供上一年度年检过的公司法人营业执照副本复印件～并加盖该公司公章。 ,2,签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。 ,3,签订合同必须认真审查对方当事人的履约能力。 ,4,签订合同应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料。 ,5,合同承办人应将合同的副本或复印件一份及时送交本单位财务部门备案～作为财务部门收付款物的依据。 五、合同履行、变更和解除 1、合同履约管理 ,1,法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员具体负责其订合同的履行。 ,2,在履行合同过程中～根据情况的变化～应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题～合同承办人及时处理～必要时经单位负责人同意～可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。 ,3,接收标的必须经过严格的验收程序～对不符合制度和合适合同标的应在法定期限内及时提出书面异议。 ,4,合同结算必须通过本单位财务部门进行～对合法有效的合同～财务部门必须在合同约定的期限内结算～对未经合法授权或超权限签订的合同～财务部门有权拒绝结算。 ,5,凡与合同有关的来往文书、电信、信函、电话记录都应作为履约证据留存。对我方当事人的履约情况～除妥善保存有关收付 凭证外～还要做好履约记录。 11 XXXXXXX有限责任公司?发票管理办法 2、合同的变更和解除 ,1,对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时～必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。 ,2,我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时～应当及时收集有关证据～并立即以书面形式通知对方当事人～同时积极采取补救措施～减少损失。 ,3,发现对方当事人不履行或不完全履行合同时～合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施～收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据～及时向公司报告。 ,4,我方当事人因故变更或解除合同～应当及时以书面形式通知对方当事人～说明变更解除合同的原因和请求对方书面答复的期限～尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。 六、合同纠纷处理 1、合同纠纷管理 ,1,为解决合同纠纷所采取的各项措施～必须在法定的诉讼时效和期间内进行。 ,2,发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时～应当立即向单位负责人报告并向公安机关报案。 ,3,合同承办部门人员应配合好公司行政部参加仲裁或诉讼。 ,4,合同纠纷发生后～可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。 12 XXXXXXX有限责任公司?发票管理办法 ,5,合同发生纠纷后～需要委托代理人参加诉讼活动的～应当及时委托有资质的代理人参与处理纠纷。 ,6,解决合同申请书、起诉书、证据、答辩书、协议书、调解书 仲裁书、裁定书、判决书等～在结案后十日内～由承办人送交行政部备案。 2、合同纠纷处理程序 ,1,发生合同纠纷～合同承办部门、人员应立即报告公司领导和行政部～销售部、采购部、财务部等相关部门应当及时提供解决纠纷所需的相关材料。 ,2,在处理合同纠纷过程中～对于可能因对方当事人的行为或者其他原因～使判决不能执行或者难以执行的案件～应当及时向法院申请财产保全。 ,3,合同纠纷发生后～应当依法采取一切措施～积极收集、整理有关证据～在证据可能灭失或者难以取得的情况下～应当向法院申请促使证据。 ,4,向法院提供原始证据时～必须先行复制～并请求法院的承办人员出具证据收执。 七、合同资料管理 1、档案资料内容 下列资料可以作为合同档案: ,1,谈判记录、可行性研究报告及批准文件, ,2,对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本 13 XXXXXXX有限责任公司?发票管理办法 复印件, ,3,对方当事人履约能力证明资料复印件, ,4,对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明～个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件, ,5,我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件, ,6, 双方签订或履行合同的往来最电传、电子邮件、信函、电话记录等书面材料厂 ,7,登记、见证、鉴证、公证等文书资料库 ,8,合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议, ,9,标的验收记录的, ,10,交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。 2、合同资料的归档、统计与管理 ,1,公司所有合同都必须统一编号～由行政部妥善保管。 ,2,合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内～应将合同档案资料移交行政部。 ,3,借阅合同须办理登记手续～有关企业秘密的合同还须主管领导的签批。 八、附则 ,1,凡因本按规定处理合同事宜～未及时汇报情况和跌合同有关资料而给公司造成损失的～追究相关负责人和责任人的相应责任。 ,2,行政部应定期将履行完毕或不再履行的全身表关资料按合同编号 整理～由行政部主管确认后交档案管理人员存档～不得随意处臵、 14 XXXXXXX有限责任公司?发票管理办法 销毁、遗失。 15