北京亚奇龙整形美容医院行政性文件的制定、发放与#管理
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文件名称 发文范围 共 6 页第 1 页 发文单位
行政性文件制定、发放与管理
北京亚奇龙整形美容医院各部门 亚奇龙行政办公室 密级 3 发文日期 文件号 2011-08 BJYQL-2011 -18
北京亚奇龙整形美容医院 行政性文件的制定、发放与管理制度 行政性文件的制定、
1. 目的 目的:
公司及医院文件的制定与发放,健全各类文件的管理,并使之制度化、系 统化、科学化,更好地服务于公司的管理和生产经营活动,制订本制度。 2. 适用范围:华力公司各类非质量体系内的文件 适用范围: 3. 内容: 内容: 3.1 文件的制定
3.1.1 文件的分类与格式
3.1.1.1 制度类(包括管理制度、规定、办法等) :对涉及多个部门需要共同遵守、协同一 致的事项,使用制度类文件。制度类文件采用编、审、批格式(部门文件格式见附 件 1) ,由相关部门起草,分管领导审核,总经理批准。 3.1.1.2 决定、决议类:对重要行动或重大事项做出安排(包括人事任免、经营活动、投决 策、受控文件临时性修改等)用“决定” ;对专项重要事务经会议讨论通过,并要求 贯彻执行的措施或授权用“决议” 。决定、决议类文件采用签名确认格式(见附件 2) 。 3.1.1.3 通知:转发上级文件、批转下级文件、需要下级办理
涉及全公司或需多部门协同完成事项的通知,和共同贯彻的事项,用“通知” 。
经相关部门起草后,由总经理签发(见 附件 2) 。 3.1.1.4 通报:表彰先进、批评错误、传达重要信息,用“通报” 。通报依职责授权,由相关 部门起草,报总经理签发(见附件 2) 。 3.1.1.5 请示、报告及批复:请上级指示与批准,用“请示” ;向上级汇报工作、反映情况、 提出建议,用“报告” ;答复请示事项,用“批复” 。简明事宜的请示、报告可使用“签 呈表” (见附件 5) ,需要作具体说明的以报告作附件(格式不作具体要求) 。 ,公司现行《工作 3.1.1.6 函:商洽工作,向有关主管部门提出请求或询问问题等,用“函” 联系单》为其中一种。 3.1.1.7 会议纪要: 传达会议议程事项和主要精神, 要求与会者共同遵守的, “会议纪要” 用 ,
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其格式见附件 3。 3.1.1.8 其它:不属于以上 7 种类型的文件,其格式可参见附件 2。 3.1.2 文件内容及编写要求 3.1.2.1 各类文件用纸纸型为 A4 型,即幅面尺寸为 210mm×297mm。 3.1.2.2 文件一般由文件号、标题、密级、签发人、正文、附件、印章、发文范围、发文日 期等部分组成。 3.1.2.2.1 文件号是由部门代码(发文部门拼音或英文首字母),发文年代,发文顺序号组 成,其中: 公司文件编号: BJYQL,????,??? 部门文件编
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其格式见附件3。
3.1.1.8 其它:不属于以上7种类型的文件,其格式可参见附件2。
3.1.2 文件 例如:BJYQL,2011,001 部门文件编号: ??,????,??? 例如:CHYY,2011,001 会议纪要编号: ??CS,????,??? 例如:YQLCS,2011,001
对外文件编号:亚奇龙字[????] 第???号 例如:亚奇龙字[2004]第
??部门代码 2位或3位 001号
????发文年代 4位
???发文顺序号 3位
3.1.2.2.2 文件标题应准确简要地概括文件主要内容,标明发文种类。当文件标题较长时,
为了版面美观,可采用两行或三行的形式。
3.1.2.3 文件的签发人应为部门的负责人(或经有效授权的责任人、委托代理人)。文件的
编制、审核及签发签名,应使用蓝色、蓝黑或黑色的钢笔或签字笔,不得使用铅笔或其它笔签名。
3.1.2.4亚奇龙整形美容医院文件密级分为3级:
1级:公司机密文件,仅发放到部门高层管理人员阅读;
2级:公司秘密文件,只发放到部门中、高层管理人员阅读;
3级:公司普通文件,可发放到部门各相关人员阅读。
3.1.2.5 公司的内部发文经签字批准后即生效,无须加盖印章;所有对外发放的文件须按规
定办理盖章事宜。加盖印章时应注意将印章端正、居中,盖在落款的中部(骑年
盖月),印迹清晰完整。
3.1.2.6 发文范围是指可以直接阅读文件的部门或人员。对于密级在2级以上的(含2级),
应详细注明发放文件的具体范围及发文份数。
3.1.2.7 发文时间是文件经签字批准后最终发放的日期,要求发文日期应不早于文件的批准
日期。
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3.1.2.8 对于同时由几个部门联合参与的非行政例会性质的会议、讨论、评审,如项目研讨
/评审会、课题论证会,其发文形式可以 由公司项目/课题负责人所在部门为发文
部门,对于重要/重大的如项目/课题论证、立项等需要会签的文件,须在文件
),并与文件一同发放。 后面附《文件会签单》(见附件6
3.1.2.9 对于新近出台的各类规章制度,若以前制定过类似的文件,应在新文件中对老文件
有相应说明,如撤消、废止等。
3.1.2.10 各部门编制的以公司文件形式下发的文件,由人事行政部发放统一的公司文件编
号,如与质量体系文件有关的先由品控部审查,待审查通过后报送总经理签发。
3.1.2.11 各部门拟定的以部门文件形式下发的所有文件,按本部门的统一编号编制,经部
门负责人签字批准后发放。部门文件不得与质量体系文件和公司文件发生抵触或
矛盾。
3.1.2.12 传真的编制按传真格式。(见附件4)
3.1.2.13所有发文均应由发放编号部门作好放号
。
3.1.3 行文规则
3.1.3.1 请示类的文件应“一文一事”,内容简洁,以便于相关领导的批复。
3.1.3.2 行文关系根据各自隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文或跨部门行文(按
职责授权行使管理职能的除外)。
3.1.3.3 牵涉到几个部门共同执行的文件必须由公司发文,不得采用联合发文的形式。
3.2 文件的发放
3.2.1 文件的发放必须严格控制在发文范围内,不得重发、漏发、多发。
3.2.2密级为3级的文件,可以用e-mail的方式发送至相关部门的电子信箱内,没有电子信
箱的部门可以寄送。
3.2.3 密级为1、2级的文件要求以纸张的形式发放,每份文件须编写序号,并注明发文份
数。每份文件的发放要求签收。
3.2.4 文件的签收须使用《文件签收单》(见附件7)。
3.2.5 文件发放在原则上只发送到公司各部门,如有例外,则应在发文范围中说明。
3.3 文件的归档
3.3.1 原则上文件原件应由发文部门保存,且原件只应有一份。
3.3.2 文件归档时,除文件本身外,还应将相关的
或表格,如《会议签到表》(见附件
8)、《文件签收单》、《文件会签单》等与文件一起装订保存。
3.3.3 文件可根据组织机构或内容性质来分类,要求建立文件目录,为文件的查找、检索和
有效利用提供依据。电脑中文件除应分类保存外,应定期用软盘/光盘对各种文件做
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备份,以免电脑出故障造成文件丢失。
3.3.4 文件建档时应注明各类信息,如发文部门、起止时间、文件数量、文件目录等,以便
日后使用。
3.3.5 对于外来文件应视其是否具有保存价值而决定其留存。
3.4 文件的管理
3.4.1 各部门应指定至少一名文档管理人员,负责日常文件、档案的收集、整理、存档等工
作。
3.4.2 组织机构的设立、变更、取消、合并等都会影响文件档案的管理,可按以下方式执行:
3.4.2.1 新设立的组织机构须先到人事行政部申请部门代码,取得部门代码后才能以部门名
义发文。
3.4.2.2 原组织机构被撤消后,本部门内的所有文件应编目整理后移交至人事行政部,个人
不得保存,同时本部门的代码自动取消。
3.4.2.3 原组织机构被更名后,如果该部门职能与更名前大体相同,则更名前的文件仍保留
在该部门内,可继续使用原部门代码;若不同,则按3.4.2.1执行。
3.4.2.4 甲、乙两部门合并后,若新的部门职责与甲部门大体相同,则乙部门应将档案移交
至人事行政部,甲部门继续使用本部门代码;若甲、乙两部门合并后产生的新部门所执行的职能不同于甲、乙中的任何一个部门,则甲、乙两部门均应移交档案,并须申请新的部门代码。
3.4.2.5 各类文件、档案及资料移交时,应填写《文件、资料移交表》(见附件9),以明确
责任。
3.4.3员工因工作需要或其它原因而内部调动、离职等,须办理以下手续:
3.4.3.1部门中、高层管理人员除应按公司规定的程序办理相关手续外,还应到人事行政部
移交相关的文件,待确认无误后,由人事行政部出具相关证明。
3.4.3.2 对于公司内部调动的人员若因工作确需保留某些文件,应向部门负责人提请书面材
料,说明保留原因及归还时间,经部门负责人审核后,报送人事行政部批准后方可保留;对于离职人员必须移交全部文件。
3.4.3.3 对由于主观原因造成文件缺损、丢失的,应视其情节轻重,报请人事行政部做出处
罚决定。
3.4.4 公司员工因工作需要借阅文件、档案或资料的,须填写《档案借阅申请表》(见附件
10),经部门负责人批准后方可借阅。借阅者须爱护所借文件,不得涂改、损坏、丢失,并遵守公司保密制度,否则视其情节严重报请处理。借阅的各类文件、资料应
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及时归还,不得挪做他用。
3.4.5 各类文件保存时,应注意防尘、防霉、防虫蛀等,保持清洁。
3.4.6 各类文件的保存期限一般为:
A、公司重大决定、决议长期保存(20年以上);
B、制度类文件失效后1年;
C、会议纪要2年;
D、董事长或总经理批示2年;
E、其它文件的保存期限由总裁办另行规定。
3.4.7 公司各部门负责人每年12月31日前,应组织实施一次对本部门文件的清理,过期或
失效文件统一交至人事行政部销毁或指示处理,人事行政部将在第二年1月份对各部门文件清理情况进行抽查。
3.5 其它
3.5.1 为提高办理效率,对于密级在3级或不十分重要文件在使用电子邮件发送时,签名部
分可以使用电子签名即直接录入至文档中,但必须有一份亲笔签名的用纸张保存的原件与之对应,以便日后核查。
3.5.2 对于出现的重大、紧急的需公司立即批复或距离发文部门较远而无法签收的文件,采
用传真或电子文本加密的方式传递。
3.5.3 质量体系内的各类文件的制定、发放及管理办法请参见《质量手册》和《程序文件》
中的相应条款,在此不作赘述。
3.6附注
3.6.1 本制度经华力公司总经理签字批准后生效。
3.6.2 本制度自2004年 8月25日起实施。
3.6.3 自本制度实施之日起,下列文件自行失效并废止(见表1):
表1:失效并废止文件清单
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附件:
附件1:编、审、批文件格式 附件2:签名确认式文件格式 附件3:会议纪要
格式
附件4:传真格式
附件5:签呈表
附件6:文件会签单
附件7:文件签收单
附件8:会议签到表
附件9:文件、资料移交表
:档案借阅申请表 附件10
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