一位行政总裁的手记下载

一位行政总裁的手记下载 篇一:副总裁(人力、行政)岗位说明书 副总裁(人力、行政)岗位说明书 篇二:行政办公室工作流程 ————湖南石磊文化传播集团———— 行政办公室工作流程 目录 第一部分 行政制度 一、总则 二、办公场所 1、员工行为规范: 2、办公用品管理 3、固定资产管理 4、公用书报管理 三、印章使用和管理制度 四、上传下达制度 1、呈报 2、发文 3、收文 1 4、会议管理制度 五、档案管理制度 六、后勤保障管理制度 1、会议接待 2、车辆管理 第二部分 流程 1、呈报流程 2、客户接待流程; 3、发文处理流程; 4、收文处理流程 5、办公用品采购流程 6、办公设备维修流程 7、固定资产请购流程 8、印章刻制流程 9、印章使用流程 10、印章报废流程 11、档案归档、借阅流程 12、档案销毁流程 13、档案归档流程 14、合同管理流程; 15、会议管理流程 16、车辆管理流程 2 第三部分 表格 1、《办公用品请购单》 2、《固定资产请购单》 3、《办公设备报修申请单》 4、《印章使用申请表》 5、《印章刻制申请表》 6、《印章报废申请表》 7、《呈报单》 8、《收文处理单》 9、《会议计划审批表》 10、《会议预算金额表》 11、《会议签到表》 12、《档案归档登记表》 13、《档案归档登记表(总表)》 14、《档案借阅登记表》 15、《档案销毁登记表》 16、《用车申请单》 17、《派车单》 18、《车辆使用记录表》 19、《车辆使行驶记录表》 20、《车辆登记卡》 21、《车辆登记表(总)》 3 22、《燃油效率及油耗量结算表》 23、《行驶事故处理报告书》 第一部分行政制度 (一)总 则 一、为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理化、制度化，提高办事 效率，特制定本规定。 (二)办公场所管理制度 一、员工行为规范: ?公司的员工都应具有开拓进取、爱岗敬业的精神，做到团结协作、诚实守信、遵纪守法。 ?待人接物态度和蔼，言行举止文明礼貌，接听电话语调温和亲切。 ?增强时间观念，提高工作效率和质量，上班时间不串岗、不遛岗、不闲谈、不办私事，工 作时间不在网上玩游戏。 ?上班时间做到精神饱满，仪表穿戴端庄大方。 ?办公场所要保持整洁、卫生;保持肃静，不得高声喊叫、吹口哨、哼小调;不准在非指定 地点抽烟。 ?严守纪律，服从大局，坚持工作请示报告制度，逐级负责，各司其责。 ?严格遵守保密纪律，杜绝泄密事故发生。 4 二、办公用品管理: 1、办公用品采购流程 填写申购单?行政办公室确认物品后按照相关规定、权限办理审批?采购?验收入库 领用?办公用品的采购 ?请购人如实填写请《办公用品请购单》经部门负责人签字后及时上交行政办公室。 ?所有办公用品的采购工作统一由行政办公室办理。 ?坚持集体采购制度，急用现买零散物品实行特事特办原则，批量、贵重物品由采购人员及 有关领导全程参与采购工作。 2、办公用品的保管 ?办公用品由行政办公室专员负责保管;购入批量的办公用品应及时入库储存，在办公用品 入库登记本上如实填写品名、规格、价格、数量等，并签字。 ?阶段性使用或暂时闲置的物品(电暖器、电扇等)，要妥善保管，随时待用。 ?每月月底进行办公用品库存盘点，确保账物相符。 三(固定资产管理 固定资产管理总原则:谁用谁负责，维修归行政。 1、固定资产的划分标准和分类 企业的劳动资料，按其使用年限和价值大小分为固定资产 5 和低值易耗品，根据国家有关 规定，列作固定资产一般应具备下列条件:1、单位价值在人民币200O元及以上。2、使用 期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具，以及其他与生产经营有关的设备、工具、器具等。不属于生产经营主要设备的物品，使用期限超过两年的列作固定资产。不符 合上述条件的劳动资料，列作低值易耗品。 2、固定资产的购建、登记与计价 ?请购:由请购人填写《固定资产请购单》。 ?审批:依次由部门总监、分管领导、财务总监及总经理审批。 ?购置:由归口行政办公室统一购置。 ?报帐:购置人凭发票和《固定资产请购单》到财务部门报帐。 ?登帐:资产归口部门应开设“固定资产及低值易耗品登记簿”，对所购资产予以登记并负 责到人。 ?建卡:行政办公室根据原始凭证及记帐凭证对符合固定资产标准的，建立固定资产卡片，一式三份，财务部留一份，行政办公室一份，另一份由资产使用部门保存 (见请购流程图)。 流程图: 6 请购?审批?购置?报账?登帐?建卡 3、固定资产的修理、转让、转移、盘点和报废 ?为保持固定资产的正常生产能力，保证固定资产的正常使用年限，企业必须对固定资产进行定期或不定期的修理。 ?办公用品的维修统一归口有行政办公室负责，报修人必须先填写《办公设备报修申请单》，严格执行行政程序。 ?固定资产转让，必须按规定办理转让手续。转让方式原则上应实行有偿转让。固定资产的无偿转让，由总裁审批。 ?固定资产在公司内部转移，必须办理固定资产内部转移手续，转移手续由转出部门办理，要及时变动固定资产卡片。 ?在清查固定资产时，发现固定资产盘盈、盘亏，应查明原因，及时办理有关手续。 ?固定资产的报废由使用和保管部门提出申请，并按审批权限办理报废手续。未经批准之前，不得随意拆除或变价出售其实物。 三、公用书报管理 1.行政办公室负责统一订阅报刊杂志，集中收发和管理。 2.公司员工岗位所需的业务书籍，个人报请部门负责人和行政办公室，总裁审核同意方能购买。 3.所有购买来的图书，一律到行政办公室验收、登记、编号，并在发票上签字。 需要阅读者，办理借阅手续。 四、公司门禁管理规范 7 1.外来人员因公需进入公司，应先登记，经接洽部门或相关人员同意后，再给来访者指出接洽部门位置。如接洽部门或相关人员不在或有其他原因不愿接见的，前台应委婉拒绝，请其外出。 2.提交的小件物品、信函、文件等应由前台代收发，前台应及时准备做好收、发工作，并例行登记。 3.下列外来人员严禁进入公司: ?携带易燃易爆及危险品的人员。 ?不明身份、衣冠不整的人员。 ?推销产品及收购废品的人员。 ?非洽谈公务人员，或是洽谈公务但拒绝登记检查者。 ?来访人员报不清受访部门及受访人者。 4.接待来访人员时，各部门接待人员应加强保密意识，如客人翻阅办公桌的资料时应予以制止。 5.上班时间，集团总部人员原则上严禁接访客人，若有特殊情况，需向直属上司说明，经同意后在公司会议室会客，时间不能超过十五分钟。 (三)印章使用和管理制度 一、公司公章、合同专用章、总裁章、副总裁私章由行政办公室统一管理，专人负责。 二、凡以公司名义上报和下发行文的请示、报告、汇报、通知等需先填写《印章使用申请表》经部门总监及总裁签字 8 后方可用印; 三、因业务工作需要，如投标、报价、做资料、更改银行帐户等需用行政印章时，先填写《印章使用申请表》经部门总监签字后方可用印 。 四、用合同专用章，必须经分管领导确认、总裁审核并同意方可用印。 五、严禁启用公司行政印章为非本公司员工开具证明或介绍信。 六、印鉴管理人员必须保证印鉴的绝对安全和正确使用，防止印鉴盗用或滥用，及时作好用印记录。 七、印章的刻制必须填写《印章刻制申请表》报废必须填写《印章报废申请表》。 (四)上传下达制度 一.呈报 1.发起人填写《呈报单》。 2.部门负责人签字及相关会签部门负责人签字。 3.总顾问签字。 4.副总裁签字。 5.总裁签字后返回发起人处，有发起人办结汇报具体工作进程并记录和完成归档工作。 总原则为，逐级报、不要越级、通过行政办公室的呈报由行政办公室负责跟踪、回复、归档;没有通过行政办公室的呈报，由呈报人负责跟踪;暂 9 由部门归档;在规定时间内(每月底)统一归交行政办公室存档; 二.发文 发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件发文应先用公司《呈报单》填写。力避随意发文。 1.公司内部发文: 拟稿人?责任部门负责人初审(及相关部门责任负责人会签)?行政办公室核稿?行政总监审核?副总裁审核?总裁签发? 行政办公室(统一编号?打印?盖章?发文?备案) 2.对外发文: 拟稿人?部门经理审核?主管副总经理?总经理核准?总经办统一编号?打印?盖章(签字)?发文?备案 3.密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。 4.紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。 5.文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。 三、收文 1.流程 行政办公室收文?登记行政办公室拟办?相关领导阅示?副总裁批示?总裁批示?行政办公室分送?相关部门承办(催办、办结) 10 2.行政办公室收文后及时填写《收文处理单》。 3.协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。 4.文件的催办由相关办公室公室负责，防止漏办或延误。 5.严格按照时限要求完成。 6.文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。 7.文件办理完毕后，统一交由行政办公室指定专人保管、立卷归档。 四、会议管理 会议是集团决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。集团会议区分为定期例会与非定期会议，规定的人员必须准时参与，指定人员务必作好会议记录，与会人员遵守会议安排同时提高会议效率，会后请记录人员将会议纪要交予相关人员会签。 篇三:公司总裁办副主任述职报告经典范例 公司总裁办副主任述职报告经典范例 两年来，总裁办的行政工作得到领导和周围同事们认可，2001年、2003年两年我被评为公司年度优秀员工，深知荣誉的面前有我总裁办各位同仁的共同努力和辛勤的汗水。今后，仍然会以平常之心对待不平常的事，勇于进取，一如既往地做好每一件事情。 2001年 8月担任总裁办副主任职务的主要负责公司行政管理方面的工作。讲两年多来，本着“尽职尽 责尽心尽力” 11 宗旨，力争做好应该做的每一件事。下面，就自己任职以来所做的工作做以下汇报请各位领导评议。 一、做好公司日常行政管理工作，保证公司工作正常运行 1、精心核算，控制本钱，保证公司办公用品、公关及会议用礼品等物品的正常供应。 其中:为严格控制利息预算，办公用品等低值易耗品、耗材每月平均推销5次;办公用品、IP卡月均发放180余次，即每天公司员工要到总裁办领取办公用品6次。 2、认真管理固定资产。随时对办公、通讯设备等固定资产进行登记、保管、借用和维护。 3、保证文件往来疏通，规范文件的存档制度。公司内部、与研究院之间的收文、发文、传阅、拟办、印发、通知、催办、签报、归档，基本做到随到随办，及时归档。完成了向院上交2001年公司档案大纲整理工作;2002、2003年公司内部、院发文件的汇总收集工作。 4、严格印章管理和介绍信的开具。公章月平均用印60余次;介绍信、证明信月均开具近30次。每次用印，开取介绍信、证明信都认真审核，做有登记。 5、规范公司车辆管理，保证公司领导活动用车的前提下的其他业务部门用车的调度与安排。同时，包括领导车辆出入大厦及部机关、停车证件料理与换发，与车辆相关的例行安全、颐养、年检、养路费、车船税、维修等费用的请款与 12 销帐。 6、认真做好接待、来访工作，包括总裁办对外、对内、研究院电话咨询、接听和办理，日常部门与领导访客的来访、接待与安排。 7、健全值班制度，做好防火防盗平安工作。负责安排公司日常中午、晚间与节假日的值班，与保安人员合作检查、清除公司平安隐患。 8、负责公司领导召集的会议的安排与通知。 9、管理前台日常办公事务，如新员工出入证件制作、指纹录入、工位牌制作、国际国内市内快递、名片印制、复印、饮用水、订票、信件等统一收发。其中:市内、国内、国际快递月均发送310余件，即每天要发送10余件;预订飞机票、火车票月均近30次;制作名片月均近40次;复印月均印制10000余张;饮用水月均更换80余桶。 10、安排网管员日常办公事务。包括公司及兄弟单位的计算机及网络维护、公司及事业部会议活动现场设备监控。 二、加强总裁办行政管理制度建设 1、完善总裁办行政管理制度。 2003年6-7月，配合公司《员工手册》重新修订，完善原有行政管理制度基础上制定了会议制度、公章及介绍信的管理规定、办公用品及低值易耗品的管理规定、公司客户小礼品管理规定、文件(档案)管理规定、公司通讯、电脑设备等 13 办公设备的管理规定、办公区域清洁卫生管理方法、前台管理规定、公司平安消防管理制度、吸烟管理规定、文明吸烟平安协议等十余项行政管理制度。 2、配合公司制度，制定《关于公司礼品的制作、购买与发放的相关规定》对公司各部门会议及相关礼品订制进行监督与管理。 3、规范公司办公会议制度，协助公司领导组织并召集公司领导办公例会，促进公司有关业务的完成。 三、完成公司有关专项工作 1、证照的年检、变卦工作。操持20012003年的公司营业执照、组织机构代码证书、高新技术企业证书、国有资产产权证书、赴港澳商务签注备案年度登记册等有关登记、注册、年检、变卦、复核等工作;完成了20012002年的涉外调查资格证书年检工作;配合公司领导协调及组织财务部及有关职能部门对20022003年的昌平科技园区注册地及税务检查进行准备工作。 2、公司的上市工作。2002年年底公司上市期间配合与协调上市小组、院综合协调处做上市前的准备工作:A资料协调与准备工作:准备并完成香港盛 德律师事务所急需的局部有关验证文件;完成确认函、授权委托书的院里的盖章、签字等;B顺利料理完毕有关赴港上市10余位领导的港澳通行证的签注、新加坡签证;C12月6日 14 前13批赴港人员的赴港机票与外币兑换工作;D13批人员在抵港前后在证件、机票、名片、接待联系、时间布置变化安排与通知、国际漫游料理与开通等;E落实参与上市挂牌仪式、庆功晚宴(赴香港)嘉宾的邀请、名片制作、证件核对及机票预订等等准备工作;F落实上市答谢酒会院领导、院机关各处室领导及其他嘉宾等50名人员的邀请、领导司机的接待等工作。 3、非典”防御工作。非典”期间担任公司“非典”预防工作领导小组主要成员。协调非典期间各项工作:组织对办公区域、卫生间进行消毒;为全体员工购买、发放预防药品、口罩和体温计;制定非典时期会议、会客规章制度等工作，严格落实防治 非典各项具体措施，做到冷静、乐观地处理各种非典时期的问题。 4、公司办公区域调整的协调布置。2001年公司迁址搬家负责人之一;2002年6月、2004年3月和5月，公司组织机构调整，各部门工位调整整体协调、组织与安排。 5、公司员工集体庆祝生日活动负责人之一，负责生日礼品的选购、人员召集等。 6、2001-2003年公司大事记整理工作(来自:WWw.xlTkwj.com 小龙文 档网:一位行政总裁的手记下载)。 四、配合公司重大活动，做好会议后勤保证工作 15 1、公司领导及相关人员外事出访证件的料理及相关后勤保证工作。2002中国IT市场趋势论坛会(香港)2002香港新加坡上市路演、香港挂牌上市、2003中国IT市场趋势论坛会(香港，办证后因非典未能成行)20032004两岸信息产业交流研讨会(台湾)2004中国IT市场趋势论坛会(香港)等赴外活动中，即2001年4月—2004年5月间共料理与换发港澳通行证件50余本、签注60余次，护照及签证办理10余次;兑换外币10余次、赴台证件5本。 相关后勤保证工作:2003、2004两岸信息产业交流研讨会(台湾)2002中国IT市场趋势论坛会(香港)参会人员个人准备与收集、职证明出具、名片印制、演讲ppt收集、行程确认、机票确认与预订、赴外手册的内容筹划文字校对与排版印制、与外方联络等。 2、公司年会系列的会议后勤保证工作。中国IT市场年会、中国通信市场年会、中国IT服务年会、中国IT用户年会、中国信息产业经济年会等年会的有关领导邀请与请柬发放、会确认;桌签制作;获奖企业奖牌选购与制作;车辆调度;签到用品推销;抽奖礼品定制与采购;局部贵宾与贵宾司机接待与迎送等。 3、公司级会议的会务工作准备、分工与协调工作。如2001、2002年于龙泉宾馆;2002、2003年于怀柔解放军总装备部指挥技术学院招待所、2003-2004年于龙泉宾馆举行的年度 16 #工作总结#会;2002年8月于怀柔、2003年于平谷育新苑宾馆召开的半年度工作总结会;2004年于天龙源度假村举行的公司一季度工作总结暨二季度工作汇报。 4、配合人力资源部新员工培训工作。2002年6月、2003年4月代表总裁办为新员工作《总裁办的管理职能》培训。 五、密切配合财务部门做好行政费用管理 1、总裁办月度行政管理费用、公司领导三费支出预算制定。 2、总裁办相关办公开支费用(各项物业管理费、公司领导手机费、饮用水、办公复印、IP卡、名片印制、市内国内国际快递、办公用品、电脑复印机耗材、绿植租摆等、公司车辆汽油费、汽车维修、颐养等)月度结算、借款与销帐事宜。 3、总裁办行政工作人员的日常三费报销汇总、签批与发放。 4、公司领导日常三费的汇总、整理、签批、报销与发放;公司领导手机费的缴纳、差旅、客户招待的请款、结帐与销帐。 5、公司各部门日常办公支出费用的月度分摊工作，其中包括:日常领用的电话费、名片、IP卡、礼品、快递、办公用品、复印等费用的汇总、分摊。 6中心财务指导下，与公司财务一起完成公司半年度、年度固定资产的清理工作。 17 六、及时完成公司领导交办的临时、特别的任务 1、负责布置、联络、协调与落实副院长的日常列席的活动和会议。 2、其他公司领导交办的临时任务:如订餐安排、加班订餐、结帐、差旅费借款与销账、报销票据整理、办公用品添置、临时会议人员召集等。 七、配合党、工、团组织各种公司文娱活动 1、2002年4月组织公司员工“踏遍青山赏春光—八大处春游活动”2、2003年4月组织公司员工赴河北野三坡春游活动。 3、2002年6月组织公司员工在昌平信苑举行“观看足球竞赛文娱活动”4、2003年12月参与组织“2004年迎新晚会 5、2004年4月参与组织公司员工赴密云雾灵山春游活动。 八、做好与上下级单位的协调工作 1、认真做好研究院的布置布置的各项工作。如2002年、2003年根据院精神协调公司员工献血活动;2003年公司员工体检活动;作为研究院“赛迪大厦餐厅服务监委会”委员履行职责，参与每月一次的评议监督工作会议，等等。 2、加强与公司子单位的联络与沟通。如与数据公司、呼叫公司、营销公关公司、展览公司等单位的联络、会议召集，以及公司领导交办的各项工作。 3、协助公司领导协调与公司各部门、下属公司、院机关 18 各部门的工作联系。 九、加强学习不时提高自身素质 1、2002年12月，获得中共中央党校北京市委党校经济管理本科毕业文凭。 2、22002年4月，被公司列为入党积极分子参与研究院党委组织的入党积极分子培训班，《端正入党动机，加强学习，提高素质;做好本职工作，争取早日入党》被集团报刊用。 3、32002年5月，被研究院团委评为2002年度优秀团员。 4、2003年10月，被光荣批准为中国共产党预备党员 5、2003年在公司内部刊物上发表《平凡的责任心》 6、2004年5月在公司内刊上发表随笔《萨瓦迪卡，泰国》 十、小结 任职两年来，做了不少具体的工作，但仍然有许多需要不时的改进和完善的地方，一直在努力，并且力求做好。这表现主要是要进一步加强行政管理工作的计划性、系统性、科学性，提高综合分析、解决问题的能力;完成领导交办的任务的基础上，发挥总裁办顾问助手作用;继续加强总裁办业务知识的学习，进一步提高写作水平。 19