商务英语写信格式

商务英语写信格式 一、商务英语电子邮件的格式 常见的商务英语电子邮件包括以下五部分: ?写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。 ?标,Subject,。 ?称呼,Salutation,、开头,Beginning,、正文,Body,、结尾句,Ending,。 ?礼貌结束语,Complimentary Close,。 ?写信人全名,Writer’s Full Name,、写信人职务及所属部门,Writer’s Title and Department,、地址,Address,、电话号码,Tel,、传真,Fax,等。 其中邮件主题应体现邮件主旨,要引人注目、意思明确,最好为名词或动名词短语,称呼礼貌得体,符合商务英语写作习惯,如不知对方姓名只知头衔,可用“Dear + Title”作为称呼～如只知对方姓名不知性别,可用“Dear + 全名”～如邮件为一封通函,则用“Dear All”作为邮件称呼。 二、商务英语电子邮件写作应遵循的五C 原则 商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则～即Correctness,准确，、Conciseness,简洁，、Complete,完整，、Clarity,清晰，和Courtesy,礼貌，原则。 1.准确原则 不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误,电子邮件内容还要叙述准确,以免引起误会纠纷。 2.简洁原则 简洁原则是商务英语写作最重要的原则,指在不影响完整性和礼貌性的前提下,尽量使用简单句子和简短词语。 在具体写作中,商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了,有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁,语言简明扼要。 另外,为了节约时间和空间,电子邮件中可使用缩略语,如U表示you～Pls表示please～Info表示information～Qty表示quantity 例1. It is very difficult to sell manhole covers in France. This product must have the quality certificate issued in France. 例2. Hope you can accept it. 例1中的两个单句具有明显的因果关系,但写作者并不使用表达因果关系的连接词如since、because～这种舍长句、复合句,选短句、简单句,喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。 例2中不完整句的选择,反映了与普通商务信函相比,商务电子邮件更倾向于非正式文体,更为口语化。 3.完整原则 商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整,提供读者所需要的信息,邮件是否完整,可以用5W1H来检验,即who, when, where, what, why和how。 4.清晰原则 商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚,用词准确。 具体表现在, (1)结构方面,尽量使用短段落。必要时使用主题句。 (2)词汇方面,用词要肯定准确。 例1. The figures show a significant increase. 例2. We will deliver your goods soon. 例1中“significant”一词意为“明显的、不小的”,语义模糊,故可以用具体数字替换。 例2中“soon”表示“不久、很快”,语义不明确,没有指出具体的供货时间,可改为具体的年月日。 5.礼貌原则 商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。在写作电子邮件时,可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点,提出要求。 例1. If it is not for the larger orders we receive from a number of our regular customers, we could not have quoted for supplies even at that price. 例2. I would appreciate it if you could give me your best quota tions for 65,000 pieces. 例,中虚拟语气和例～中委婉语气的使用,缓和了商务谈判的语气,既明确了自己的立场,又使对方的面子免于受损,语气自然诚恳,礼貌得体,很容易为对方接受。