信息资源管理

第二章 信息资源管理 从20世纪80年代初发达国家提出建立“计算机化企业”，到90年末大批企业计算机信息网络建设成功，说明企业对信息资源的开发利用发展到了高级阶段。 前一章，我们介绍了信息工程的产生和发展。在信息工程产生和发展的同一时期，信息资源管理(Information Resource Management，简称IRM)的概念、理论和方法也得到了发展。企业的信息资源管理，是指在生产和经营活动中对信息的产生、获取、处理、存储、传输和使用进行全面的管理。由于信息过程与管理过程紧密地联系在一起，所以，企业信息资源的管理就成为企业管理的重要组成部分。 我们在介绍信息工程方法论时，重点讨论了总体数据规划和信息组织技术的重要性。IRM的有关理论和方法不仅补充、丰富了总体数据规划的理论和方法，而且作为具体的信息组织技术，对于开发利用企业的信息资源具有更为实际的作用。特别是在建立企业信息资源管理的基础方面，威廉?德雷尔(William Durell)在80年代中期卓有成效的工作成果，对于我们进行企业信息化建设来说更具有借鉴意义。信息资源管理的基础在数据管理，而这就是本章要介绍和着重讨论的。 2.1 信息资源和信息资源管理 信息资源管理是20世纪70年代末、80年代初开始在美国出现的新概念，其后，发展很快。到80年代末、90年代初，信息资源管理在理论研究和实践方面均已走向成熟，其重要表现是企业决策层里设立了专门负责信息资源管理的岗位——信息主管(Chief Information Officer，简称CIO)。 2.1.1 信息资源管理的基本思想 霍顿(F.W.Horton)和马钱德(D.A.Marchand)等人是美国信息资源管理学家，是IRM理论奠基人、最有权威的研究者和实践者。他们关于IRM的论著很多，其主要观点有: (1)信息资源(Information Resources)与人力、物力、财力和自然资源一样，都是企业的重要资源，因此，应该像管理其他资源那样管理信息资源。IRM是企业管理的必要环节，应该纳入企业管理的预算。 (2)IRM包括数据资源管理和信息处理管理。前者强调对数据的控制，后者则关心企业管理人员在一定条件下如何获取和处理信息，且强调企业中信息资源的重要性。 (3)IRM是企业管理的新职能，产生这种新职能的动因是信息与文件资料的激增、各级管理人员获取有序的信息和快速简便处理信息的迫切需要。 (4)IRM的目标是通过增强企业处理动态和静态条件下内外信息需求的能力来提高管理的效益。IRM追求“3E”——Efficient、Effective和Economical，即高效、实效、经济;“3E”之间关系密切，相互制约。 (5)IRM的发展具有阶段性。到20世纪90年代，IRM的发展大约可分为物理控制、自动化技术管理、信息资源管理和知识管理四个阶段。每个阶段的发展情况，可用推动力量、战略目标、基本技术、管理方法、组织状态等因素进行比较(详见表2-1)。 2.1.2 信息资源管理的意义 信息资源管理的思想、方法和实践，对信息时代的企业管理具有重要意义: (1)为提高企业管理绩效提供了新的思路。IRM强调信息资源对企业实现战略目标的重要性，通过信息资源的优化配置和综合管理，可以提高管理的整体效益。IRM具有鲜明的时代特征，顺应了信息社会对企业管理的要求，为企业管理绩效的提高开辟了新领域，提供了新的思路。正如一位资深的企业家所说的:“我们过去在生产中遇到困难问题，想到的解决办法有三条:一是增加人力，二是增加设备，三是增加资金。学习了信息资源管理知识，就知道还有重要的一条——通过信息资源的优化配置和运用，改进管理，增加生产力。” (2)确立了信息资源在企业中的战略地位。IRM明确提出，信息不仅是共享性资源，而且还是企业的战 略性资源，对企业的生存和发展具有重要的意义。据美国科尔尼(A.T.Kearney)国际咨询公司80年代初期的调查，虽然仅有8%的公司成功地将信息作为资源进行管理，但这些公司5年内总资本回收及纯边际利润是其他公司的300%。到80年代中期，信息资源管理为许多大企业的管理者所采纳，逐步确立了信息在企业中的战略地位。 (3)支持企业参与市场竞争。企业为了在激烈的市场竞争中求生存、求发展，必须加强信息化建设，通过掌握信息、依靠信息、运用信息而提高企业的竞争力。当今，IRM的作用日益显著，CIO的地位、作用逐渐被人们所重视。这些是适应全球经济发展的需要，是经济全方位信息化的产物。 (4)成为知识经济时代企业文化建设的重要组成部分。知识管理是信息管理发展的新阶段，它主要通过知识的共享和推广应用，提高企业的应变能力和创新能力。IRM侧重于事实性知识的管理，许多企业领导强调“科学的管理要靠数据说话”。信息资源的有效管理必然使信息和信息技术渗透到企业的各部门，影响到所有员工的工作与生活，使信息文化融入企业文化之中，丰富了企业文化建设的内容。这对提高员工的信息意识和信息技能，增强企业凝聚力和核心竞争力是有重要意义的。 2.1.3 信息主管的出现 信息主管(CIO)的出现，是企业信息资源管理发展到一定阶段的必然产物，CIO是信息获得了企业的战略资源地位所必需的管理岗位。 1980年美国政府颁布了《文书削减法案》，明确提出“信息资源管理”的概念，并对信息管理工作提出了具体要求。该法案的诞生，反映出人们认识到综合应用信息技术、提高信息产品的质量的重要性，同时认识到信息管理工作是提供战略信息的关键。1984年，美国总统负责的委员会收到了一份关于信息差距的调查，该报告指出:“政府拥有太多的错误信息，太少的正确信息……”调查者声称发现了一种“结构真空”，即政府中无人去协调管理信息的选择和流通。该委员会提出的解决办法是，在政府的每一级机构中设立一名主管信息资源的高级官员，从比较高的层次上全面负责本部门信息资源的管理、开发与利用，直接参与最高决策管理。此后，美国、加拿大等国家政府中都增设了“信息部长(或称之为信息大臣)”一职，而且还在政府各部门设立了CIO职务。CIO出现之后，有效地改善和加强了政府部门的信息资源管理。其成功经验促使一些大型公司将这一新的职位引入到本企业的信息资源管理中，企业CIO由此应运而生。 企业CIO最初出现在美国一些最大的公司和企业集团中，由于其成效显著，其他大公司纷纷竞相仿效。80年代中期通过对美国500家大型企业的抽样调查表明，已经有40%的公司设立了CIO职位。进入90年代，美国、英国、法国、加拿大、日本、韩国、新加坡等国家或地区正在筹划和实施各自的“信息高速公路”，其中企业CIO体制被视为基础性建设而受到了关注。例如，到1998年，日本21.9%的企业设立了CIO职位，排名进入世界500家最大企业的日本企业中有80%以上实行了CIO体制。 企业CIO虽源于政府部门CIO，但无论是在数量、职能、活动范围、知名度等各方面，都已超越了政府部门的CIO。企业CIO发展的动力是企业信息化经营管理的需要，因为，企业只有从战略高度开发信息资源、科学合理地管理信息资源、充分有效地利用信息资源，才能在竞争中取胜。能否真正把信息看作企业的宝贵战略资源并有效地加以开发利用，是企业决策者所面临的新的挑战。正是为了迎接这一挑战，CIO才脱颖而出，被推上了信息资源管理新主角的地位。 2.2 信息资源管理基础标准 威廉?德雷尔1985年出版的专著《数据管理》(DATA ADMINISTRATION:A Practical Guide to Successful Data Management)总结了信息资源管理的基础——数据管理标准化方面的经验。他的名言是:没有卓有成效的数据管理，就没有成功高效的数据处理，更建立不起来整个企业的计算机信息系统。他认为，早期的计算机信息系统开发，缺乏关于数据结构的和管理方面的科学方法，直到80年代，才对这些问题加以认真地考虑。信息系统设计人员了解和掌握数据管理的标准，就像建筑设计师了解和掌握建筑的标准一样重要，否则，是设计不好信息系统的。为了有效地制定和实施这些标准， 威廉提出了一些重要的原则: (1)不能把例外当成正规。任何原则都有例外的情况，没有适用于所有情况的标准。但是，数据管理人员决不允许把例外当成正规。 (2)管理部门必须支持并乐于帮助执行标准。如果违背了标准，管理部门必须帮助确保那些违背标准的行为得以纠正。 (3)标准必须是从实际出发的、有生命力的、切实可行的。标准必须以共同看法为基础，标准中复杂难懂的东西越少，就越好执行，要保持标准的简明性。 (4)标准决不是绝对的，必须有某种灵活的余地。尽管有些标准必须严格遵守，但是大多数标准不应该严格到严重束缚数据设计人员灵活性的程度。 (5)标准不应该迁就落后。标准要控制和管理当前和未来的活动，而不是恢复和重演过去的做法。在大多数情况下，今天制定的标准是几个月前数据设计所未曾采用的。 (6)标准必须是容易执行的。要达到这一点，必须容易发现违反标准的情况。能自动检查标准符合情况的方法愈多，标准本身愈加有效。 (7)标准必须加以宣传推广，而不是靠强迫命令。即使上级主管部门完全支持数据管理标准，也要向各级业务人员宣传这些标准。数据管理人员必须热情地向所有职员宣传这些标准，向他们讲明为什么需要这些标准。数据管理标准要求程序员和分析员改变他们的数据设计方法。任何持久的、有意义的变化必须来自员工自己的认识。 (8)关于标准的细节本身并不是重要的——重要的是有某些标准。数据管理人员必须善于综合考虑和商讨所要制定的标准细节。 (9)标准应该逐渐地制定出来，不要企图把所有的数据管理标准一次搞完。一旦标准制定出来，就要开始执行，但执行标准是渐进的、有节奏的。允许非数据管理人员有充足的时间对新的标准做出反应和适应。标准的实现必须是渐进过程，而不是突变过程。 (10)数据管理的最重要的标准是一致性标准——数据命名、数据属性、数据设计和数据使用的一致性。 所谓“信息资源管理基础标准”，是指那些决定信息系统质量的、因而也是进行信息资源管理的最基本的标准。根据威廉的专著和有关文献的研究，以及实践的探索，我们总结的信息资源管理基础标准，也就是数据管理标准有:数据元素标准、信息分类编码标准、用户视图标准、概念数据库标准和逻辑数据库标准。 以下的内容由于图表多，文字量大，只贴出目录: 2.2.1 数据元素标准 2.2.2 信息分类编码标准 2.2.3 用户视图标准 2.2.4 概念数据库标准 2.2.5 逻辑数据库标准 2.3 建立和使用数据字典 2.3.1 数据字典的基本内容 2.3.2 通过数据字典进行数据管理 2.3.3 数据字典的使用:新系统与旧系统 2.3.4 数据字典的设置 2.4 开展数据管理工作 2.4.1 数据管理部门的职责 2.4.2 数据管理人员职务说明 2.4.3 面向数据开发方法与数据管理 2.4.4 开展数据管理工作的困难和最后的成功