用演示说话

导言 INTRODUCTION 你被要求去作演示 SO YOUHAVE BEEN ASKED TO GIVE A PRESENTATION 你已经被要求去作一次商务演示。我之所以强调你被要求 ，是因为，对于我们大多数 来说，我们肯定不会自愿这样。 “你去说服当地的市政委员会，我们应该在他们的后院设置垃圾收集处。” “你去劝说公司创始人关闭两个工厂并解雇 2000个雇员。” 你会主动要求完成这样的工作吗？我肯定不会。 为什么要去争辩呢？你知道，最终还的你去完成。这是我为什么写这本书的原因。此书 的市里以及一些观点，都来自于我和表述的许多演示，以及我所帮助修改演示达 35年 之久的麦肯锡公司的朋友、同事们的经验。 但是这并不是说这本书可以作为教材，从中你可以学习设计并表达，总之，你不是可以 看着手册就学会骑自行车的，唯一的办法就是骑在车上，摔下来再骑上去，再摔下去再上来， 最后你就学会骑车了。 做演示也是如此。这本书所能帮你的是指出了该如何演示；而你必须踩着踏板才能学会 骑车。 如果你的时间只有两分钟，请务必注意下面的《听众的权利》。不管什么时候，当你准 备演示的时候，你可能都想重温它的内容。 享受骑车的乐趣吧。 听众的权利 AUDIENCE’S BILL OF RIGHTS 下面是我从世界各地的同事那里得到的实例，在你今后做演示时也许能帮助你。 关于目的 知晓在演示结束之后你想让我做什么或者想什么的权利。 了解我参加演示原因的权利。 在花费参加演示所用时间后获得回报的权利。 关于尊重 贡献成功，并分享成果的权利。 给予思考时间而不是马上做出决定的权利。 当你不能回答问时，要求你保持诚实的权利。 当演示构想不周时，听众用脚投票并走出去的权利。 关于时间 提前知道演示会占用多长时间的权利。 让演示准时开始和结束的权利。 偶尔中断的权利，而且这样也并不是仅仅出于生理的考虑。 关于内容 了解我将要听什么、演示怎样进行的权利。 了解争论什么内容的权利、你所持的观点的理由以及支持这些理由的事实的权利。 首先得到重要信息的权利。出人意料的结局只在欧亨利的小说中才允许。 关于视觉 不管我坐在哪个位置，都能不借助于小型望远镜就能看清楚每个字的权利。 要求对于复杂图表解释的权利。 关于灵活性 当我要提问时，在任何时候都可以提问并且得到回答的权利，而不是以后我在后面提到 的敷衍推脱。 停下来进行讨论、帮助小组达成共识的权利。 关于表达演示 坐在最后面也能听清楚你说什么的权利。 全神贯注于你的演示，而不是被你粗野的手势所干扰的权利。 享受你的幽默感的权利。 关于结束 明确已经达成何种一致以及以后将会发生什么事情的权利。 离开时感觉自己完成了某些有意义的事情的权利。 明确情势 DEFINE THE SITUATION 对于商业演说最明确的定义，来自我的朋友。他说：“演示就是说服。”你希望： 说服市政委员会把垃圾收集处设在他们的后院。 说服公司关闭两个工厂。 现在，放松一下，把这一切——大量的数据、表格、图表都放在一边。给自己大约 15 分钟的时间来思考和记录你所面对的情势（SITUATION）。扪心自问，这次的演示有什么独 特之处，与你上星期做的有什么不同之处，有你下星期做的又有什么不同之处。 下面是你必须回答的问题： 你为什么做这个演示？ 你想说服谁？ 演示要用多长时间？ 选择哪一种最好的媒介？ 下文中，我们将分别详细介绍。 你为什么做这个演示？ WHY ARE YOU GIVING THIS PRESENTATION 在你进行演示时，告诉你的观众一个理由，他们为什么要耐着性子听完你的演示。让他 们感觉到你的演示绝对必要：你的行为需求取得他们的认同。否则你就进行不下去。你必须 征得他们的同意，以推进一项工作的开展。你也需要他们的见识、在组织中的地位、相关经 验等等，否则你就陷入困境。 所有这些都能界定你的目的。实际上，一个好的定义就是用一句话来记录你想要观众听 了之后想做什么或者想什么。这一任务有几个副标题： 1 将之界定为一句话。如果超过一句话，说明你对你的目的不清楚。 2 确信目的的可行性。例如要求观众当场作出一个新产品投入数百万的决定是不切实际 的。 3 确保演示起作用。业务术语是：你想要观众干什么？ 每一个演示都是为了给观众某些信息，并且让他们理解。问题是你想让你的观众在知道 你提供的信息之后干什么，越具体越好。例如： 你想让市政委员会同意签署在新地点建立垃圾收集处的合法化的法令。 一个定义清晰的目的具有巨大的价值。 ◆这一目的可以帮助你确定是否需要进行一场演示。在你演示之前，你要确信能使所有 的观众在同一时间听取同样的信息、能够回答他们所有的问题、给予他们机会来交换意见、 并能决定他们需要干什么。这是达到你目的的最好办法。 ◆它能帮助听众集中精神和注意力。 ◆它能帮助你从考虑我要观众听什么和看什么转移到为了达到这一目的，我的观众需要 听什么和看什么。 设计和演示时毫无目的就像定型时不用模子。目的能提醒你，在特定的时间÷对于特定 的听众，你想做到什么。在你决定演示包括哪些内容以及如何表述内容之前，用一句话写下 你的目的。 你想要说服谁 WHOM DO YOU WANT TO CONVINVE? 下面时有经验的演示者就了解听众的重要性说的话： 在设计一次演示时，心里不知道演示的对象使谁，就好像写情书时不知道发给谁一样。 ——肯翰墨 T&T公司 我不分析我的听众，我分析听众中的每一个人。 ——贝伦 麦肯锡公司 分析你的听众不仅仅指能够认识你的听众。当然，你想要知道听众中每一个人的名字和 他们的头衔，以及有多少人参加。 你所要思考的问题是： 谁是决策人？ 如果你想使你的演示满足每一个人的需要，你的演示就会打折扣。你所提供的信息对一 些人来说太多了，而对另外一些人来说又太少了，并因此可能支持你的想法的听众也未必能 得到满足。 回想一下你的目的，对于你想要完成的事情，是谁处于说是或者不是的关键位置？一个， 两个？或许是三个。 我不建议你不尊重听众中的其他成员，而是要你集中注意哪些决策者需要听到什么看到 什么从而赞同你的目的。 他们对于你的演示材料的熟悉程度 他们像你一样了解演示素材吗？你能使用他们的言语和行话吗？如果不是这样，你必须 服从他们的理解水平。 他们的感兴趣程度 听众会像你一样在意吗？如果是，那么好，直奔主题。 如果不是，你要尽可能快地激发他们的兴趣，紧紧抓住他们的心。 得失如何？如果听众同意你的意见，他们得到什么？又会失去什么？ 你还必须为听众们考虑，如果他们试图将你的建议付诸行动，这些将会给他们带来什么 影响。 他们对素材的吸收情况如何？ 他们更喜欢数字或者图表吗？他们是色盲吗？他们吸入形象化的演示吗？ 你很难完全预见听众具有的所有的成见和怪癖。不过，如果你再深入一步，在演示之前， 同以前给这些听众曾做过演示的同事核对一下，同接近决策者的听众讨论一下，你就会发现 如何应对问题。 演示时间有多长？ HOW MUCH TIME DO YOU HAVE FOR THE PRESENTAION? 如果你确有发言权，那么请记住：时间越短越好。 如果在一个小时之内你还没有让听众了解你的信息，那么给你两个小时也没有用。 请相信，当一个人听过很多次的演示以后，如果你做的演示的时间比预定的短，他决不 会抱怨；相反，如果演示的时间超过规定，他们往往会抱怨，而且应该抱怨。 在我被邀请做演示时，我常常要求比我所需要的时间多一些，然后在做演示时，我就早 点结束。这样离开时，听众就会觉得他们赚了。他们喜欢这样的感觉。 不管给我多长时间，听众提出多少问题，该结束时就结束；尽管这意味着可能会删除我 演示的某些材料，但是我确实会对结束一次演示承担全部责任。 不过，如果在演示的时间内还没有达到目的怎么办？ 几点建议是： ◆要求不要太高，应该更实际、客观些。做第二次演示或者安排一个后续会议。 ◆演示前几天，准备一个简介性材料分发出去，让听众得到一些初步信息。在演示期间， 再为那些可能没有看过简介材料的人进行指点并且总结要点。我强调，总结这个词。不要重 复讲义的内容，以免你陷入尴尬。 ◆作为选择，你还应该让听众明白，更多的信息，是在演示结束之后他们才能拿到他们 的材料中。 ◆准备好备用的详细的或者背景性的直观教具（Visuals）内容，以便让听众了解更多的 信息。 ◆准备好演示段落和你打算出示的图像材料的重要性：1号为必须演示的内容；2号为 可以省略的内容。 ◆与听众达成新的一致。我可以举一次演示作为实例，当听众带着众多的疑问时，显然 我无法按时完成演示。在这种情况下，许多听众还留在屋子中，觉得还没有听完。我会停下 来，提出一个新建议：“给我们几分钟的时间，让那些有其他安排的人先离开。留下的人， 只要你们有问题，我就会解答。”三分之一的听众离开了，我和剩下的三分之二的听众一起 度过了半个小时。 我们确信你会准时开始演示，但是如果听众不准时，该怎么办？ 按时开始演示。当听众正在入座时，你可以等 3－5分钟，但是不应该太长。你有义务 为那些准时到达的听众按时开始。 是的，是的，但是如果决策者迟到了怎么办？按时开始。当迟到者入场时，总结一下你 刚才说的内容，提示一下你现在讲到了哪里？我注意到，按时到场的听众并不在意这种中断， 而更介意不按时开始。 你应该使用什么样的媒介？ WHAT MEDIUM SHOULD DO YOU USE? 如果让我选择的话，那么在任何演示地点都可以使用并且易于架设的装备是最理想的媒 介。 听到这里，有人会说，继续做梦吧，基恩。 因为没有一个媒介具备这样的优点，我们根据不同的情况，列出不同的媒介以及他们的 优点和缺点。 印刷品材料。优点在于，在讨论中，每一个人都是平等的。同样，听众也可以在印刷材 料上书写记录，也可以随便翻动页面。 不利之处在于，听众可能会超前阅读你不想讨论的部分，听众可能会提出你本想在以后 加以讨论的问题。同样，由于每个人都低头看他的复印件，你可能失去同听众目光沟通的机 会。 黑板。记录下讨论中产生的想法会使听众产生参与感，这可以使讨论高度活跃。 另一方面，你的书写最好工整而且易于辨认，而且你书写要迅速。否则，你的演说大部 分时间都得背对听众。 为了易于辨认，我建议听众人数在 15人以内时，使用这项工具。超过这一人数，我建 议使用投影仪。 自打我开始整理思路以来，计算机技术、多媒体以及所有花哨得东西已经代替了我讨论 的演示模式。有些人称之为新媒介，有些人称之为在线媒介。当它包括动画、声音以及图像 时，比较一致的叫法是多媒体媒介。 下面就是有关这种技术所带来的可能性问题，我列出的每种都可以提高你演示的精 致层次。 ◆增加动画。你可以通过放大或者缩小、上边扫入或者下边扫入（Wiping up or down）、 隐去图像（Dissolve）来增加教具的动感和方向感。 ◆加入扫面的图像。 ◆增加声音。用电话铃声或者汽车喇叭来增加图像的真实感，那又能怎样？用一句名言 来印证一个新的想法，或者用一段音乐来表现某种状态又怎么样？ ◆增加录像。 ◆增加链接。 总之，给人印象深刻的新技术对你的演示成功有重要意义。然而，正如你所想到的，他 们也有着有利和不利的一面。 在屏幕上演示技术的最重要的好处就是，在演示中或者你处于从一个演示地点赶往另一 个演示地点的间歇中，你可以修改直观教具的内容，及时增加内容和创造假设分析情景等。 除非你熟练应用，否则在演示中不断使用这些直观教具会不利于商业演示至关重要的交 互性。之所以会这样，是因为听众的注意力会更多的放在直观教具上而不是讲话者的身上。 鉴于以上有利和不利的方面，我建议你注意如下有关充分利用媒介的戒律。 使用媒介的十条戒律 THE 10 COMMANDMENTS OF MEDIA 制作直观教具 1 你应使图像设计简单化 省略脚注和图像出处说明，把文字限定在 30字以内。 2 你应该保证最后一排的人也能清楚的看清屏幕。 3 你应该有目的的使用颜色，而不仅仅为了装饰。 4 你应该尽量减少使用特殊效果（如动画）。 5 你应该提供合理的制造期限。 因为增加了很多内容如声音图像，演示需要更多的时间，而且制作的费用也增加了。 关于演示 6 你应该在演示前练习、练习、再练习；演示时再练习就太晚了。 7 你应该早早的来到现场，与设备技术人员共同进行周密的工作。 确定设备的音频和视频功能；注意室内光线；要明确如果发生什么事情可以给谁打电话。 8 你应该准备备用图像资料。 9 再过渡时间较长或者回答听众问题时，你必须保持空屏。 空屏可以保障听众把注意力集中到你身上而不是屏幕上。 10 大多数时候，你应该遵守 10条戒律中的 7条。 设计演示 DESIGN THE PRESENTATION 一次演示应该为听众回答一个问题，那就是你的计划解决好的问题。你的回答应该 让听众了解为什么要这样回答。 首先，我解释一下为什么要以及怎样来确定信息。 其次，我们将讨论如何精心的起草演示的故事情节、准备开场白和计划结尾。 最后，我们将讨论如何设计直观教具以使其情节生动。 确定信息 DEFINE YOUR MESSAGE 假使，现在你的客户请你向执行委员会做一个演示。并且指定 4个小时用于演示。 那么，你将着手这 4个小时的演示。当你摇摇晃晃的把两尺厚的幻灯抱到会议室的时候， 你的客户却说：“对不起，我知道我说过给你 4个小时，但是我们情况有变化，我只能给你 1分钟。” “1分钟！”你大吃一惊。心里用遍了字典里所有的脏字暗暗且狠狠的骂了半分钟。 那么再剩下的 30秒里，你又怎么能概述完 4个小时长度的演示呢？ 这时，你能说的就是你的信息。 你的信息要像人们常在汽车保险杠上的标签一样简洁： 如果你来自布朗克斯，请按喇叭。 或者像报纸标题一样，抓住读者的注意力，并使他们像了解更多的内容。 欧洲机票狂跌。 你的信息必须在一分钟内让听众了解到“是什么”和“那又怎样”的内容。 为了应付国内增长的有限性，公司必须开始努力抓住美国的急剧增长能力。 把你的信息写下来，把它放在一个显眼的地方，然后开始展开演示的情节轮廓。 起草演示的故事情节 CRAFT THE STORY LINE 我的经验是先讲述你的建议，也就是你刚刚写下的信息。然后使用剩下的时间来告诉你 的听众为什么这是解决问题的最佳答案。 看一下这个简单的事例所表现出的差异性吧。 这里有一封 SHIRLEY最亲密的朋友 LUCY的来信。 亲爱的 SHIRLEY: 还记得上个星期六的下午吗？我和我的男朋友在公园玩，然后你过来了。他告诉我， 在我转过身去的时候，你吻了他。 还有，星期天你去我家，我妈妈给你做了一道鱼沙拉。你说：“这是我吃过的最难 吃的沙拉。” 鉴于这些，我恨你，不想和你做朋友。 LUCY 请注意，信的第一段说的是上星期六的事情，你未必清楚下面将要说什么。然后，你又 看第二段。到了最后，你把第一段、第二段加起来，总算明白这封信结尾的意思了。 这就是事情发生的时间顺序表。如果你从后面重写一下，把结论放在前面，你就会发现 这封信的观点是多么清晰，多么有说服力，又是多么的简单，产生这么好的效果。 亲爱的 SHIRLEY: 我恨你，不想和你做朋友。 这是我的理由 1 还记得上个星期六的下午吗？我和我的男朋友在公园玩，然后你过来了。他告诉我， 在我转过身去的时候，你吻了他。 2 星期天你去我家，我妈妈给你做了一道鱼沙拉。你说：“这是我吃过的最难吃的沙拉。” LUCY 我并不是要你在社交关系中也采取这样生硬的办法，而是要你把这一原则用在商业范例 中。 我们先从这个故事情节开始，从中可以反映出解决问题的方法，从而决定进入美国市场 是否是明智之举。 目标 决定在发展过程中是否应该争取在美国投资的机会 话题 A 美国在世界经济中的地位 论据 1 在世界生产总值中占最大比例 2 大量的对外贸易 3 可预见增长的国外投资 话题 B 有吸引力的美国产业回报 论据 4 严格的成本控制 5 稳固的竞争地位 6 等等 话题 C 进入美国市场的障碍 论据 7 分散的市场 8 精明的消费者 结论概要 A美国在世界经济中的领先地位 B美国产业回报有吸引力 C进入美国市场的障碍可以克服 建议 继续进行 在你未肯定我建议采取行动之前，你至少需要了解结论的概要。而整个演示至少需要 45分钟，也可能更多的时间。 让我们继续，这次，我想到了 SHIELEY的信，于是，我再阅读一下，做了稍许改变。 建议 在发展过程中应该争取在美国投资的机会 预览结论 A美国在世界经济中的领先地位 B美国产业回报有吸引力 C进入美国市场的障碍可以克服 话题 A 美国在世界经济中的地位 论据 1 在世界生产总值中占最大比例 2 大量的对外贸易 3 可预见增长的国外投资 话题 B 有吸引力的美国产业回报 论据 4 严格的成本控制 5 稳固的竞争地位 6 等等 话题 C 进入美国市场的障碍 论据 7 分散的市场 8 精明的消费者 没有用很长的时间，对吗？你马上就知道这个建议了。 好的，我听见你说话了，如果听众没有同意怎么办？如果最终的建议不是他们想听到的 怎么办？如果他们处于对立面怎么办？ 那么，你所要做的就是稍迟一些再作出结论。不一定要把结论放在演示的最后，而是再 每一部分结束后提出一个结论。就像这样： 目标 在发展过程中是否应该争取在美国投资的机会 问题预览 A经济力量 B潜在利润 C可行性 问题 A 经济力量 论据 1 在世界生产总值中占最大比例 2 大量的对外贸易 3 可预见增长的国外投资 结论 A 美国在世界经济中的领先地位 问题 B 潜在利润 论据 4 严格的成本控制 5 稳固的竞争地位 6 等等 结论 B有吸引力的美国产业回报 问题 C 可行性 论据 7 分散的市场 8 精明的消费者 结论 C进入美国市场的障碍可以克服 结论概要 A美国在世界经济中的领先地位 B美国产业回报有吸引力 C进入美国市场的障碍可以克服 建议 继续进行 在每一部分结束时给出结论，虽然这种做法在某些情况下适用，但是我认为，90％的演 示内容都应该把建议、至少是结论作为出发点。 把结论放在前面，中间还是结尾？答案取决于你是如何明确当前的情况，特别是你认为 观众的接受程度如何？一旦你做了选择，你就可以着手展开演示的开头和结尾部分。 准备开场白 WRITE THE INTRODUCTION 如果你乘坐飞机的时候，机长宣布： 女士们，先生们，如果你们透过飞机的舷窗，可以发现飞机的第四个发动机已经起火！ 你肯定会马上集中注意力。 这就是开场白要达到的效果。我用的是 PIP公式。 目的 PURPOSE。为什么你要进行这场演示？ 重要性 IMPORTANCE。今天我们要达到的目的的重要性何在？ 预览 PREVIEW。让我们对演示结构以及演示内容有个整体性的了解。 例如： 目的：我今天演示的目的是向你们推出一些如何克服演示紧张时的可行性建议。 重要性：这很及时，因为下周你们要向董事会演示。 预览：在我们聚会的时间里，我们将讨论计划、筹划以及进行一场成功的演示的步骤。 提前把开场白写下来是个好主意，确保要考虑演示的顺畅和基调。 计划结尾 PLAN THE ENDING 结尾，就像开场白一样，是听众注意力最为集中的时候。我建议作一个这样有用的结尾： 1 总结你在演示时的要点。 包括结论、趋势、争议等。 2 重申你的建议。 记住，你是将其作为演示的中心思想介绍给听众的。 3 演示你的行动方案。 如果听众看到你的实施计划，他们就会更倾向于同意你的建议。 这包括展示一张具体实施建议的步骤或者行动的图表，并向听众说明每一步的每一个负 责人，要显示每一步要花费的时间，而且作为结果，什么时候可以开始建议。 4 要求听众同意并为实施建议承担义务 5 用“下一步”作为结束 总结在演示中达成的所有一致观点。在结尾重复这些一致以使每个听众知道你已经听到 他们的观点，还有，要在随后的会议或者演示达成一致。 一次演示没有必要随着你的一句话就此结束。演示的结束意味着所有的人都期待着将来 同心协力的工作。 充分利用直观教具 MAKE THE MOST OF VISUALS 我可不想作冗长的广告来说明直观教具的重要性，我只想说它们比文字或者表格所表达 的信息更清楚、更便捷的显示关联作用就足够了。 数量： 0 20 40 60 80 100 第一季度 第四季度 东部 西部 北部 第一季度 第二季度 第三季度 第四季度 0 20 40 60 80 100 第 一 季 度 第 二 季 度 第 三 季 度 第 四 季 度 东部 西部 北部 0 20 40 60 80 100 0 5 东部 西部 北部 非数量的： 矩阵 流程 甘特图 ? ? 本图表简单确定了可用的直观教具的范围。 这里，我要提出的问题不是为什么直观教具重要，而是如何设计直观教具。 从禅学意义谈设计图表 DESIGNING CHARTS FOR THE OF IT 有人问禅学大师：“你会拉小提琴吗？” 禅学大师的回答是：“不知道，因为我从未试过。” 所以，我提出这样一个问题：“你会设计图表吗？” 不管你以前有没有试过，我相信你确实知道。我能想起的最为接近的是一个 6岁的孩子， 当你还是个 6岁的孩子的时候，在你知道操作说明之前，你就会学着骑车。 所以，你可以手里拿一支彩笔，对于下页八个要点勾勒出你的想象，真正真正的初次图 像。请记住，你的笔无法擦拭，所以只有你初次的想法是有用的，你不能改变主意。还有， 如果你现在是 6岁，你非常没有耐心，所有每个要点不要花太多时间。当然，最为重要的是， 在 6的时候，你不知道有思考这回事，所以请不要思考。JUST DO IT。 1 公司销售自 1990年以来增长了四倍 2 公司占有本行业最小的份额 3 项目将经过 5个阶段 4 客户的销售回报率排在第四 1公司销售自 1990年以来增长了四倍 1 你使用线性还是条形图都不重要，在每个图中，观众将看到一个上升的势头，这就是 你要传递的信息。 2公司占有本行业最小的份额 2 我敢打赌，你会画成某种形式的圆形。 3 项目将经过 5个阶段 3 因为箭头表示方向和运动，所以他们事形象化表示一段时间内连续阶段的理想工具。 4客户的销售回报率排在第四 4 我们所要描述的是排在第四，使用条形图、表格形式都不重要。 5 办公雇员的年龄结构因公司而显著不同 6 房地产购买者处于建筑减少而建筑成本上升的两难境地 7 五个项目相互关联 8 两个项目必须相互支持以取得更好的效果 5办公雇员的年龄结构因公司而显著不同 6房地产购买者处于建筑减少而建筑成本上升的两难境地 6 标题中主要强调两难，那是需要形象化表述的内容。图像不需要限定于抽象的外形， 剪刀图形很好的增强了两难的效果。 7五个项目相互关联 7 我好多次都用拼图来表示相互关联关系。当然使用五环、五面体甚至五官页能很好的 描述相互配合而成功工作的重要性。 8两个项目必须相互支持以取得更好的效果 8 阴阳的符号、两个三角合成一个棱形，都很好的表现了一起工作相互支持的意思。 9 特别工作队的工作方向正好相反 10 为新模型提供的打折范围因地区不同而不同 11 各种力量最终导致企业重组 12 趋势显示恶性循环 9 特别工作队的工作方向正好相反 拔河 9 这些图片比任何文字都更有力。 10为新模型提供的打折范围因地区不同而不同 ％％％％％ 10 你可能会注意到条形所表示的折扣范围，或者是地理范围，或者两者兼而有之。我 发现不同大小的百分比最符合，很有创意。 11各种力量最终导致企业重组 11 注意右上方的三个箭头是如何表示各种力量，以及指向右方的箭头是如何表示在压 力下将要采取行动。 12趋势显示恶性循环 12 这些图将恶性循环表示的淋漓尽致，恐怕你所经历的恶性循环远远不及这些图表所 带来的效果。 * * * * * 下次设计图表时，请相信你的直觉。想象你六岁时的感觉，而且如果你想要把你传递的 信息形象化，而不是一团糟，你的图片水平就提高了。 制作情节串连图板 BUILD A STORYBOARD 组织和设计演示的最好工具之一就是制作软件组件中的情节串连板功能。这一工具的价 值在于，它能最大程度的减少我们埋头于可能与整个演示情节无关的单一图表制作的复杂工 作。 情节串连板也可以让我们规划出演示的流程，使得一个图表和下一个图表相联系，一直 到按序演示的观点导致听众采取我们所建议的行动。 下面是怎样使用这一工具的步骤： 1 按照你决定的情节线索起草演示提纲。这样，你就知道要将什么内容，并且按照什么 次序来讲。 2 按照提纲决定什么地方需要安排直观教具，以及可能需要什么样的教具。 3 制作直观教具。在直观教具下面写出你演示时想说的内容，包括怎样阅读它的内容， 以及想传递什么意思。这对整个情节非常重要。 4 检查流程。检查图表次序的逻辑性，决定什么地方图表太多，而什么地方图表太少， 决定什么地方需要总结。 5 记住你要使用的媒体工具并将可能包括在最终制作中的动画作好标记。 6 一旦确信直观教具的数量和显示顺序都是最佳的，再回到每张直观教具并且在页面底 部写出口头过渡的话语：就是从一张直观教具到另一张直观教具时要说得话。 这时完工时情节串连板可能具有的样式。请看： 1 介绍（口头部分） 目的。。。。。 重要性。。。。。 预览。。。。。 过渡句：好，让我们开始讨论美国具有吸引力的理由 2 美国具有吸引力人的增长机会 A 美国经济。。。。 B 。。。。 C 。。。。 我们相信，美国市场对于 JJ公司来说具有吸引力，有三个理由： A 美国经济世界领先 B 。。。。 C 。。。。 过渡 让我们更深入的探讨理由。美国经济世界领先，我们看三个重要的指标：GDO、对外 贸易和国外直接投资。 3 其他 美国 德国 日本 理由： 就国内生产值而言，我们发现美国占超过世界国内生产总值 20％的份额。 过渡： 美国不仅占有世界国内生产总值的最大份额，而且还有比任何其他国家都规模更大 的对外贸易。 4 0 50 100 法国 日本 美国 德国 对外贸易 理由： 美国的对外贸易超过 2000亿美元，超过排名第二的日本 30％。 过渡： 另外，美国控制着相当规模的外国直接投资，而且这一投资有望显著增长。 5 理由：今年美国吸引了＃＃＃投资，而且在 5年内，我们预计会有￥￥的增长从而超过 ￥￥，这比其他任何国家都要显著。 过渡： 关掉投影仪，这三个论点支持了我们的结论：美国拥有世界第一的经济。 6 0 50 100 150 200 西欧 美国 现在 将来5年 更多同意内容的直观教具 7 美国最具吸引力的增长机会 A B C 理由： 除了是世界经济规模第一，美国的金融回报同样具有吸引力。 过渡： 我们将美国的金融回报与世界其他国家作比较。 8 结束（口头） 总结：最为总结，因为其市场规模、回报以及。。，美国。。。。 建议：所以，我建议。。。 行动项目：甘特图 后续步骤：1 确定能充分利用公司优势的市场细分 2 决定需要的资源 3 等等 表达演示内容 DELIVER THE PRESENTATION 当听众在听你的演说时，他们需要的是你充满信心。这就是专业演讲者应有的特点。我 会就其中的每一个特点做详细讨论。 信心、信念、热情 CONFIDENCE CONVICTION ENTHUSIASM 了解你自己，了解你的素材，了解你的观众，了解你的目标，你的信息来源于对演示各 方面的了解。 如果你不相信你的建议的美好前景，那么坚持不要做这样的演示，因为你自己也不会遵 从你建议的内容，就不要指望你的听众会接受你的建议。 你的演示热情洋溢，你的听众也会热情回应。 信心、信念、热情三者结合，才能在听众面前树立你的专业形象。这就是本章要阐述的 内容，它包括：预演、架设设备、运用演示技巧、处理听众疑问、运用幽默以及重视寂静的 价值。 排列：找出不足之处 REHEAESE: THE SEARCH FOR IMPERFECTION 初次的预演可以自己进行。目的是熟悉素材，检查你所用的时间，简单记下过渡词。使 用录音机来检查自己的声音是个好主意，你可以检查自己的声调是否合适，或者你的素材是 否需要重新组词。 第二次排练可以在三四个同事面前，既包括熟悉情况的人，也包括不熟悉情况的人。要 求他们各自注意不同的方面如内容连续性、印刷错误、表达技巧、提出疑问问题等。同时， 这也是预测可能提出的问题的时候，包括听众最有可能提出的三个最难的问题，并预先准备 好清楚、准确的答案。 这也是将自己的演示拍摄下来的好机会。这样你就可以从听众的角度来检查自己的表 现。 看这种录像，有两种方法： 1 关掉图像，集中注意你演示的内容以及你是如何演示的（字句选择，语调，发音等）； 2 关掉声音，集中于你的站姿，手势，面部表情同教具是否合拍等等。 什么时候才知道你的排练是否已经足够了呢？ 当你感到明天进行演示已经具有那种场合下应该具有的信心、信念、热情时，这样的排 练已经足够了。 排练观众的注意要点 敏感 在你用否定性的结论打击我的信心以前，给我一个热身的机会：在告诉我哪方面 做的不好之前，先告诉我哪方面做的不错。多使用“我”，例如“我不明白图表的内容”，而 不是说“你不会使用那张图表，是不是？” 建设性 提出问题时要带有解决问题的建议。帮我知道如何应付你所提出的问题。 目标性 请把你的评论对准我妨碍听众理解所做、所说或者所演示的部分。 实际可操作性 任何演示总有提高的空间，但是演示就在明天，我想去演示之前先睡一 觉，所以，请帮助我集中注意那些可以进行改动的部分。 谢谢你，现在是去演示地点看看设备情况的时候了。 安放设施和设备 SET UP THE FACILITIES AND THE EQUIPMENT 基于我在安装设施和设备时的惨痛经历，我的建议是提前 40分钟到达演示地点并且负 起全责。 这真正是如果会发生什么差错，差错肯定会发生。 下面的问题是可能出现的冰山一角以及我是如何应对这些情况的。 问题 灯光开关在哪？温度控制的怎么样？窗帘呢？ 我的解决办法 我要确保知道灯光开关在什么地方，我会试试开关，这样我就可以决定 什么时候开什么灯，什么时候关掉。 我要询问如果必须让房间的温度适宜，如何或者叫谁来提高或者降低温度。 我要摸摸窗帘，检查看看哪个窗帘可以升起以确保外面的阳光不会盖掉屏幕上的图像， 干扰听众注意房间内的事情。 问题 房间的桌子如何安排？ 我的解决办法 我将桌子摆成 V形，这种安排打开了房间前面的空间。 我将桌子安排在过道的两旁，这样它们就排成了鱼骨架。 我将多余的椅子挪开，这样听众就不会被分散注意力。 问题 没有两部投影仪是一样的，没有两部投影仪的开关在同一个位置，没有两部投影 仪使用同样的接线，没有两个遥控器的设置是一样的。 我的解决办法 我要确保试过投影仪上的所有开关，电脑上的所有接头，所有遥控功能。 我要确保电线不在过道上，或者至少被胶带固定住。 结束语： 建议： 不要委派他人设置投影仪 早早进入演示场地 拒绝受无用目标支配 自己进行改动 运用表达技巧 APPLY DELIVERY SKILLS 你已经准备进行一次演示。怎样才能给听众留下美好而长久的印象呢？ 我女儿多娜的回答是：“跳舞吧，就当没人看见你。” 通常，我们不在意别人怎样看我们的时候，我们表现的最好。 有几种方法可以让你在听众面前轻松自如。 呼吸、呼吸、深呼吸 集中注意力进行呼吸大概是我可以提供给你的最好的办法。在回答问题前呼吸一下。在 任何时候，只要你觉得需要放松就呼吸一下。 同听众建立目光交流 在开始和演示的全过程，建立与听众的目光交流，是你想在听众面前演示成功的最重要 的技巧之一。 目光的接触是心灵上的握手，它可以让听众感受到也参与其中。 当你面对许多听众时，我的建议是你在每个四分之一圆周内选择一名听众，与他们轮流 进行目光接触。 讲话自然 站姿稳重，双手放在腰部的位置 站在屏幕旁边 不要使用教鞭，除非特别有必要 如何使用直观教具 WORK WITH YOUR VISUAL AIDS 我们刚刚谈到进行演示时如何站立以及姿势等等。要掌握这些并不容易，但是发表演示 的技巧并不局限于这些内容。你要对使用直观教具尽可能早的感到轻松自在，这样使用教具 可以成为你的第二本能。 下面是我关于在演示中使用直观教具的一些秘密： 在更换直观教具之前说一些过渡的话 要使直观教具有效，说话和使用教具必须相互配合。我们所听到的必须加深我们所看到 的印象，我们看到的必须支持我们所听到的内容。过渡性说明正好可以将直观教具上我们看 到的内容和我们将要看到的内容串连起来。 要进行有效的过渡性说明，要做到以下四个步骤： 1 在完成讨论前一张幻灯片后，要同听众保持目光接触 正如我们刚刚看到，美国对于 JJ公司来说潜力巨大。 2 当你对下一张幻灯片做过渡性说明时，同听众保持目光接触 但是，JJ公司能够进入美国市场吗？事实上，这里并不存在难以逾越的障碍。 3 当你用新的幻灯片来更换旧的幻灯片时，要保持安静 4 当你开始讲述新的直观教具时，要同听众保持目光接触 下面是大家所熟悉的障碍以及我们建议的克服方法。 当你讲话时，就专心讲话；当你更换直接教具时，就专心更换直接教具。 不要担心更换教具时的安静。听众喜欢这样的宁静，记住，你已经给他们说了过渡性的 说明，所以他们愿意花一些时间来考虑下面的内容。 引导听众，展示每一个教具 一旦展示直观教具： 1 解释图表上的要素 “在左边的坐标轴上，……” 2 定义你所使用的代码 “注意这三种颜色，黄色代表……” 3 指出教具想要展示的内容 “注意从左下方到右上方对角线的移动趋势。” 4 阐明直观教具的“那又会是怎么样”的内容 “因此，进入高技术市场很有吸引力。” 5 到下一个教具的过渡说明 “我们已经探讨了高技术市场方面的有利方面，现在让我们讨论一下我们必须小心的方 面。” 我知道，我教给你考虑的已经不少了。我并不是说掌握这些很容易，不过我保证，有了 一些经验和进行排练后，你会自然的掌握这些要点，而且在演示中你会不假思索的运用，这 就使得你可以集中注意演示的内容。 习惯于回答问题 GET USED TO ANSERING QUESTIONS 对于许多演讲者而言，在演讲中感到紧张的一个重要原因就是对提问的担忧。当他们使 用任何下列防御措施时，他们就显示了其中的担忧。 拖 延 例如，我们说：“先生们，在结束时再提出问题。” 因为我们知道我们永不会结束，所以我们就不必要面对这些问题了。 控 制 例如有人提问，我们会说：“以后我会回答这个问题。”这是我们通常使用的话， 但是表达的意思却是：“请不要打扰我，一旦我有了答案，我会谈到你的问题。” 实际上，我们是在告诉听众，我们现在所说的内容比他们想要知道的内容更为重要。 避 免 例如朗读屏幕上的内容的时候背对听众，没有与听众的目光接触，我们会假装 没有看到任何提问者。 拒 绝 例如我们使用图表时尽可能插入所有的细节包括脚注、假设、说明、材料来源 等等，这会使听众感到不好意思提问，恐怕答案藏在脚注之中。 淹 没 例如我们讲话的速度太快，没有停顿，以确保没有落下任何一句话。在我们讲 话的时候，听众没有提问的时间。 这些问题从何而来，怎样才能避免这样的问题？当然，我们不能。我们应该明白，听众 不是敌人，他们想要做的是了解信息，从而更好的了解演示。他们的意图是想知道我们的观 点产生的理由，最终与我们达成一致。 最好的办法是自然的对待处理问题的过程。 1 耐心听取问题 等待 通常在提问的过程中，提问者自己就可以回答他的问题。 等待 我们也可能在问题的措辞中找到答案的线索。 等待 有时别人会回答这个问题，而不需要你来处理。 等待 只因为让说话者说完话你再回答是最起码的礼貌。 2 问题提出后，稍做停顿，思考一下你的答案 回答前稍做停顿，这会让人感到这个问题很重要，你需要时间来找出答案。 3 你没必要重复问题 如果担心房间里面其他人没有听到问题，你可以重复；如果你没有完全明白这个问题， 你可以重复；如果你需要重述问题来回答它，你可以重复；否则，就在你确信了答案之后再 做回答。 4 只回答听众提出的问题，既不过多，也不要过少。 避免回答问题过于详细，否则，听众会认为你：我不仅知道那个问题的答案，我还知道 你没问问题的答案。不要忽略了演示的目的或者演示的时间。 5 向所有的听众说出你的答案，而不是只对提问者。 你要假设每一个人都对答案感兴趣。眼睛的交流不要只限于提问者，眼睛环顾一下可以 让所有的听众感到你与他们的交流。 6 一直到你完全回答了问题，这个问题才算完成。 应该询问提问者：你的回答是否让他满意。那样你就可以确信你没有误解听众的问题或 者回答的时候大错特错。 上述以外，我知道你会遇上下面的问题： 如果问题很愚蠢怎么办？ 在上课结束后，把下面这句话写 100遍： 永远不会有愚蠢的问题存在！ 你要耐心而且以尊敬的态度回答问题，而不是判断问题是聪明还是愚蠢的；这句话非常 重要，我跟你保证，对于提问者而言，这可不是愚蠢的问题。 其他听众会欣赏你所表现的尊敬的态度，而且对于提问也不会感到犯怵。 如果问题与议题无关怎么办？ 回答这个问题。 如果问题充满敌意怎么办？ 不要了解问题是否充满敌意、讽刺或者别的。回答问题要做到专业而且集中注意确保你 必须说的内容被对方理解和接受。 如果提问者不重要怎么办? 回答这个问题。 如果某人用一连串的问题占用你的时间怎么办？ 耐心、简介的回答问题。当回答问题完毕后，中断与提问者的目光交流，将目光转向别 的听众。 当所有这些都不奏效，重申演示的目标，指出时间已经很紧张，要求他或者把问题记下 来，这样可以与你在以后详细讨论。 如果我不知道怎么回答怎么办？ 那就说出来。先感谢提问者提问到你还没有想到的问题。下面是处理这种情况的方法： 如果你是某个小组的成员，询问小组的其他成员是否知道； 问其他听众是否知道； 将问题带到以后的步骤中。 让提问者知道你将找到答案，并且你将尽快的回答他的问题，然后确保守信。 请永远记住： 听众不是敌人。 结束语 CLOSING THOUGHTS 正如本书开头所言，学习做演示就像学汽车一样。你如果只是读操作手册，你是不会学 会骑车的。 我希望我的观点和见识回让你做演示时较为容易，即使它永远不会使你的一天像在自行 车小道上那样愉悦。 关于作者 基恩泽塔兹尼是麦肯锡公司负责形象化设计的主管。在麦肯锡公司，他和他的同事一起 设计、创造和完成演示。泽塔兹尼经常和世界一流的商学院交流思想，其中包括：哈佛、芝 加哥、哥伦比亚、沃顿、剑桥、斯坦福等。 INTRODUCTION DEFINE THE SITUATION WHAT MEDIUM DEFINE YOUR MESSAGE WRITE THE INTRODUCTION PLAN THE ENDING OF VISUALS DESIGNING CONFIDENCE SET UP THE FACILITIES APPLY DELIVERY SKILLS TO ANSERING QUESTIONS