邮件合并

实训七 使用“邮件合并”制作成绩报告单 实训说明 制作一份“成绩报告单”，在日常生活中，人们经常要制作“考试准考证”，“录取通知书”，“成绩通知单”，“邀请函”等等。这样的信件，通常只需更换称呼和有关具体文字，信件的内容是相同的。使用WORD邮件合并功能，用一份文档作信件的内容底稿，称呼和有关文字用变量自动更换，就可以实现一式多份的制作信件，达到事半功倍的效果，效果见后面的样文。通过本次实训学习，主要掌握Word2003中高级应用邮件合并功能的使用。 实训前的准备 准备成绩报告单中固定的主要文字内容及学生成绩Excel表格。 实例操作步骤 步骤一：建立主文档 1、建立如图1所示的主文档（即成绩报告单底稿），以“成绩报告单.doc”为文件名存盘。 图 1 主文档 步骤二：创建数据源 1、用EXCEL建立表格（即数据源），如图2所示，并以“grade.xls”为文件名存盘。 图 2 数据源 步骤三：生成全部“成绩报告单”（即邮件合并） 1、打开“成绩报告单.doc”文件 2、在菜单栏上选择【工具】|【信函与邮件】|【邮件合并】选项，弹出邮件合并任务窗格，如图3所示。 图 3 “邮件合并”选项 3、选择【信函】文档类型，单击下一步。 4、选择开始文档为【使用当前文档】，单击下一步选取收件人，如图4。 5、选取收件人，可以有多种方式，本实例采用excel作为收件人列表；选择使用现有列表，然后单击【浏览】选取收件人，如图5。 6、单击【浏览】，弹出选取数据源对话框，选择已经创的grade.xls文件，单击【打开】按钮。如图6所示 图 6 打开数据源 7、选择数据源所在工作表，如图7所示，单击确定。 图 7 选择数据源所在工作表 8、完成第7步以后弹出邮件合并收件人对话框，如图8所示，选择要进行合并的收件人，本实例选择【全选】 图 8 选择合并的收件人 9、撰写信函，选择【其他项目】，如图9所示，弹出插入合并域对话框，如图10所示。 10、将图10所示的合并域插入到主文件档的合适位置中，如图11所示。 图 10 在主文档中插入域 11、单击下一步【预览信函】，可以在主文档中查看邮件合并后每个学生的成绩单。还可以在此步骤编辑收件人列表，如图12所示。 图 12 编辑收件人列表 12、单击下一步【完成合并】，选择【编辑个人信函】，如图13所示，弹出合并到新文档对话框，选择【全部】，如图14所示，单击确定，得到完成邮件合并的新文档。 图 13 编辑个人信函 图 14 合并全部记录 小结 利用邮件合并功能可以简单、方便的制作具有统一格式的文档。 本实例制作主要涵盖有邮件合并、Excel电子表格基础操作，WORD文档基本操作，通过本实例学习，同学可以举一反三来制作其他类似如邀请函，信封，准考证等文档。 思考题 1、利用邮件合并功能可以实现什么操作？ 2、如何插入合并域？ 1．用一页纸打印多个邮件 　　利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”， 使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）（注意此处是小写英语字母l，不是数字1）。具体做法是利用Word的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内输入“^l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。 　　 2．一次合并出内容不同的邮件 有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容，总分超过290分的学生，在报告单的最后写上“被评为学习标兵”（如图1右），而对其它的学生，报告单中则没有这一句（如图1左）。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“学生成绩报告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾，单击邮件合并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”，在出现的对话框中填入图2所示的信息，单击“确定”按钮。 图1 有时可根据需要在图2的两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。 图2 3．共享各种数据源 　　邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外，可以利用的数据非常多，像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。 4．筛选与排序 　　用邮件合并帮助器中的“查询选项”，可以筛选记录有选择地进行合并，也可以在合并的同时对记录进行某种排序。工作时记住它们，可以提高你的办公效率。 图 4 “使用当前文档” 图 5 选择收件人 图 10 插入合并域 图 9 撰写信函