公文规范化处理培训材料

公文化处理培训材料 公文处理有关问探讨 首先说明几点:第一、省局办公室的公文处理工作由谭主任负责和管理～无论从理论素养还是实践经验上说～谭主任给大家介绍相关知识是最恰当的。承蒙谭主任的信任和厚爱～让我同大家一起学习和探讨公文处理有关问题～我深怕误导了大家。所以～今天讲的内容仅供大家参考～错误之处还请批评指正。第二、公文处理包括公文办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。今天我们主要探讨公文办理中的发文～不涉及其它环节。第三、发文难免要牵涉到公文写作～但今天也不探讨公文写作问题。确切说～我们探讨的是发文规则和实践中应注意的一些问题。 一、公文处理依据 没有规矩不成方圆～公文处理也是这样。如果没有一定的准则～大家随心所欲～想怎么做就怎么做～那我们现在看到的公文就是五花八门、混乱不堪的。学习公文处理～首先得了解其基本规范和准则。 1.公文处理基本法规 《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》 2.我省气象部门公文处理的直接规范 《中国气象局公文处理实施办法》、《省,区、市,气象局机关公文处理,试行,》、《四川省国家行政机关公文处理实施细则》、《四川省气象局公文处理实施细则》 二、党的机关公文与行政机关公文的主要区别 1.处理依据不同。《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》。这就要求我们～不同的公文必须依据不同的规范来处理。 2.公文运作范围不同。党的机关公文～是党的机关实施领导、传达党的方针政策、交流情况的工具。行政机关公文则是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书～是依法行政和进行公务活动的重要工具。这就是说～两种公文的适用和运作范围是不同的～一般说来～行文过程中要注意“党政分开”～党的机关和行政机关之间不要随意行文。实际工作中～党的机关公文进入行政机关～主要是体现党的领导,行政机关公文进入党的机关～主要是行政机关向党组织汇报工作或者两者之间互通情况。 3.公文文种不同。党的机关公文有14个文种～行政机关公文是13个文种。两种公文有9个完全一样的文种～党的机关另有5个行政机关所没有的文种～而行政机关也有4个文种是党的机关公文没有的。 党的机关特有文种:决议、指示、公报、条例、规定 行政机关特有文种:命令,令,、议案、公告、通告 共有文种:决定、通知、通报、、请示、意见、批复、函、会议纪要 4.公文格式不同。 ?秘密等级和紧急程度标识不同。党的机关公文的份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度标识在首页版心左上角,行政机关公文的份数序号标识在左上角～而秘密等级和保密期限、紧急程度则标识在首页版心右上角。 ?发文机关标识不同。党的机关公文是由“机关名称+文件”或者“机关名称+,文种,”构成,行政机关公文则是“机关名称+文件”或者“机关名称”的形式。 ?公文标题有关规定不同。党的机关公文标题中可以有标点符号,行政机关公文标题中除法规、规章名称加书名号外～一般不用标点符号。 ?成文日期写法不同。党的机关公文成文日期用阿拉伯数字,行政机关公文的成文日期用汉字～“零”写成“O”。 三、行文规则 1.行文关系的确定。行文关系的确定主要是发文机关与受文机关之间是不是有公文往来关系的问题～也就是发文机关能不能向对方发文的问题。行文关系要根据隶属关系和职权范围～一般不能越级请示和报告。 2.政府部门向下一级政府行文问题。政府部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外～一般不得向下 一级政府正式行文。 3.内设机构对外行文问题。部门内设机构除办公厅,室,外～不得对外正式行文。 4.联合行文问题。政府部门与相应的党组织可以联合行文,同级政府部门、上级政府部门与下一级政府可联合行文,政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以联合行文。 5.有关问题未协商一致时的行文问题。部门之间对有关问题未经协商一致～不得各自向下行文。 6.向上级机关负责人行文问题。除上级机关负责人直接交办的事项外～不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 7.“请示”应一文一事～只报一个主送机关。不能在一份文件中请示多项事情～否则上级机关在批复时～可能只对某一件事作出批复～耽误了其它事项的落实。 8.“报告”中不得夹带请示事项。 四、实践中应注意的一些事项 1.公文序号的标识。党的机关公文～只要是带秘级的～就应当标序号,行政机关“绝密”、“机密”级公文必须标序号。除此以外～发文机关为便于掌握公文的流向和回收～也可标注序号。标注时10以内的数字前面加“0”～以免别人认为是印刷错误。 2.发文字号的标识。发文字号中的年号～不能简化～要标全～并用六角括号括起～不能用方括号。 3.公文的签发。以本机关名义制发的上行文～由主要负责人或主持工作的负责人签发,如果有多个签发人～主办单位签发人姓名臵于第1行～其他签发人按发文机关顺序从第2行起依次顺排。 4.文种的确定。根据行文目的、发文机关的职权、与主送机关的行文关系来确定。文种使用要正确～避免因文种使用不当造成文件升格。例如～一般性的彰活动应该使用“通报”～却用了“决定”,没有行政隶属关系的部门之间联系工作～应该使用函～但许多部门在向其它职能部门请求审批事项时～却常常使用“请示”～审批部门在答复时不用“复函”～而用了“批复”。 5.对主送机关的特别规定。按省委办公厅规定～报省委的文件～如果需要省政府了解的～主送单位应当写“省委、省政府”,报省政府的文件～如果需要省委了解的～主送单位应当写“省政府并报省委”。 6.数字的写法。公文中的数字～除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外～应当使用阿拉伯数字。 7.年月日的写法。公文中的日期应当写明具体的年、月、日。 8.引用公文的方法。引用公文应当先引标题～后引发文字号。 9.联合行文加盖印章的问题。联合上报的公文～只加盖主办机关的印章,联合下发的公文～发文机关都应加盖印章。 10.印章的加盖方法。单一发文印章的加盖方法:成文日期右空4字～印章下弧无文字的～采用下套方式～即仅以下弧压在成文日期上,印章下弧有文字的～采用中套方式～即印章中心线压在成文日期上。联合行文印章加盖方法:联合行文需要加盖两个印章的～将成文日期拉开～左右各空7字～主办机关印章在前～采用同种加盖方式～两个印章均压成文日期～互不相交或相切～相距不超过3mm,联合行文需要加盖三个以上印章的～除遵守两个印章有关规定外～所有行文单位都要署单位名称～将印章加盖在单位名称上～每排最多可排3个印章～成文日期标识在最后一排印章之下空1行位臵～右空2个字。 11.主题词的标注。主题词是便于公文检索查询的规范化词～是公文内容的揭示和概括。上行文要按照上级机关的要求～从规定的主题词表中选词标注。使用词表中没有的新词～要在后面加“?”符号。 12.校对人和印制份数的标注。《中国气象局公文处理实施办法》规定～为了提高公文制作质量～明确责任～公文应标明校对人,作用,。带秘级的公文～应注明印制份数～以便 于控制发送范围和回收。印制份数居右标注于印发日期之下。校对人的标注位臵要视有无印制份数而定～若有印制份数～则居左标注于印发机关之下～若无则居右标注于印发日期之下。 13.发文办理的正确程序。发文包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。不按程序办事～往往会造成很大的麻烦和误会～影响工作的开展。实际工作中出现最多的问题有:一是先送分管局领导审签～再送局办公室,二是不经本单位领导审核～直接送局办公室,三是先发文后补签。 14.公文的复核和发现问题的处理。公文正式印制前～主办机关应对文稿进行复核,局发文由局办公室复核,～重点是审批、签发手续是否完备～附件材料是否齐全～格式是否统一规范等。复核中发现经局领导签发或审批的文件需要修改,则必须回呈签发人或最终审定人批准同意。如确需对经局领导签发的局发文在个别文字上进行修改,可经办公室领导同意后改在发文稿上。其他任何人无权对已经局领导签发或审批的文件擅自进行改动。 15.“意见”的用法。《国家行政机关公文处理办法》规定～意见“适用于对重要问题提出见解和处理方法”～它可以作为上行文、下行文和平行文使用。?作为上行文～应按请示性公文的程序和要求办理。所提意见如果涉及其他部门职权 范围内的事项～主办部门应当主动与有关部门协商～取得一致意见后方可行文,如有分歧～主办部门主要负责人应当出面协调～仍不能取得一致时～主办部门可以列明各方理据～提出建设性意见～并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。?作为下行文～文中对贯彻执行有明确要求的～下级机关应遵照执行,无明确要求的～下级机关可参照执行。?作为平行文～提出的意见供对方参考。 16.“函”的使用。新中国成立后的50多年里～函始终作为法定文种使用和保留至今～有关规定也很多～造成人们对它的认识发生偏差。主要有两种错误认识:一是对其持有偏见～认为它不是“正式文件”～该用函行文时却弃之不用,二是将其视为上行、平行、下行的全功能文种～随意扩大其使用范围。2000年国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》～对函的用途和用法作出了明确规定。该《办法》第九条第十二项规定～函“适用于不相隶属机关之间商洽工作～询问和答复问题～请求批准和答复审批事项”。由此规定我们可以得出以下结论:第一、从效力上说～函作为主要文种之一～与其他主要文种一样～具有由制发机关权限决定的法定效力,第二、从用法上看～只有不相隶属机关之间才能用“函”这一文种～有隶属关系的上下级机关之间不能用函行文～函只能作为平行文使用,第三、从用途上说～函可用于 询问问题、请求批准～可用于答复问题和审批事项～也可用于商洽工作、告知情况～也就是说～函有请求性、答复性和商洽告知性等多种功能。根据函的不同用途～在以函的形式行文时～应注意选择与行文方向一致、与公文内容相符的文种。 ?请求函的用法。向不相隶属的同级机关请求解释有关问题、批准有关事项用请求函。虽然带有请求性～但不能用“请示”文种～仍只能用“函”这一文种～可在标题中选择适当的词表现请求性。例如～为明确各级气象主管机构所属气象台站的气象预报节目制作权～今年初～中国气象局向不具有隶属关系的全国人大常委会法制工作委员会请求解释《气象法》有关规定～发出了《关于商请对<中华人民共和国气象法>有关规定进行解释的函》 ?答复函的用法。答复函用于对不相隶属的同级机关所询问问题、请求解释或审批事项的答复。由于是同不相隶属的同级机关行文～因而不能用“批复”文种～只能用“函”。 ?商洽告知函的用法。与不相隶属的同级机关商洽工作、交流情况、告知有关事项等～要用商洽告知函。使用时～要根据行文目的和公文内容～选用“函”、“通知”、“意见”等文种。