南湖國小電子郵件信箱垃圾信防堵方式說明

南湖國小電子郵件信箱垃圾信防堵方式說明 為了解決同仁們使用本校電子郵件信箱困擾已久的垃圾信問題,教資中心特別架設郵件閘道伺服器,為各位同仁收到的郵件做垃圾信初步的判斷,同仁們只需按照以下步驟操作,即可簡單地過濾掉絕大部分惱人的垃圾信件，不過,目前並沒有一套系統是可以百分之百過濾,且又不會誤判的,能過濾掉百分之九十以上的垃圾信,誤判率在百分之一以下就是一套不錯的系統,這點特別說明在前。 說明一,如何從收到的郵件判定是垃圾信, 現在各位同仁的信箱,相信收到不少標題以[*SPAM by NHPS*]為開頭的信件,如下圖1所示,,這個標記,就是垃圾信判別系統根據一些規則判斷此信可能為垃圾信件,所以在郵件的標題上加註的字眼。 圖1,標題有[*SPAM by NHPS*]字樣的信件即是被系統判斷為垃圾信 說明二,如何自動過濾垃圾信, 既然系統已經幫我們自動判斷收到的電子郵件是否為垃圾信,那我們就可以簡單的設立一條規則,用來過濾掉這些被標記上[*SPAM by NHPS*]的信件,規則的設定有兩種方式,一種是直接刪除,連看都不看,一種是暫時先放在「廣告信匣」,可以過目看看是否有誤判信後再按「清空」一次刪除。下面以圖示說明設定郵件規則的, ,一,先暫時放在「廣告信匣」,之後再「清空」的方法,建議方式, 圖2,先點選左方的「偏好設定」,再點選中間的「過濾信件」 圖3,出現[偏好設定/過濾信件]後,接下來按一下靠右上方的「新增」 圖4,規則設定成,如果「標題」包含[*SPAM by NHPS*],建議可以用複製、貼上的方法避免打錯,,則將此信件「放入」[廣告信匣],過濾原因可以不用寫。最後按「確定」即可。 圖5,之後會在下方看到多了一條剛剛設定的規則,按下「立即過濾」後,這些以[*SPAM by NHPS*]的信件通通就會被過濾到「廣告信匣」去了。而為了讓過濾垃圾信功能更強,下面「廣告信管理」選項,請點選「中」這個項目。當然,為了避免同仁的信被你濾掉,通訊錄就必須要設定啦,至於如何快速設定全校通訊錄,請參考另一份文件,在學校網站左方功能的[資訊服務]?[電腦教學] ?[電子郵件教學],。 圖6,我們的郵件系統也有防毒功能,聰明的你應該看得出來如何利用 郵件規則,將病毒信件直接刪除吧, 再看過廣告信匣確認沒有被誤判為垃圾信的郵件後,要直接刪除所有垃圾信很簡單,只要按一下左邊[信件匣],然後點按一下中間[廣告信匣]旁邊的「清空」,就可以直接將放置在廣告信匣內的垃圾信一口氣清除啦，請參考下圖7。 圖7,快速清空廣告信匣內的垃圾信 ,二,直接刪除垃圾信的方法 如果想要直接刪除垃圾信,就算誤刪非垃圾信也無所謂的人,則可以在郵件規則中,設定成 如果標題包含[*SPAM by NHPS*],則將信件[刪除],這樣會將有這樣標頭的信件直接刪掉了,請參考下圖8,。雖然這樣做可以省掉每次去清空廣告信匣的動作,但是缺點就是可能有些較重要的信件會被誤刪啦，至於怎麼衡量,就看各位自己決定， 圖8,設定直接刪除標題包含[*SPAM by NHPS*]的信件 說明三,排外名單不用設定了,以免同仁無法寄信給你 之前各位同仁可能為了革除垃圾信件,也設了不少「排外名單」,如下圖七,,現在這件事讓垃圾信過濾系統來做就好,這些排外名單可以通通刪除掉了,這樣不但減低郵件系統負荷,也避免不小心將同仁的信件也「排外」了，請參考下面圖9與圖10,將「排外名單」都刪除掉吧。當然如果您沒有設定任何排外名單,這個步驟就可省略了， 圖9,按一下左邊[偏好設定],再點選中間[排外名單] 圖10,把原先設定的通通都刪除。 說明四,有沒被判斷出的垃圾信或是誤判信件該如何, 誠如一開始說過,沒有一套百分百可以過濾垃圾信且又不會誤判的系統,所以有漏網之魚或是被「冤枉」的信件是難免,好在這個系統很聰明可以自動學習,使用者只要配合下面步驟,就可以讓這個系統判斷準確率越來越好， 動作一,先在通訊錄建立兩個帳號,作為回報「垃圾信」與「非垃圾信」之用。請參考下面圖11至14之說明。 圖11,按左方「通訊錄」,然後於右邊按「新增」。 圖12,建立一個E-mail為spam@mg.nhps.tp.edu.tw 的帳號,作為回報系統垃圾信之用,暱稱可以自己命名。注意小老鼠,後面不是nhps.tp.edu.tw喔,是mg.nhps.tp.edu.tw才對， 圖13,建立一個E-mail為notspam@mg.nhps.tp.edu.tw 的帳號,作為回報系統被誤判的郵件之用,暱稱可以自己命名。再次注意小老鼠,後面不是nhps.tp.edu.tw喔,是mg.nhps.tp.edu.tw才對， 圖14,新增兩個用來回報過濾系統的通訊錄資料。 動作二,之後,收到任何沒被判斷出的垃圾信,請轉寄到 spam@mg.nhps.tp.edu.tw 這個信箱,至於被誤判為垃圾信的郵件,標頭被做標記了,,則請轉寄到 notspam@mg.nhps.tp.edu.tw 這個信箱。因為已經設定了通訊錄,所以可以從通訊錄中選取比較方便,也省去需要記憶的麻煩。 接下來的,垃圾信過濾系統每天會定時根據使用者回報的樣本自動學習一次,透過多個樣本的學習比對,可以讓過濾系統功能發揮的更好， 說明五,使用Outlook Expree的處理方式 以上的說明都是針對使用網頁來收發信件的人,如果您習慣使用Outlook Express來收發信件,則請參考下面圖15,的步驟來過濾掉垃圾郵件,其原理大致和上面相同僅設定介面略有不同而已。 圖15:開啟Outlook Express後選[工具]?[郵件規則] ?[郵件]。 圖16,請依本圖步驟勾選相對應的部分,至於規則的名稱可以自 己命名,命名好的話按一下「包含特定的文字」以進行下一個步驟。 圖17,把[*SPAM by NHPS*]字樣填入,然後按「新增」。 圖18,剛剛按了新增之後,「文字」欄位即會有設定的內容,接下來再 按「確定」。 圖19,回到上一層畫面後,請按[立即套用],讓設定可以生效。 圖20,選擇剛剛設定的規則後,再按「立即套用」。 圖21,看到這個畫面就完成囉， 說明6,為了提高準確率而造成之不便 根據一週系統的實測,約八成的垃圾信件都能被判別,且幾乎極少將正常信件判斷成垃圾信,同仁的信件也絕對不會被這個系統當成垃圾信(除非使用者自己在信箱做了某些過濾條件或排外名單的設定),但是有些垃圾信實在太聰明,會規避這個郵件閘道器直接進入我們的信箱,為此我們則在防火牆上強迫所有外部進到本校同仁郵件帳號的信件一定要通過郵件閘道器經過判斷後再送到各位的信箱中。 這樣的作法,能將垃圾信的判斷率提高到將近95,,也不影響誤判率,缺點則是如果有同仁在家裡使用Outlook Express收發郵件的話,寄信時會出現錯誤訊息,原因是無法直接連結至原本的郵件主機送信,,至於收信則完全正常,可以照常使用。而這點就要麻煩大家,在家中寄信時透過網頁的方式,也就是利用瀏覽器連上學校教師信箱主機,透過裡面的「編輯」功能發送郵件,。而在學校內使用,則完全沒有這個問題,要使用Outlook或是網頁式的都可以喔， 以上小小的不便,是為了換來更好的垃圾信阻擋效果,讓電子郵件的使用環境更好,希望大家見諒。如果您真的習慣了在家中也用Outlook寄信,收信是正常的喔,,教資中心還是變通的解決方法讓您可以使用,預知詳情就請洽資訊團隊的伙伴吧，