时间的有效管理

nullnull 时间的有效管理 　讲 师: 陈 杰 培训目标 培训目标 我们的时间海绵永远有水 我们的时间总是比别人多 我们的时间从来都掌握在自己手上 培训内容 培训内容认识时间管理 时间管理不当的因果 如何高效管理自我的时间 时间管理四步走 现在开始行动 null 用一个词描述你现在的工作、生活状况 null思考： 有哪件事，你经常做会对个人生活产生重大的正面影响，但迟迟未行动？ 在工作中有哪件事会产生同样的效果？ 其实你完全没有必要这么忙！ 问的关键在于你究竟在忙些什么？ 时间是否能被管理？ null一年有365天； 其中双休日共_104__天； 法定假日_11 _天； 公司带薪休假__5__天； 带薪病假__0_天； 实际工作约245_天，共_1960_小时; 假定有效工作时间为_20-30_%； 全年有效工作时间为_392-588_小时。不到30天算算我们时间？时间管理整体水平测试时间管理整体水平测试Chapter2：时间管理nullChapter2：时间管理null时间管理定义： 就是对时间的运筹和控制。它具有让每 一分、每一秒、每一小时、每一天都发挥其 最大效益与最大效率的能力。 null时间管理的意义： 1、时间是企业和你最稀缺的资源之 一，越用越少； 2、有效的时间管理能够帮助你以最高 的效率完成重要的事情； 3、有效的时间管理可以使你减少加班 时间，提高你的个人生活品质。 null时间管理的发展历程： 利用便条和备忘录 行事日历与日程表 优先顺序 个人有效管理 如何分辨轻重缓急与培养组织能力，是时 间管理的精髓所在。---柯维无效时间管理的原因 无效时间管理的原因 1.优先顺序不明确 2.电话打扰 3.缺乏目标计划 4.贪多嚼不烂 5.不速之客 6.无效授权 7.桌面杂乱无章/找不到东西 8.自身惰性/拖延 9.不会说“不” 10.低效的会议 null优先计划 管理自我组织 管理 沟通 管理null优先计划管理null大石块 小石块 沙子 null时间管理通则： 把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事情做起 每天都这么做 null优先矩阵 M4 细琐的工作* 浪费时间的闲聊 不关紧要的信件 看太多的电视 M3 干扰，一些电话 一些会议 一些紧急*事件 凑热闹的活动 M2 准备及预防工作 计划，休闲 建立人际关系 培训，授权，创新 重要紧急多投资时间在M2M1 危机 急迫的问题 有限期的任务，会议， 准备事项 避免扩大M1减少M3事情避免M4事情 偏重不同时间象限上的不同结果 偏重不同时间象限上的不同结果null你的问题是否在于： （一）无法辨别事情重要与否？ （二）无力或不愿有条不紊地行事？ （三）缺乏坚持以上原则的自制力？null帕雷托原则 在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。null集中精力在能获得最大回报的事情上，而不要花费在对成功无益的事情上时间管理的四步走时间管理的四步走（一）确定角色和目标 （二）列出事件清单并排序 （三）制定时间计划及进度表 （四）执行过程中调整和改善时间管理—第一步时间管理—第一步确定角色和目标: 公私兼顾：工作+家庭 一位父亲下班回家很晚了，他很累并有点烦，发现5岁的儿子靠在门旁等他。“爸，我可以问你一个问题吗？” “什么问题？”“你一小时可以赚多少钱？”“这与你无关，你为什么要问这个问题？”父亲生气地问。 “我只是想知道，请告诉我，你一小时赚多少钱？”小孩哀求道。“假如你一定要知道的话，我一小时赚20美金。” “哦，”小孩低下了头，接着又说，“爸，可以借我10美金吗？”父亲发怒了：“如果你只是借钱去买那些无聊玩具的话，给我回到你的房间，并躺在床上好好想想为什么你会那么自私。我每天长时间辛苦地工作着，没时间和你玩小孩子的游戏。” 小孩安静地回到自己的房间并关上门。 父亲坐下来还在生气。过了一会儿，他平静了下来。开始想，也许他对孩子太凶了——或许孩子真的想买什么有用的东西，再说他平时很少要过钱。 父亲走进小孩的房间：“你睡了吗，孩子？”“还没有，爸。”小孩回答。 “我刚刚对你太凶了，我将今天的气都爆发出来了——这是你要的10美金。”“爸，谢谢你。”小孩子欢快地从枕头底下拿出一些零碎的钞票来，慢慢地数着。 “为什么你已经有钱了还要呢？”父亲生气地问。 “因为这之前还不够，但现在足够了。”小孩回答，“爸，现在我有20美金了，我可以向你买一个小时的时间吗？明天请你早一点回家——我想和你一起吃晚餐。” 2)目标为先：结果导向--目标能唤起你最高尚的才能时间管理—第二步时间管理—第二步列出事件清单并排序: 1）把已确定的会谈、会议排入日程 2）把待做的事项列表、标明所需时间 3）把待做的事项按紧急、重要程度排序：A（紧急 马上处理）、B（处理完A后再处理或授权处理） 4）把待做的事项排入日程，注明所需文件出处 5）做完事项勾掉或标明已完成时间管理—第三步时间管理—第三步制定时间计划及进度表: 计算事件时间长度 为重要工作预留足够整块时间 适当预留弹性时间管理—第四步时间管理—第四步执行过程中调整和改善: 1）排除干扰 2）有效授权： “下达指令”型 “充分信任”型 A、舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做 B、克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控 C、明确任务、责任人 D、前期培训，使她/他能胜任工作？ E、必要的支援 F、关键处把关，监督工作进展 3）每日调整与应变 4）阶段自我评估与改善如何应对影响工作的打扰者 如何应对影响工作的打扰者 先婉转打断他的话； 起立； 把握好时间； 把握好谈话内容（适当的行为暗示） 可另约时间 态度要友善。 要做到：对待他人，时间上要苛刻，态度上要和气 null自我组织管理null时间的“+-/” +：找出隐藏时间：善用等候与空档时间 -：减少无谓的时间浪费：时间账单盘点 ：提高工作成效：医治“文件满桌病”(物 品、文件处置) /：根除浪费时间习惯：拒绝拖延、拒绝遗忘 NO：不是从未开始，就是从未结束。null沟通管理null具生产效率的沟通： 具有同理心 利用有效的发问方式:猜人名 聆听完整的信息null懂得说“不”: 附以理由，提供其他途径 对事不对人 时间结构的暗示 肢体暗示 null开好高效会议： 确定清晰的目标 尽量减少与会人数 选择适当开会时间与地点 提前准备议程，资料分发与会者 避免长时间的会议，对会议加以时间限制 善用时间实例善用时间实例 邀总经理共进午餐（一至一个半小时） 拟订下一年度媒体广告预算（二至三天） 处理积压过多的公文（一至一个半小时） 与业务经理讨论上个月业绩（四个小时） 处理急待回复的若干信件（一小时） 浏览桌上堆积如山的医学杂志（半小时） 为下个月的业务会议准备口头（二小时） 据传某产品最近一批货的品管有问题 回复政府主管官员来电，讨论此事（半小时） 参加下午两点召开的主管会议，但议题不明（一小时） 推荐两个时间管理与工作组织的好工具推荐两个时间管理与工作组织的好工具周工作计划/小结表 效率记事本(每日时间安排表) 3月第1周工作计划/小结表(3月3日至3月7日)3月第1周工作计划/小结表(3月3日至3月7日)(样表)每日时间安排表每日时间安排表假如时间不是障碍， 你会…… 假如时间不是障碍， 你会…… null现在立即行动找出一件一直为你所忽略，但是会对个人回事业产生重大影响的事，写下来作为近程目标 根据优先矩阵估计自己化在这四类事务上的时间，然后连续三天行事历，每十五分钟为一单位，验证正确与否？你是否满意自己运用时间的方式？有没有应当改弦易张之处？ 列举可授权的事项及合适的授权对象，并付诸行动规划下一周的活动，依据不同角色设立目标，再把目标转化为行动，列入行事历。一周后，检讨自己是否成功的把人生目标和价值观融入日常生活，意志是否坚定？ 下定决心，以后每周固定规划行事历，并选择一定时间来进行。 设计适用的表格null时间管理推荐书目： 高效能人士的七个习惯 走在时间前面的七条捷径 一生的计划 要事第一 80/20法则null 你可运用的时间是你全部的时间资本 谢 谢！