四分四注意法

三、立卷的方法 立卷的具体方法，主要是了解文件的内容及其形成过程，找出文件之间的共同点，把具有共同点的一组文件立成案卷。通常情况下，文件的共同点有六个方面，即问、作者、名称、时间、地区、通讯者，即通常所说的6个特征。 (一)按问题立卷 问题是指文件内容记述和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等。同一问题的文件，可以组成一个案卷。 由于各机关单位的工作总是贯彻有关的方针政策，处理和解决一定的问题，它所形成的文件，总是围绕某一方面的问题而产生的。把相同问题的文件组合在一起，可以保持文件内容方面的联系，反映出一个活动的全貌，利用者可以按文件内容所叙述的问题查找文件，便于检索利用。因此，按问题立卷是一种最常用的主要的方法。 (二)按作者立卷 作者是指撰写和制发文件的机关、机关内的组织机构或个人。将属于同一作者的文件组合成案卷，便于反映本机关的工作以及别的机关与本机关的联系。由于作者的职能和地位不同，按作者立卷，就自然地区分文件的重要程度和保存价值。 (三)按名称立卷 将名称相同的文件组成案卷，就是按文件名称立卷。不同的文件名称，反映了文件的不同效能和作用。按名称立卷，也能较好地反映机关的工作活动，还可以适当地区分文件的重要程度和保存价值，是一种不可缺少的立卷方法。 (四)按时间立卷 就是按文件形成的时间或文件的内容针对的时间，将属于同一年度、季度或月份的文件分别组成案卷。一些时间针对性比较明显的文件，如年度预算、季度、月份统计报表等，通常是按文件内容针对的时间立卷。 (五)按地区立卷 就是把内容涉及同一地区(如省、市、县、乡)的文件组成案卷，或者把同属某一地区的作者的文件组成案卷。 (六)按通讯者立卷 将本机关与某一机关就某个问题或几个问题的来往文组成案卷。 文件之间的联系是错综复杂的，因此，往往不能只从文件某一方面的特点去组卷，应该灵活地采用各种立卷方法，特别要善于结合运用几种立卷特征立卷。在实际工作中，只采用单一特征立成案卷是很少的，一般说来，运用两三个或三四个特征结合立成的案卷比较多。现在人们在工作中，又总结出常用的分类方法： 1．“一事一卷”。即“立小卷”，就是凡是一个问题、一次会议、一项工作、一起案件、一种活动形成的文件，不管页数多少，只要保管价值相同，都可以单独组成一卷。 2．“四分四注意”。即分年度，注意文件内容针对的时间；分级别，注意上下级文件之间的联系；分问题，注意问题的联系准确，结合运用文件的作者、名称、时间、地区和通讯者特征；分保管价值，注意保持材料的完整性。 立卷时还应当考虑文件的重要程度、保存价值和文件的数量。对于反映本机关主要职能活动及有重要查考研究价值的文件，应当单独组卷，以便于日后的保管、移交和鉴定工作。案卷不宜太厚或太薄，以1至1．5厘米为宜。 四、卷内文件整理 文件组成案卷后，还需要进一步对卷内文件进行整理。具体工作内容主要包括：卷内文件排列和编号、填写卷内文件目录和备考表。 (一)卷内文件的排列和编号 对卷内文件，要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。卷内文件排列可采用按时间排列、按作者排列、按卷内文件的重要程度排列、按问题排列、按地区排列、按文件名称排列等方法。无论采取哪种方法排列，必须注意保持请示与批复、正件与附件、同一文件的各种不同稿本(正本、原稿、草案等)之间不可分离的联系。卷内文件排好之后，应按统一方法给文件编上页号，固定次序．以便查找利用和保护文件。 卷内文件目录的填写一般是逐件登记。顺序号也就是卷内文件的件号。有些文件的标题如不能确切地反映文件的内容，或无标题，填写时应根据文件内容拟写确切的标题。 备考表放在案卷最后，用以注明卷内文件的基本情况，便于管理人员和利用者了解案卷情况。备考表的项目主要有本卷情况说明、立卷人和检查人员签名、立卷时间。格式见下表： 卷内备考表 本卷情况说明 立卷人： 检查人： 立卷时间 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写、签名并标注时间。 立卷人：由责任立卷者签名。 检查人：由案卷质量审核者签名。 立卷时间：填写完成的立卷日期。 五、案卷封面的编目和案卷装封 (一)案卷封面的编目 卷内文件整理完毕后，要以案卷为单位在封面上编目。主要项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件数、页数、归档号、档号。 全宗名称相同于立档单位的名称。’ 类目名称指全宗分类的第一级类目名称。 案卷题名即案卷标题，是封面中最主要的项目，用来概括和揭示卷内文件的内容和成分。它为查找利用提供线索，也是编制各种检索工具的基础。拟写标题是档案编目的主要内容之一，是文书立卷人员和档案管理人员的一项基本功。 拟写案卷标题的基本要求： 1．熟悉卷内文件情况。拟写案卷标题不要仓促下笔，应该从头到尾看一遍，以熟悉卷内文件的基本情况，理出头绪。 2．概括文件内容要求文字简练、表达准确。当文件内容比较单一时，直书标题，简便易行。当文件内容和成分比较复杂时，标题就应该概括一些。要求做到：利用者一看标题就知道卷内是一些什么文件，起到“引路”作用。 3．标题结构力求完整。案卷标题的一般结构是： 作者——问题(事由)——文种(名称) 必要时还须标出地区、收发文机关和时间。