商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段

商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段 商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段 商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段【信函范例】 池锝网 2017-03-29本文已影响 人篇一: 商务英语信函中的礼貌表现 商务英语信函中的礼貌表现 [摘要]在商务英语信函的写作过程中，要灵活运用各种礼貌原则，提高礼貌的表达手段和技巧。礼貌在商务信函中的作用不容忽视。笔者从五个方面阐述了商务英语信函中的礼貌表现。 [关键词]商务英语信函 礼貌 商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段，一封礼貌有加、措辞得体的商务信函可以帮助一个公司建构起良好的商业形象，进而做成一笔笔好生意;反之,一封礼貌欠佳、用语不当的信函则会给一个公司带来负面的评价，可能毁了公司苦心经营的形象。可见，礼貌在商务信函中的作用不容忽视。 一、积极礼貌策略 积极礼貌策略就是说话人为了满足听话人对积极面子的需求而采取的。积极面子是指希望得到别人的肯定和赞许。为保住对方的积极面子不受损害，说话人有必要使用积极礼貌策略，千方百计让听话人的面子得到尊重。为此，说话人可以通过迎合听话人心意和取悦听话人的语言的运用，让听话人感到自己的行为获得了说话人的承认和赞美。 二、赞美策略 在商务贸易之中，赞美策略是一种满足听话人积极面子需求的积极策略，是一种“社交催化剂”。在不同的场合使用恰当的赞美语可以给人们的生活带来愉悦和满足感，促使人际关系变得和谐融洽，起到润滑油的作用。在商务英语信函中,经常夸赞对方是很有篇二: 商务英语信函中的礼貌表现 [摘要]在商务英语信函的 商务英语信函中的礼貌表现 写作过程中，要灵活运用各种礼貌原则，提高礼貌的表达手段和技巧。礼貌在商务信函中的作用不容忽视。笔者从五个方面阐述了商务英语信函中的礼貌表现。 [关键词]商务英语信函 礼貌 商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段，一封礼貌有加、措辞得体的商务信函可以帮助一个公司建构起良好的商业形象，进而做成一笔笔好生意;反之,一封礼貌欠佳、用语不当的信函则会给一个公司带来负面的评价，可能毁了公司苦心经营的形象。可见，礼貌在商务信函中的作用不容忽视。 一、积极礼貌策略 积极礼貌策略就是说话人为了满足听话人对积极面子的需求而采取的措施。积极面子是指希望得到别人的肯定和赞许。为保住对方的积极面子不受损害，说话人有必要使用积极礼貌策略，千方百计让听话人的面子得到尊重。为此，说话人可以通过迎合听话人心意和取悦听话人的语言的运用，让听话人感到自己的行为获得了说话人的承认和赞美。 二、赞美策略 在商务贸易之中，赞美策略是一种满足听话人积极面子需求的积极策略，是一种“社交催化剂”。在不同的场合使用恰当的赞美语可以给人们的生活带来愉悦和满足感，促使人际关系变得和谐融洽，起到润滑油的作用。在商务英语信函中,经常夸赞对方是很有必要(转载自: .CDFDS.Com 池 锝范文 网:商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段)的,但千万别变成一味奉承、吹捧。即使对方的商誉、产品、技术等方 面确实值得赞许，也要注意把握尺度,不可滥用溢美之词。过了头的赞扬、恭维透 着虚伪，给人一种言不由衷的感觉,反而显得不礼貌。所以，既要在遵循礼貌原则( Politeness Principle)中尽量多赞誉对方的赞誉准则(Approbation Maxim)，又要做到恰如其分地夸奖对方。例如We find both quality and prices are satisfactory and are pleased to place an order with you for the following.(经检查,贵方产品的质量和价格都使我方很满意。因此,决定向贵方定货,具体的款项如下。) 三、情感策略 展示人情味也是另一种有礼貌的表现。中国人历来都很重感情，人 们互相关心，互相理解。尤其当对方发生了不幸或不愉快的事情时往往会向对方表 达亲切或同情之意，并且会表示一定的理解和美好的祝福，这种写信人向收信人表 达关心、理解或同情的方式我们称作“展示人情味”策略。谚语说得好: “患难的朋友篇三: 商务函电论文 密级: 内部 商务英语函电在对外贸易中的作用 原创性声明 本人声明所呈交的学位论文是我个人在导师指导下进行的研究工作及取得的研究成果。尽我所知，除文中已经 标明引用的内容外，本论文不包含任何其他个人或集体已经发表或撰写过的研究成 果。对本文的研究做出贡献的个人和集体，均已在文中以明确的方式标明。本人完 全意识到本声明的法律结果由本人承担。论文作者签名: 年月日 摘 要 随着经济的迅速发展,商务英语函电在对外贸易活动中的应用越来越广泛,发挥的作用‎‎也是越来越重要。商务英语函电是现代贸易中最常用的并且也是 最有效的通讯手段,是开展对外贸易活动的重要工具,它能准确、具体，迅速地传递 贸易双方的各类商务信息,为双方能够顺利沟通搭建了桥梁,同时也是对外贸易活动 中的重要组成部分。它不仅仅改变了企业本身的生产，经营，管理，而且也对传统 的贸易方式带来了严重冲击。其中最明显的标志就是增加了贸易机会，降低企业成 本，提高贸易效率。所以商务英语函电在经济全球化和信息化全球过程中得到迅速 发展，而商务英语函电本身的发展又极大的推动了对外贸易的发展。本文首先介绍 了商务英语函电的定义，分析了商务英语函电的特点,其次阐述了商务英语函电的 应用原则。最后对商务英语函电在对外贸易中的作用进行了具体研究。 关键词:商务英语函电,对外贸易,全球化,信息化 Abstract With the rapid development of world economy, business English correspondence in foreign trade activities more and more widely, play a more and more important role. Business English correspondence is the most monly used and most effective means of munication of modern trade, is an important tool for carrying out foreign trade activities, it can accurately, specifically to transfer all kinds of business information of both sides trade, for the two sides to build a bridge of munication, is an important ponent of foreign trade. It not only changed the enterprise s own production, operation, management, and the impact on the traditional methods of trading. The most obvious sign is increased trade opportunities, reduce the cost of enterprise，improve the trade efficiency. So the business English correspondence has been the rapid development in the economy globalization and global information process, and its own development has greatly promoted the development of foreign trade. . This paper first introduces the definition of business English correspondence, analyzes the characteristics of business English correspondence. Secondly describes the application of the principles of business English correspondence. Finally, the role of business English correspondence in foreign trade has carried on the concrete research. Keywords: Business English, Foreign trade, Globalization, Informatization 目录 中文摘 要……………..……………..……………..………。。。.…………..……。. .….…..I Abstract……………..……………………………..…………………….. ………………….II 引 言………….………………………………. …。…..………………。…….……。。。。。1 1商务英语函电概 述。。。。。。。。。。。。。。….……..………。。。。。. 。。。。…。。。.2 1.1商务英语函电定 义。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。.…. 。。。。。。。。。.2 1.2商务英语函电的特 点。..…。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。. 。。。。。..…。..2 1.2.1法律特征明 显。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。. 。。。…。。.…3 1.2.2文体的正规 。。. 。..…。..3 性。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。 1.2.3受文化因素影 响. 。。。。。。。。。。。。。。。。。。…。。。。.. 。。。。。。.3 1.2.4函电格式逐步 创。。。。。。。。。。。。。。。。。。。.…。。。。。。。。。。..4 2商务英语函电的应用原 则。。。。。。。。。。。。。。。。。. 。。.…。。。。。。。。。。。。5 2.1信息传递作用及写作遵循原 则。。。。。。。。。。。。。。…。。.…。。…。.…。。5 2.2社会交往和协商劝说的功能及写作遵循原则。。。。。。。。。。.…。。。。。。。.5 3商务英语函电在对外贸易中的作 用。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。6 3.1树立良好的企业形 象。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。.6 3.2降低成本，提高工作效 率。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。..6 3.3挖掘新客户，加深联 系。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。7 3.4提升跨文化背景交往能 力。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。..7 3.5减轻对实物基础设施的依 赖。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。.7 3.6促进对外贸易的增长，加快全球贸易一体化。。。。。。。。。。。。。。。。。。。8 3.7对于贸易双方起到了媒介的作 用。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。..8 结 论。。。。。。。..………。。。。。。。.………..……。。。.…。。。.. 。。。。。…。。。。。9 致 谢.………。。。。。。。。…………………..…….…..………。。。。。.…。..…。.……。10 参考文 献.…。…。。。。。。..……。.…。..…。。。。。。。。..….. .……。. ….….……。….11篇四: 浅谈商务英语信函写信的礼貌原则 目 录 摘 要 。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。.. 2 Abstract 。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。 3 二、礼貌原则在商务英语信函写作中的具体应 用 。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。 4 (一)运用礼貌语 言 。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。 4 (二)突出对方本位 (You attitude) 。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。.. 5 (四)避免不 和 。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。.. 5 三、商务英语信函中实现礼貌原则应该注意哪些方 面。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。. 6 (一)注意保持交际双方地位的平 等 。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。.. 6 (二)注意话语的选择是否具有亲和 力 。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。. 6 (三)注意话语中的各种信息在不同人文背景下的解 读 。。。。。。。。。。。。。。。。。。。 6 四、结束 语 。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。. 7 参考文 献 。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。.. 8 致 谢 。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。.. 9 -1- 浅谈商务英语信函写作的礼貌原则 摘 要 随着社会经济的迅猛发展，商务英语信函逐渐成为人们在经济领域内的一种重要的交际手段，它是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段，其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。商务信函的特点和功能决定了商务英语信函中必须 注重礼貌策略的表现。而礼貌原则又是商务英语信函写作的基本要求，因此本文通过系统分析和大量实例的比较，探讨商务英语信函中应该坚持的礼貌原则，归纳出商务英语信函中的礼貌原则的重要性。 关键词: 商务英语信函;礼貌原则;表现 -2-Abstract With the development of economy,business English letters have bee an important way to municate.Business English letters are the major means of written munication between two parties in the international trade. Their writing is very important to the enterprises’ business. Because of its characteristics and functions in business letters, politeness should be paid more attention. Besides , the principle of politeness is the basic requirement to write business letters.Through a prehensive and systematic analysis and parison of English business correspondences, this paper argues that the principle of politeness in English business letters should be upheld. And it’s will also conclude that the importance of courtesy in the business english letters. Keywords: business english letters ; courtesy; representation (请注意再检查一遍，有的汉语标点符号你用的是英文输入法，有的英文里面你却用了汉语的标点符号，检查完了你就直接打印吧，注意按照要求上交所有相关材料，论文一式三份，其它附表一式一份) -3- 浅谈商务英语信函写作的礼貌原则 一、商务英语信函的写作原则 随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济合作与交流也在不断增多。因此需要撰写商务英语信函，撰写商务信函不需要使用华丽优美的句子，而是要用简单朴实的语言准确表达自己的意思，也让对方清楚的明白自己想说什么，在写商务英语信函中应该遵循的基本原则是礼貌原则(pleteness)、正确原则(clarity)、完整原则(conciseness)、清楚原则(courtesy)和简明原则(correctness),而在这五个基本原则中礼貌原则是商务英语信函写作中最基本也是最重要的原则。 礼貌原则是对语言交际的一种假设,它可用来解释现实生活中语言交际的许多礼貌现象。在商务英语信函写作中,运用礼貌原则及其六大准则可以促进人与人之间的交流,使人们的关系更加融洽。对礼貌原则在商务英语信函写作中的运用进行分析与探讨,有利于改进商务英语写作教学和提高学生的商务英语写作水平。因此，学习有礼貌的、得体的英语语言，是必要的。在日常的商务活动中，我们应注意商务信函中礼貌用语的使用，商务信函才会起它应有的作用——通过英语的媒介作用起到发展贸易、增进友谊的作用。 二、礼貌原则在商务英语信函写作中的具体应用 (一)运用礼貌语言 在商务书信交际中,经常使用的尊称语,亲呢语、祝颂语乃至含蓄委婉语等都体现了礼貌原则。礼貌语言的使用,不仅能传递给对方高兴、感 激、愉悦等积极情感,同时还可以委婉的提出进一步的要求,这样可以对商务合作的成功起到积极的推动作用。 试比较: 1、Your order NO.85 for l00,000 yards of Cotton Prints Art.NO.1002 is rejected.我们拒绝了你方85号关于订购货号1002号印花布十万码的订单。 2、We regret to inform you that we have been unable to accept your order NO.85 for 100,000 yards of Cotton Prints Art.No.1002.我们遗憾地通知你方我们已不能接受你方85号关于订购货号1002号印花布十万码的订单。后一句比前一句恰当,因为后一句比较含蓄,前一句则比较直接、生硬。因此,后一句就是礼貌用语。 另外,我们还可以使用虚拟语气来使要表达的令人不快的意思显得间接委婉。试比较: 1、If another instance of this discrepancy between the sample and the goods received occurs, it will be very embarrassing.如果订货样品与收到的货物不符的情况再发生的话,会令人十分尴尬。 2、If another instance of this discrepancy between the sample and the goods received should occur,it world be very embarrassing.第二个句子比第一个句子更婉转,因此,它就较为礼貌 -4- (二)突出对方本位(You attitude) 在商务英语书信中,我们切记,无论是给谁写信,我们都应从对方的角度来看问题,考虑对方的处境,明白对方的难处,站在对方的立场上。采用你方观点(You-attitude)写信,说明我们理解对方、体谅对方。因此,为了体现礼貌原则,在商务信函中。人称尽量不使用I或we开头而应采用用第二人称you或其物主代词或者your.以突出You attitude。译汉时多使用谦辞.称对方为“贵方”.而 称自己为“本公司”、“我方 ”等。例如: 1、If you are interested in any of the items,please don’ t? hesirate to telI US如果贵方对任何产品感兴趣 请告知我方。 2、To meet your requirement We are wiling to make some concessions to cut 3% of our price if the quantity of your individual purchase is not less than 50 tons为满足贵方要求,如果贵方每次购买不少于5O吨的话,我方愿意做出一些让步,降价3% 。从以上例子我们不难看出,不管你的目的是提供、说服别人还是增进友谊,最打动人的词就是“you” 和“your ”。 在商务交流中,双方难免会有分歧.为了不因直接话语而冒犯他人,建议在商务英文信函中尽量使用温和、委婉的语气。要想表达委婉的语气在商务信函中可以适当的使用语义模糊的词汇如 I am afraid ,I think,I believe”或运用虚拟语气,疑问句等形式。例如: 1、I am afraid we can t accept ”Cash Against Document on arrival of goods at destination”.我方恐怕不能接受货到目的港后凭单付款的支付方式。 2、Could you make payment by irrevocable L/C。贵方可否用不可撤消信用证付款。除了以上几种表答方式以外,情态动词、条件句、被动语态过去时的使用也可以起到缓和语气的作用。委婉的语气可以避免对对方的直接命令或指责,易被人接受,对商务沟通起到推动作用。 (四)避免不和 避免不和在商务信函中,主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时,为了不造成对对方的直接否定,维护对方的积极面子,在回信时写信人要避免直陈不同的意见。 1、We sincerely remend you to accept our proposal as our stocks are getting lower and lower day and day ,and we are afraid we shall be unable to meet your requirements if you fail to let us have your confirmation by return.(我们真诚地劝告贵方接受我们的建议,因为我们的库存逐日减少。如果贵方不立即确定,我们恐怕将无法满足贵方需要。)在此句中,如果把remend 该为advise 的话,就会不妥。因为advise 有一种居高临下的涵义,好象非接受我们的建议不可,其实对方接不接受得由自己作主,别人无权干涉。 2、According to our records , you have not yet settled your account for electronic equipment supplied to you on 10th December and 20th January this year.(根据我方存档,贵方尚未还清我方今年12月10日以及1月20日向贵方提供的电子设备货物的资金。)作者用According to our records 这个间接缓和模糊限制语来缓和对方未付款的事实。特别要注意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时,您可以据理力争,说明您的观点,但注意要讲究礼节礼貌,避免用冒犯性的语言。 -5-篇五: 商务英语信函的写作原则 商务英语信函的写作原则 商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，它是贸易双方相互了解、 进行贸易往来的主要手段，在以书面形式沟通商务信息的同时，它也体现着一个公司或机构的商务形象。因此，商务英语信函的内容固然很重要，但表达方式也同样重要。商务英语信函的写作是有一定的，即应遵循一定的写作原则，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。 商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具，其目的多是处理业务磋商的各种问题，或是与对方建立良好的关系。因此，在商务英语信函写作中，应遵循7 Cs原则，即礼貌(courtesy) 、 体谅(consideration) 、 完整(pleteness) 、 清楚(clarity) 、 简洁(concise-ness) 、 具体(concreteness)和正确(correctness) 。 1、礼貌原则。 礼貌是商务场上的重要法则，礼貌周到的信函可赢得对方好感。所以，在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that …” , “I t is our pleasure to…” , “We feel dread fully sorry that … ” , “We regret that … ”等礼貌用语。 业务往来难免有争端、 摩擦,此时也需要礼貌来作为润滑剂，化解双方对峙的僵局。信函中在索赔、抱怨、 拒绝接受时，措词要力求客气、 心平气和、 语气委婉;在回复对方信函时，无论对方态度如何，在坚持自己立场的同时，都要有礼貌地作答。 首先，要善于使用被动语句，因为被动语态能使你的请求显得更加温和。如 “You made a very careless mistake.” 若改成 “Avery careless mistake was made.” 会更好。 其次，要善于使用疑问句。向对方提出要求时，陈述句、 祈使句与疑问句相比，疑问句较其他两类句式更婉转、 更礼貌。请看下面三句话: Make payment by con firmed irrevocable L/ C.We request you to make payment by con firmed irrevocable L/ C.Could you make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句，口气太强硬;第二句太直接，有下命令之嫌;第三句既表达了自己的意图，又表示了对对方的尊重，避免了过于直率和盛气凌人。此外，还要善于使用条件句，以使建议听起来更具有试探性，语气更委婉。 2、体谅原则。 不少人写作时习惯于从自己的角度出发思考问题。与其他写作不同，商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果，不仅要关心内容的正确与完整，还必须重视对方的反应，只有站在对方的立场上思考和处理问题，才能获得满意的沟通效果。 首先，应注意强调对方利益。在商务英语写作中，对方获取信息的最根本目的是要了解他们将获得什么利益以及这些利益是否能满足他们的需要。如: We allow you 2 precent discount for cash payment .You can enjoy 2 percent discount when you pay in cash. 第二句让对方对自己所得的利益一目了然，优于第一句。 其次，应突出积极因素，用肯定句代替否定句。积极因素较消极因素更能激发对方兴趣，获得对方认同。如 “We do not believe that you will have cause for dissatisfaction.” 改写成 “We feel surely that you will be entirely satisfied.” 会更好。 3、完整性原则。 在信函写作中，信息完整很关键。一些在日常行文中常用的如 “the above mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之类的表达方式要尽量少用，尽可能提供完整的信息，让对方一目了然。 4、清楚原则。清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、 辞不达意的书信会引起误会与歧义，甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择准确、 简炼的词以及正确的句子结构。 (1) 尽量选择常用词。作为一种世界贸易语言，英语为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用，而这些商务人员并非个个精通英语。因此，在选词上应 注意选择那些简单的、为人熟悉并且符合常规的表达方式，避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。 (2) 起修饰限定作用的词语应该紧跟被修饰的词，这样可以避免产生歧义。如“Those who work rapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一词的位置使这句话可能产生两种不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions” ) ，如将其改为 “Those who work in these conditions get ill rapidly.” 句子的意思就非常清楚了。 (3) 在一句话中，要避免重复使用一个有两种不同含意的词。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中，第一个“firm” 的意思是 “strong”, 第二个 “firm” 的 意思是 “corporatio n” .而如果将句子改为:“We shall take a strong line with the firm.” 这样整个句子的意思就更清楚了。 5、简洁原则。 有力、 生动的措词是增强国际商务信函有效性的一大法宝。在具体运用过程中，可适当选用那些为人熟知的外贸缩略语。但缩略语的运用切忌过杂过乱，要尽可能使用那些通用的或本专业常用的缩略语，例如: L/ C(letter of credit 信用证) ,B/ L (bill of lading提单) ,C I F(cost ,insurance and freight 成本加保险加运费价格) ,EAT(estimated arrival time 预计到达时间) ,A/ S(at sight 即期) ,FYI (for you information 供你方参考) ,S/ C ( sales contract 销售) ,D/ D ( demand draft 票汇) ,T/ T(telegraphic trans fer 电汇) ,M/ T(mail draft 信汇) ,D/ P(documents against payment 付款交单)等。 此外，句子结构也应简洁,尽量用单词替换词组和从句，在保证意思完整的情况下，使行文更加简洁。如 “As what you have requested ,we are sending you our newest catalog.” 其从句 “What you have requsted” 可以用一个词 “requested” 来代替，这句话改成 “As requested ,we are sending you our newest catalog.” 则更简洁。 需要指出的是，在保证礼貌的前提下，还要避免使用那些仅起填充作用、 可有可无的词组和表达法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若将该句中的 “Please be advised” 删除，不仅不会改变意思的完整性，反而使句子更 简洁。 6、具体原则。 在商务信函中，要尽可能使所传递的信息具体、准确而形象。试比较:We have drawn on y ou as usual under y our L/ C.We have drawn on y ou our sight draft No. 845 for theinv oice amount .US S | 560100 ,under y our L/ C No. 246 of the China Bank.很显然，第二句包括了更具体、 详细的信息，使人对写作者所要传递的信息一目了然;而第一句过于笼统，读后还要再经过仔细揣摩，才能明白其所包含的意思。 7、正确性原则。 正确性不但指语法、句法、标点和拼写正确无误，还指使用语言和商务专业术语进行恰当的陈述。商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、标点符号不当等问题，会使其沟通效果大打折扣。此外，还应注意使用正式、规范的语言，例如省略语 “I’ ll”, “we’ re” 等，显得太过口语化，欠正式，商务信函中应改写成 “I shall”, “We are” ; 还有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to recevied our enquiry.” 等，这样的句子在语法上也是不规范的，应该分别加上主语和谓语，以使句子结构完整。 商务英语中有一些特定的表达法，它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同。这也是商务英语的一个特征。比如短语 “on the terms andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示条件，在日常用法中，没有必要两词连用，但在商务信函中，为求精确、严谨，常成对使用。再如 “advise sb.of sth.” (通知某人某事)中的 “advise”，在日常用法中一般不作 “通知” 解，而表示 “劝告” 、 “建议” 等意思。这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少，如 “offer” 一般表 示 “提供” 、“提议” 等，在商务里可指 “发盘” 、“报盘” ;同样在保险业务中， “policy” 指“保险单”，而不是 “政策” 、 “方针”，“average” 指 “海损”，而不是 “平均的” 、 “一般的” ; “confirm” 的基本含义是 “确认”，用在信用证前面时，则表示 “保兑”，如confirmed letter of credit (保兑的信用证) 。 商务英语信函的写作技巧 商务英语信函的写作中采用一些写作技巧，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易些，这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范，具体表现在内容结构与语言运用等方面。 1、要选用常用的四部式的正文结构。 通常，商务信函由四部分组成，即引言(introduction) 、详情(details) 、应答(response)和结束语(close) 。 第一部分是引言。在此部分中，出于礼貌，常常通过告知事由或提及彼此以前的联系引出正文，而不是开门见山谈具体的事情，以免唐突与失礼。经常使用的开篇语有: We re fer to y our Order No. 8 and regret to say that …Thank you for y our letter dated…Through the courtesy of our Commercial Counselor’ s Office in London ,we learned that you are interested in doing business with us. 第二部分是详情。这部分具体说明事宜及具体要求。这部分是正文的核心。如涉及几件不同事项，应该按照主次顺序分几个段落进行说明，通常是一个段落说明一个事项;同时，在叙述同一事项时要注意条理与逻辑性。通常把涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息放在最后。 第三部分是应答。该部分是第二部分的延续，可以是要求对方确认、 答复或寄来价目表，也可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询。可根据具体情况来确定这一部分内容是否有存在的必要。 第四部分是结束语。通常是以一个相关的短句结束全文，是在完成以上三部分之后表示礼节性的一句客套语。需要注意的是，所有的结束语必须与正文的内容相吻合，否则就会显得牵强附会。如出口商给进口商的信中希望对方接受他们的报价，可以说: “Your favorable/ immediate reply will be highly appreciated.” 商务信函中常用的结束语有: We await y our favorable reply with great interest .I f y ou need any further in formation ,please let us kn ow.As the market is of keen petition ,we remend our immediate acceptance. 2、要善于使用商务信函中的习惯用法。 商务信函中的很多习惯用法，包括信函套语和不同于普通表达的表达法。商务信函长期以来形成了许多约定俗成的套语，如上面提到的用于信函开头部分和结束部分的常用套语。除此之外，还有很多，如报实盘的时候常这样表达: We offer you firm subject to y our reply by 5 p. m.our time ,Monday ,3rd.Oct .The offer is valid/ open until …The validity of the offer is from… to …当认为对方价格太高时通常的表达有: Y our price is found on the high side.Y our price is prohibitive.Y our price is excessive. 即期信用证付款时可以这样表达: The terms of payment are by L/ C available by draft at sight .The terms of payment are L/ C payable against draftat sight . The terms of payment are by L/ C available by sight draft .类似习惯的表达方法还很多。在长期的国际商务交流中，形成了一系列言简意赅又很实用的固定句型和套语，这些已被商界广泛接受，我们只需平时多留意、多积累，就可以得心应手地撰写商务英语信函了。