04《备用金借支、费用报销管理制度》

04《备用金借支、费用报销#管理#》 新大禹[2008]5号 关于印发 《备用金借支、费用报销管理制度》的通知 各有关部门、有关单位: 为加强管理～规范操作流程～特制定《备用金借支、费用报销管理制度》并颁布实施～请各相关部门认真贯彻执行。广州市弘禹科技有限公司、佛山弘禹环保科技有限公司、中山市瑞客莱再生资源有限公司、中山市高平织染水处理有限公司参照执行。 现将《备用金借支、费用报销管理制度》印发给你们～各部门、各单位在实施过程中～发现问或建议～请及时财务中心。 附件:《备用金借支、费用报销管理制度》 广东新大禹环境工程有限公司 二00八年九月二十五日 主题词:印发 借支 费用报销 管理 制度 通知 抄送:总经理、总工室、副总室、总助室、人力资源中心、行政中心、工程中心、采购物流中心、技术中心、商务中心、营销中心、财务中心、设备公司、运营中心、广州市弘禹科技有限公司、佛山弘禹环保科技有限公司、中山市瑞客莱再生资源有限公司、中山市高平织染水处理有限公司 广东新大禹环境工程有限公司财务中心 2008年9月25日印发 备用金借支及费用报销管理制度 附件: 备用金借支、费用报销管理制度 第一章 总则 第一条 为了进一步规范财务管理,加强会计核算和监督 ,有效合 理利用资金～明确借支及费用报销的流程～特制定本制度。 第二条 本制度适用于公司各相关部门的借支及费用报销。借支及 费用报销范围:差旅费)招待费)现场费用)后勤费用) 培训费)汽车费用)办公费)运输费)市场费用)零星 采购)零星税款等。 第三条 财务中心负责制定有关费用报销流程及制度。 第四条 各部门负责督促本部门人员及时报销,并根据预算及财务 提供的己发生的费用统计额,控制本部门费用。 第二章 备用金借支 第五条 备用金借支流程 副总经理/总总工/副总权限 工核准签名 部门(或项 填写借支单 目)负责人核 准签名 总经理(或授权 人)核准签名 部门 权 限 出纳付款 财务中心负责 人核准签名 第六条 本制度中的备用金是指公司员工出差、外出办理工作事务 等需使用预先借支的现金。 - 2 - 备用金借支及费用报销管理制度 第七条 公司各部门(或项目)根椐工作需要～需每周一中午12:00 点前将本周备用金借支计划交财务中心出纳 (如附件1)。 借支备用金时～应填制借款单～写明借款事由～在备注栏 写清冲账还款时间～并经逐级审批后～方可到财务部门办 理备用金借支手续。 公司员工借支备用金累计限额如下表: 第八条 级别 借支累计限额,单位:元, 副总以上 10000,含, 副经理以上 5000,含, 一般管理人员 3000,含, 公司工程施工借支备用金累计限额如下表:,此表只针对工程 中心经理或项目经理, 工程所在 地 项目 借支累计限额,单位:元, 押金 10000,含, 省外工地 周转金 5000,含, 押金 3000,含, 省内工地 周转金 3000,含, 如特殊情况借支金额超过核定范围的必须经总经理或授 权人审批后方给予借支。 一般情况下累计借支余额超过 - 3 - 备用金借支及费用报销管理制度 核定范围者不得继续进行备用金借支。 第九条 若核准人出差在外时～借款人必须发短信给相关核准人～ 核准人通过短信审批～并将短信转告下一流程的审批人。 第十条 当借款人在计划外需使用现金时～超过5000元者须提前 一天通知财务中心经理～以便协调资金使用计划。 第十一条 公司员工借支的备用金～必须在借款出差回来后1个月 内报销清帐, 借款时间超过1个月不报销者～财务部将在 每月中旬开具上月“冲借支扣工资单”到人力资源中心～ 月末从其工资中扣除借支款～直至扣清为止。 第三章 费用报销 第十二条 报销流程(如表中所示) 部门权限 经办人填写出差及证明人签名(若有经办人交部门(或项 费用报销单 证明人的情况下) 目)负责人审核签名 主管高层权限 超越权限 经办人交总工/副 经办人交总经理或经办人到出纳处领款 总经理审核签名 其授权人审核签名 经办人到财务中心费财务审核人交财务中心经办人交财务中心费用审核人处盖报销章经理审核签名 用审核人审核签名 及冲减借支 第十三条 报销期限。费用经办人应在该笔费用完成后5个工作 日内按规范填制报销凭证,履行报销手续, 报销 人应在填写报销单后1个月内办理完毕。如遇特殊情 - 4 - 备用金借支及费用报销管理制度 况不能按时报销者～可书面申请～经主管高层签字同 意～财务中心备案后方可延期～但最长延期不可超1 个月。如超过2个月不报销者,该费用视为自动放弃报 销。时间以费用实际发生日期算起。 第十四条 报销票据。报销人需将原始票据粘贴整齐～完整填写 费用报销单各项内容。填写时注意报销金额大小写需 相符～字迹清淅～且不得涂改。 第十五条 凭发票报销,300元以上餐费应附有详细菜单,～无发 票～一律不予报销。,注意:发票不能有涂改～发票 的抬头为本公司全称～发票上要有出具发票单位盖章, 如不符合以上条件则视为无效发票,。支付金额在2000 元以上时～要求用银行卡支付。报销时将银行卡消费 单作附件～以备核查。特殊情况无法用银行卡支付的, 需写出书面说明作为审核依据。 第十六条 驻外办事处人员报销票据由各办事处负责人签字审批 后,应每周一将上周所发生的费用单据寄回公司交由 相应负责人办理报销手续。长期出差人员参照此条。 第十七条 单次开支招待费1000元以上的～需事前填写《工作安 排及资金计划表》,附件2,,向上级领导提出申请,逐 级签批。报销时附上作为审核依据。如事前未填写《工 作安排及资金计划表》～事后必须写出书面说明供上级 领导审核。 - 5 - 备用金借支及费用报销管理制度 第十八条 现场购买总价格100元以上者～需经采购物流中心 核价～由采购物流中心同意价格后购买～报销时采购物 流中心签字确认。购买非一次性工具～使用人要在报销 前登记入库～由仓管签字～入库后凭入库单与发票方可 报销。 第十九条 购买书籍报销时～需将书籍在资料室办理入库手续～并 由资料室管理员在报销单上签字证明后方可开始报销 流程。 第二十条 报销凭证根据对应的金额,依照相应的审批权限,经相 关的领导审核签字后,方可提交报销。在交来的报销单 据中发现手续不完备,凭证缺失,粘贴不规范～金额与票 据不符～填写错误等不符合规定的,财务在审核当天退 回由经办人～经办人在一个工作日内补办完成后重新提 交审核。 第二十一条 报销单填单日期为实际发生费用日期。 第二十二条 为了便于进行部门及项目核算～不同人员、不同工程 项目的报销费用支出不得混淆在一张报销单上。必须 遵循一事一单的原则。同一事项两人或多人参与的～ 不能同时被不同人员分开报销～以避免重复报销。应 由一人统一报销。并让证明人在报销单据上和发票背 面签字证明。 - 6 - 备用金借支及费用报销管理制度 第二十三条 采用财务统一的报销单据格式(如附件3)如实打印或 用蓝色或黑色钢笔、签字笔(注意:不得使用圆珠笔) 填写报销单的各项内容～如:费用归属部门、报销人、 报销日期、项目名称、项目阶段、具体事项说明、费 用类别、费用发生地点、联系人及电话。每天费用分 开填写～并在填写费用后以电子版发报销单到财务备 份～以便审核人备查。 二十四条 报销的费用需要计入其他部门费用的～必须要有承担第 费用部门负责人签字确认。 第二十五条 单据填写格式与粘贴要求 A( 出差单填写格式(参照财务中心样本) B( 报销单据粘贴方法(参照财务中心样本) - 7 - 备用金借支及费用报销管理制度 粘贴注意事项:将费用票据按面额的大小分类粘贴。 第二十六条 部门经理审批原则: ,1, 审核所报销的经济业务是否属实, ,2, 审核费用是否合理、有无超标, ,3, 审核费用归类是否正确～是否符合部门预算文件, ,4, 审核费用归属部门是否正确。 第二十七条 公司高层审批原则: ,1, 再次审核报销费用是否合理; ,2, 审核部门负责人是否违规审批, 第二十八条 财务中心费用审核会计审核原则: ,1, 审核票据是否符合国家法律及税局要求, ,2, 审核单据填写、粘贴是否规范～字迹有无涂抹, ,3, 审核各项费用金额大小写是否与后附原始单据金额 相符, ,4, 审核费用归类是否合理,归属部门是否正确, - 8 - 备用金借支及费用报销管理制度 ,5, 审核签批手续是否齐全～是否符合公司流程。 第二十九条 财务中心经理审核原则: ,1, 审核报销是否违反财务制度及公司相关规定, ,2, 审核费用审核会计是否严格执行报销制度。 第三十条 费用审核人应在接收报销单据之日起于三个工作日内 审核完毕。审核人因事不在岗位,可授权他人审核,但 签字责任由授权人承担。 财务中心每个工作日均办理借支及报销。因整理帐务 原因～下午5:00后不再办理借支及报销。 第三十一条 报销人将报销单据交至财务中心登记后即可办理报 销。出纳核查报销单据审批手续齐全后～方可向报销 人付款～同时～报销人在领款凭证上签字。 第三章 费用报销考核及处罚 第三十二条 财务中心对各部门交来报销单据是否符合要求进行 公布。 考核范围: 单据填写、粘贴不符合规范～字迹有涂抹, 费用金额大小写与后附原始单据金额不相符,费用 虚报、多报, 费用不归类、归类不合理、归类不明确的。 费用归属部门不正确。 审核签批手续不齐全。 - 9 - 备用金借支及费用报销管理制度 财务对交来的报销单据如有不符合费用报销条件 的～应当退回相应部门责任人～并根据退回份数扣 其部门0.5分/份。以月度为周期计算纳入部门公 布～每月OA公布分数,满分100分,。 第三十三条 应在费用完成后5个工作日(含返回当日)内填写报销 单～并交上级领导审核～未于5个工作日内填写报销 单～每超过一天罚款10元。举例～A先生周三出差返 回公司,本周公司双休,A先生最迟应在下周二填好报 销单送交上级领导审核。如下周五A先生填好报销单 送交上级领导审核,上级领导将按规定对A先生处以 10X3=30元罚款。 第三十四条 报销人自觉跟踪报销单的签字流程～从填写报销单之 日至送达财务中心报销之日～不得超过20日。每超过 1日罚款20元。费用发生后超过2个月不报销者,将不 给予报销。 第三十五条 驻外人员及长期出差人员以本月15日到下月15日为 一个月周期～每月15日必须用快递寄上月报销单。不 按时邮寄报销单～将处以报销人每次20元罚款。 第三十六条 当次借支款未用完～报销人必须在财务中心报销时交 回余款～不得私自挪用。私自挪用者将处予挪用金额2 倍罚款。 第三十七条 公司员工报销应严格的按照本制度进行,如有开具虚 - 10 - 备用金借支及费用报销管理制度 假发票及虚增开票金额现象发生,一经查实, 开具虚 假发票及虚增开票不予报销～同时公司将根据情节轻 重对当事人给予相应的处罚。 开具虚假发票及虚增开票金额在100元,含,以内的, 在公司OA上通告批评并处以虚假发票及虚增开票金额 2倍的罚款～但罚款额最少不低于100元, —500元,含,开具虚假发票及虚增开票金额在100元 的,在公司OA上通告批评并处以虚假发票及虚增开票 金额2倍的罚款;年累计1次以上通告批评者予以辞 退, 开具虚假发票及虚增开票金额在500元以上的,一经查 实～立即辞退。 第三十八条 如果在审核过程中发现证明人虚假证明～将处以证明 人弄虚作假金额2倍的罚款～但罚款最少不低于100 元。 第三十九条 如果后一级审核人在审核过程中发现前一级审核人有 违反规定～报销人存在弄虚作假现象～对此报销人直 接主管处以弄虚作假金额同等金额的罚款～但罚款最 少不低于200元。其他已签字审核人处以弄虚作假金 额0.5倍的罚款～但罚款最少不低于100元。 第四十条 审核人不及时审批单据～报销人可投诉到总经理助理～ 如调查属实～将给予审核人每次200元罚款。 - 11 - 备用金借支及费用报销管理制度 第四十一条 财务中心为该制度的监督执行部门，如果在检查过程中 发现有违反本制度审批借支及报销的，所有审批人每人 罚款200元。并作记录统计，纳入年度综合考评。 财务中心如不执行本制度，财务相关人员每次罚款200 元，财务经理罚款400元。 第四章 借支及报销审批权限 第四十二条 借支及报销审批权限 编号 项 目 核决权限 核决者 各项税费、税务办理手续费、 财务中心经1 银行手续费、购支票及财务用1000元以下 理 单据费用 公司场地租金、垃圾费、员工10000元以行政中心经2 宿舍租金 下 理 车辆粤通卡路费、定点油站油行政中心经3 5000元以下 费、年审、年票、保险 理 水电费、电话费、宿舍及办事10000元以行政中心经4 处管理费 下 理 公司车辆现金路桥费、现金加 行政中心经5 油费、停车费、临时维修点修3000元以下 理 车费用 - 12 - 备用金借支及费用报销管理制度 行政中心经6 车辆维修保养 2000元以下 理 文具印刷、电脑耗材、书报杂 志、招聘费、教育训练费、宣行政中心经7 3000元以下 传费、员工贺奠费、劳保费、理 办公室日用品、绿化装饰品 企业文化建设、公司层面培训 8 5000元以下 总经理助理 费用 人力资源中9 工伤医疗、福利费 1000元以下 心经理 10 基金管理委员会费用 ------- 副总 副总经理/总11 差旅费 5000元以下 工 副总经理/总12 业务招待费 3000元以下 工 1000元以下 部门经理 运输费、吊装费、办事处和工 13 1000元副总经理/总 地人员宿舍租金 ~3000元 工 副总经理/总14 零星材料费、临时人工费 3000元以下 工 工程晒图复印、标牌、标书装 15 1000元以下 部门经理 订印刷 - 13 - 备用金借支及费用报销管理制度 1000元以下 部门经理 16 项目暂借款 1000元副总经理/总 ~5000元 工 17 公司活动经费 -------- 总经理 18 超限额费用、其他费用、 ----------- 总经理 说明: 1、总经理负责副总经理、总工、总助室、财务中心、行政中心、人力资源中心经理及股改办的单据核决,总工程师负责研究院的单据核决,副总经理按分工分别负责对技术中心、工程中心、采购物流中心、营销中心、商务中心、运营中心及设备公司的单据核决,总经理助理负责行政中心、人力资源中心、财务中心的单据核决。 2、核决者认为需要总经理核决的～由总经理核决。 第五章 附则 第四十二条 本规定由财务中心制订，报总经理批准执行。修改或 终止亦同。 第四十三条 本制度自公布之日起执行～以前制度同时废止。制度试行期为三个月。 后附:附件1、附件2、附件3 广东新大禹环境工程有限公司 二00八年九月二十五日 - 14 - 备用金借支及费用报销管理制度 附件1: 部门 月份第 周借支计划 日期: 年 月 日~ 月 日 上周己本周计 序上周借累计借 姓名 冲借支划借支借支用途 项目 备注 号 支余额 支余额 金额 金额 总 计 部门负责人审批: 日期: - 15 - 备用金借支及费用报销管理制度 附件2: 工作安排及资金计划表 计划人员,签名,: 时间: 年 月 方 式 项目名称 标准 金额日期 工作事项 联系人 拟请人员 负责人 参与人 及阶段 (元/人) (元) 电话联系 拜访 备注 合计 总经理或付总经理 部门经理审批意见 审批意见 16 备用金借支及费用报销管理制度 附件3: 费 用 报 销 单 费用所属部门: 报销人: 后附单据( )份 单位:元 编项目名项目费用类别 联系人/电人均证明人签日期 地点 具体事项说明 金额 全部参与人 人数 号 称 阶段 话 费用 字 合计 直接主管审核: 部门负责人复核: 主管领导审批: 财务审核: 财务经理审批: 出纳签字: 领款人签字: 具体事项说明:要详细说明每项费用的具体情况:时间(严格按时间先后顺序填写)、地点、人物、交通起始地点、交通工具类型、外购小件名称数量大小、外包零散工程量。外购物品需入仓签字和商务部签字，外包零散工程需商务部签字，工具由仓管登记签字。本表格不能说明的事项需附补充说明。 项目阶段按: 项目前期费用、项目实施费用、渠道建设费用、日常费用。(项目前期即己立项的项目，每月底列项目清单，各项目负责人在清单上签名确认，文本送到财务备案。) 注意:此表各部门应以电子版发财务以备核查。 17 备用金借支及费用报销管理制度 18