大唐电信财务解决方案

3财务管理解决 一、财务会计 5 SAP R/3财务会计子系统概述 5 总分类帐模块 9 总分类帐科目 9 总分类帐科目记帐 10 计划 12 结算 14 应收帐款模块 18 概述 18 客户主 19 给客户开发票 21 收款处理 21 特殊帐务 22 凭证和科目的处理 23 催款通知 24 信函 24 报表 26 客户信贷管理 27 应付帐款模块 31 概述 31 供应商主记录 31 支付 34 特别总帐业务 34 凭证和帐户的处理 34 对帐单 35 报表 35 固定资产会计核算 36 概述 36 折旧表及折旧范围 36 资产分类 36 资产交易 37 财务信息系统 40 二、 管理会计 42 一般费用管理 43 获利分析会计 55 三、 合并 59 1. 综述 59 2. 集成性 60 3. 与其他系统的合并 61 4. 法定合并主要业务流程 62 4.1 合并报表项的维护 62 4.2 局部调整结帐 64 4.3 数据的采集 66 4.4 合并步骤 67 5. 管理合并主要业务流程 69 5.1 间接费用控制合并 70 5.2 获利能力分析合并 72 6. 主要报表 74 7. 业务数据全方位的分析处理 74 附：集团公司会计合并基本功能 75 财务管理解决方案 在现代企业制度中，财务管理扮演着一个十分重要的角色。当今的财务管理已经完全超越了计划经济体制下的核算的范畴，而是从更高的层次参预企业控制、企业经营和企业管理。财务管理的地位越来越被企业的决策者所重视。企业的最终目的是所有者权益最大化，满足企业这个目的的最根本手段是“开源节流”，即增加企业的收入和降低企业的成本。从开源的角度，财务管理所面临的主要命是如何加强资金运作；从节流的角度，财务管理所面临的主要命题是如何有效的控制成本。这两点都对企业的财务管理提出了更高的要求。 信息技术的提高不仅优化和完善了企业内部管理机制，也使企业在以后的市场竞争中处于有利的位置。大唐电信作为中国的大型高科技企业，其业务范围覆盖整个中国，而财务管理相对集中。为了决策层能及时得到企业经营活动的信息并决策，集成性和实时性对大唐电信的财务管理显得尤为重要。 这就需要大唐电信在原有的财务管理计算机支持系统上，建立起一个全国的财务管理主干系统，该系统不仅能够和原有的核算系统有效的协同工作，而且能够全面的加强大唐电信的企业控制和管理，集成业务流程，提高资金运作的能力。 SAP R/3 系统提供包括所有财务与业务领域的集成的解决方案，完全能够胜任大唐电信主干财务系统的要求。 以下简单介绍一下SAP财务会计子系统所具有的简单特点： 适用性 因为财务会计管理的特殊性，采用的任何财会系统必须符合中华人民共和国的会计法规的有关规定。SAP公司保证其软件系统符合中华人民共和国的要求。 集成性 现代财务系统要求有相当高的集成性，以减少工作量与由此而来的差错，也使企业的活动更加紧密。SAP R/3 系统的集成性确保了会计信息能够满足自动更新的要求。当用户在后勤模块处理业务时，例如物料的收到和发运，这些业务所引起的财务上的变动将立即自动地记入会计系统。除了能够将后勤子系统与财会子系统集成之外，在财会子系统内，总分类帐同样能够与明细分类帐紧密连接。所有与明细分类帐中借方和贷方科目(包括固定资产模块)有关的业务，均会同时反映到总分类帐和资产负债表上。因此，明细分类帐与总分类帐之间总是一致的 实时性 系统实时性确保了会计帐务信息的及时准确，便于及时决策。在SAP R/3系统中，当用户发生业务活动时，如果该业务会对财务会计产生影响，那么相应的会计帐余额已被更新。 以下我们将对大唐电信科技股份有限公司财务管理提出我们的全面解决方案。主要包括： · 财务管理 · 固定资产 · 管理会计 · 资金管理 · 企业合并 一、财务会计 SAP R/3财务会计子系统概述 一个企业的会计核算体系是其组织机构的反映，在系统中的组织机构设置必须与公司的组织机构相一致。这是比较高层次的框架。财务会计核算是基于这些框架来核算和考核各业务部门的经营活动。 在系统中配置公司组织框架时，应考虑到现时与未来对公司财务会计核算处理的策略，把公司的组织机构用SAP R/3 财会子系统中的组织结构术语：集团公司、公司、公司代码、业务部门、利润中心等相对应。 在最简化的情况下，公司代码就是一个会计实体，对外提供法定报表。在比较复杂的公司结构中，由于公司会有几个层次的核算结构，不同层次有不同的法定要求，在核算和报告时也会有不同层次的要求。 复杂的组织日益需要一个全景式的会计报表。与单独的会计报表相比，集团公司会计报表显得越来越重要。集团公司可以细分为一些合并的单元。它们可以是象业务部门那样基于法规要求的独立的公司，也可以不是法规要求的独立公司，但在一定层面上其操作相对独立。对法定合并单位和集团公司进行重组的能力是国际性会计系统的基本要求。SAP 的系统满足用户对数据在法规方面的要求，这也包括满足全国性的和地区性的分布式公司的要求。 大唐电信科技股份有限公司的要求：SAP R/3 系统财务会计子系统中对组织结构定义的多样性，能完全满足大唐电信科技股份有限公司集团化、多层次的组织管理要求，合理地设置公司组织结构模式，并从地域、商品等多维角度对业务活动核算分析比较 a) 会计科目表 在 SAP 系统中，会计科目表有以下形式： · 作为经营需要的会计科目表。经营用的会计科目表包含了日常经营管理所需要的科目，也允许进行特殊的，在公司范围内的业务处理。日常业务的记帐都在经营性的会计科目上的。财务会计和成本核算都使用同一个会计科目表。 · 作为地区性的会计科目表。地区性的会计科目表包含了为满足当地有关法规而设的科目。记帐的数据是基于政府的规定和预先定义的一些规则而处理的，其项目和经营用的会计科目表有所区别。 · 作为集团公司的会计科目表。集团公司会计科目表包含了在集团公司内使用的所有科目，其记帐数据是基于外部集团公司会计的要求，集团公司会计科目表的项目与经营用会计科目表不同。 SAP 系统提供定义不同的会计科目表的功能，使灵活多变的评估成为可能。每个公司代码都能同时拥有这三种会计科目表。日常的凭证是记帐到经营性会计科目表中的。通过不同科目表之间建立的联系，同样，用户也能按某个国家的特定要求或按集团范围进行会计评估合并。如果一个集团公司同时包括不同性质的分支机构，如国营公司和合资公司，SAP 的系统必须同时满足跨国公司和特定国家的法规的要求，其经营性的会计表可以是不同的，但可以利用集团性的会计表来作整个集团的合并评估。 根据大唐电信科技股份有限公司的情况可以采取经营性会计科目表与集团公司会计科目表的组织结构，满足其对单位核算的要求。 b) 会计凭证 SAP R/3 的财会子系统遵循严格的财务会计凭证原则。所有的会计业务都以会计凭证方式记帐到会计系统中。凭证是一个数据载体，它包含了能影响科目余额的数据，即行项目。 每个凭证由凭证抬头和行项目组成。凭证抬头是凭证的重要组成部分。凭证抬头包括凭证号码和凭证日期等数据，凭证的主体是若干个行项目，它们都代表了特定的业务。行项目中记录了业务金额、科目和附加的科目分配。 1. 凭证的基本参数 以下凭证的基本参数是用于标识每一个业务处理的： · 凭证类型：凭证类型包含用于管理不同的凭证的控制数据；不同的凭证类型也决定了对它定义的凭证号码间隔。 · 记帐码(输入类型)：记帐码用于确定行项目记帐的方向，借记或贷记。它还确定了记帐科目的类型(总帐科目或明细分类帐帐户)和记帐数据输入的屏幕格式。 · 凭证号码：每一张凭证都有唯一的号码，有的是系统自动分配，有的是用户自定义。在任何情况下，SAP系统确保凭证号码的唯一性。 · 科目内容和类型：包括付款条件和其他科目的指定。 SAP 的财务会计模块提供所有关于凭证管理方面的功能，包括在以前的会计期间记帐等。在凭证记帐后，其可以显示、冲销，归档和更改某些字段（不影响会计记帐的原则的字段）。整个凭证始终是一个单元，而凭证之间的联系也始终存在。对暂记而并未记帐的凭证也可以删除。 2. 凭证审核和过帐 凭证审核的主要目的是为了减少差错。而 R/3 系统的集成性使得许多财务凭证按照业务活动的情况和事先的设置自动生成，这些自动生成的凭证大大的减少了差错的可能性。因此在 R/3 系统中，自动生成的财务凭证将在生成后自动过帐。 手工录入的凭证，可以利用暂记凭证的功能，然后审核记帐或触发相应的工作流，按照指定的路线，对凭证进行审核和过帐。 R/3 系统丰富的凭证处理功能，为大唐电信科技股份有限公司正确、及时的录入财务凭证提供有力的保障。在 SAP R/3 系统中发生的所有业务都将依据凭证的有关规定记帐。凭证按系统内事先定义的凭证类型来分类，每一类代表其特定的业务类型，凭证号也会按凭证类型不同而在其定义的间隔内。这种规定将保证从资产负债表到每一张凭证的审计线索。 c) 货币 为了满足许多国家对货币的法规的要求，SAP 系统允许用户同时使用多达三种货币作为记帐的本位币和支持定义世界上大部分的货币作为业务结算货币。所有的业务处理均能以记帐本位币、集团公司货币以及客户自定义的硬通货记入帐本。 R/3系统的多币种处理能力能够完全满足大唐电信对支持人民币和美元乃至其他币种会计处理要求。 d) 在多种语言方面的灵活性 R/3系统支持多种语言，只要指定所需要的语言代码，系统的操作界面可以以该种语言出现。 总分类帐模块 总分类帐科目 每一个用于记帐的科目都在总分类帐中定义，它们包含了描述其功能的信息，这些信息是保存在每个科目的主记录中的，它们控制着对该科目的记帐和对记帐数据的处理。 a) 总帐科目主记录的结构 总帐科目主记录包括两部分的内容： · 会计科目表层次的数据。这部分数据用于整个主记录，如总帐科目号码，科目名称，集团公司会计科目表相应科目号码、确定科目是资产负债表科目还是损益表科目。 · 公司代码层次的数据。这部分数据包含了如何控制业务数据的输入与记帐的参数，如何管理科目的数据，以及其他与公司代码相关的数据， b) 主记录的处理 SAP 系统可以将创建、修改和显示总帐科目主记录的功能分开。用户可以对其雇员按照职责要求给予不同的权限。每一个新的主记录都被分配到一个科目组中，科目组是以下列指标来对总帐科目进行分类的： · 科目号码的分配。对于有相同或相似用途的科目，如银行存款科目等，用户可以 为之预定义总帐科目号码的数字范围。 · 用户界面的屏幕格式。用户可以对总帐科目组指定一些强制性的或选择性的输入字段，不需要的字段可以去掉。 c) 行项目显示 行项目显示的功能使用户能得到某个科目中的未清项、已清项和暂记项目的概况，用户能够确定哪些项目应当显示在屏幕上。用户可以随时从行项目清单切换到单个凭证的显示。 d) 科目余额 只要当凭证记帐到某一个科目，该科目的余额就被更新。用行项目显示的功能可以指出凭证中哪个行项目被记帐到相应的科目，用户可以显示科目余额和相应的凭证的行项目。科目余额按会计期间分借贷方向用户显示了与之相关的业务数据的概况。可用的分类指标包括科目号码、公司代码、会计年度、业务部门和币种。在科目余额显示中，用户可以直接进入行项目显示。 R/3 系统总分类帐科目设置的和权限限制功能，能很好的帮助大唐电信科技股份有限公司统一集团会计科目表，并且能在统一会计科目表层数据的前提下实现公司代码层数据的灵活设置。总分类帐科目的行项目显示和科目余额显示功能，能满足大唐电信科技股份有限公司的科目/帐簿设置/对帐处理/监控追踪审计的会计处理要求。 总分类帐科目记帐 a) 集成性的总分类帐记帐 总分类帐科目的记帐在大部分业务中是集成性产生的，即业务操作是在其它子系统中而在总分类帐是自动过帐的。对应关系如下： 带有各种资产和资产负债表科目的会计科目表为总帐和各明细分类帐之间建立了记帐的关联。统驭科目的作用是当在明细分类帐中发生记帐业务时，其行项目将自动地记帐到相应的总分类帐科目 (统驭科目) 中，并且其结果将反映到资产负债表上。 对总帐科目余额的更新是自动地并且同时发生的，这就确保了： · 总分类帐与明细分类帐始终是一致的； · 集成的报表可以显示在明细分类帐中记帐的具体凭证； · 财会信息系统可以马上使用所有与资产和损益相关的帐务； · 财会信息系统可以马上显示所有与资产和损益相关的帐务。 b) 附加的检验功能 SAP 的财务会计模块允许用户对每个使用者和每一部分的信息定义附加检验，例如，可以对每个使用者在下列应用领域检查其是否可以记帐： · 一个科目 · 一个业务部门 · 一个公司代码 · 一个成本中心 · 一个成本对象 对在凭证中的关联数据的有效性检验确保了在进行其它层次上的核算和出报告所要求的输入数据的正确性和完备性。 c) 未清项管理 在每个总分类帐科目中都可以使用未清项管理，这个功能使用户可以根据往来帐所必须的清帐得以清晰并实现。使用未清项管理功能的科目可以在业务处理中查询到每一笔吊帐并一一清除。 计划 如果用户需要一份有意义的资产负债表和损益表，那么资产负债表和损益表中不同形式的计划和实际值的比较就很重要了。计划功能在 SAP 系统的财务会计模块中具有重要意义，因为： · 计划中包括了公司代码、业务部门和总帐科目； · 会计期间的详细数据； · 所有的相关参数； · 以不同的形式保存的。 在一个公司代码中，用户可以对科目或科目与业务部门的组合作计划。计划是基于资产负债表和损益表结构的。SAP 的标准系统包括一些以树状结构显示的可更改的计划模式，用户可以对以下方面输入计划值： · 完整的资产负债表和损益表 · 业务部门 · 当计划值输入后，用户能够作以下工作： · 自动分配 · 按期间分配 · 作为参考 · 结转 · 复制 它们可以快捷地以不同的形式显示并用于比较。在预定义有关参数和结构的前提下，财务会计模块能自动处理计划功能。另外，用户可以方便地增加，改写和选择数据，这就确保了在所有层次上进行计划。 SAP R/3的计划功能对于大唐电信这样的大型国企是必不可少的，基于多版本的计划可以对实际结果灵活地作比较分析。 结算 a) 在会计年度内的结算 由于记帐是实时进行的，可以进行每天的结算。在一天的业务完成后，可查询下列报表： · 每天的准确无误的科目余额以及凭证的行项目； · 用户指定日期和排序方式的凭证日记帐。 凭证日记帐具有重要的检验和对帐功能，而且可以为期间结算提供精确的数据。用户可以对每个公司代码和科目定义两个未结算的期间。财务会计模块允许客户用月结算来为年终结算作周期性的数据准备工作。用户可以使用下列标准程序来处理结算： · 用统驭项来更新余额审计线索； · 建立一个完整的、自定义的和可排序的日记帐； · 对凭证和其总计金额进行对帐； · 对凭证进行重新组织和归档处理。 这些准备工作对那些在年终结算程序中要使用的科目和行项目进行了处理，此外，年终结算所使用的所有功能均可以用于月度或季度结算。 每天和月度结算使用户可以观察和评估明细的盈亏数据。 b) 年终结算 年终结算可以基于月度结算的数据，但这并非必须要这么做。SAP 系统为年终结算提供一系列特定的功能，用于处理相应的科目和行项目。以下是对资产负债表作调整的重要步骤： · 关闭记帐期间； · 对未清项和总帐科目余额进行外币评估； · 按付款期限对包括未清项在内的客户和供应商列出收付款清单； · 确定客户帐户中的贷项和供应商帐户中的借项； · 对外币评估、调整和待摊预提项记帐； · 打印资产负债表和损益表。 以下是一些实时性的工具，它们可以为最终的资产负债表和损益表作准备： · 科目记帐的总金额 · 未清项余额审计线索 · 余额结转 其他标准报表，如关于未清项的报表，可以用于分析与监测，它们为当前的会计业务与年终结算建立了联系。所有的报表均可以交互式地使用。 由于年度结算是高度自动化的，因此有关报表的生成是非常快捷与可靠的。 c) 评估的层次 通常一个公司都有其资产负债表和经营组织结构的责任中心层次，前者是会计法规的要求，而后者则是内部管理的要求。上述的两种层次结构是不同的。由于经营管理上的需要，与内部管理相关的会计结构 通常使用另一种层次结构。 一个有效的报表系统应当能结合这两种层次结构来使用相关数据，这些数据一方面可以供资产负债表和损益表使用，另一方面又可为内部核算所用。这就意味着用户可以选择任何部分的业务数据来显示业务部门的状况，可以对一个跨公司代码的业务部门作相应的评估。 d) 报表结构 财务会计模块为结算提供了许多报表，它们使用户可以直接从记帐数据中生成与评估报表，作为总分类帐的一个重要组成部分，资产负债表和损益表应当对所有业务定义。 资产项与负债项或者是费用项与收入项应当在报表中分别定义。用户可以自由设置以下几个方面： · 明细数据的层次和科目的分类 · 资产负债表和损益表中的项目与其子项目中科目的指定 · 文本信息的分配 · 是否显示总金额 SAP 系统允许用户使用许多种资产负债表和损益表，这种功能使用户可以对现存的科目按以下考虑的方面来分析与评估： · 商务和税务方面的法规 · 集团公司的要求 · 经营管理的需要 用户还可以把成本从不同的会计科目表中汇总到一个报表里。系统允许用户从不同的会计科目表中对公司代码的科目产生不同类型的报表进行分析与处理。 e) 资产负债表和损益表 用户可以随时使用交互方式生成资产负债表和损益表，包括分期间、计划值与实际值对以下数据进行比较： · 不同的科目和记帐凭证的增加值； · 通过明细分类帐查寻有关的行项目； · 详细的说明文本； · 图形化的处理； · 数据评估与分析。 此外，资产负债表和损益表的结构还具有以下几个特点： · 资产负债表和损益表明细可多达 10 个层次； · 不同类型数据的处理 · 到报表期间为止的累计值 · 余额结转后的期初余额 · 用户所选择的任何期间段的会计数据 · 不同类型的价值 (计划值与实际值)，不同期间 (当年与去年) 和不同形式的差异 (绝对值、百分比) 的比较 · 多种货币 一个综合的报表系统确保了对结算数据的准备工作。 SAP R/3 系统的总分类帐模块作为集成的中心，可以查询到所有的会计科目各会计期间的余额、发生额、行项目和所有的财务会计凭证，并且出具财务会计报表。 R/3 系统中所有的财务会计凭证记帐都能同时使用当地本位币、两种设定的平行本位币和凭证交易货币记帐，期末可以针对不同的本位币对外币进行评估，因此能完全满足大唐电信科技股份有限公司涉外交易的外币核算要求 。 R/3 系统中与销售有关的税收，如增值税、消费税、营业税等等都能按照设定自动计算。SAP R/3 系统中已定义了各主要工业国家 (包括中国在内) 的基本销售税收的计算方法和税收代码，实施过程中可以在此基础上进行修改、扩充，并且设定各种税收的记帐科目。 R/3 系统总分类帐模块的报表功能，能很好的满足大唐电信科技股份有限公司能适应对外报送报表的需要、生成符合当地需求的报表格式的要求，并且所有报表都能转换成 EXCEL 文件格式，满足用户可将报表转换到EXCEL下，进行预览、修改及打印的要求。 应收帐款模块 概述 R/3 系统财务会计模块中的应收帐款保有并管理客户的会计数据。它直接与销售模块集成。如果客户的订货导致发货，并开出发票，那么这些交易而产生的应收帐/销售收入/销售成本/库存减少就自动地在会计系统中记帐。这个过程的不同阶段都会实时地更新包括流动计划变更在内的现金管理及预测。 用户可以使用科目分析、预警报表、到期日清单和一个灵活的催款系统来追踪未清项目。与之相联系的信函可为每个公司分别建立。这对付款通知、余额确认、对帐单或利息计算也同样有效。进帐通过各种对用户友好的功能由人工计入相应借项中，也可以 用 EDI 或电子对帐单来进行电子化操作。借项凭单程序和支付则用支付程序来实现自动化。 应收帐款会计核算不仅仅是正常会计方法的一个基本要素，它还通过与销售部分的紧密联系为有效的信贷管理提供数据。并通过它与现金管理及预测的联系为流动规划的最佳化提供信息。 客户主记录 客户主记录包含了公司与客户的业务关系中所需的一切信息。这些数据控制着记帐过程以及后续的处理，如支付和催款等。客户主记录也为会计及销售部分提供有关客户的信息。客户数据的记录是集中地储存于系统中，其数据记录总是一致的，最新的，且没有冗余。 客户主记录有以下特点： · 它在任何时刻都能提供一个客户的全部数据的概况 · 它允许灵活地获取这些数据 · 它形成一个控制自动催帐及自动支付交易的数据库 a) 结构 主记录的三部分式结构能灵活地描绘出一项作业中的不同组织结构： 1. 一般性数据：这是与每一个公司代码和公司中每一个销售部门都同样有关的数据 2. 公司代码的数据：这是反映公司专有的，与客户间的数据。 3. 销售数据：这是有关公司各销售部门和销售渠道的不同特性的数据。 一般性数据包括地址、电信数据 (电话、电传、传真 )、有关客户的一般资料 (工厂数、行业、集团归属 )以及银行详情。 公司代码数据包括支付条款和日期等各个公司各自与客户间的协议数据，如： · 用于自动支付交易 (银行托收 )的数据 · 用于信函的 (帐号及客户所有地负责人 ) 的数据 · 用于自动催款过程的数据 此外，总分类帐会计的统驭科目是在公司的层次上指明的。这个总分类帐科目的交易数字在客户明细科目中记帐时自动更新，保持总分类帐和明细分类帐的一致。 有关定单处理、装运、及发票等资料可在销售专用的数据中找到。这一点在关于销售与分销模块的相应介绍中有详尽得多的说明。 客户主记录的结构能支持一致地、无冗余地使用会计及销售数据。 b) 编辑主记录 编辑客户主记录时分别有各种功能供使用，以便创建、更改和显示。这些功能的授权是根据员工的责任范围来批准的。每一个新的客户主记录都必须分配给一个客户科目组。属于同一客户科目组的客户具有： · 相同的编号范围和方法：每一个客户主记录都由系统 (内部编号) 或用户 (外部编号) 赋给一个唯一的编号。该编号在该客户科目组的编号范围内。无论用哪一种方法系统都保证每个科目编号只被指定一次。 · 相同的界面布置：当处理客户主记录时用户可决定哪些资料必须或可以被输入，而不必需的资料可以从用户界面中清除。当用户建一个新的客户主记录时，系统将显示该客户所在的客户科目组的界面布置。用户只需要输入公司需用于处理交易的那些资料。 给客户开发票 集成地使用SAP的销售及财务会计系统，开票系统就能准备好发票，并生成财务凭证将它记帐。来自另一个 R/3 开票系统的发票也可以通过接口转至会计，然后这些发票就被记帐。只有不是在 R/3 系统中创建的发票才必须人工输入。 向客户开票的功能将在 R/3 系统销售与分销模块详细阐述。 收款处理 收到客户的货款，应作清应收款处理。根据该笔货款的参考信息（如日期发票号等）在该客户的所有未清项内找到相应的应收款并清帐处理。如果没有客户的明确指示，收款所清结的未清发票可以由系统自动地选择 (不用输入查寻条件 )。系统确定那些最接近支付金额的行项目，或者用另一种办法，按项目的到期日将金额加以分配。 系统会为收取的费用自动生成一个分开的收款凭证行项目。人工收款可以用任何一种货币进行。任何汇率的差异都自动记帐。收款结算可以包含定金，也可以把即是客户又是供应商的到期未清应付行项目考虑进去。 如果一张发票将只部分地被支付，R/3 系统提供有两种方法以供选择： · 剩余法：该发票将被结清，同时生成一个新的未清项目，该未清项目的金额为该发票的未清余额。 · 部分收付法：该发票不被结清，部分收款记帐之后，在发票上保留一个仍须付款的标记。 付款通知单 付款通知单是客户在付款时出具的，告知收款方该笔付款将支付那些未清发票的通知。使用付款通知单，就允许在收款结清时自动寻查未清发票项目并自动赋值。付款通知单在 SAP系统中是以几种不同的方式生成的： · 已经以书面形式存在的付款通知单可用人工输入。 · 在处理对帐单、支票存入业务、或锁箱数据等时均会自动生成一个支付通知单。如果由于有差值而不可能直接结清未清项目，它就保存详细资料。 · 作为接受付款的一部分，由人工处理未清项目的时候，项目的当前处理状态可用付款通知单的形式加以表明。 · 付款通知单可以用 EDI (电子数据交换接口 ) 转入SAP系统。 不同于选取资料然后处理未清项目，只需要指出付款通知单号码。如果付款通知单和未清项目之间存在差异，系统就自动生成剩余项目和帐面付款。 特殊帐务 有时侯对于该客户的某些帐务是需要特别处理的，如预收款和应收票据等，它虽然与该客户相关，但在财务会计总分类帐记帐中并不是记在客户主记录所连接的标准统驭科目（如应收帐款）中，而应记入预收款或应收票据的总帐科目中 这些特殊业务在 R/3 系统中用一个特殊总分类帐标记指出。 用户可以与客户的一般应收项目一起处理特殊的总分类帐业务，也可以单独处理它们。系统有合适的功能以处理 R/3 财务会计应收帐款会计核算中的特殊会计业务(定金、汇票、担保)。这些功能保证了资产负债表的准确性。用户可以添加特殊业务的种类，并对所有特殊业务的记帐和处理进行设置。 R/3 系统的特殊业务功能能帮助大唐电信科技股份有限公司对特殊帐务进行管理。计提个别坏帐准备也是特殊交易的一种。计提个别坏帐准备是在逐笔分析应收帐款时对个别应收帐款计提的有针对性的坏帐准备。在对客户余额进行分析的时候，可以清楚知道为该客户计提的坏帐准备的金额。 凭证和科目的处理 当业务往来被记帐到一个科目，系统就自动更新科目余额。系统也记下凭证中的哪些项目已被记帐到这个科目中。因此，任何科目的科目余额和各行项目均可以检查。 科目余额 科目余额提供一个按期间、分成借方或贷方的交易数字概况。与此类似，每个期间的营业额和特殊的总分类帐业务如定金及该会计年度的应付汇票等均可一目了然。这里，用户就可以直接进入行项目的显示。 行项目显示 行项目显示提供一个科目的未清和已结清项目的概况。用户可以指定各个项目的哪些资料出现在屏幕上。例如，一位用户可能对支付条款有兴趣。而另一位可能对行项目的催帐数据更感兴趣。 在行项目显示中可以使用范围广泛的合计和选择功能。例如，可使用合计功能对每一种凭证类型计算合计值，以分别显示每种凭证类型的行项目；可使用寻查功能，使不必要的项目不显示。 用于科目分析的其它选项包括： · 欠款天数 (按过期的天数 ) · 净值/现金折扣概况 · 显示支付行为 · 显示信贷限额 单科目显示使用户能快速、高效地找到全部所需的凭证。 催款通知 经常有客户不能及时支付到期的货款，此时就应发出催款通知提醒他们有未清的债务。 催款由催款程序自动处理。该程序决定： · 将被催款的客户和到期项目 · 该客户的催款等级 · 基于催款等级的催款通知 信函 同催款通知一道，其它类型的信函也可以由系统生成。这包括以下寄给客户的标准报告： · 收款通知 · 信件形式的对帐单和未清项目清单 · 一般信件 · 余额确认书 · 凭证摘要 · 汇票手续费结算单 · 利息计算 处理客户和凭证时用户可以提出信函申请。信函可以在某些指定环节自动生成，或者由人工启动。 a) 收款通知 系统自动生成收款通知，告诉客户哪些未清项目已收到他们的付款并已结清。如果结清时出现差值，则要求业务伙伴澄清或为之付款。如果已经收款而尚未结清相关未清项目，则要求客户说明该项付款将结清哪些未清项目。 b) 对帐单和未清项目清单 用户对帐单用于对帐，并为客户提供以下信息： · 结转的余额 · 所选期间的全部项目 · 科目的期末余额 未清项目清单是对帐单的特殊形式。它是为对帐或提供信息目的而寄给客户的。有时候，这个清单也用作催款单。直到要求的到期日之前的未清项目都可从这个清单中看出。 如果分支机构数据包括在致总部的信函中，则它们的地址将列在信函末尾。 c) 一般信件 一般信件包括个别信件和标识信件。个别信件允许客户输入个别的文本。文本是分别保存的。系统自动决定属于客户的信息，如地址。标准信件能使用预先定义的文本，系统自动决定地址等属于客户的资料。例如，用户可以发一封标准信件客户，通知客户用户会计部门中有的人事变动。 d) 余额确认书 余额确认书用于在审计过程中与客户的对帐。例如，可以首先决定那些余额最多的客户，为这些客户生成余额确认书；然后可以用选择和随机选择等方式在剩余客户中选出数量有代表性的一批客户，为他们生成余额确认书。 e) 凭证摘要 用凭证摘要，用户可以告知你的客户某一特别的行项目 (例如，贷项凭证)。系统会记录下哪些凭证行项目曾被选择。 f) 汇票手续费结算单 如果客户用汇票支付了发票，则生成一个汇票手续费结算单，同时自动生成信函，告知客户被收取了哪些费用。 g) 利息计算 可生成前有关利息数据的信函。该数据涉及： · 行项目利息计算：向已经超期的行项目，或者净支付在到期日后才付完的项目，收取利息。 · 科目利息计算：利息由科目余额中收取。例如可以用这种方法计算雇主借款科目的利息。 在这两种情况下，都生成有结算信息的附信，系统配备有为此目的的信件，用户可以对它进行修改。 h) 内部凭证 内部凭证使用户能够生成具有全部已输入系统的字段的完整凭证。如果没有原始凭证的话，这种内部凭证可以用作内部使用的凭证。 报表 R/3 应收帐款模块提供大量关于客户的标准报表，这些报表可以打印出来，或者直接在屏幕上显示。 原则上，报表系统是这样的设定：所有报表都可以并行地运行。打印时，用户可以选择先将此信息存储在一个暂存文件中。此后，用户可以决定该数据是否要，以及在何处进行物理输出。 a) 主记录清单 主记录清单是查询客户主记录资料的标准报表，并有许多选择条件。选择条件包括按邮政编码的报表，或按统驭科目的报表。用户可以指定将打印到清单中的字段。例如，可以生成只有客户地址信息的清单，或包括银行信息的清单。用户也可以得到一个包括客户主记 录中全部字段的清单。 b) 客户分析 客户分析是分析客户行项目的标准报表。例如，对于任何指定到期日都可以制出一个未清项目的清单。对于未清项目还能做各种分析，例如帐龄分析。 R/3 系统应收帐款模块的凭证和帐户查询功能以及报表功能使大唐电信科技股份有限公司可从不同角度、多个侧面查询债权挂帐及收款信息，可进行帐龄分析，还可查询每笔业务明细以及客户欠款余额等，生成灵活、丰富的报表财务 。 客户信贷管理 客户信贷管理提供了一种选择，根据对客户信用程度的评估，决定是否接受订货。这是通过信贷限额来实行的。这个限额在财务会计和已记帐销售中检查，如果超过了这个限额，系统就发出一个警告或一个差错信息，这决定于系统的设置。凭证可以被记帐，其它的操作可以继续。信贷限额可定为不同的等级。信贷限额利用“信用控制区域”来分配和监测。一个信用控制区域由一个或多个公司代码组成。如果已经设置了一个信用控制区域，而且已为客户规定了预值，那么在设置客户主记录时信贷数据就被自动设置。 a) 分配信贷限额 可以对特定客户或若干客户分配一个信贷限额。为了将客户按业务风险分类并启动相应的检查，用户可以为客户设定风险等级。风险等级规定了在订货过程中要进行哪些检查。此外，客户可以按行业、国别合并成组。 对任何一个客户可以设不同层次的信用限额： · 总体信用限额。该客户在所有信用控制区域中所得到的信贷总数不能超过此总体信用限额。 · 最大单个信用限额。该客户在任何一个信用控制区域中所得到的信贷金额不能超过最大单个信用限额。 · 单个信用限额。单个信用限额规定了该客户在单个信用控制区域中的信用限额。 假设该示例客户在信用控制区域 A、B、C 中已分别获得信贷金额 3,000、4,000、2,000，当它希望再在信用控制区域 D 中获得信贷金额 3,000 时，系统将提示该客户已超出总体信用限额。 b) 监控信贷限额 对信用控制区中的每一个客户，系统计算并显示以下数据： · 来自销售的未验明有争议的应收款 · 来自特殊交易的与信贷限额有关的应收款，例如定金 · 定单 价值，由未清单、未清发货、和未清发票组成 · 总负债 (其它的总和 ) 所显示的总负债当发票被记帐时自动增加而当收到付款时就减少。如果总负债超过了信用控制区中客户的信贷限额，系统就提供一个警告。但是，仍然可以输入发票。信贷 限额被超过的日期由系统记录。 信贷限额以控制区域单独信贷限额货币维护。该货币与本位币无关。系统将金额加以换算以更新信贷限额。这并不影响交易额更新与记帐。 c) 显示及分析功能 系统用各种功能来支持信贷限额的监测。在任何时候用户都可了解当前的概况。用户可以显示关于一个客户的下列数据： · 主记录中的变动 · 帐龄最长的到期未清项目 · 客户的定单价值，分为未清单、未清发货和未清发票 · 最后一次付款 · 行项目 · 催款和付款数据 为了使反应迅速灵活，系统提供了多种分析选择。客户可以按营业额和付款行为来分 析。用户可以从信贷管理进入财务信息系统。可以进行到期日分析、对付款行为的进一步评价、或者DSO指标 (日销售未清指标 )的计算。数据可以随意压缩或扩展 (从未清项目显示到客户的信贷管理数据 )。评估也可以用图形来准备和描述。 为了资料或文档的目的，可以从行项目显示、科目分析、及信贷管理开始，建立信贷记录表。这个表包含以下数据： · 地址和通信数据 · 信贷限额，上次通知客户的日期 · 来自信贷管理主记录的字段 · 未清发货、发票及定单的合计 · 余额、欠款天数、客户的税款、以及付款行为 · 集成使用会计和销售，就可以从信贷管理中显示和编辑销售凭证。 d) 定单接收和发货中的信贷控制 为了确保用户的信贷限额不被超过，在收到定单的当时和以后临发货之前，都有必要进行信贷检查。集成地使用销售及分销子系统，就能进行自动信贷审核，其中也可以描述复杂的生效规则。 根据客户被指定的风险等级，实行下列检查： · 统计的信贷限额检查 · 考虑到发货截止日和到期日的动态信贷限额检查 · 其它信息可作为信贷审查用的附加输入值，包括： · 凭证价值 · 支付条款等关健性字段的变化 · 超期项目的结构 · 大唐电信科技股份有限公司的要求 R/3 系统的客户信贷管理功能，结合其他功能，可以完全满足大唐电信科技股份有限公司可对客户信用分析处理要求。 应付帐款模块 概述 R/3 财务会计模块应付帐款会计核算保存和管理所有供应商的会计数据，它直接与采购系统集成。当业务部门作发票校验或收货时，系统自动产生会计凭证。 应付帐款会计核算实时地同总分类帐集成。所有对供应商帐户的记帐也将同时被记入总分类帐。交易更新各个总帐科目 (如应付款及定金 )。灵活的科目分析功能和到期日预测为用户提供了单个供应商科目现状的概览。 在信函方面，系统允许用户将余额确认书、利息结算及其它通知等按不同的公司个别处理。该系统与现金管理和预测系统的直接连接是流动规划的一个有价值的工具 供应商主记录 供应商主记录包含公司与供应商的业务关系所需要的全部数据。这些数据控制着记帐业务也控制着记帐数据的处理。会计部门和采购部门都需使用这个主记录。供应商主记录在系统中是集中存储的。这就保证了数据了一致性、实时性和无冗余。供应商记录提供： · 某些供应商全部数据的概况 · 灵活的数据获取 · 用于控制支付业务并表现业务过程的基准数据 (初始发票记帐 ) 供应商主记录是管理与供应商的业务联系的一种灵活的方法，供应商主记录的灵活设计能很好地适应特殊需要 (如一次性交易 )。 a) 结构 每一个主记录都包含三类数据。它帮助用户说明特定操作中的不同组织结构： · 一般数据：对每个公司代码及公司采购部门都同样适用的数据 · 公司代码数据：反映各个公司与供应商间特殊安排的数据 · 采购部门数据：随各个公司的采购部门的不同而不同的数据。 一般数据包括地址和电信数据 (电话、传真及电传的资料 )、供应商的一般资料 (集团 公司、行业分支 )，也包括银行详情。 公司代码数据包括公司关于支付业务。催款程序和信函资料等规定。这一数据包括达成协议的支付条款和支付方法 (用支票、电汇、或者汇票 )。此外，通过统驭科目建立起与总帐的连接。这个总分类帐科目中的余额在记帐到供应商明细科目时就会自动更新。 采购部门数据包括查询、定单、及发票核查等资料。只有当使用 SAP 系统的采购功能时用户才会需要这些数据。这些数据可以在用户需要的任何时候加入或修改。关于这个功能的详细资料请见有关物料管理系统模块的介绍。 在已经集成了 SAP 财务会计和物料管理模块的系统中，用户可以单独建立供应商主记录中的各类数据，也可同时建立供应商主记录的所有数据。它们可以如下进行： · 在公司代码层次上分别完成 · 在采购区域层次上分别完成 · 同时在公司代码和采购区域的层次上集中地完成。 按照用户的组织结构，这个特点使用户能集中保存供应商的数据。用户可以允许采购部门和会计部门都能处理供应商主记录的一般数据，而其他数据由各部门分别处理。 供应商主数据的格式有助于保证采购和会计部门所使用的供应商数据是一致的并且无冗余。 b) 处理主记录 为了处理供应商主记录，系统提供了创建、更改、和显示功能。用户可以根据员工的职责处理这些功能的授权。例如，一组指定的员工将只能显示数据，另一组则允许 创建和更改数据。 创建 供应商主记录由于有多层共享数据，所以它的创建可以在多个层次上。采购部门创建并维护总体数据和大量的采购数据，财务部门则维护会计数据。当然也可以一次性创建。 更改数据 用户决定哪些字段可以在以后更改。例如，可以设置统驭科目不能被更改。用户随时都可以直接进入用户想更改的区域。系统会记下所有作过的更改，所以用户任何时候都能看到更改过程的一个概况。 显示数据 显示功能也使用户能够只进入那些用户感兴趣的区域。用户可从显示转入更改功能，也可以调出另一个主记录来显示或更改。 可设置的、易于使用的用户界面使用户能方便快捷地编辑和管理主记录。R/3系统能根据用户的工作分配设置不同的授权来控制对主记录的创建/更改/显示，使系统内的数据信息既正确又安全 SAP R/3 系统应付帐款模块既能完全满足大唐电信科技股份有限公司对供应商自然情况、历史往来情况及债务余额等情况进行综合管理和分类管理的要求，又可以帮助大唐电信建立有效的采购数据库。 支付 在SAP 系统中可以有二种支付方式： a) 自动付款 如果用户与银行可以实行连接，可以让系统运行自动付款程序。自动对应付帐搜索，把到期的应付款付出并产生支付会计凭证。如果未与银行实行连接，可以运行自动付款程序，产生付款建议书，系统会把到期的应付款列成清单，用户再安排付款。 b) 人工付款 用户也可以人工逐笔付款，并输入付款凭证。 特别总帐业务 在对供应商的付款业务中，会有预付款，定金，应付票据等业务，它与供应商相关，但此类业务的金额与供应商标准项下的应付帐款（主记录中的统驭科目）在资产负债表中属于不同性质的或不同类别的。 这些特殊业务在 R/3 系统中用一个特殊总分类帐标记指出。 凭证和帐户的处理 a) 供应商科目余额 供应商科目余额表示出每一指定期间与该供应商交易数字的概况，它分成借项和贷项。用户可以容易地看到各期间的营业额，也可以看到整个会计年度的特殊营业额 (定金、汇票等)。用户可以立即进入屏幕上所显示的项目。 b) 供应商科目行项目 用户可以按用户喜欢或要求的方式设置供应商科目行项目的显示。这使用户可以按照一定的标准将项目范围限制到一个更易管理的数量。用户可以显示个别项目或者显示总计。系统还备有对查功能，它使用户能够显示清单的某些部分。 对帐单 系统提供多种方式来分析供应商帐户。例如，用户可以产生信件形式的对帐单和未清项清单帐户确认书，供应商对帐单用于对帐，或者用来获得业务伙伴的信息。对帐单指出起始余额、选定时段内的所有项目、以及最终余额。内部凭证使用户将已输入系统的凭证完整地输出。当用户没有原始凭证时，或者需要内部流通的凭证时，都可以使用内部凭证。 报表 虽然用户可以进行多种在线评估，但即使在 R/3 财务会计系统中用户也会需要制作某些报表复制件。用户可以在线运行所有报表。用户将报表输出送入屏幕或者打印机。如果用户将输出送入打印机，用户可将报表保存在一个暂存文件中， 并商定以后是否要输出，和向哪里输出。 a) 主记录清单 系统提供若干主记录信息评估和选择条件，这包括按邮政编码和按统驭科目评估。用户可以指定该清单中打印的字段数目。在调出报表时，用户也可以在一定程度上影响将清单分类的方式。 b) 供应商分析 系统备有一些为供应商项目提供的报表。例如，用户可以选定的一个结帐日期写出一 份未清项目的清单。 R/3 系统应付帐款模块的凭证和帐户查询功能以及报表功能能完全满足大唐电信科技股份有限公司应付帐帐务分析会计需求。 固定资产会计核算 概述 在SAP R/3财会子系统中的资产模块，能处理资产的购置、报废、转移和折旧等业务。在以上的资产处理业务中可以按法定方法进行折旧处理，并与总帐相集成自动产生会计凭证，也可以根据自定义的许多折旧和评估的方法，对资产进行不同的折旧、估算利息方面的处理，以满足内部管理的需要，而这些处理的信息并未在外部会计中反映，这些功能为用户提供了由于对资产价值的不同处理带来管理影响的估计。 为实现灵活的管理，SAP R/3系统使用了如下工具以实现这些功能。 折旧表及折旧范围 每个国家对资产管理的会计处理要求都是不一样的，折旧表是带有国家特性的折旧基础，它至少包含一个折旧范围，不同的折旧范围用于不同的管理目的。如用于正常折旧的折旧范围，产生用于法定报表的折旧，与总帐直接集成。用于成本会计的折旧范围，其产生的折旧只用于内部管理的需要。 资产分类 资产分类是把资产分成不同的类别，在会计中，按性质和折旧期限不同把资产分为几类，不同的类别对应于不同的总帐科目。不同的类别可以定义不同的屏幕格式和号码间隔。 资产交易 在资产的生命周期中存在着许多影响资产值的交易。R/3为区分这些交易，定义了不同的交易类型，主要包括： 创建主记录、购置、报废、转让、折旧、注销、重新评估、内部转移。 在每笔交易发生时，资产将被记入该资产记录中，并自动记入事先定义的总帐科目。如果资产会计与管理会计模块集成，则记帐业务更新内部订单/项目、成本中心/利润中心等科目。 低值易耗品通常是按集中资产处理的。R/3系统资产管理模块可以按资产的数量或金额进行管理。数量会根据资产交易的借/贷标识进行更新。 a) 创建资产主记录 资产主记录是资产在系统中的基本管理数据，基于主记录，可以记载该资产的生命周期和变化。如购置，折旧和报废等。 b) 购置 集成的系统在创建了主记录后，可以对该资产记帐，根据不同的业务购入流程，可以从集成的物料模块，应付帐模块或资产模块处理购置业务。 c) 折旧 计算折旧并将其记入财务会计中的损益表科目是集成的资产会计的一项重要任务。系统可以定期运行折旧，系统会按预先定义的科目记帐。对于每一折旧范围，用户可指定折旧必须以哪些科目(公司代码、成本中心、订单)记帐，必须以何种周期记帐。系统也提供资产预计折旧，预计折旧不会引起资产会计中资产价值的调整和折旧帐户的更正，只显示信息。只有对折旧值记帐(必须定期执行)，才会将预计折旧记入相应科目中。通过这种方式实现了不同折旧方法并行处理的要求。在用户必须人工确定折旧金额的情况下，将单独输入折旧数据，但相应的总帐科目不能立即更新。在定期折旧记帐中才将相应的金额以及自动计算的折旧一起转帐到相应科目中。 d) 注销 注销意味着取消记帐期间中所进行的折旧。注销在折旧超出允许的金额或未计划折旧不再可用的情况下是必要的。用户可人工记帐注销。 e) 资产报废 报废固定资产可能有各种原因。根据业务往来，有几种必须考虑的特殊功能。对于资产报废来说，R/3系统资产管理模块可从资产报废的值中结算出购置或生产成本和累计折旧，自动计算所有待结算的金额。 报废可以按完全和部分报废两种方式，完全报废时，用户仅需输入资产编号、报废日期和业务类型，部分报废需输入报废值(购置/生产成本)、报废百分比、数量信息等。 报废时，如果有销售发生，还可以与销售收入一起进行清算。通过将报废帐面值与同时输入的销售额相比较，系统自动计算帐面利润或亏损。 大量报废也是报废的一种形式，由于资产数量非常大，资产管理模块可以使用自动记帐来执行此业务。 f) 在建工程 在建工程是一类特殊的资产，几乎不允许计提折旧，且在建工程必须单独显示在资产负债表中。 在建工程的定金 通常用户必须为每一在建工程交付定金。用户必须将定金请求指定到相应的资产中，在记帐实际定金时，会自动生成相应的交易记录。 在建工程资本化 在建工程完全或部分完工后，将进行资本化。系统将资产值转移到一个或几个资产主记录中。通过这种方式，可以区分以前年度记入在建工程的金额和完工年度内应计的金额。资本化的方法很灵活，既可以按总金额及百分比进行，也可以按照不同的来源进行分配，即按照来源逐笔进行资本化。 未清项管理 用户在单一的在建工程中，可以根据未清项管理所有属于资本投资的项目，在结算到各种收据的过程中，所涉及的行项目(定金和购置)必须结清。这确保了资产原始购置的可跟踪性。 g) 转移 公司之间的资产转移以及成本中心之间的转移会引起资产价值的变化和成本分摊方法的变化。因此，资产的转移应该在系统内记录。 R/3系统资产管理模块总是将一般方法用于资产报废和转帐，这样购置和生产成本可与值调整分别处理。 两个公司之间的资产转帐，从提及的个别公司角度看，可分别表示为报废或购置。从集团的角度看，则仅仅是资产的再分配。R/3系统有单独的业务类型表示在集团内以购置成本进行的附加转帐(销售人员的赢利)或以历史购置成本和值调整进行的一般转帐 (在独立的记帐类型之间)。 成本中心之间的资产转移将影响成本的分摊，系统提供了转移功能实现不同成本中心间的资产流动。用户也可以在资产主记录中定义资产与时间相关的成本中心，其效果与资产转移相同。 h) 其他业务 除了传统的业务往来如购置、报废和转帐外，在资产生命周期中还存在着一系列其他特殊业务。这些业务中的一部分以及R/3系统资产管理模块中可用的相应功能如下： 后续购置 对资产的后续购置可记到与初始购置相同的主记录，也可以记帐到新的子编号主记录。子编号技术提供了对购置和生产成本的精确记录。同时，还可对一个经济单元的所有子编号进行统一折旧。 后资本化 由于外部审计要求，通常有必要在稍后的年度中将过去会计年度中缺失的购置补记帐。这些与当前期间无关的购置可根据总额记帐。因此要区分这类购置与生成的值调整与其他期间的购置。 租赁资产资本化 租赁资产可通过资本租赁方法进行资本化或作为基于成本核算的购置。系统计算应用租赁协议下未来支付借款的净现值。当购置租赁资产时，系统将支付欠款以及准确的到期日，同时记帐到合适的供应商帐户。资本化的净现值与实际要支付的金额之间的差额可分别按利息显示，而且在记帐折旧时进行定期结算。 大量及自动记帐运行 根据业务，系统提供与相关应用程序集成的记帐，支持用户自动生成记帐、大量记帐运行标准业务类型或可分别定义的业务类型。系统以此方式确保了资产会计中业务信息的及时性。 归档 资产数据可定期归档－通常在年末结算时。从运营资产中取消的任何资产都可通过销售或废弃而从联机系统中清除。用户可为维护联机数据库中的报废资产而定义一个最小保留期。由于总是可以确保R/3数据库与归档之间的一致性，因而可以从信息系统中访问任何档案。根据报表日期，系统决定是否访问联机数据库或已归档数据库。 财务信息系统 a) 财务报表版本 R/3系统财务会计接口允许用户将一个或数个折旧范围的值记入不同版本的财务报表科目中。根据这些记帐金额，用户可使用财务会计模块来准备不同