国立台东师范学院总务处

国立台东师范学院总务处 國立臺東師範學院總務處 九十一年十月份第一次會議 紀錄 日 期,中華民國九十一年十月十四日(星期一) 時 間,下午二時 地 點,進修暨推廣部 會議室 主 持 人,范總務長 春源 記錄,張世治 出 席人員,總務處各組組長等(如出席簽到單) 總務長工作指示, 觀念交流 擔任總務長的工作已有八個月,總體而言,主動、積極是總務處仍待努力的地方。也是學校各單位對總務單位深深的期盼。因此,我們工作的目標,品質、效率及服務,也是評鑑總務處的指標,必須要加以落實與貫徹。當然,品質、效率及服務若能配合主動、積極的態度,相信我們服務的成效一定會大為提升。 開學至今,許多單位對我們有不少的抱怨,長官也指示我們工作的方向,前述的抱怨如果是對的,我們應儘快來改正,如果是不對的,我們應加強溝通與說明。至於,校長與副校長對總務處的工作指示,我們更應積極的來處理,儘快將事情完成,相信這些大家也都了解。但是從現況來看,我們總務處的工作效率並無法達成主動、積極的要求,到底問題在那裡,值得大家檢討與深思。 各組工作報告, 出納作業 一、國稅局台東分局預定91.10.22蒞校查核本校扣繳所得情形,為 規範個人薪資所得稅每月應扣繳金額,出納組已於91.10.4,將 個人扶養親屬(暨免稅額)申報轉發本校各師長暨同仁填列,並 於91.10.11前擲回出納組彙整。 二、本校教職員工薪資均於當月一日發放,如逢例假日則提前。至於 大學部任課鐘點費,每學年核發十個月(七、八月暑期不發),其 中除二月份、九月份因學期開始,須俟教務處課表核定後始能如 期造冊,其他月份均依規定於次月五日前發放。 三、得晶電腦公司提供之本校薪資軟體更版系統,經出納組測試後, 雖經該公司數度修正,仍因撰寫該系統工程師已離職多時,限於 技術不足,至今仍無法滿足出納組需求,該公司已放棄該項交 易,並將銷貨退回證明單於十月七日寄達本校存查。 事務管理 一、為免發生火警,學校後門旁枯樹枝,總務長指示運往台東大學開 發隊校址,已於九月二十七日清運完畢。 二、教育部補助「輔導新設國立大學健全發展計畫」新台幣三千七百 三百八十萬三千元案,已於十月七日報部以最有利標決標方式俟 部核准後即上網公告招標。 三、體操館旁花圃即將完成,完工後將負責培育校區各種盆栽用花苗。 文書處理 一、請各承辦人擬稿時,請勿使用作廢紙反面擬稿,以免日後保存時 產生爭議。 二、文書組網頁增設公函郵務業務使用說明,請同仁自行點選,以了 解公函郵寄相關說明。 三、請各承辦人辦稿時,應將附件原稿,正本,歸檔,以保存公文完 整性。 四、漢泰公文制作軟體中,開啟新檔新設有書函稿、函稿定行稿,請 同仁點選繕打,以節省操作手續。 五、本校91年9月收發文件數為519件(不包括未列查詢收文件數), 平均天數為1.3天,超過4-6天結案2件,總務處1件、人事室 系1件,,超過7-15天辦結1件,總務處1件,,超過16-30天 辦結1件,人事室系處1件,。。 六、本校及臺東大學籌備處九月份電子交換統計表於10/9報部核備。 七、九月份回溯建檔共1,983件。 財物管理 一、為配合年度財產盤點,目前接受清查盤點之各單位,財物保管掌 控得宜,並無特別事情發生。 二、本校飲料販賣機租借場地事宜,奉陳核可,近日邀請廠商處理議 價程序。 三、教職員宿舍委員會第三次會議進入「房屋津貼」「宿舍保證金」 事關雙方權益協商酌衡討論階段。 四、為執行國家資產經營管理提供資料庫應用系統所需資料,著手辦 理房屋建築設備類甲式財產卡之重整及經管公有宿舍,含低度利 用、閒置宿舍,彙整陳報。 五、體操館火害財物報廢,奉經審計部及教育部核准,目前會同會計 室逐項辦理減產除帳事宜。 營繕管理 一、台東後備司令部新建工程目前施工情形正常,目前進行第一辦公 大樓結構體及營門大樓補給點裝修。 二、圖書館冷氣遷移,新興,工程,目前正進行初步設計,並於09.17 經校園規劃會議確認興建位置,即將進行地質鑽探。 三、教職員單身宿舍已於10.07開工,預計十一月底完工。 四、各單位提出之修繕案,經09.05調整預算分配數後陸續執行,自 10.01起各項設備維修業務改移營繕組辦理,目前運作正常。 五、體操館後續工程俟預算修訂後,著即辦理發包事宜。 綜合業務 一、為強化校內各項設施、設備正常運作,請作好經常性保養工作, 包括建築物頂樓清理、機電保養、水溝清理、花木養護等措施。 二、有關公文歸檔作業顯有改善,但仍有逾期未辦結案件,仍建議參 照公文展延規定辦理,盼百尺竿頭,更進一步,達零缺點作業。 三、年度預算執行請把握,尤其新興計劃應定期追蹤陳報。 四、請廣為週知校內總機,350352,請各單位適機與業務對稱單位 宣導,此一號碼上班時間可逕為使用,並請爾後公文封印製加列 之。 五、為提升採購效能之目標,預十月二十九日前辦理相關研習,有關 實施內容,俟奉核准後再行公佈邀集相關人員〈含體中、實小代 表〉與會。 總務長結論, 一、有關本校五十五週年總務處相關活動,請即籌畫辦理。 二、凡一級主管會議、行政會議、工作會議等會議決議內容或待辦要 項,請儘速會同同仁辦理,不得疏失。 三、招標室整建事宜,請儘速提出,俾早日配合電子投標業務工作。 四、有關信封印製、文具購買等大量採購,可先調查校內所需,辦理 集中採購,以節約成本。 五、有關財務採購,請依條碼、標纖等事項就事務管理規則之相關財 產登錄要點辦理。 六、有關校內採購法研習,請張秘書儘速提出辦理。 散會 (十四時五十分)