随心所欲使用自动编号和多级编号

-1- 随心所欲使用自动编号和多级编号 WPS文字的自动编号和多级编号通常是初级教程里的，可是不少人用起来不习惯，搞不清楚这编 号到底咋“自动”的。 我在写毕业论文时，要求排版格式要，章、节的编号层次要清晰，图、表和公式也是要编号的。 对于上万字，几十页的长文档，需要编号的项目是比较多的，而且文章中还要引用其它位置的编号项。如 果手动编号的话，正常输入时根据上文的编号递增，如果文档比较长，要翻好几页才找能到上一个编号， 这尚可以忍受。可是编辑过程中难免增删，编号就要随之调整，这带来的工作是及其繁琐的。 下面用一个不太实际的例子来说明手工编号的繁琐： 老板让我们安排把大象放到冰箱的步骤(只是个例子  )，我们自己敲编号， 第一步，打开冰箱门； 第二步，把大象放进冰箱； …… 第 N步，把冰箱门关上。 老板看了，说“谁不知道第一步把冰箱门打开啊！多余！删掉！”。怎么办？删掉 第一步，“第二步”的“二”改成“一”，整个编号都要改。 如果有一百步怎么办(想想电厂的操作，不止一百步吧)？整个晚上都要加班 改这个东西了;-( 改完后，第二天早上老板又认为“第一步，把冰箱门打开”有必要加上了，怎么 办？还要加班吗？ 还是用WPS的自动编号吧！ 其实以前我一直觉得自动编号的功能比较麻烦，在WPS中关闭它的是：工具->选项->编辑选项卡 ， 取消勾选“键入时应用自动编号列表”。 现在想想，认为“自动编号”麻烦的原因不是WPS自作聪明——因为通常我们输入“1、”这样的文 字后，确实是要开始一个编号列表的；但是我们的编号列表不是像帮助文档给出的例子那样，若干连续段 落的“规范编号”，如： 1、Xxxx 2、Xxxx 3、Xxxx 而是编号的段落之间存在不需要编号的段落，如： 1、Xxxx Xxxx 2、Xxxx Xxxx 3、Xxxx WPS搞不清楚如何给这种不连续段落的编号。在输入时，第一个段落输入“1、xxxx”，WPS认出了 是自动编号，第二个段落我们取消了编号，下一个段落再要编号时，WPS 晕掉了，我们也晕掉了，搞不明白除了WPS自动识别之外，如何控制WPS的编号。其实这是一个习惯问 题。 下面介绍一些好的编辑习惯，搞定 WPS的自动编号。注意：如果输入时就已经使用了自动编号，那 么增删段落时编号自动更新，这样可以说应用自动编号是一劳永逸的事了。 -2- 一、基本操作 (1)输入时让WPS自动编号 正如我们习惯的那样，输入“1、xxxx”，WPS认出是自动编号，对于若干连续都要编号的段落，非常 简单，只要正常输入就可以了。对于中间存在不需要编号段落的情况，先不管它，把整个编号列表输入完 成后，在对应的编号后添加不需要编号的段落，或者把所有的段落都输入完，再取消不需要编号的段落。 (2)结束编号列表 要想结束一个自动编号的列表，只要按 Backspace 删除编号，或者连续敲两个回车符。 (3)继续编号 有时候在快捷菜单中选择“继续编号”来连接两个编号列表，WPS却没有反应。通常只有某个列表是 由上文的列表复制粘贴后再修改文字，“继续编号”才有效。用格式刷复制编号格式也会继续一个列表。 (4)先输入文字，之后设置编号 这样做在输入文字时不要输入编号，而是输入完成后再设置，与通常的习惯不太一致，不过这样控制 编号最简单。 输入完成后，选中需要编号的段落，然后在“项目符号和编号”对话框选择合适的编号即可。或者先 设置第一条编号，然后用格式刷复制编号格式，应用到其它需要编号的段落。 (5)调整缩进，创建多级编号 WPS是不能自动识别多级编号的。多级编号由普通的编号列表调整层次得到。 要调整列表的层次，可以使用 Tab或工具栏的“增加缩进”按钮降低段落的编号级别，用 Shift+Tab 或工具栏的“减少缩进”按钮提高段落的编号级别。 选中整个列表，再使用工具栏的“增加缩进”才能调整缩进而不是更改列表的级别。 设置多级列表通常会调整不同层次列表的缩进。如下面的列表，较低一级设置为左缩进。段落内， “1.1xxxx”是悬挂缩进，这是默认的；“2.1xxxx”是首行缩进，比较符合中文习惯。 1. Xxxx 1.1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxx. 1.2. Xxxx 2. Xxxx 2.1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx 2.2. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx 3. Xxxx 对于比较短的列表，层次左间缩进效果不错；但如果列表比较长，最好不使用左缩进，而使用编号来 表示层次关系。 我一直不明白为什么编号后面要有制表符。 二、进阶 (1)编号不只是 123 前面提到的“第一步”也可以是自动编号吗？答案是可以的。当然WPS还没有聪明到能把“第一步” 识别为编号，这就要我们来设置了。方法是前面提到的先输入文字，之后在“项目符号和编号”对话框中 设置编号，如下图，随便选中一个编号，然后选择自定义，在编号格式中的带圈数字是WPS生成的自动 编号，在 1○前面输入“第”，后面输入“步 、”，OK。 -3- 还可以是“第一天”，“步骤一”，“第一章”，“第一辑”，“Step One”，“The 1st day”，“[1]”等等，只 要认为有必要使用自动编号。 此外，还可以单独设置编号的字体，使编号比正文更加突出，让阅读时层次更加清晰。 (2)随心所欲自动编号 对于较短的文章，使用格式刷控制编号是很方便的。但是，使用“格式刷”表示我们对应用的格式不 够了解，如果文档中列表比较多或者比较复杂，有时候格式刷也不能正确工作。 如果我们要用 WPS编辑一本，这通常是比较长的文档，里面有“第一章”，“第一节”这样的编号， 希望让WPS来自动编号。这时候把多级编号和样式结合起来，会极大地方便文档的编辑。 在“项目符号和编号”的“多级编号”选项卡下，上列第二个编号和下列最后一个编号中有“标题 1”， “标题 2”的字样，表示这个多级编号是和 WPS内置的“标题 1”等样式相关联的。如果文档中使用了这 些标题样式，那么在选中这两个多级编号之一后，文档中的标题都会自动按相应的格式编号。 我们还可以自定义灵活的多级编号。比如，要“标题 1”样式的编号是“第一章”的样子，标题 2” 样式的编号是“第一节”的样子，标题 3”样式的编号是“§1.1.1”的样子，可以如下操作： 在“多级编号”或“自定义列表”选项卡选择任意一个编号，然后选择“自定义...”，打开“自定义多 级编号列表”对话框。 -4- 选择“高级”按钮，展开全部对话框。选择 1~9 级别，可以分别设置其编号格式。在“将级别链接到 样式”下列列表中选择对应的样式，就可以在编号级别和标题样式间建立联系。按照上面的要求，设置级 别 1 的编号格式为“第一章”，与标题 1 关联，“编号位置”为居中，“编号之后”，因为我不喜欢制表符， 选择为空格；级别 2 如法炮制； 级别 3 要设置为“§1.1.1”的样子，这时遇到了问题。首先，编号格式中带圈的 3○表示是级别 3 的编 号，但是没有级别 1 和级别 2 的编号，而且WPS不识别用输入法输入的带圈序号。解决方法是选中级别 1， 把带圈的序号 1○复制到级别 3。如果开始就选择级别 3 是“1.1.1”样子的多级编号，这个问题就不会出现 了。还有一个问题，设置级别 1 为“第一章”，级别 2 为“第一节”的编号格式后，级别 3 的编号格式变 成了“一.一.1.”，这时只有勾选“正规形式编号”，就会变成想要的“1.1.1.”的样子。 这样，当在文档中应用标题 1~3 的样式时，WPS就会自动按刚才设置的格式编号。 也可以修改标题样式的编号格式，过程跟上面是一样的。如果为标题样式设置了快捷键，比如“标题 1”的快捷键设置为“Ctrl+Alt+1”，就可以方便的应用能够自动编号的样式了。 基本操作 输入时让WPS自动编号 结束编号列表 继续编号 先输入文字，之后设置编号 调整缩进，创建多级编号 进阶 编号不只是123 随心所欲自动编号