计算机系统操作管理程序

计算机系统操作管理程序 文件名称:计算机系统操作管理程序 编号:HB-QP-023-2014 起草部门:质量管理部 起草人: 审定人: 发布人: 起草日期: 审定日期: 发布日期: 执行日期: 分发部门:质量管理部 分发至:总经理、副总经理、各部门 版本号:2014 A/0,受控, 变更记录: 变更原因: 1.目的: 为建立与本公司计算机管理系统操作程序～能够实时控制并记录药品经营各环节和质量管理全过程～并符合电子监管的实施条件～特制订本程序。 2.依据:《药品管理法》和国家局、广东省局有关药品电子监管及《药品经营质量管理规范,卫生部令90号,》、《广东省药品批发企业GSP认证现场检查项目》等有关法律、法规。 3.适用范围:适应于本公司计算机信息系统的操作。 4.职责:公司总经理对计算机系统的管理负有领导,公司计算机系统管理员对本程序实施负责。 5.使用要求: 5.1计算机系统的硬件设施和网络环境要求: 5.1.1有支持系统正常运行的服务器,必要时增加备用网络服务商, 5.1.2药品采购、收货、验收、储存、养护、出库复核、销售以及质量管理等岗位设有专用的终端站点, 5.1.3有稳定、安全的网络环境～有固定接入互联网的方式和可靠的信息安全平台,5.1.4实现各部门、岗位之间信息传输和数据共享的局域网, 5.1.5安装公司管理实际需要的应用软件和数据库。 5.2各类数据的录入、修改和保存～以保证记录的原始、真实、准确、安全和可追溯: 5.2.1各操作岗位应当通过输入用户名及密码等身份确认方式登录后～方可在权限范 围内录入、查询数据～未经批准不得修改数据信息, 5.2.2修改各类业务经营数据时～操作人员应当在职责范围内提出申请～经质量管理部审核批准后方可修改～修改的原因和过程应当在系统中记录, 5.2.3系统对各岗位操作人员姓名的记录～应当根据专有的用户名及密码自动生成～不得采用手工编辑或菜单选择等方式录入, 5.2.4系统操作、数据记录的日期和时间应当由系统自动生成～不得采用手工编辑、菜单选择等方式录入。 5.3根据计算机#管理#对系统各类记录和数据进行安全管理。 5.3.1采用安全、可靠的方式存储和按日备份各类记录和数据, 5.3.2备份数据的介质存放在安全场所～防止与服务器同时遭遇灾害造成损坏或丢失, 5.3.3数据的保存时限为5年。 5.4基础数据建立:将审核合格的供货单位、购货单位及采购品种等信息录入系统～建立质量管理基础数据库并有效运用。 5.4.1质量管理基础数据包括供货单位及购货单位、经营品种、供货单位销售人员资质等相关内容, 5.4.2质量管理基础数据应当与对应的单位或产品的合法性、有效性相关联～与供货单位或购货单位的经营范围相对应～由系统进行自动跟踪、识别与控制, 5.4.3系统应当对接近失效的质量管理基础数据进行提示、预警～提醒相关部门及岗位及时索取、更新相关资料,任何质量管理基础数据失效时～系统都应当对与该数据相关的业务功能自动锁定～直至该数据更新、生效后相关功能方可恢复, 5.4.4质量管理基础数据是企业合法经营的基本保障～应当由专职质量管理人员对相关 资料审核合格后据实录入、更新～录入、更新的时间应当由系统自动生成, 5.4.5其他各岗位应当按照规定权限查询、应用质量管理基础数据～不能修改数据的任何内容。 5.5采购订单生成:药品采购订单中质量管理基础数据应依据数据库生成。系统对各供货单位的法定资质能够自动识别、审核～拒绝超出经营方式或经营范围的采购订单生成。采购订单确认后～系统自动生成采购记录。 5.6药品到货时～系统应当支持保管员可以查询到采购记录～对照实物确认相关信息后～方可进行收货。 5.7验收记录生成:验收员按规定进行药品质量验收～对照药品实物在系统采购记录的基础上录入药品的批号、生产日期、有效期、到货数量、验收合格数量、验收结果等内容并确认后～系统生成验收记录。 5.8系统其它要求: 5.8.1系统按照药品的管理类别及储存特性～自动分配储存库区。 5.8.2系统依据质量管理基础数据和养护制度～对库存药品按期自动生成养护工作计划～提示养护人员对库存药品进行有序、合理的养护。 5.8.3系统对库存药品的有效期进行自动跟踪和控制～具备近效期预警提示、超有效期自动锁定及停售等功能。 5.9销售记录的生成:批发企业销售药品时～系统应当依据质量管理基础数据及库存记录生成销售订单～系统拒绝无质量管理基础数据或无有效库存数据支持的任何销售订单的生成。系统对各购货单位的法定资质能够自动识别并审核～拒绝超出经营方式或经营范围销售订单的生成。销售订单确认后～系统自动生成销售记录。 5.13销售出库:系统将确认后的销售数据传输至储运部提示出库及复核。复核员完成出库复核操作后～系统自动生成出库复核记录。 5.14销后退回药品管理: 5.14.1销后退回药品在收货时应当调出原对应的销售、出库复核记录, 5.14.2对应的销售、出库复核记录与销后退回药品实物信息一致的方可验收～并依据原销售、出库复核记录数据生成销后退回验收记录, 5.14.3退回药品实物与原记录信息不符时～系统应当拒绝药品退回操作, 5.14.4系统不支持对原始销售数据的任何更改。 5.15质量控制:系统对经营过程中发现的质量有疑问的药品进行控制。 5.15.1各岗位发现质量有疑问药品～应当按照本岗位操作权限实施锁定～系统自动通知质量管理人员, 5.15.2被锁定药品应当由质量管理人员确认～不属于质量问的解除锁定～属于不合格药品的由系统生成不合格记录, 5.15.3系统对质量不合格药品的处理过程、处理结果进行记录～跟踪处理结果。 5.16运输记录:系统应当对药品运输的在途时间进行自动跟踪～对有运输时限要求的应当提示、警告储运部门～并生成药品运输记录。 5.17根据有关法律法规及质量管理体系内审的要求～及时进行系统升级及功能完善。 6计算机使用: 6.1打开显示器、打印机等外围设备～最后开主机,关机顺序正好相反～先关主电源～然后再断开其他外围设备的电源。 6.2计算机的开机时间为正常工作时间～其他时间原则不许开机～如有特殊工作需要～经质量副总经理同意后方可开机工作,下班后～将计算机、宽带猫、路游器、交换机 的电源关闭,由公司计算机管理员检查开关机的执行情况并做好记录。 6.3不能在机器正常工作时搬动～不可以频繁开关计算机～两次开机时间间隔至少应为60秒钟,正在对硬盘读写时不能关掉电源,可以根据硬盘的红灯是否正发光来判断,。 6.4任何工作数据都不要存放在C盘和计算机桌面。需要的数据每日备份文件存在计算机桌面。重要数据应存于除C盘外的硬盘区域～防止系统出现故障而带来数据的丢失～从而给自己造成不可挽回的损失。 6.5除支持热插拔的USB接口设备外～严禁在计算机工作时带电插拔各接口设备,加密狗、打印电缆等,～容易烧毁接口卡或造成集成块的损坏。 6.6计算机专用电源插座上严禁再使用其他电器设备。 6.7严禁使用公司电脑玩游戏、看电影～晚上下班后如不需加班～不准在办公区逗留。 6.8注意防尘、防静电、防水、散热等～保持机器的密封性和使用环境的清洁卫生。 6.9显示器不要靠近强磁场～尽量避免强光直接照射到屏幕上。 6.10保持屏幕的洁净～擦屏幕时应使用干的软布。 6.11不要用力拉鼠标线、键盘线、电源线等线缆。 7防止计算机病毒侵入的注意事项: 7.1不得擅自删除杀毒软件或更改网络功能及设臵。禁止在公司计算机内运行任何含有反动、色情、游戏或含病毒的软件程序～或浏览此类的网页。 7.2在使用外带存储介质,如磁盘、光盘、U盘、可移动硬盘等,前～必须通过杀毒软件检查后方可使用。 7.3禁止打开一些恶意网站或不熟悉的网站～特别是个人网站。禁止随意打开网站中飘浮的广告图片或其它链接。 7.4对于来路不明的电子邮件或垃圾邮件请不要打开～应直接删除。 7.5禁止随意下载网上提供的资源～如要下载请尽量到官方网站下载。对于网上下载的软件、图片、文字材料等要先查毒、杀毒后～才可使用。 7.6如果发现计算机感染病毒～请立即断开与局域网的连接～待将病毒清除后～再接入局域网。