立刻停止瞎忙

立刻停止瞎忙！你一定要做的７件事 立刻停止瞎忙！你一定要做的７件事 2012-06 Cheers雜誌91期 作者：黃國蓉 著有《與成功有約》的管理學大師史蒂芬．柯維認為，若想脫離被時間俘虜的困境，該著眼的不是更嚴格的規範或加快做事速度，而是認清自己生命中真正重要的目標，將所有大小事重新排序。 想像一個情境︰一個透明罐裡，裝了八分滿的沙子。罐子旁邊，有好幾塊拳頭大小的石頭，上面分別貼著「準備工作專案」、「維繫家人感情」、「參加在職進修」等紙條。 你的任務，是盡可能把石頭塞進罐子，又不讓內容物過滿而溢出來。但是，填了沙子的容器空間有限，不管怎麼用力塞、調整方向，就是很難放進所有石頭。 釐清真目標，拒當時間奴隸 這種左支右絀的感覺，是不是有些熟悉？有限的罐子空間，就像我們有限的時間，石頭和沙子，代各項日常事務。要做的事情很多，時間卻總是不夠用，這是現代人普遍面臨的處境。 為了盡可能把事情做完，我們用各式各樣的便條、備忘錄、行事曆，試圖掌控、利用每一吋時間，結果卻往往無法確實執行，反而被困在擁擠的行程夾縫裡，動彈不得。 該怎麼做，才能從這樣的困境裡脫身？是設定更嚴格的時間規範，還是繼續研究怎麼加快做事速度？ 對史蒂芬．柯維（Stephen Covey）而言，答案是：以上皆非。因為，著眼在「時間」和「速度」上的努力，只會迫使人繼續當時間的奴隸。他認為，真正的解答是：認清自己生命中的重要目標，然後，將這個目標，重新安排在時程表的第一位。 回到前面的例子。將事情重新排序，把重要的目標放在前面，就像把罐子清空，改變放入內容物的順序：先放進石頭，接著才倒入沙子。這樣，不但石頭都放得下，而且搖晃罐子時，沙就自然流進石塊空隙中，不需要辛苦擠壓、挪動，代表大小事務，都可以輕鬆各就其位。 誤判陷阱：刻板印象及急迫性偏執 這麼簡單？其實並不簡單。因為，判斷人生目標的重要性、排定事務的順序，沒有表面看來的容易。至少有兩個難題，可能讓人誤判，而陷入時間的陷阱。 第1個難題在於：人們可能會誤解屬於自己的「重要目標」。 就連柯維本人，也曾在他所組織的網路社群裡提到，自己犯過最大的錯誤之一，就是「沒有認清最重要的目標是和上帝、家人之間的關係，反而忙於不重要的事情上。」 為什麼人會誤認事情的重要性？柯維說，因為我們常以為，對自己最重要的目標，就是直覺可以想到的財富、地位、婚姻等。但從柯維的角度來看，這些追求往往是被慣例或表面矇蔽的結果，不見得是真能滿足我們的東西。而人一旦誤認了目標，這些追求就只會讓自己焦慮、失衡，無法真正驅動生命，更談不上善用時間。 真正重要的長遠目標，不一定是事業的成功，但必與人性的基本需求息息相關，是人們深切自省的結果。這樣的目標能激發力量，絕非可任意刪掉的待辦事項。唯有如此，人們花時間追求這樣的目標時，才會自然而然，而能真正提高做事的效能。 第2個難題，則是「人生處處有意外」，總會突然出現看似「緊急」的事件，打亂做事的步驟，甚至讓我們以為，這些就是重要的事情。 例如，本來排定今天要整天專心撰寫年度計劃書，卻突然出現意外的訪客；或者，之前給上司的報告被退件，需要及早重交一份。 多數人在這個時候，會出現柯維稱之為「急迫性偏執」的反應：馬上丟下「重要的事」，去迎合「急迫的事」，甚至來不及好好思考，這些事是否可以稍微延後。如果長期習慣這樣的方式，甚至可能出現「急迫＝重要」的錯覺，要等到事情變得急迫，才有動力專注處理。 面對這樣的病徵，柯維建議，將我們每日面對的事情，以「重要」程度為縱軸，「緊急」程度作為橫軸，劃分成矩陣（見第55 頁圖表），時時檢視，是不是花了太多時間在「第三象限」（緊急但不重要）、而非真正關鍵的「第二象限」（不緊急但重要）事情？ 每週用30分鐘檢視時間安排 若要更進一步，柯維建議，每週可以留30 分鐘，用以下幾個步驟，檢視並安排事務： Step 1：確認夢想和信念 每週都重新檢視一次，現在設定的目標，是否確實就是足以放在第二象限「真正重要的目標」。你可以問自己以下問題，幫助釐清信念： ● 對我而言，人生最重要的3、4 件事是什麼？ ● 我有什麼長期目標？ ● 我一生中最重要的人際關係是什麼？ ● 我最希望 得到的感受是什麼？是平和、信心、快樂、意義，或有所貢獻？ ● 如果只剩6 個月的壽命，這一週我想做什麼？ Step 2：認清角色 ● 列出自己扮演的不同角色：你可能同時是公司經理、一位母親、妻子、社團成員。 ● 調整心態，不要把各種不同的角色，看成搶奪自己精力的來源，而應視為互相交流的能量。例如，你對公司經營管理的心得，或可用在家務上。 ● 找出一個依據自己信念的「利器」角色，作為扮演各種角色、發揮力量的共同基礎。 Step 3：找出可以和各角色配合的第二象限目標 問自己：「這一週當我扮演每一種角色時，有哪件最重要的事能產生最大效果？」並且把前一個步驟中寫下的每一個角色，都列出對應的一項重要目標。 Step 4：建立一週的決策依據 預留完整的時間區塊，給前一步驟寫下的各重要目標，接著才列入其他待辦事項。在行程安排上，預留一些彈性。 Step 5：在每一刻發揮誠信原則 每週實際執行目標時，難免出現沒有列在目標上的突發情形，也就是「急迫的事件」。這些事情可能重要、也可能不重要，所以關鍵是，不要採取直覺的反應，而是稍微停下來，冷靜判斷事情屬於哪一種。判斷時，可以提醒自己，主要是受「他人的期望」、「欲望」所影響，還是內心深處的價值觀？以確保做出正確決定。 Step 6：每週自我評估 一週結束前，問自己以下問題： ● 我完成了哪些目標？ ● 我遇到哪些挑戰？ ● 我做過哪些決定？ ● 做決定時是否確實把重要的事列為當務之急？ 柯維相信，幸福的人生，建立在良好的習慣之上。藉著每一週的「時間安排」練習，你也可以擺脫被行程追趕的惡性循環，真正做時間的主人。 延伸閱讀：柯維的「7個習慣」 從柯維對時間管理的看法，不難看出柯維式「成功哲學」的重要特色：不追求速成，而尋求一套從內而外，邏輯相通的生命原則。「高效能人士的7個習慣」就是他思考的精髓，分別是： 1. 主動積極：首先改變心態，不要總是認為自己「被動受限於環境」，而是問自己「能主動在環境中做什麼」。 2. 以終為始：想像、設定人生中的長遠目標，做出「使命宣言」，並且以此作為行事的方向。 3. 要事第一：即柯維對「時間管理」的觀點，重要的事，在時間規劃時就放在第一位。 4. 雙贏思維：在人際關係的思考上，理解到「互惠共榮」的關係，比「你死我活」的競爭更能解決問題。 5. 知彼解己：放下自我本位，真正試著去傾聽、理解他人，這也代表柯維對「人際溝通」的見解。 6. 統合綜效：透過對「雙贏」的認知、「溝通」的順暢，實際整合群體的力量，創造一加一大於二的效果。 7. 不斷更新：從生理、心靈、心智與社會情感4層面磨練自己，將前6個習慣執行得更好，形成正向循環。