伤心的自我

PDM系统中的科研文档管理李汉虹(总参第五十七研究所，成都610041)摘要：21世纪是信息时代，信息技术将成为最具影响力的科技领域。在信息社会中。人们对信息科学的研究日益广泛和深入，信息技术的开发和应用遍及社会的各个领域。本文从信息技术的发展与对科研管理手段建设的重要性出发，结合本单位的信息建设实际情况。介绍了科研数据管理PDM系统，该系统建立了电子化信息协作平台。使科研管理上了一个大台阶。实现了科研流程和科研任务的全程管理(过程和数据)和自动化管理。由于科研文档是科研管理的重要组成部分，是科研流程中的标志性结果。因此，本文就“产品数据管理PDM系统”中的科研文档管理部分进行论述，重点介绍产品数据管理PDM系统的框架，分析了科研文档管理的需求，设计了科研文档管理系统和描述其执行过程。最后提出了实现全方位的信息管理是全面建立信息管理系统的重要出路。关键词：科研文档管理；实现全方位的信息管理；建立电子化信息协作平台一、引言21世纪是信息时代，信息技术将成为最具影响力的科技领域，信息产业将成为全球经济中最宏大、最有活力的产业。一场以数字革命为基础、以全球信息高速公路建设为中心、以多媒体应用为内容的信息革命正在兴起。一个国家拥有的网络资源，信息资源和软件水平已成为衡量一个国家综合国力的重要标志之一。计算机技术和现代通信技术是当代信息社会的两大支柱，有人形象地把已渗透到全世界各个领域的计算机比喻为现代社会的“大脑”，而把现代化的覆盖全球的电信网络比喻为现代社会的“神经系统”。在信息社会中，人们对信息科学的研究日益广泛和深入，信息技术的开发和应用遍及社会的各个领域。随着自动化控制、通信、计算机、系统工程和人工智能等技术的发展和融合。人们在信息的获取、传输、存储、处理等方面的能力空前提高，以信息革命为标志的产业革命已经到来，人们的生产方式和生活方式正在发生深刻的变化。电子信息技术正朝着信息获取多手段、多平台化、信息传输高速化、网络化、信息处理智能化、保密化、信息业务综合化、多媒体化、信息终端多功能化、个人化、信息系统体制数字化、多样化、信息装备集成化、高效能化的方向突飞猛进地发展。信息技术渗透到战争领域，孕育出新的战争形态，即信息战，它的出现引起了一场世界范围的新军事革命。这场军事革命将对世界形势的演变、政治和军事战略的修正与实施、国防建设、军队组织乃至作战方法等诸多方面产生现实而深远的影响。信息战是高技术战争的一种新的重要的形式。信息系统的对抗和争夺信息优势的斗争是信息战的主旋律。信息的准确获取、快速传输和有效使用能力的高低以及信息系统自身的安全性是能否打赢信息战的关键。建设信息化军队，构筑信息化战场，发展信息化武器，夺取全时空的制信息权，已成为世界各国军队和国防建设的大趋势。电子信息技术的发展，既给军队科研提供了全新的阵地和空前的发展机遇．又给科研在技术和装备建设上带来了极大的困难。装备研制工作必须面对现实、面向未来，迎接挑战，顺应时代的需要，必须改变传统的科研管理手段．实现网络化、自动化和智能化，以保证军队科研工作的55可持续发展。在“九五”期间和“十五”期间中，我所建立了科研INTRANET局域网、宽带高速Internet局域网，扩大了信息来源，为信息的共享和利用奠定了物质基础，实现了全所人手一台微机的目标，极大地改善和提高了我所计算机的硬件条件，促进了我所计算机应用水平的提高。开发了“因特网信息服务站”、“科技文献信息服务系统”、“科研综合信息管理系统”、“科研财务、器材、设备信息管理系统”、“科研仪器管理系统”和“科研固定资产管理系统”、“干部综合信息管理系统”，以及用于实时监控所网的“计算机网络安全与监测系统”等。去年完成了用于科研项目和数据进行全程管理的“产品数据管理(ProductDataManagement，PDM)系统”，这些信息管理系统的开发和应用，促进了我所信息化进程和管理水平的提高，尤其是“产品数据管理PDM系统”的研制成功使科研管理上了一个大台阶，建立了电子化信息协作平台，摆脱了传统的手工操作与控制，实现了科研流程和科研任务的全程管理(过程和数据)和自动化管理。由于科研文档是科研管理的重要组成部分，是科研流程中的标志性结果。因此，本文就“产品数据管理PDM系统”中的科研文档管理部分进行论述，包括介绍产品数据管理PDM系统的框架结构，分析科研文档管理的需求，设计科研文档管理系统和描述其执行过程。最后提出了实现全方位的信息管理极其重要的观点。二、科研数据管理PDM系统中的科研文档管理产品数据管理PDM系统建立一个以Web为核心的科研任务管理和跨业务部门之间协作的电子化信息平台，实现对科研任务的全程管理(过程和数据)，彻底改变现有手工管理效率低下、人为因素、一线工作负荷重等不利因素，促进科研流程化，提高科研任务管理水平和协作效率。产品数据管理PDM系统按照ISO9000质量体系建立了工作流程，其是一个非常复杂的系统，涉及到科研项目(含科研任务、科研课题)、科研任务的流程、科研任务计划、科研文档、各种文档流程、科研任务生命周期(立项阶段、论证阶段、工程化设计阶段等)和文档生命周期(如审核状态、审批状态、发放状态)、电子档案(由所有共享文件柜构成的逻辑数据存储空间)等。在PDM系统中除了科研任务管理外，就是伴随科研任务而产生的各种科研文档的管理为重要管理部分，在一定程度上讲，若没有实现对科研文档的自动化管理，就不存在对产品数据的全程管理。1．科研文档管理的需求分析我所所有的科研任务的状态可以划分为：立项阶段、方案评审阶段、工程化设计阶段、试制阶段、调试阶段、产品终检与交付阶段、归档阶段、鉴定阶段。常规复制类任务没有方案评审阶段，PDM系统中的流程可以允许这种阶段性的选择，因此，所有的科研任务的生命周期模板可以是一个。在每个阶段都会产生相应的科研文档。科研文档是指科研任务执行过程中产生的任何电子文件的总称，科研文档管理就是电子文档的管理。电子文档应该包括以下8类文档：科研项目管理文档，如任务立项申请书、任务书、系统方案、评审报告等；电子设计文档，包括(SCH、PCB、FPGA、ROM、GAL数据)；结构设计文档，如机械图、结构图、结构设计说明书等；’软件开发文档，包括源程序和执行程序；标准化与质量相关报告，如标准化审查报告、终检报告等；验证、测试、实验、仿真相关数据，如环境实验报告、软件测试分析报告、计算机仿真报告等；工艺工装文件，如电装图、接线表、元器件明细表、工艺文件等；56其他文档，如技术条件、用户使用说明书、项目开发总结报告等。这些文档产生在科研任务的状态的各个阶段，最终在归档阶段要存放在档案室，以便对一个装备的研制形成完整的文档管理。但是，长期以来我所的科研文档管理比较无序，尤其是科研文档的归档管理。主要存在以下问题：(1)原始文档存档的真伪性难辨。由于各种因素，存档的部分科研文档随意性大．难于再用和继承，其真伪性无法确定；(2)科研存档文档不符合ISO9000质量体系的管理要求；(3)更新和管理难度大。存档的文档种类多、数量大，并且95％以上以纸张为主，长期存放给保管和保存带来难于估量的困难，失效问题严重；(4)不便于科研人员查询与咨询。由于文档库较大，又多以纸张方式存放为主，编目不清，给查询带来难度，效率低下；(5)归档管理以手工操作为主。按档案工作要求，全部存档文档应用线装，要求重新缝制文档，工作量大，管理繁琐，自动化程度低。．根据存在的问题，提出了科研文档管理的需求是：(1)按照ISO9000质量体系的管理要求来设计科研文档管理系统。采用在国内外广泛应用的产品数据管理系统Windchill为基础，开发符合我所的PDM系统，建立相应的科研文档管理系统，实现科研文档的自动化管理；(2)实现科研文档的在线流程管理。在科研任务的执行过程中产生的所有电子文档只需要由文档拟制人员在自己的计算机前提交到科研任务的共享文件柜中即可，该文档就会自动执行文档的审核、审批流程，PDM就会管理起该文档的成熟状态和版本，这样既免去了科研一线人员拿着图纸到处跑的无效劳动，还可以很好地维护文档数据在传递过程中的一致性，减少了因送错了数据所造成的额外的损失；(3)实现科研文档存档的一致性、有效性和及时性管理。PDM实施后，文档拟制人员一旦把文档提交到电子档案柜中后，就纳入PDM管理的范畴，所有文档的使用单位都从PDM的电子档案柜中取得该文档，不得从其他途径取得数据；(4)实现科研文档管理的可再用性。通过对电子文档的有效管理不仅能够加快科研任务本身的研发效率，而且更能够方便复制类任务、改进复制类任务的高效完成，同时，还能够促进整理科研能力的提高，在这些方面取得效果将是十分显著的。2．PDM系统框架结构产品数据管理PDM系统在我所的特定含义是“科研项目及其数据管理”。“PDM系统”应以科研项目(“项目”等同于“任务”、“课题”)为核心，对科研项目进行全程管理。科研项目的全程是指：从立项开始，经过任务下达、方案设汁、评审、工程实施，到工艺设计、加工生产、验收、归档，一直到下达合格书、交付及交付后的服务，并对用户反馈意见进行跟踪。“PDM系统”对所有科研项目的文档(“文档”在PDM中指以文件形式存在的科研项目的所有数据，包括所有的文档、设计数据、生产数据等，“文档”等同于数据)和工作流程进行管理。，产品数据管理PDM系统建立一个以Web为核心的科研任务管理和跨业务部门之间协作的电子化信息平台，实现对科研任务的全程管理(过程和数据)，其主要包括科研项目及全程计划管理、设计更改管理、科研文档(电子文档)管理、与AutoCAD／SolidEdge／Protel的数据接口和“科研财务、装备管理系统”的数据接口的设计、用户界面设计，以及与计划科和技术科的科研计划管理系统的任务参数和项目任务代号链接。图l所示为PDM框架结构简图。5758图1PDM框架结构简图科研任务与任务中产生的文档和设备之间的关系见图2。[至垂亟妇l图2研任务与任务中产生的文档、设备之间的关系图一-：：：一PDM系统采用Intemet(Intranet)技术，架构在Web之上的PDM系统。它采用的是B／S／D(浏览器客户层，应用服务层／数据库服务层)三层体系结构。客户端采用商用的Web浏览器；服务器端提供HTFPWeb服务、对象服务；对象服务层通过JDBC与Oracle数据库相连，完成数据存储服务。这种结构的客户只需安装浏览器，不需要任何应用程序，不受任何变化的影响。应用服务层提供了我所的各种业务规则，这些业务规则可以分别存放在相对应的应用服务器中，当这些业务规则发生变化时，只需对应用服务层的程序进行修改。应用服务器与数据库服务器的分离，使得应用服务层独立于某个特定的物理存储系统。浏览器和应用服务层之间的消息传递依靠远程方法请求(RMI)接口实现系统内部的消息传递机制和依靠CORBA接口与外部系统的消息传递。采用这种体系结构的软件系统具有灵活、软件的可重用程度高、维护方便的优势。3．科研文档管理系统的设计与执行过程3．1主要功能通过对现有的科研项目中各类文档的存储和管理、数据访问权限的控制、以及文档版本的追踪等，来保证数据的完整性、一致性和准确性，实现以科研项目为核心的文档及其属性的管理，提供一个集成和共享的科研项目信息库。科研文档管理的主要功能如下：(1)电子文档的分类与存储规划；(2)文档访问权限控制；(3)文档的流程及审批；(4)文档的修改控制；(5)版本管理；(6)文档的查询和检索；(7)电子档案室。，在进行科研文档管理部分的界面数据时，应体现出以下的设计要求和满足系统的主要功能：(1)科研项目任务书、科研计划调整申请／通知单、设计变更通知单、文档借阅记录需要设计成Windchill中的类：(2)文档类需要记录产生科研任务阶段(选择项)、文档密级(带缺省值的选择项)、拟制工具、拟制工具版本、页面大小等新增加屙陛；(3)与一个科研任务相关的文档存放在一个电子文件柜中，子目录按照文档大类分为如前述的八个子目录；(4)存放在科研任务文件柜中的文档需要有严格按照项目控制的安全性机制；(5)文档需要有大小两种版本的控制，大版本用字母顺序，小版本用数字顺序，版本模式如A．1，B．3；(6)文档的本地查询需要有文档模型属性中每个属性，对El期需要可以给出日期区间；(7)文档流程中的审签都要求有数字签名，这些数字签名可以附在文档属性页的后面；(8)对于纸质文档需要管理文档目录，方便使用者基于网络的查询；(9)文档借阅需要有借阅登记，PDM系统中需要支持对文档的借阅登记；(10)子档案室中的数据，在获取时发现无权限，需要通过填写数据访问权限申请表进行权限申请。3．2文档管理用户界面设计科研文档管理用户界面的设计包括科研项目任务书的设计界面和科研文档创建界面两大部分。3．2．1科研项目任务书界面科研项目任务书的设计界面如图3所示。该文档类主要能够和科研任务参数共享科研任务名称、科研任务代号、任务类型、承研单位、任务负责人、主要战术技术指标、装备型号等，还和科研任务共享科研任务全程计划，对于原文档中任务来源、研究目的部分设计成为外挂的Word文档格式，59对于评审人员签名设计成外挂扫描文件。圈3科研项目任务书界面3．22科研文档创建界面(1J文档借阅记录单界面文档借阅记录单主要记录了小f；}的文档编号、名称、借阅人姓名、规定归还时间以及记录单本身存放的位置．如图4所示。2)数据访问权限申请单图4文档借阅记录单界面我所的电子文档均保存在PDM系统中的电子档案室中．使用者通过企业搜索查询到某个科研任务文档精，但没有权限访向I，可以通过填写如辟|5所示的数据访问权限申请单来获得对某些科研任务数据的访问该文档需要经过流程进行审批。在该申请单中需要填^所要检索的数据对象号码(其值手工输入或由全局检索查看时得到结果自动填人)、名称．所申请的权限，申请理由．申请获准岳数据存放的地点．该申清单的审批生命周期，工作流程羹善蕊盈譬蓄麓聪鞠鬣莉鲤燃隰翱雕基叠l一·__·#_．n···．。，t％s。目t％}脯￡鼍|曲靠耋对量≈码{薹瓣工I}^|黜±局盘t鸯季日嚣巍鲑鬃昏A墨^’I，一，：：：：二一一’————————7—i。!+一’_：俺鬲商F7—c一。嚣’’：：■j～～j霪麓嚣秘廷羹謦勰一一I图5数据对象访问权限申请单界面f3)文档查询界面可以通廿图6所示的界面查询科研文挡图6文档查询界面盈蔺P甓泰甓夸鬯矿(4)文档检入，检出文档的每一次修改，稚需要从科研任务电子文件柜中把文梢检出到个任务文件柜的检出目录下．修改完成后再检入到科研任务电子文件拒中，系统uf以自动记录这种修改的历史，科研文档的小版本加1．例如，由A2盔为A3。见图7给出r科研文档检入、梭出的过程囤7科研文档的检入检出界面(5)文档的修订当科研文档达到审批状态以后．对这样的科研文档修改是需要通过修玎命令实现．通过修汀命令，可以把存放在科研任务电子文件柜中的文档修订到个人文件柜中．修订后这两份文档内容完全相同．只是文档的大版本发生了变化．例如由A变成了B，这样就可“通过更新操作，修改B版本的科研文档了，围8给出r修订文档的界面。图8修订科研文档的界面3．3科研文档管理的执行过程3．3．1文档的拟制与提交文档的拟制与提交过程如下：(1)用文档拟制工具(Office，AutoCAD，Protel等)拟制与该类科研任务相关的电子文件；(2)进人PDM系统，在个人文件柜下建立一个文档对象，填人以下属性：表l文档的属性序号属性名称处理方式备注l文档名称拟制人填写必需信息，填写项目文档的描述名称，如“科研项目任务书”，或“科研任务研制方案”等。2文档标题拟制人填写可填可不填(记录文档中所附主文件有标题的话可以填入)3文档编号拟制人填写根据实际的文档编号定。4文档类型拟制人选择必需信息，请参阅文档分类部分的内容5文档产生部门拟制人选择必需信息，根据创建文档者所隶属的部门来进行选择6文档所属项目(任拟制人选择必需信息(决定哪些人将审阅／审批该文档)务代号)7产生科研任务阶段拟制人填写反映该文档产生在科研任务的哪个阶段8文档存放位置拟制人选择必需信息，根据文件柜以及子目录的存储方式一节的内容来定9文档状态系统自动记录反映文档所处的审批状态10文档密级缺省根据科研任务的系统将来将以此来进行不同密级文档的授权密级来进行设定，可以允许用户选择Il拟制工具拟制人填写方便未来使用人员用应用工具浏览数据Protel，MicrosoflWbrd12拟制工具版本拟制人填写98，200013页面大小拟制人填写方便使用人员打印时准备纸张14文档创建者系统自动记录不可编辑一系统自动记录15文档创建日期系统自动记录不可编辑一系统自动记录(3)把第一步中产生的电子文件作为主要文件加入到该文档的主要文件栏位中，保存；(4)把新建的文档从个人文件柜中检人到科研任务文件柜的相应目录下，完成该电子文档的提交。3．3．2文档的修改过程文档修改一般由文档的作者(创建者)或被授权的人员完成，对于处于不同生命周期状态的文档修改过程是有所差别的。对于处于审核状态以下的文档，其修改过程如下：(1)选择需要修改的文档属性页执行检出操作，系统会把该文档检出到修改者的个人文件柜的／CheckOut子目录下，并显示是否要打开或下载内容文件提示供用户选择；(2)选择下载文件，对该内容文件进行修改后保存；(3)进人个人文件柜的／CheckOut子目录下，点击需要上面检出的文档，在其属性页中点击检入链接，系统提示正在检人文档并弹出需要附上内容文件对话框；(4)把修改完成的内容文件加人到该对话框，选择OK按钮；(5J显示修改完成的文档，版本信息从A．1变成A．2，修改过程完成。对已经达到审批状态的文档进行修改，则需要履行设计变更过程，在PDM系统中需要记录设计变更请求、设计变更通知，记录设计变更活动是否执行，文档修改后还需要执行审核审批流程。文档修改的执行过程如下(不包含设计变更过程描述)：63(1)进入Windchill浏览器，找到存放该文档的科研任务文件柜的目录中文档，选择文档执行对象—修订命令；．(2)话框并填人修订文档存放的地点(一般为个人文件柜中)，选择需要执行生命周期／32作流程以及所属科研任务．选择确定：’(3价修订的新文档就出现在个人文件柜中，该文档和原来的文档除了版本号由A．I变成了B．1外，其他描述属性和所附文件都一样，可以重新更换所附文件，达到了该文档修改的工作。这样修改完成的文档对象还需要执行审核审批流程。3．3．3文档的组织在PDM系统中，对文档的组织兼有以下两种方式：(1)按照科研任务进行组织。由于PDM系统中已经建立了科研任务和其相关的科研文档的联系，所以，所有与该科研任务相关的文档都可以从科研任务的属性页中找到。(2){安照科研任务的目录进行组织。所有与该科研任务相关的文档都可以根据该文档的分类存放到以任务代号命名的电子文件柜的相应子目录中，只要找到该文件柜就可以找到相应子目录中的的文档。3．3．4文档的安全性控制根据我所的实际情况，所有人员均围绕科研任务开展工作，即使在同一个研究室，不同科研任务之间原则上不允许相互访问信息的。从这一点上出发，电子档案室的科研项目信息的安全性控制最好是按照科研任务来进行。对于科研文档，遵循以下安全|生控制原则：(1)存放在科研任务电子文件柜中处于拟制状态的文档对象——硕目组成员拥有全部的权限，承研处参谋、计划科／技术科主管参谋拥有读修改／咎理权限，而课题组所属的研究室领导、承研处领导有读的权限，其他人员无权访问；(2)存放在科研任务电子文件柜中处于审核状态的文档对象——项目组成员、承研处参谋、计划科／技术科主管参谋拥有读膨改，管理权限，研究室领导、承研处领导、相关保障处领导具有读的权限、所领导具有读的权限；(3)存放在科研任务电子文件柜中处于审批状态的文档对象——项目组成员、承研处参谋、计划科／技术科主管参谋、研究室领导、承研处领导、相关保障处领导具有读的权限、所领导具有读的权限；(4)存放在科研任务电子文件柜中处于秘密／机密／绝密状态的文档对象应遵循具体授权原则；(5)项目组外的人员但又要参与科研任务中的工作，如工艺审查人员、标准化审查人员等，他们对文档的读取权限在流程中动态授权，只有在承担某个活动的时候才获得读的权限，—旦活动结束，权限消失。3．3．5文档的版本管理我所现有的文档管理方式尚缺乏版本管理机制，目前执行的办法还是通过划改或刮改加上更改标记的方法来记录文档更改的历史，这种记录方法在一定程度上是有效的。但当更改次数增多时，文档看上去会很乱，因此，档案室定期重描新图，去掉更改的历史记录，保存最新版本的图纸。这种情况往往造成一个装备型号多年以后需要复制，却发现现有最新的图纸在这个旧装备的复制中不可用，而档案室已经没有保存原有的图纸，也不知到什么地方进行了修改。另外，—个设计改进的过程包含了许多设计的技巧和知识，错误的不断改进过程是知识积累的最好体现，对设计历史很好的记录可以使得后来的科研人员不再犯同样的错误．浪费同样的时间。所以，版本管理在文档管理中是十分重要的。PDM系统中的文档的版本演化模型如下：任何一个文档的版本由大小两种版本构成，大版本变化序列为：A专B--)COD，小版本变化序列为：1专2专3--)4。因此，—个文档完整的版本信息示例如下：A．1，B．2。文档在未达到审批状态以前的修改，只记录小版本的历史，不需要严格的设计更改过程控制，系统只记录修改历史和最新小版本的文档。小版本的变化过程是通过修改者把文档从科研任务文件柜中检出到个人文件柜，修改完成后再检人到科研任务文件柜实现的。小版本变化过程如下：A．1专A．2专A．3专A．4。当文档的状态达到审批状态和发放状态后，对文档的修改不仅需64。要严格的设计变更过程控制，而且需要实现大版本之间的变化，比如从A．2版变成B．1版。这种变化需要通过修订命令(Revise)对文档进行修订，并使得版本升级。一个完整的文档版本演变过程如下面所示：A．1专A．2专A．3lIB．1--)B．2IiC．1专C．2专C．3。版本的变化不会造成文档编号的改变。3．3．6文档的审核、审批签署．’一实施PDM系统后，在科研任务的执行过程中大部分文档以电子文档为准，不再出纸质文档(除试制处使用的生产用图和需要上报的文件外)。在文档的审核、审批流程设计中，我们要求流程中的每个活动都是需要电子签名，即当参与者在完成流程中的活动时，系统将提示参与者输入自己的用户名和口令。这样就可以防止不是参与者的人完成该项工作。流程执行过程中的电子签名会自动记录到该文档的电子签名清单中，包括签名的人员和签名的时间。对于目前需要在图纸上签字的生产用图，首先由设计人员在图中各个审签栏位中填上审签人员姓名，通过流程发送到指定的工艺审查、标准化审查、审批工作人员手中，各审核人员如果发现图中审签人员和实际不符，可以把该文档重新指定到图中指定的审核人员手中，如果没有问题，再集中由档案室集中打印下达纸质文档，加盖出图日期和生产用图专用章；对于需要上报文件的签署，可以打印文档属性页中的签名页，作为文档前面的附页，然后装订成册。3．3．7文档的打印和分发实施PDM系统后，所有需要出指导生产的正式纸制文档时，规定在档案室的若干台打印机／绘图机上集中打印。打印后加盖出图日期及出图专门印章，有必要签字的，在打印后集中进行签字，从而保证信息来源的权威性与唯一性。3．3．8文档的查询和获取实施PDM系统以后，一个电子文档的查询可以有多种途径。如果我在查询和获取这些电子文档之前，我是知道我有对这个文档的访问权限(读取权限)，一般来说有以下几种方法：(1)通过科研任务获得与该任务相关的所有文档。由于在文档的创建时文档创建者已经建立了和科研任务的关联，因此，要找到与该科研任务相关的所有文档，可以通过这种方法获得；(2)通过科研任务的电子文件柜的目录结构获得文档。这种方法首先进入Windchill浏览器找到科研任务代号的电子文件柜，可以根据要找文档的大致类型，进入到相应分类的子目录中寻找所需文档；(3)通过本地搜索来查询文档。这种方法可以根据文档分类，以及该文档类的属性，如文档编号、文档名称、文档类型、文档状态、文档所属科研任务、文档存放的地点、文档格式等等属性的任何组合来匹配查询所需的文档，这也是我们查询一个文档最常用的办法；(4)通过文档内容文件中的一些关键词用企业搜索来查询获得一个文档。这种方法用在只知道文档中可能出现的—个词，比如战术技术指标或报告人：张三或文档标题中的一个词等，来查询所需的文档。在查询的结果中再逐页浏览发现是否有需要找的文件。如果在查找这个文件之前，我不知道我是否有这个文档的访问权限，除了一些关键词外我也不知道这个文档的更多的信息，这是只有通过企业搜索来查询这样的一个文档。通过企业搜索和关键词，我会获得一系列包含这个关键词的文档，可以从查询结果中文档的描述属性中了解这个文档的管理属性，点选我感兴趣的文档，如果我有权访问该文档，就可以直接进人该文档的属性页获得该文档；如果我没有权限访问这个文档，系统会提示我没有权限访问该文档，如果该文档确实对我有用，则可以启动借阅申请流程，触发文档查阅审批流程，申请批准后，档案室可以登记借阅，并把该文档发送给借阅人。3．3．9现有纸质文档的管理由于以前我所科研项目文档都是纸质文档，而且纸介质存放在档案室中，档案室已经对其进行很好的归类和存放，因此，PDM实施以后，这部分资料将保持原有的管理方式不变，不再转换成电子文档格式。在PDM中只保存这些纸质文档的目录方便科研人员进行网上查询。同时，PDM系统中还支持这些纸质文档的借阅登记的记录，如表2所示。65表2文档借阅记录表格字段序号字段名称字段说明备注1借阅记录编号系统自动产生2借阅的文档名称出借人手工填写．3借阅的文档编号出借人手工填写4借阅者名称出借人手工填写5登记时间系统自动产生6规定归还时间出借手工填写7出借人记录系统自动产生也即填写该记录类的人8补充说明出借人手工填写三、结论PDM系统是一种在国内外应用较为广泛的大型信息管理系统，多用于固定大批量定型产品的产品数据管理，我们把它应用到科研项目与数据的全程管理上是一种创新，现正在所内推广应用。PDM系统的开发是在大量的其它科研信息管理系统开发与应用的基础上研发的，其通过各种接口与已存在并运行良好的信息管理系统链接，形成对我所科研工作的全方位、系统的、自动化管理，使我所经过多年的努力从根本上使科研管理上了一个大大的台阶。PDM系统建立了电子化信息协作平台，摆脱了传统的手工操作与控制，实现了科研流程和科研任务的全程管理(过程和数据)和自动化管理。由于科研文档是科研管理的重要组成部分，是科研流程中的标志性结果，所以对其实施自动化管理是PDM系统的重中之重。其主要包括：(1)按照ISO9000质量体系的管理要求来设计科研文档管理系统；(2)电子文档的分类与存储规划；(3)文档访问权限控制；(4)文档的流程及审批；(5)文档的修改控制；(6)版本管理；(7)文档的查询和检索；(8)电子档案室。科研文档管理系统是在windchiU商用软件的基础上开发的，架构在Web之上的PDM系统采用的是B／S／D(浏览器客户层，应用服务层傲据库服务层)三层体系结构。它客户端采用商用的Web浏览器；服务器端提供HTTPWcb服务、对象服务；对象服务层通过JDBC与Oracle数据库相连，完成数据存储服务。浏览器和应用服务层之间的消息传递依靠远程方法请求(RMl)接口实现系统内部的消息传递机制和依靠CORBA接口与外部系统的消息传递。采用这种体系结构的软件系统具有灵活、软件的可重用程度高、维护方便的优势。在科研文档管理的界面设计上充分体现了用户需求，界面友善、易用。从科研文档管理系统的执行过程可以体会到该系统完全符合系统设计要求。在PDM系统中电子档案室具有重要的作用，对其的除了实现自动化管理外，还应建立相应的管理制度以辅助电子档案室完成其作用；还应对检人和捡出的科研文档进行一致性的再次鉴别，以确保科研文档的正确性；在推广应用中进一步发现问题给予修正。参考文献【1】杨晓柯．系统设计与开发(科研任务研制方案)．1999年8月【2】王晓军，毛京丽．机通信网(全国成人自考教材)．1999年10月【3】于英民．机通信接口技术(全国成人自考教材)．1999年lO月【4】PDM课题组．第五十七研究所PDM系统使用手册．2002年9月【qT作标汇编(国家档案局综合科教司法规标准化处编)．1992年7月66